blog

Cómo usar un CRM

Como ya se comentó en el anterior artículo, un CRM sirve para Detectar Oportunidades de Negocio.

Como ya dije, en los últimos años, he tenido que explicar que es y para que sirve un CRM, teniendo en cuenta que no me dedico a suministrar este tipo de herramientas, por lo que en multiples ocasiones he recomendado que los clientes y prospectos se pusieran en contacto con los programadores de CRM, para que se lo explicasen mejor que yo, o por lo menos eso creía. Pero estos sólo les informaban de las excelencias de su programa y de todas y cada una de las subherramientas que llevaba, pero no les explicaban realmente que es, para que sirve y casi tan importante, cuando y como utilizarlo.

Si, ya sé que la empresa de software se deshace en explicaciones en cada uno de los elementos que componen su programa, pero no en como usarlo para alguien no técnico o, dicho de otro modo, no lo explican para el usuario en su día a día.

Qué es un CRM.

Como ya comenté, es una herramienta informática, para poder tener concentrado en un único punto toda la información importante para poder mantener una relación de negocio con el cliente.

Con la información que tenemos en un CRM conseguimos:

Identificar a los clientes y prospectos.

Interactuar con los clientes o prospectos.

Ofrecer el producto más adecuado.

– En definitiva, conseguimos fidelizar al cliente con relaciones empresariales a largo plazo.

Debemos tener muy claro que un CRM no debe ser de uso exclusivo para el departamento de ventas, sino por todos los miembros de la empresa que tenga contacto directo (o indirecto) con el cliente (ventas, administración, financiero, gerencia, servicios/producción, recepción…), para ir alimentando con información de todas las gestiones realizadas en cualquier momento con el cliente.

En resumen, un CRM es una herramienta tecnológica, a la que debemos alimentar constantemente para su aprovechamiento posterior.

La Información

Un CRM tiene su razón de ser si se le alimenta con información real en el día a día, por medio de los reports.

Los reports.

En todos CRM, dentro de la ficha del cliente/prospecto, existe un campo en el que podemos escribir todo lo que queramos. En algunos este campo se le denomina “observaciones”, otros “informes” o “información”, en otros “comentarios”… Pero en definitiva es un reporte de la actividad o gestión realizada con ellos.

Todos los registros introducidos en este campo, son consultables en todo momento,  para que nos podamos hacer una idea de como han ido las conversaciones realizadas por cada uno de los miembros de la empresa que han intervenido.

La información que se debe introducir en el report del CRM debe estar escrita de forma narrativa, ser entendible, clara, concisa y escueta, como por ejemplo: “12/04/2021 – Visita con Sr. XXXXXX Gerente, presente Sr. ZZZZZZ director informática. Interés en Servidor en Cloud. No sabían que es DMZ y les ha parecido interesante el concepto. Pasar valoración de implantación de un DMZ”.

¿Qué debemos poner en los reports?

De una forma rápida y concisa, la respuesta es bien sencilla: Todo lo que se hable con el cliente, ya que es susceptible de ser útil en futuro para nuevas oportunidades de negocio.

¿Quién introduce la información?

Todo el que tenga la posibilidad de tener contacto con el cliente/prospecto:

– Gerencia.

– Ventas.

 – Producción.

– Administración.

– Recepción.

La Magia de la Información

Tener información de los prospectos es algo que toda empresa quiere tener, y por la que pueden llegar a pagar verdaderas barbaridades por ella. Lo más lamentable es que esta información, de una forma más segura, la tiene la empresa, en multitud de BBDD repartida entre muchos discos duros de sus PC, o con un mínimo esfuerzo los empleados, en especial los comerciales, pueden recoger esta información, incluso de una forma directa al consultar en persona al cliente/prospecto.

La información es poder… ¿poder hacer qué?

Hace muchos años un buen maestro me comentó en el Master que tener la información es poder hacer muchas cosas con ella. También indicó que mucha gente olvidaba de forma rápida parte de esta frase y se quedan con “la información es Poder”.

Realmente, si analizamos esta frase “cortada” nos podemos dar cuenta que no significa nada y lo que podemos imaginarnos que puede significar, no tiene nada que ver con la frase en sí.

Si tenemos la información, no tenemos poder sobre nadie, ni sobre el cliente, ni sobre el mercado ni sobre nada.

Si tenemos la información, lo único es que podemos hace muchas cosas con ella y podemos conseguir muchas cosas.

Y lo primero que tenemos es Poder tener una Oportunidad de Negocio, y esto, sólo esto, es un universo que no podemos imaginarnos cuantas posibilidades tenemos en nuestras manos.

La parametrización.

Pero para poder tener la posibilidad de poder hacer muchas cosas con la información, debemos hacer magia con ella. Y para poder hacerlo, debemos traducir esa información de alguna manera. Y es aquí donde entra la parametrización.

Prácticamente todos los CRM tienen campos que permiten introducir información relevante, aparte del campo “observaciones”, de una forma directa.

En la imagen de este CRM podemos observar que existen múltiples posibilidades de parametrización, reflejadas en el margen derecho, que una vez abierto, podemos seleccionar por información complementario.

Pero antes debemos alimentar estas parametrizaciones, de lo contrario, los CRM se convierten en un programa Memo muy caro.

Por ejemplo, para indicar el tipo de oportunidad de interés que puede tener el cliente/prospecto, debemos introducirlo en su apartado correspondiente.

Y así podemos hacer todo lo que creamos que nos interesa parametrizar.

Los informes.

Una vez tenemos parametrizada la información, podremos extraer informes para lo que necesitemos, que es el único objetivo de la parametrización.

Podemos sacar informes por contactos, por oportunidades, por incidencias, por… todo lo que hayamos parametrizado.

Una vez tengamos los informes sobre la mesa, podemos empezar a trabajar con ellos.

Con esta información podemos tomar decisiones para solucionar un problema surgido, para crear un nuevo servicio/producto, para detectar y asignar una oportunidad de negocio, para hacer seguimiento de presupuestos y ofertas, para crear una campaña, para valorar el impacto de esta entre los clientes/prospectos…

Otra de la magia de esta información, es determinar quien puede tener acceso a esta información, en especial que departamentos, áreas de la empresa o personas con responsabilidad en temas determinados.

Por ejemplo, un técnico de una empresa de reparación de maquinaria, debe tener acceso a la información e informes (los específicos solamente), para conocer que se le ha vendido al cliente, que incidencias tiene o ha tenido…  A un comercial, además, que oportunidades de negocio se han detectado, que ofertas se le han hecho… y a un administrativo o financiero, sólo sus específicas, como saber que facturas se han facturado, cuales se han cobrado, que se le ha implantado y no facturado, que incidencias o quejas tiene…

Una vez que cada uno de ellos puede ver esta información, pueden tomar decisiones específicas de su cargo y responsabilidad, sin necesidad de tener que esperar que otra persona les pase los informes impresos en papel, que puede tardar un tiempo, que en ocasiones puede ser crucial para la resolución de incidencias u oportunidades de negocio.

Tipo de CRM a utilizar

Como ya he comentado, nosotros no comercializamos ningún software de CRM, ya que cada empresa es un mundo y no cualquier CRM pueden cubrir las necesidades de todas las empresas.

Para la elección del CRM más adecuado es cuestión de saber cuales son las necesidades principales y cual es el que hay en el mercado que pueda cubrirlo.

En nuestro caso, en Strolabi, más centrados en poder conectarnos de forma remota desde donde estemos (teletrabajo, viaje, desplazamientos, en casa del cliente/prospecto…) usamos MyCRMweb, perteneciente a la versión española de Gold Mine, que cubre un amplio espectro de las necesidades de muchas empresas, que trabaja desde la nube, es intuituva y el administrador puede hacer modificaciones sin necesidad de llamar a la empresa programadora.

Cómo Usar un CRM

Pondremos el ejemplo de un comercial, más que nada porque es la persona que más usará el CRM durante su periplo de trabajo en la empresa, en el día a día.

Este comercial empezará por localizar un nuevo prospecto, bien por internet, bien por el “boca a boca”, bien por ser un viejo conocido de este. Lo primero que hace es introducir la información básica de esta empresa: nombre comercial, dirección, forma de contacto (teléfono, mail), persona de contacto y cargo. Y si es preciso se realiza un primer contacto para obtener el resto de información relevante que necesitemos conocer.

Ahora toca poder contactar con el responsable del área que nos interesa, que hemos podido conocer (no se debe haber contactado con él, sino sólo obtener la información de quien es), mediante una llamada, consultas a Google o en LinkedIn.

A partir de este punto, se puede contactar con él, de forma directa, por medio de una llamada de teléfono, un mail personalizado o por un mensaje privado por LinkedIn. Todo depende del objetivo y resultado que queramos conseguir. No es mi intención explicar aquí como funciona el Social Selling, ya que es extenso, existen decenas de libros al respecto y, en especial, porque explicar que es y como hacerlo, es uno de los servicios que ofrecemos. Si se quiere ampliar esta información, recomendamos l libro «Social Selling», de Esmeralda Diaz-Aroca y David Martinez Calduch.

Vamos a suponer que el comercial decide realizar un mailing masivo, aun sabiendo que no obtendrá una respuesta inicial más allá del 5 – 7%, y obre esta respuesta inicial, no obtendrá una respuesta de oportunidad de negocio más allá del 10%. Pero al final con el Social Selling, con menor esfuerzo del que se suponía y con menos intentos de contacto requerido (el porcentaje es muy superior, pero mucho), ha conseguido agendar una reunión.

Esta nueva reunión la ha conseguido haciendo teletrabajo desde su casa o desde un coworking que él o su empresa han alquilado, ya que el comercial es de una población diferente a la central de la empresa (por ejemplo). Es por ello que es importante que este comercial tenga acceso al CRM, para informar que ha concertado la reunión con el prospecto, sobre que irá está y sobre que producto/servicio se hablará.

Llega el día de la reunión. Después de una hora hablando con el responsable de esa empresa, se han detectado una serie de necesidades, se ha quedado en pasarle una oferta o realizar una propuesta. Esto puede introducirse en el CRM ya no sólo nada más salir de la reunión, por medio del smartphone o la tablet, sino incluso durante la conversación que se ha mantenido, ya que el comercial ha ido tomando notas sobre el CRM según iba avanzando la conversación. Esta es la ventaja de tener todo telemáticamente en la nube.

Después de unas cuantas conversaciones y una última reunión, el comercial consigue que el cliente firme el pedido. Una vez el comercial ha conseguido que el cliente firme, empieza un nuevo ciclo de vida dentro de la empresa con ese cliente, ya que se debe estar atento a las nuevas necesidades, a las consultas que pueda realizarnos y a los problemas que puedan surgir. Si toda esta nueva información no es introducida de nuevo en el CRM, el esfuerzo realizado para que sea un cliente de la empresa no ha servido para nada.

Ahora toca mantenerlo y fidelizarlo para que nos siga comprando a nosotros y no a nuestra competencia. Una vez introducida toda la información postventa, en cuanto surja un inconveniente, el responsable podrá sacar los informes correspondientes y tomar la decisión más acertada, y no la que suponemos que podría ser la que se necesita.

Una vez solventada la crisis existencial del cliente, volvemos a encauzar el ciclo de vida del cliente en nuestra empresa, pero esta vez muy posiblemente más afianzado con nosotros que con nuestra competencia.

Espero que me haya explicado bien sobre como usar un CRM. Caso contrario, envíen un mail preguntando sobre la duda o sobre lo que no me haya explicado con claridad.


Creative Commons
Reconocimiento – No Comercial – Compartir Igual
CC BY-NC-SA

Share

Para qué sirve un CRM

Un CRM sirve para Detectar Oportunidades de Negocio.

En los últimos 10 años largos, he tenido que explicar que es y para que sirve un CRM. Demasiadas veces teniendo en cuenta que no me dedicaba ni me dedico a suministrar este tipo de software. Al principio siempre recomendaba que se pusieran en contacto con los suministradores de este tipo de software para que lo explicaran, ya que entendía que ellos sabrían explicarlo mejor que yo, ya que viven justamente de ello.

Los prospectos y clientes terminaban volviendo a llamarme pidiendo de nuevo que se lo explicase, ya que los fabricantes de estas herramientas sólo les informaban de las excelencias de su programa y de todas y cada una de las subherramientas que llevaba el programa, pero no les explicaban realmente que es, para que sirve y casi tan importante, como utilizarlo.

En los dos últimos años, he estado viendo en redes sociales y en LinkedInd, especialmente, empresas de programación de este software que anuncian la entrega de pdf’s  “gratuitos” con títulos tan sugerentes como “Qué es un CRM” o “Cómo usar un CRM”. Interesado en poder ofrecer a mis clientes y prospectos un documento explicativo de esta herramienta, le he solicitado a todos ellos me remitan este tipo de documentos. Tengo que indicar que cuando indican “gratis” realmente no lo son, lógicamente, ya que te piden les facilites tu mail corporativo, tu nombre, nombre de la empresa y, en muchos casos, el cargo que ostentas dentro de la organización de la empresa en la que trabajas. No nos engañemos, esto es un pago lógico, pero pago al fin y al cabo.

Cuál ha sido mi sorpresa en todos los casos, cuando me encuentro que en los que tienen títulos similares a “Qué es un CRM”, el contenido es publicidad sobre su producto CRM, explicando que diferencias hay respecto a la competencia y que si se quiere más información, tenemos que volver a ponernos en contacto con ellos, por medio de un mail de web o telefónicamente. En ambos casos, no sólo no te explican que es un CRM, sino que te insisten que hacerte una demo del producto.

Y terminas sin saber realmente que es un CRM.

Los otros documentos con títulos similares a “Cómo usar un CRM”, son un poco menos publicitarios, pero no se aleja mucho de los anteriores. Realmente no son una guía o manual de uso de un CRM, ya que estos sólo cuentan muy por encima y de forma excesivamente escueta que hace “su” CRM. Ya parece ser que ya es mucho. Como decía un compañero “parece que un CRM sea un gran secreto que sólo ciertos adeptos puedan tener derecho a utilizarlos”.

Unos cuantos colaboradores de Strolabi me han alentado a escribir para explicar para que sirve y como usar un CRM, ya que antes de ser consultor, he estado vendiendo CRM’s entre 1998 y 2008, por lo que algo de conocimiento de este tipo de herramienta, tengo.

Qué es un CRM.

Antes de empezar a explicar para que sirve un CRM, empezaré por el principio explicando que es realmente un CRM.

Las iniciales de CRM viene del anglicismo Customer Relationship Management (Gestión de relaciones con el cliente). Para los no versados en las palabras ánglicas, es una herramienta informática, en modo programa, que se utiliza para almacenar información de interés que ha ido surgiendo durante los contactos con nuestros clientes o prospectos, para que nos pueda dar una idea más exacta de lo que usa, piensa y necesita un cliente. Esta información es importante ya que nos evitará equivocarnos en ofrecer un producto que realmente no necesita y que nos acercará más hacia una futura venta u oportunidad de negocio, de una forma más ágil, rápida y con pocos errores, para ayudarnos a tomar las decisiones, ante acciones o problemas.

Aquí podría poner un montón de definiciones que consultoras como Gartner, Hewson, Andersen… han estado definiéndolo cada uno a su manera y según sus intereses, con frases muy diferentes entre sí, llamándolo herramienta, estrategia de negocio, enfoque empresarial, proceso, pero que en el fondo todos dicen lo que lo mismo: ayudarnos a tomar las decisiones, ante acciones o problemas.

Un CRM es una herramienta tecnológica, a la que debemos alimentar constantemente, que nos permitirá realizar múltiples acciones. Una especie de Navaja Suiza empresarial.

Precedentes de los CRM

Para entender un poco mejor que es un CRM, siempre es preferible conocer los precedentes, la eterna pregunta: ¿antes qué había?

Antes de la aparición de la informática a nivel usuario en las empresas, en especial en las Pyme, todos los que éramos comerciales de antes de los 90’s usábamos listados en papel que podíamos comprar en diferentes lugares: empresas de listados, cámaras de comercio, libros de directorios, revistas sectoriales… todos ellos se podían adquirir a muy bajo coste, e incluso algunos de ellos estaban incluidos en revistas sectoriales. Y la inmensa mayoría de las empresas deseaban estar incluidos en estos listados, todo lo contrario a lo que nos podemos encontrar actualmente. Sobre estos listados, que cada comercial se conseguía el suyo propio, o se fotocopiaban internamente en la empresa, se apuntaban los temas de conversaciones, pedidos u otras anotaciones más o menos afortunadas, ya que estos listados, cuando te ibas de la empresa, por norma general se iban contigo (yo he visto anotaciones de comerciales que ya no estaban en la empresa del tipo “es un rácano”, como lo más suave).

Poco a poco, la informática fue ganando terreno y a finales de los 90’s, principio de los 00’s, estos listados eran adquiridos en formato de hojas de cálculo, por lo que los usuarios podían incluir estas mismas anotaciones en alguna celda del tipo “observaciones”. En este formato se podía incluir más información que podía perdurar en el tiempo y que había más espacio para poner más información (y texto). Yo he llegado a ver que comerciales anteriores indicaban “fuma Camel”, y para llevarle un cartón de paquetes de esa marca para regalárselo.

Pero también solían desaparecer cuando el comercial se iba de la empresa, bien porque se los llevaba con él, bien porque quedaba en alguna carpeta en el disco duro o en el servidor que nadie sabía ni donde estaba ni para que servía. Desgraciadamente a día de hoy, todavía nos podemos encontrar Autónomos y Pymes pequeñas y medianas que funcionan con hojas de cálculo, a modo de CRM. Pero no sólo podíamos encontrar listados de clientes y prospectos en Excel, sino que también los podías encontrar en Word y, los más avispados, en Access.

Y justamente por estos últimos, los creados en Access, se fue derivando a programas específicos de CRM, más o menos enlazados con otros programas empresariales, hasta que en nuestros días nos encontramos con los software de CRM, más o menos completos, más o menos intuitivos, más o menos complejos.

Que es y que no es CRM

Llegados a este punto, me gustaría hacer un alto en el camino e indicar que es y que no es un CRM, ya que he oído de todo, tanto por parte de clientes y prospectos como por parte de los propios programadores.

Qué no es un CRM:

– No es una moda pasajera. Lleva más de 20 años usándose y lo que le queda.

No es una solución informática.

– No es un Call Center, aunque es importante que se use para ello.

– No es una herramienta de marketing.

– No es un proceso. No procesa nada.

– No es un software de control de comerciales.

– No es un almacén de datos.

– No es una tarjeta de crédito (eso es un CMR)

– No es un programa de gestión exclusivo del departamento de ventas.

Qué es un CRM:

Es una herramienta para ayudar a las tomas de decisiones.

– Es un programa tecnológico que cada vez más es indispensable para toda la empresa.

Es una ayuda de gestión para marketing, ventas, gerencia, administración y producción.

– Es una forma de controlar las oportunidades de negocio hacia nuestros clientes y prospectos.

– Es un punto de búsqueda de información del cliente o prospecto.

Para qué sirve un CRM

Como he dicho al principio del artículo, un CRM sirve básicamente para Detectar Oportunidades de Negocio.

Es para poder tener concentrado en un único punto toda la información importante para poder mantener una relación de negocio con el cliente, para poder convencer que nos compre a un prospecto o para poder tomar una decisión ante un problema o contratiempo con uno de ellos.

Con la información que tenemos en un CRM conseguimos:

Identificar a los clientes y prospectos, para evitar que hayan injerencias entre compañeros, departamentos y productos. Es para saber quien es y con quien debemos hablar en todo momento. También nos sirve para poder identificar las necesidades, sus compras más habituales, y sus pautas versus compras o cadencia de uso.

Interactuar con los clientes o prospectos para reducir costos y aumentar la efectividad de las relaciones o contactos con ellos. Saber con quien debemos hablar en todo momento, nos evitará tener que hablar con más personas de las debidas de su organización, por lo que se reducen los tiempos desde el contacto hasta la venta.

Ofrecer el producto más adecuado, incluso antes de que el propio cliente nos solicite información o precio de ello. Incluso para asesorarle cual es el producto mejor en cada caso. Y si es preciso, crear un nuevo producto para que los clientes no se vayan a buscarlo a nuestra competencia.

Todas las empresas buscamos fidelizar a nuestros clientes, y esta herramienta nos permite conocer al cliente para ofrecerle lo que realmente necesita, por lo que él no tendrá necesidad de buscar en otra empresa.

En definitiva, conseguimos fidelizar al cliente con relaciones empresariales a largo plazo.

Un CRM para unos clientes asignados a un comercial, por ejemplo, no es uso exclusivo de él. El CRM nos permite generar Dinámicas de Equipo para que todos podemos remar en la misma dirección y al mismo compás, sincronizados. Por “Dinámicas de Equipo” debemos entender el poder compartir información con el resto de compañeros que intervengan en el proceso de interactuación con un cliente, exponer puntos en común sobre una cuestión relativa a los procesos para con el cliente y a tomar decisiones conjuntas.

Estos equipos deben ser multidisciplinares. Si creamos equipos no interdepartamentales, os auguro un uso muy corto de estos equipos, ya que no funcionará nunca.

Hace algo más de 25 años la tendencia que venían desde las multinacionales de países más desarrollados empresarialmente (USA, UK, Japón…) era la de ir creando equipos multidepartamentales, en los que solían haber como poco un miembro de cada área o departamento (uno de ventas, uno de administración y uno de producción). Las Pyme vieron que era un paso lógico, era usar a los directores de cada uno de estos departamentos para crear un único equipo para todos los casos, aunque es el error más común ya que cada uno de ellos quería imponerse a los otros dos: el de ventas porque era lo que pedía el cliente, eran ventas y “comisiones” para sus vendedores (y para él); el de producción porque no quería incrementar el número de personal para desarrollar y producir ese producto, ya que no quería que gerencia le llamará la atención; y el de administración porque quería utilizar el dinero en otros menesteres que a él le parecía más importante. Pero lo peor de todo era que aun llegando a un acuerdo, si el producto no se vendía según las previsiones por falta de estudio de mercado, porque no se ajustaba a lo que pedía el cliente, porque el precio final de coste era sumamente elevado… por lo que fuera, al final nadie se responsabilizaba del error, todos se culpaban entre ellos y, en definitiva, el equipo ya no volvía a reunirse nunca más.

Actualmente, para evitar este tipo de conflictos, los equipos deben ser multidisciplinares. Esto quiere decir que además de no ser nunca los directores de cada departamento, pero tener miembros de las tres diferentes áreas, debe haber personas especializadas en temas concretos. Por ejemplo, para la generación de un nuevo producto/servicio, tiene que haber mínimo un comercial especializado en el sector del cliente o/y otro especializado en la venta de un producto similar para poder determinar si es viable su venta o no, un técnico o más para poder diseñar el producto/servicio adecuado a las posibilidades de la empresa, un administrativo especializado en costes para calcular el valor del nuevo producto/servicio en función de los recursos que se utilicen, y un financiero para saber de donde sacar el dinero para generarlo.

Espero que de momento me vaya explicado bien sobre lo qué es un CRM. Caso contrario, envíen un mail preguntando sobre la duda o sobre lo que no me haya explicado con claridad.

La Información

Otra la los temas que no se comentan prácticamente en ningún sitio es sobre la información que debe haber en el CRM: Cómo y quién lo alimenta.

La principal característica de un CRM son los reports.

Esto no es otra cosa que la información que se introduce de cada una de las gestiones que se realiza con el cliente o con el prospecto.

Debemos tener muy en cuenta que los CRM no vienen con información en ella, ni con los registros de empresas ya integrados. La información de empresas debe ser introducida por los miembros de nuestra organización, bien mediante importación de BBDD antiguas (Excel, Access…), bien introducidas manualmente. También debemos tener en cuenta que para que sea útil el CRM, debemos alimentarlo mediante reports con la información de todas las gestiones que se realicen con los clientes y prospectos.

Esta información puede introducirse de múltiples formas, pero siempre es aconsejado que sea un poco narrativa y que sea entendible por cualquier persona que pueda leerlo en el tiempo, incluso por quién lo escribe. En una de las empresas que trabajé hace unos pocos años, me pasaron una serie de clientes que gestionaba un comercial, ya que llevaba tiempo sin conseguir nada positivo. Al leer los reports del CRM me encontré con muchos con curiosos escrito del tipo: “visita. Cdmc”. Al consultar al comercial que significa esta información, este me indica que realizó una visita días antes de la fecha del report, y que como de eso hacía 3 años, las iniciales “Cdmc” no recordaba que significaba. Y como este ejemplo de report, los he visto en muchas ocasiones en otras empresas. Información “secreta” para que sólo el comercial pueda saber lo que dice, pero no en tiempo.

La información que se debe introducir en el report del CRM debe ser clara, concisa y escueta, como por ejemplo: “12/04/2021 – Visita con Sr. XXXXXX Gerente, presente Sr. ZZZZZZ director informática. Interés en Servidor en Cloud. No sabían que es DMZ y les ha parecido interesante el concepto. Pasar valoración de implantación de un DMZ”. O sea, un poco de literatura para clarificar temas. Sólo gastamos unos segundos de más por ello, que se agradecerá al cabo del tiempo, ya que sabemos perfectamente que se ha hecho, que no se ha hecho y que oportunidad de negocio podemos tener en breve.

¿Qué debemos poner en los Reports?

Debemos poner TODO.

Todo lo que se hable con el cliente y sea susceptible de ser útil en futuro para nuevas oportunidades de negocio. El “Fuma Camel” que antes he indicado, cada uno es libre de anotarlo, dependiendo de las acciones que se desee realizar, pero de ninguna forma es importante para futuras oportunidades de negocio. También deberemos anotar “sensaciones” que nos haya producido durante la reunión, por ejemplo “desconfianza en lo que se le indica”, “se desvía del tema constantemente, no creo que tenga interés”, “está más atento al teléfono que a lo que le digo”, “me ha faltado el respeto”, “creo que nos está utilizando para que la competencia le baje precio”, pero otras anotaciones “feas” o no adecuadas, deberemos evitarlas, como ésta que encontré hace unos años sobre el interlocutor de un cliente, por parte del anterior comercial: “Es un estúpido calvorota”.

¿Quién introduce la información?

Esta es la pregunta más importante de todas.

De una forma rápida y concisa, la respuesta es bien sencilla: Todo el que tenga la posibilidad de tener contacto con el cliente/prospecto.

O sea, eso de que el CRM es exclusivamente para el departamento de ventas, es una leyenda que desde hace 15 años ya no es cierta. Hoy la debe utilizar todos los miembros de la empresa, desde el gerente, hasta cualquier trabajador que realice una gestión de cara al cliente.

Un ejemplo de quien puede introducir o alimentar un CRM puede ser:

– Gerencia: puede ser que tenga una información que le hayan facilitado un conocido sobre esa empresa o quiere hacer una indicación concreta para hacer o no hacer algo con ese cliente.

– Ventas: es el departamento que más información debe introducir, ya que es son los que constantemente deben estar en contacto con el cliente, tanto para nuestras consultas, como para sus reclamaciones, como para una venta.

 – Producción: cualquier problema con producción, instalación o durante un servicio, debe anotarse. Cualquier otra interacción por parte de este departamento, debe introducirse. No sería la primera vez que un clnete quiere una ampliación de producto/servicio,, que se lo comenta al técnico, este como no localiza al comercial, se olvida de comentarlo y, días después, el cliente puede estar muy enfadado porque “se ha pasado de él”.

– Administración: ¿Cuántas veces el comercial ha tenido que ir a administración para saber si el cliente a pagado o no? Este departamento debe informar si se ha emitido la factura o no, si se ha cobrado o no y si ha llamado por teléfono para que el comercial, o el técnico se vuelva a poner en contacto con él.

– Recepción: Cualquier llamada o presencia del cliente en la empresa, debe anotarlo, en especial cuando si la persona con la que quiere contactar no está presente.

Debemos recordar que los papelitos y los Post-It  suelen tener una cuota de pérdida y traspapelase del 70% (incluso algunas de forma consciente). Mail y report es como se debe dejar siempre constancia.

Espero que me haya explicado bien sobre lo qué es un CRM. Caso contrario, envíen un mail preguntando sobre la duda o sobre lo que no me haya explicado con claridad.

________________________________________________________________________________________

Reconocimiento – No Comercial – Compartir Igual
CC BY-NC-SA

Share

Qué NO es la Digitalización

Que NO es Digitalización.

Digitalización no es todo lo relativo a la tecnología digital.

Todo lo relativo a la tecnología digital es la Informática en general.

Digitalización no es cambiar ordenadores antiguos por nuevos.

Cambiar el parque informático es Renovación Informática.

Digitalización no es registrar en el ordenador los documentos que nos llegan.

Eliminar el papel en la empresa, además de ecológico, SI es digitalizar, es una parte de la digitalización.

Digitalización no es poner programas informáticos porque sí.

Implantar métodos de mejorar la productividad mediante programas informáticos, SI es digitalizar.

Digitalización no es tener un software de gestión de empresa o de ventas.

Alimentar un CRM o un ERP con la información del día a día, para su posterior utilización, eso SI es digitalización.

Digitalización no es seguir haciendo las gestiones y trabajos del día a día igual que hace 20 años

Pasar de hacer gestiones o rellenar formularios del lápiz y papel, al teclado y pantalla, eso sólo es actualizarse/modernizarse.

Digitalización no es usar el ordenador para rellenar cada día los mismos formularios y la misma información, letra a letra.

Automatizar procesos repetitivos continuos en un único clic, eso SI es digitalización.

Digitalización no es tener la información de un cliente o proyecto en un Excel personal, en disco duro local.

Ocultar información necesaria para la empresa, para ser un usuario necesario para la empresa, es perjudicar a la empresa y demostrar poco o nulo interés por ella.

Digitalización NO es una modernizar la forma de trabajar en la empresa.

Que SI es Digitalización.

Digitalización es pasar los procesos manuales a automáticos.

Digitalización es usar la tecnología para mejorar la producción en calidad, no en cantidad.

Digitalización es ahorrar tiempo al no repetir procesos, para poder generar otros de mejor calidad, con más tiempo para su ejecución.

Digitalización es tener toda la información al alcance de todos los usuarios, para mejorar la calidad del trabajo.

Digitalización es que todos los usuarios estén concienciados en usar las mismas herramientas informáticas para facilitar el trabajo a sus compañeros.

Digitalización es abandonar los Post-it y los papelitos de notas, y empezar a usar el correo electrónico interno.

Digitalización es entregar al cliente la documentación (ofertas, facturas, recibos…) mediante documentos digitales, y no generar papel.

Digitalización es pasar de una mentalidad monocanal o bidireccional a una mentalidad multicanal o multidireccional.

Digitalización es hacer un seguimiento de los clientes mediante las redes sociales y videoconferencias, no mediante el teléfono y presencialmente.

Digitalización es una nueva forma de hacer empresa.

Share

Los futuros que están llegando

No hay evidencia científica ni esotérica que nos demuestre que el futuro está prediseñado y va a pasar esto o aquello.

No se puede hablar de Futuro como único desenlace, sino de Futuros como múltiples desenlaces (si, en plural).

La existencia de múltiples posibilidades de futuros es siempre debido a las tomas de decisiones: si hago “A”, pasará “B” o “C”; si hago “B”, pasará “D”, “E”, “F” o “G”; y así sucesivamente.

También pueden darse de forma simultáneamente más de un futuro. No “Futuros Paralelos”, sino simultáneos, en especial sobre tecnologías.

No merece la pena seguir insistiendo en un único futuro, como tienen la obsesión algunos gurús, y que ha quedado evidenciado en este 2020, ya que NADA del futuro que auguraban que iba a pasar si o si, a pasado.

Aunque la excusa es que “la variante de la pandemia no se podía prever”.

Se debe trabajar el futuro con la certeza de que pueden suceder múltiples posibilidades, algunas controlables y muchas incontrolables, como una pandemia, una catástrofe natural o de la mano del hombre (guerras, golpes de estado…), que hace que se vayan abriendo en forma de cono.

El aprendizaje de este 2020, queramos o no reconocerlo, ha sido que todas las previsiones de los últimos 5 años, han estado supeditadas a las decisiones y eventos (fortuitos en este año, aunque en otros años pueden ser provocados) y NADIE puede determinar que pasará a ciencia cierta, sino que sólo puede darse especulaciones a partir las decisiones.

Siempre nos encontraremos con algún gurú de algún sector que quiere ser “famosillo”, asegurando lo que va a pasar y, por consiguiente, lo que nos hará o no ganar más dinero. Y claro está, si no pasa (que suele ser lo más normal), este “famosillo” siempre podrá decir “no habéis hecho lo que os dije”.

Desligaros de la falacia de que el futuro está predefinido, es liberador, ya que no estaréis obligados a estar pendientes de lo que “dicen” que va a pasar, sino que sois vosotros los que tomáis el control de vuestros futuros y ya no dependéis de acertar o no, triunfar o fracasar, dependiendo de lo que diga el gurú de turno, un personaje vendehúmos por excelencia. Seréis vosotros los que decidiréis que hacer o dejar de hacer, de ir en una dirección u otra, de hacer caso a los clientes y no de las decisiones que os imponen los gurús.

El único sentido que tiene una MYPE (micro y pequeña empresa) a la hora de barajar los futuros, es realizar simulaciones de diferentes escenarios para prever “que podría ser” y plantear realmente “que haríamos” en cada situación.

Pero antes debemos desligar la parte emocional, desligar los miedos a lo desconocido y a “¡no ha pasado nada de lo previsto!… ¿Y ahora que hacemos?”, analizar que sabemos y lo que no sobre lo que va a pasar en breve.

No es cuestión de erradicar los miedos, es imposible de la noche a la mañana, pero si sacarlos de la ecuación y dejarlos a parte para ese trabajo de simulaciones.

Cualquier miedo nos bloquea y no nos deja avanzar, progresar. Y con este ejercicio nos daremos cuenta que realmente sabemos más cosas de las creemos saber, por lo que  nos permitirá ver más posibilidades de negocio de lo que vemos ahora y de lo que nos pensamos que puede haber.

Prever nuestro futuro más favorable a partir de vuestras simulaciones reales de los eventos actuales conocidos, os permite hacer, rehacer y/o actualizar las estrategias para poder agendar acciones concretas a corto plazo (entre 3 y 12 meses, dependiendo de lo volátil que sea tu sector), para más adelante pasar a medio y largo plazo.

Lo importante es que los objetivos  deben ser coherentes para poderlos trabajar.

Podéis copiar este Canvas para poder trabajar en vuestros futuros.

Share

Dinámicas de Trabajo en Equipo

En la empresa actual, en la que será a partir de ahora, en el post-confinamiento, es muy importante tener muy en cuenta las dinámicas de trabajo en equipo.

Para que estas dinámicas puedan fluir, es importante también que los miembros del equipo de trabajo usen correctamente las herramientas que la empresa dispone, sin necesidad de incrementar el gasto de informática de la empresa, sobre todo porque las licencias de estas herramientas informáticas ya las tienen, o son de uso gratuito.

A pesar de que las empresas nos solicitan que digitalicemos el negocio, nos encontramos que la forma de trabajar de los usuarios sigue siendo todavía “analógica”.

Estas actuaciones comportan un conjunto de barreras de trabajo, características de la era Pre-digital, como son:

– Reuniones presenciales de duración corta.

– Desplazamientos para las reuniones no importantes

– Tiempos de los desplazamientos superiores a los 20 minutos en ir, y otros tantos en volver.

– En el caso de trabajo reuniones telemáticas, se imposibilita el poder trabajar conjuntamente con el mismo documento en tiempo real.

– Lo más habitual cuando se trabaja en un documento “en  diferido”, importante para el equipo de trabajo, entre enviar el documento por mail y la recepción de la contestación o corrección del mismo, lo habitual es que se tarde entre un par de horas hasta días.

– La información importante del equipo, suele ser sólo verbal.

– …

En especial el tiempo de desplazamiento se puede aprovechar para otras tareas, sin que el usuario implicado tenga que trabajar más tiempo del necesario.

Todo esto se puede mejorar con una política de Dinámicas de Trabajo en Equipo, muy simples de aplicar y de fácil cumplimiento.

Qué son dinámicas de Trabajo de Equipos.

Las Dinámicas de Trabajo de equipo, también denominadas Dinámicas de Equipo, son una serie de actividades o tareas interactivas, que permiten reforzar puntos en común en el trabajo de equipo.

Cada dinámica permite, mediante diferentes procedimientos consensuados y sistematizados, que se adapten las tareas a las necesidades del equipo de trabajo.

Todos los involucrados en el equipo, participan para construir juntos una solución o tarea, para mejorar la convivencia y el trabajo.

Es decir, que todos los miembros del equipo trabajarán conjuntamente con los mismos recursos, para realizar la tarea encomendada de forma ágil y coordinada.

En que se benefician las empresas.

Al trabajar con las mismas herramientas y los mismos recursos, se consigue que el equipo humano, que está inmerso en una tarea conjunta, puedan estar trabajando a la vez, ahorrando tiempo que se aprovechará para hacer otras tareas o para mejorar la actual de una forma más eficaz y evitando al máximo los posibles errores, que pueden surgir por la falta de tiempo.

También permite que las reuniones de carácter urgente, se puedan realizar de forma más inmediata que actualmente, ya que para reunir a un equipo que pertenece a diferentes departamentos y/o delegaciones, es difícil de coordinar.

Es más, para estas dinámicas no se debe de desembolsar más dinero para la adquisición de equipos informáticos nuevos, ni de nuevas licencias de programas específicos para ello, ya que todo estos recursos suelen tenerlo desde hace años la propia empresa.

Los tiempos de desplazamiento, junto con los gastos que estos conllevan, se evitan desde el primer momento.

I también es muy interesante mencionar la cualidad de vida de los usuarios, ya que pueden hacer reuniones sin tener los nervios de la urgencia del desplazamiento y poder estar hasta el último momento realizando la tarea motivo de la reunión, que siempre es de agradecer.

Qué es necesario para las dinámicas de Trabajo en Equipos.

Como ya se ha mencionado, los equipos informáticos y el software necesario es muy seguro que ya lo tenga la empresa.

Estos recursos, en mayor o menor medida, son:

Digital Workplace

Se refiere al puesto de trabajo del usuario que dispone de los recursos digitales necesarios para su productividad, no en cantidad de trabajo sino en calidad del mismo.

Estos recursos hacen que el usuario se convierta en “móvil”, para que pueda mantener una dinámica de trabajo sin necesidad de estar confinado en su puesto de trabajo habitual.

Para conseguir este objetivo, el puesto de trabajo ha de tener las herramientas adecuadas para la tarea encomendada.

Y lo más importante, con el puesto de trabajo digital se consigue unificar aplicaciones y datos para todos los miembros del equipo.

Plataforma de Trabajo

Para que todos los miembros de equipo de trabajo puedan estar coordinados, es imprescindible que trabajen bajo una misma plataforma.

Las plataformas que actualmente están dando un buen rendimiento son:

Teams de Microsoft, la licencia de la cual está incluida en el Office 365, aunque por causa de la pandemia, Microsoft ha liberado el pago de esta licencia para que los usuarios del Office 10 puedan trabajar también en la plataforma.

Workplace Google (antes G-Suite), que permite que cualquier usuario con cualquier suit de programas de trabajo, puedan continuar trabajando en equipo.

Teletrabajo

Lo importante es que el trabajador sea móvil, por lo que el teletrabajo se ha de poder hacer de una forma ágil y con conexión directa con los datos de la empresa que sean necesarios para llevar a buen término la tarea encomendada.

Propuesta de aprendizaje de Strolabi

El objetivo de la propuesta de  aprendizaje, que no de formación, es conseguir un procedimiento ágil que permita adaptar la forma de trabajar del usuario con flexibilidad, autonomía en el trabajo, inmediatez de respuesta y con eficacia las condiciones del proyecto, reduciendo los gastos e reutilizando el tiempo para otras tareas.

Por ello desde Strolabi proponemos una serie de sesiones de aprendizaje a los usuarios de cada equipo de trabajo o de proyecto.

Estas sesiones son:

Que es cada cosa

– Qué es un equipo de trabajo.

– Qué son Dinámicas de Trabajo en equipo.

– Qué es Digitalización.

– Qué es Digital Workplace.

– Diferencia entre On-Line y Off-Line.

– Herramientas informáticas para las dinámicas de trabajo en el equipo.

– Qué es Tele Work.

Procedimiento de Trabajo

– Como hacer funcionar las Dinámicas de Trabajo en Equipo.

– Qué son Procedimientos de trabajo.

– Para que usar las herramientas informáticas.

– Prácticas reales de los procedimientos de trabajo sobre casos de la propia empresa.

Dinámicas de Trabajo en el Post-Confinamiento.

Las Dinámicas de Trabajo son una forma de trabajar que realmente no es nueva, pero actualmente ha llegado con mucha fuerza para quedarse entre nosotros y es cuestión de adaptarnos para poder trabajar con agilidad y flexibilidad.

Trabajar con estas dinámicas dentro o fuera del confinamiento, nos demuestra que es beneficioso para el usuario y, especialmente, para la empresa.

Esta propuesta de Strolabi es la base, donde también podremos decir el primer paso, para las formas futuras de trabajar digitalmente que los cambios de la “nueva normalidad” nos depara, para poder continuar avanzando, ya que en caso contrario, implicará hacer un doble esfuerzo más adelante, el actual y el futuro, de golpe.

Share

Y después del confinamiento… Trabajar desde casa

Mucho se ha hablado de lo malo que es trabajar desde casa (y muy poco de lo bueno), pero siempre desde la peor visión del empresario, junto con la vertiente de la conciliación del teletrabajador, como si fuesen problemas omnipresentes.

Siempre visto como un gran impedimento para la Pyme. Como un inmenso hándicap para el teletrabajador. Haciendo incidencia en la mujer más que en el hombre, como si la diferencia del sexo femenino incrementase el coste por ese trabajo en casa y perjudicase su productividad.

Estos artículos siempre comentando lo malo que es trabajar desde casa, sobre todo con hijos que debemos cuidar, como si se tratasen de dependientes absolutos, como si tuviesen alguna deficiencia de movilidad.

Bien es cierto que antes de los confinamientos existían un porcentaje muy bajo de teletrabajadores que tenían que apremiar esta conciliación, por tener a su cargo algún pariente con esta movilidad restringida, pero según se extrae de los cientos de miles de artículos que podemos encontrar en Internet, de repente han aparecido millones de estos teletrabajadores en España con este problema familiar.

Absurdo, ¿no?, pero es lo que podemos desprender de la lectura de todos estos artículos, y casi sin excepción.

Y no voy a escribir un artículo derrotista, quejumbroso y negativo. No.

Desde Strolabi nos negamos a ver el post-confinamiento como un castigo por haber trabajado mal, como una desgracia mitológica egipcia, nórdica o helénica.

Lo tienes que ver como lo que realmente es: una inmensa oportunidad de incremento de productividad en tu empresa.

Ya se ha demostrado con creces, incluso con las nuevas leyes nacionales, que las Pyme lo tienen que poner en práctica más pronto que tarde, y debes darte cuenta de las grandes ventajas y los grandes beneficios, que esta modalidad de trabajo (no tan nueva, por cierto) puede aportarte.

Es cierto que todavía hay quien opina que esta forma de trabajar perjudica al negocio, en especial para la pyme, por lo que intentaré disipar un poco esta falacia, enfocándolo de forma positiva tanto en la vertiente del teletrabajador, como desde el empresario.

Lo primero es tener con un espacio físico donde poder trabajar a gusto, al igual o mejor que en la oficina. Siempre se habla de que se debe tener una mesa dedicada exclusivamente para este menester, como si todos los trabajadores dispusiéramos de casas de más de 100 m cuadrados.

Tenemos que tener en cuenta que hay mucha gente que trabajan casas entre 15 y 50 metros cuadrados.

Esto ni es un impedimento ni es una desgracia.

Es lo que hay hoy en día y debemos adaptar este espacio a nuestra nueva forma de trabajar.

El trabajador debe crear un ambiente de trabajo cómodo y libre de distracciones e interrupciones.

Lo primero que se debe tener es una conexión a internet relativamente rápida, para conectarte a los programas de la empresa (a la plataforma de trabajo que necesita el teletrabajador), una muy buena iluminación (un simple flexo de sobremesa con bombilla de luz blanca es lo básicamente perfecto), estar todo ordenado (se terminó tener desparramado papeles y elementos de escritura, gracias a la digitalización) y un terminal digital adecuado al trabajo, que bien puede ser un PC de sobre mesa o un PC portátil. Las Tablet y los smartphone para esta modalidad de trabajo, debemos desecharlos y no caer en el error del autoconvencernos de que son válidos. Son lentos y de pantalla excesivamente pequeña. Para momentos puntuales breves de trabajo fuera de este espacio de trabajo, de visita a un cliente, si son recomendados, pero para tiempos inferiores a los 20 minutos.

Con ello la empresa consigue que el trabajador esté más centrado en su trabajo y se evita que realicen pausas innecesarias, como hablar con compañeros de temas mundanos (el partido de futbol, la fiesta del sábado por la noche, los pormenores de los problemas privados, los logros del hijo,…).

En definitiva, tanto para el Teletrabajador como para el empresario, se consigue una mayor productividad.

Debemos tener hábitos de puntualidad y ganas de querer iniciar nuestra jornada laboral, incluso con más entusiasmo que cuando vamos a la oficia. Estás en tu mejor área de confort, por lo que estas más relajado. Tienes que aprovecharte de ello.

Gracias a que no se debe utilizar parte del tiempo en trasladarnos a la oficina, una de las grandes ventajas, podemos estar en nuestro Smart Working en el momento previsto. Bien porque la empresa nos obliga a “fichar” al inicio del trabajo, bien porque debemos tener el hábito para poder trabajar con constancia, centrados y sin distracción alguna.

Debemos despertarnos temprano, a la misma hora que si nos fuésemos a trabajar a la oficina, hacer los quehaceres habituales de antes de salir, asearnos debidamente,  vestirnos y desayunar sin prisas.

Ponernos delante del ordenador en pijama o ropa poco adecuada para una jornada laboral es una costumbre a erradicar, ya no por el tema de las videoconferencias, que se producirán en la mayoría de los teletrabajos, sino en especial por la actitud, que esa positividad nos acompañará todo el día.

La corbata ya no es necesaria, en mucho de los casos, pero psicológicamente ponerte en chándal o con ropa más propia de vacaciones, sin asearnos y una presencia con dejadez, es tremendamente contraproducente.

Debes tener un hábito igual o similar a la que tienes cuando te desplazas a la oficina.

En definitiva, el teletrabajador está más cómodo trabajando y se consigue una mayor productividad.

El uso de la agenda electrónica para sincronizar las videoconferencias es fundamental: si necesitas estar en contacto diario con tus compañeros de trabajo, tus socios o tus clientes, para concretar temas de proyectos y evitar confusiones, eliminando tiempos de desplazamientos inútiles y tiempos de esperas a que el anfitrión este libre para la reunión…

Antes del confinamiento, sin el teletrabajo, hacer una visita de 45 minutos a un cliente en tu misma localidad era el equivalente a unos 10 km de distancia, por ejemplo, implicaba salir casi una hora antes de la reunión, si vas en coche, tardar tiempo en encontrar un aparcamiento lo más próximo posible (gasto de combustible), esperar entre 5 y 15 minutos a que el cliente pueda atenderte, recoger todo el tinglado que se haya desparramado en la reunión, sacar el coche del aparcamiento (gasto del parking), desplazarte de nuevo al puesto de trabajo con el coche y volver a buscar un aparcamiento cerca (más gasto de combustible y pago posterior del parking), llegar a la oficina e introducir la conversación en el CRM (con la posibilidad de olvidar datos que pueden ser relevantes)…

En definitiva cerca de 2 o 2’5 horas para la reunión, gastos a la empresa y nervios al trabajador.

Con el teletrabajo, tienes tiempo de prepárate la reunión desde casi una hora antes. Si el cliente no puede estar contigo, te puede avisar 5 minutos antes de la reunión y si no lo hace, no pasa nada. La reunión puede prolongarse más del tiempo estipulado, sin problema para nadie. Durante la presentación, no hace falta hacer herramientas analógicas, sino todo telemático. Durante la reunión puedes estar rellenando el CRM con la conversación, en tiempo real, y cuando finalice, se puede hacer un resumen de lo más importante, sin omitir ni un solo detalle, que a veces es de suma importancia.

En definitiva, tanto para el Teletrabajador como para el empresario, se consigue una mayor productividad y reducción de costes.

Una vez que el horario de la jornada laboral ha terminado, apaga el ordenador y disfruta del resto del día. Y lo puedes conseguir mucho antes que si te desplazas desde la oficina a tu domicilio, u otro lugar que tengas/quieras estar.

Se debe tener muy en cuenta que con el teletrabajo, además de la alta productividad, se puede conseguir un equilibrio óptimo entre tu trabajo y tu vida privada.

Y al tener más vida privada, volvemos a uno de los primero puntos,  ya que al estar en tu área de confort, estas más relajado y estarás más predispuesto a volver al día siguiente de nuevo al trabajo.

Tienes que aprovecharte de ello.

En definitiva, un Teletrabajador contento con su calidad de vida, consigue una mayor productividad.

Share

Un esbozo sobre el post-confinamiento

Poco a poco se constata que por un motivo u otro no se vuelve a la vieja normalidad, y eso produce ansiedad y deseo todavía más fuerte de aferrarse a nuestra esencia, de generar nuestra zona de confort, de sentirnos seguros.

Aunque a nivel consumo se está en modo crisis económica, se sigue viendo un esfuerzo por recurrir a los viejos ritmos de compras, a poner en marcha los planes diseñados, a esos viajes que teníamos previstos, a esas reformas que deseamos…

Estamos en la Post-verdad (Post-Truth) y se tiene una percepción que hace 10 años no se tenía de la toxicidad y del ruido que hay en Internet.

Tener miles de “amigos” en las redes sociales ya no es divertido y actualmente no tiene sentido tenerlos, ya que se generan fricciones a causa de visiones distintas del mundo.

La Transformación Digital hoy, incorpora nuevas tecnologías digitales. Realmente es una Transición a nuevas formas de producir y trabajar, fragmentando los procesos y adaptándose a los nuevos ritmos del “mercado”; del Time to Market al Time to Test, de la fragmentación del mercado de consumo de nichos, a las estrategias de expansión de mercados.

Todo ello produce una aceleración en los ciclos de la forma de compras y en el resto de procesos en general de la empresa.

Asimismo han confluido una serie de nuevas condiciones en esta mueva transformación digital, bastante diferente a la que teníamos hace apenas 5 años, que debemos tener muy presente y aceptar esta nueva realidad, como es la desinflación del Hype de la digitalización, que coincide con coordenadas “post-digitales” y con la madurez de una cultura digital asimétrica.

También el Figital que se prometía como la nueva revelación en 2018, de las ventas on-line desde tiendas off-line, se ha visto degradado a una mera anécdota de moda tecnológica.

El “pupose-driven”, o los nuevos modelos de la gestión de organización, basados en las motivaciones de los trabajadores hacia su empresa, va tomando más aceptación, y los Soft-Skills entran en juego como un valor de talento añadido de los trabajadores.

El purpose-driven no es una metodología, como ciertas creencias así lo indican, sino que es un enfoque, aunque si existen metodologías para llegar a él. Es la nueva perspectiva para promover la visión y/o misión de la empresa, mediante un nuevo enfoque de su cultura total y su estrategia, dirigido a generar un impacto diferente al de los beneficios económicos, como puede ser el posicionarse en el nº 1 de su mercado, el reconocimiento sectorial… entre muchas.

Las tecnologías de la sostenibilidad y las biotech no son todavía estables, por lo que podrían generar una rotura a las formas de utilización de lo digital.

Sobre la transformación digital se han escrito cientos (miles) de artículos y está (y ha estado) en boca de mucha gente, asociándolo exclusivamente a la tecnología. Pero realmente es una transformación que penetra en la profundidad de lo cultural, así como en lo personal y en lo individual. Es un proceso que suele ser más lento que la propia velocidad de la tecnología y de los mercados.

Sigue siendo normal que se confundan los conceptos “digitalización” con transformación digital. La digitalización, en el contexto corporativo, se utiliza para la incorporación de dispositivos, software y servicios digitales. Mientras que la transformación digital se refiere a los impactos en la sociedad, mercado y, sobre todo, en la economía de la empresa, pero más específicamente en los modelos de negocio o la sostenibilidad económica que generan esas tecnologías digitales.

Provoca un sentir de urgencia, por la presión de la competencia, la aparición de nuevos modelos de comunicarse, o por las nuevas formas de consumo, en especial por la expectativa de la obtención instantánea de lo adquirido.

La nueva cultura empresarial da soluciones que no son tecnológicas, como la producción Agile, la información centrada en el usuario para ajustar la oferta a la demanda, cada vez más de nicho y, sobre todo, a la personalización.

Desde hace tiempo se ha estado utilizando el tan aclamado multicanal, con información demasiado fragmentada, que transmutó a la transmedia, que exigía unir esa información entre los canales utilizados por la audiencia. Y al final se ha llegado al llamado omnicanal, que ha sido otra cosa que la transición de los anteriores entre los dispositivos o entre las plataformas y no ha sido tan transgresor ni dramático como se había escrito.

Se tiene que asimilar que lo digital no es novedad ni es moda y que lleva mucho entre nosotros (creo recordar que desde antes que se hablase del efecto 2000) y ya lo hemos tomado como algo normal y habitual (smartphones, redes sociales, videoconferencias, teletrabajo, e-Commerce, coches con ordenador abordo, geolocalización…) y es absurdo negar que se está utilizando de forma diaria, en especial por las empresas.

Lo digital también es cultural, que ha venido a convivir con viejas formas de hacer y, a su vez, con lógicas más innovadoras.

Y es la empresa quien debe tomar las decisiones para encontrar un equilibrio entre evolución y pervivencia, es la sabiduría y la ética de este equilibrio el gran qué para esta década en la que hemos entrado, aunque parece (y sólo parece) que no con un buen pie.

A parte de todo ello, se debe tener muy en cuenta que la tecnología ha entrado en la madurez digital, ya que los clientes y empleados de las empresas, los usuarios en general, utilizan multidispositivos para estar conectados e incluso con varios de ellos a la vez; PC, portátil, tablet, smartphone, play…).

Pero decir que la tecnología digital está en plena madurez o decir que está de lleno en el “post-digital”, no es sinónimo de declive, sino todo lo contrario; está de lleno en su mejor momento. La inmensa mayoría de los humanos la usa y empieza a aprovecharla para sus interacciones, sean laborales o particulares, de una forma habitual y natural.

Al haberse introducido todo lo digital en nuestro día a día, ha provocado nuestra adaptación y adopción a toda esa “nueva” tecnología, a la nueva forma de trabajar, de relacionarnos, de una manera transversal.

Ha dejado de ser “futuro” para convertirse en “actual”, en post-digital.

Esta madurez digital hace impensable estar en una empresa escribiendo con “lápiz y papel” o con máquina de escribir, de enviar cartas o un mailing por correo ordinario, o de mantener reuniones de negocio y trabajo presenciales con compañeros, jefes y clientes.

La mardurez digital nos indica que toda la digitalización lógica ya la tienen implantada las empresas, ya que se escribe con programas específicos para cada caso desde el ordenador, se usa suites de videoconferencias para las reuniones, whatsapp y e-mail para contactar con los clientes, compañeros y jefes, así como sondeamos el mercado de la competencia o de RRHH, con un solo clic. Y lo encontramos tan lógico y habitual que ni nos preguntamos como lo hacíamos antes, hace 5 o 10 años.

Aunque tampoco nos debe extrañar si empresas de diferente índole, sector o tamaño están en un largo proceso de adopción o adaptación, como la administración pública, que aun gestionan todo en papel, por muchos ordenadores que tengan.

En resumen, la madurez digital, el cambio de cultura, los nuevos modelo de negocio, la nueva forma de trabajar y los nuevos procesos, son los que obliga a la empresa a digitalizarse, a transformarse digitalmente, para encontrar un equilibrio entre evolución y pervivencia, dirigido a generar un impacto diferente o paralelo al de los beneficios económicos, como puede ser el posicionarse en el nº 1 de su mercado, el reconocimiento sectorial… entre muchos otros objetivos.

Share

La incertidumbre de la Transición en estos momentos

Hand-drawn vector drawing of a Question Mark on a Box with two Arrows in opposite directions, Uncertainty Concept image. Black-and-White sketch on a transparent background (.eps-file). Included files are EPS (v10) and Hi-Res JPG.

A día de hoy, los cambios del entorno están creando una incertidumbre, y en base a ello las empresas debemos diseñar nuevas estrategias más adaptables.

Y la transición digital no está exenta de esta incertidumbre ni de la nueva estrategia adaptativa a diseñar.

Cuando todo parecía que más allá del debacle de la crisis sanitaria iniciada en marzo de este año no íbamos a ir, en la que muchos lo habían incluso llamado “inconveniente pasajero”, lo que nos ha llegado es la segunda ola de contagios de la Covid-19, anunciado desde hace meses y que pocos habían hecho previsiones para ello.

No por eso debemos acurrucarnos en el rincón más alejado de nuestra empresa, ponernos en posición fetal y llorar por nuestras desgracias, sino que es justo el momento de empezar a prepararnos para el Post-confinamiento.

En estos momentos que las incertidumbres más nos aprisionan y nos percatamos (o deberíamos hacerlo) que lo que llamábamos mundo se han transformado, y es cuando  debemos iniciar la transición.

La Covid-19 no es la causa del proceso de transformación del mundo conocido, sino que ha sido un acelerante que ha desencajado las piezas del tablero antes de lo previsto. Pero con demasiada lentitud, debido a las inercias de la vieja normalidad, se vuelven a encajar en otras configuraciones. Pero esto, nuestras empresas, pueden acelerarlo antes que las empresas de la competencia, si así lo deseamos.

Esta transformación no ha sido súbita, ni debida al impacto de la crisis sanitaria en exclusiva, muchos “síntomas” de esta transformación que estamos viendo venían de largo, lleva unos 20 años en marcha, aunque muchos no hemos querido verla.
Algunos de los indicativos de esta transformación, los noticiarios llevan anunciándolo, tanto por Internet, como en diarios o en TV:

– La transformación de la economía global, se venía anunciándose de hace más de un año que estábamos entrando en una segunda una crisis económica mundial, aparentemente.

La transformación urbanística y económica de las ciudades, en la que Ámsterdam ha sido el ejmplo más claro de este nuevo paradigma

– transformaciones en la movilidad en las ciudades, en las que se aboga por los transportes más ecológicos (transportes públicos y bicicletas principalmente), anulando zonas principales de economía de la urbe al paso de vehículos.

– La desvalorización de los vuelos en avión (por motivos muy distintos a los actuales),y que la punta del iceberg eran las bajadas constantes de los precios y bonos de cuota fija para empresas o directivos, sin importar la cantidad de vuelos realizables.

– La mayor valoración en los viajes entre ciudades por medios más sostenibles: tren, autobuses de línea, coche de alquiler…

– La degradación de los estados de bienestar, en especial por las zonas de confort.

– La privatización de la sanidad pública, que ha resultado equivocada e insuficiente.

– el crecimiento del e-commerce, aunque el ritmo totalmente actual a raíz de la crisis lo ha disparado 5 veces más de lo previsto.

Llevamos años que la OMS, y otras instituciones internacionales, venía advirtiendo de la posibilidad Lo de que ocurriera una pandemia, más o menos agresiva como la actual, aunque todos hacíamos caso omiso.
Lo que era totalmente impredecible es que específicamente viniera de un coronavirus. Era imposible adivinar como iba a llegar, ni cuando, ni que iba a ser ése.

No se puede predecir el futuro, pero sí entender con una mirada que atienda la complejidad el mundo.

Ya hemos dibujado como estamos en la actualidad. Y no, no es tan negativo como parece, ni mucho menos.

¿Y ahora qué?

De momento estamos de lleno en la crisis sanitaria mundial, y no tenemos previsión de saber cuando empezará definitivamente el “post-confinamiento”, el después de la Covid-19. Ni la OMS ni ningún ministerio de salud de ningún país, europeo o del resto del mundo, pueden predecir cuando sucederá. Se puede estimar el cuando, pero nunca asegurarlo.

¿Qué podemos hacer para sopesar y maniobrar en tiempos de incertidumbre y de desestabilización?

Es evidente que los planes de choque no han acabado y se siguen desplegando a medida que nuevos impactos y eventos derivados de toda esta drástica situación van emergiendo.

El objetivo de su empresa debe ser encontrar nuevos puntos de equilibrio y estabilidad. Suele ser un repliegue hacia dentro, recortar, reestructurar.

El estudio de los cambios que ya se ven, incluyendo los incómodos, nos puede ayudar a dibujar varios escenarios. Escenarios con los que posteriormente hacer simulaciones estratégicas, y tomar decisiones.

Por ello Strolabi hemos abierto agenda para consultorías para esta transición digital para organizaciones.

Para despejar incertidumbres de lo complejo, requiere adquirir el conocimiento de a donde se quiere llegar, y la falta de certezas sobre el presente, requiere que se combinen acciones de exploración y anticipación con mucha creatividad y estrategia. La transformación que sintonice más allá de la lógica digital, con pensamiento crítico, debe transformar el conocimiento de las tendencias en decisiones y nuevos impulsos.

No hay fórmula mágica que cambie todo lo que está sucediendo de forma rápida y estandarizada, ojalá. Pero podemos tomar decisiones en todo este terremoto de caos, pero sólo con conocimiento, creatividad y estrategia.

Imagen: https://www.istockphoto.com/es/vector/de-interrogaci%C3%B3n-de-incertidumbre-dibujo-gm505538003-45205700

Share

Post-Confinamiento – Apoyo al Teletrabajo

En esta época de confinamiento y miedo (y de desprecio no solo por la propia vida, en algunos casos), lo que está claro y así se ha demostrado en más de una ocasión tanto en redes sociales como en informaciones del gobierno, que el sistema de quedarse en casa trabajando funciona.

 

En múltiples informes que podemos leer por Internt, tanto nacionales como extranjeros, como por ejemplo la Encuesta sobre el Mercado Laboral 2020 de Walters People, dice que el 72% de los profesionales se quejan de la baja productividad que tienen desde las oficinas, a causa de las interminables interrupciones y al ruido que se genera constantemente el ellas.

Esto hace que algunos empleados sufran un estrés constante y, por consecuencia, el impacto negativo en la motivación y la productividad, lo que se denomina Burn Out.

La posibilidad de realizar el mismo trabajo desde casa, según este informe, es apreciada por el 68% de los trabajadores, ya que las interrupciones son mucho más escasas y pueden concentrarse más en el trabajo, por lo que la productividad aumenta considerablemente, se hace más trabajo en el mismo tiempo, y se consigue reducir considerablemente el estrés.

Según Walters People el 52% de los encuestados indican que durante lo que llevamos de año el Teletrabajo es un factor determinante para quedarse en la empresa o para cambiar a otra.

Otra de las consideraciones que la empresa deben tener, es que al permitir trabajar desde casa se consigue una conciliación entre la vida laboral y la familiar.

Eso sí, el trabajador sólo debe respetar una serie de reglas básicas como realizar las horas pactadas con la empresa, aunque puede empezar y terminar dentro de unos márgenes preestablecidos, convirtiendo en flexible esta modalidad de trabajo, o como ir indicando que previsión de acciones va a realizar durante su jornada, mediante una agenda virtual compartida.

El objetivo de un teletrabajador ya no es realizar el horario establecidas por la empresa para hacer el trabajo por el que se le ha contratado, sino que el objetivo pasa a realizar el trabajo por el que se le ha contratado, dentro de unas horas estipuladas.

Aunque parezca contradictorio, esto consigue que el trabajador sea más productivo, sintiéndose a gusto con el trabajo que está realizando.

Y no sólo demostrando la preocupación del bienestar del trabajador es lo que se gana, sino que al realizar este modalidad de trabajo, se retorna la confianza de estos a su trabajo, que a su vez repercute hacia los clientes de la empresa, dejándolos más contentos y satisfechos.

En definitiva, se mejora y mucho la imagen corporativa.

Y no debemos olvidar que todo ello es gracias a tecnología. Las herramientas tecnológicas disponibles actualmente, hacen todo esto posible de manera eficiente y eficaz.

Existen infinidad de tareas en las organizaciones que pueden realizarse a distancia: reuniones por videoconferencia, trabajar con documentos compartidos, seguimiento de clientes, compartir proyectos… Todo esto es factible gracias a plataformas como Windows Teams o GSuite de Google, como los más utilizados por su eficacia.

Pero seamos coherentes. No todos los trabajadores de la organización pueden estar en casa teletrabajando, ya que existen trabajos más manuales que obligan a realizarlos presencialmente.

Es más, a día de hoy, para mantener un cierto contacto con estos trabajadores presenciales, en algunas organizaciones se realizan turnos rotativos para que los empleados de oficina, los que están teletrabajando, realicen trabajos semanales o quincenales presenciales y poder realizar otras tareas más presenciales puntuales que de otra manera es complejo hacerlas.

Al no haber tanto ruido de fondo en la oficina ni tantas interrupciones, esta opción también es apreciada por los trabajadores que antes estaban estresados.

En resumen.

Debemos tener en cuenta que al teletrabajar la productividad aumenta, por lo que las empresas con empleados teletrabajando cada vez son más efectivos y cada vez más los clientes están más contentos con su proveedor, consiguiendo fidelizarlos.

Y realmente la inversión en ello no es mucha y, además tiene un ROI de corto periodo de tiempo.

Share

Encuesta sobre la Percepción que se tiene sobre que es un Consultor

Desde Strolabi estamos realizando una encuesta sobre la percepción que tienen las empresas sobre la figura de los Consultores de Transformación Digital.

Esta encuesta sólo tarda unos 3 minutos. Le pedimos, si es posible y quiere participar, que nos conteste a las preguntas.

Para contestar a la encuesta, sólo hace falta entrar en este enlace externo, o solicitar recibirlo por mail

Una vez hayamos recabado toda la información sobre esta encuesta, les haremos partícipes de ella mediante un informe que le haremos llegar en primicia, semanas antes de hacerla extensiva públicamente.

Muchas Gracias por su tiempo y colaboración

Saludos.

Share