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Durante estos días de confinamiento, mientras hemos estado trabajando en remoto o en teletrabajo, Se ha podido leer y escuchar con demasiado asiduidad en redes sociales de todo tipo, que las agendas trabajando desde fuera de la oficina, no funciona correctamente y todo se retrasa o no se cumple.

El problema, según dicen, es que al trabajar desde fuera de la oficina nos relajamos y no producimos de la forma deseada.

Y esta falacia es una forma “agradable” para no hacernos una autocrítica por ello.

Pero tendemos a olvidar que cuando estábamos en la oficina la agenda tampoco funcionaba o, lo más habitual, no la utilizábamos.

Cuando estamos en la oficina, las agendas que utilizamos, bien sean la de Outlook (que más o menos tenemos todo el mundo), algún software de manufactura exclusiva para la empresa en la que trabajamos, o una agenda física de papel, solemos apuntar solamente las reuniones previstas, en el mejor de los casos.

Y el motivo principal por el que no funcionan las agendas es que no nos han ensañado a como utilizarlas.

Cada año para finales de año de forma programada y automática, como la Navidad, los gurús de la gestión del tiempo nos inundan las redes sociales con discursos de los cincuenta mil sistemas “eficaces” de como llevar una agenda.

Nos dicen cuáles son los beneficios de utilizar la agenda, hablando de los pros y no de los contras, hablando, hablando, hablando, pero al final no nos funciona la agenda; la empezamos el 2 de enero y, más o menos, un poco antes de semana santa, la dejamos aparcada, aunque rellenamos con cosas sin importancia, o las tareas programadas de forma habitual que sabemos que tenemos, de una semana para la otra (reunión todos los martes con el director del departamento).

Estos gurús siempre nos “certifican” que su sistema es infalible y que si no funciona es porque somos nosotros los que no somos ni constantes ni exigentes con nuestro auto control, por lo que nos recomiendan que estemos constantemente vigilando el cumplimiento de la agenda.

Y cada año terminamos pensando que somos personas dispersas y sin autocontrol. O lerdos.

Por ello lo mejor, según nos dicen, es estar constantemente revisando y controlando nuestras agendas.

¿De verdad que queréis estar estresados llevando un control del trabajo a realizar, incluso antes de meteros en el barro?

Si estamos estresados intentando llevar el control de lo que debemos realizar, en el mismo orden y empezar a la hora prevista, estaremos tan agobiados que seguiremos sin rendir eficazmente.

Y lo peor, es que despotricaremos de nuestro puesto de trabajo, de la empresa, del compañero pesado, del que tiene mucho “morro” por no pegar ni el sello, y del miserable sueldo que nos dan por el excesivo trabajo que hacemos.

Del excesivo trabajo que realmente nos hemos autoimpuesto.

¿Cómo podemos hacer para que la agenda función?

Personalmente me gusta realizar un picking de diferentes sistemas que durante años he ido viendo, que desde hace tiempo, me van funcionando bien.

No es el mejor sistema, pero a mí me funciona. Y a todo el que se lo comento y lo pone en práctica, también.

Y realmente no es un sistema, sino una concepción para que la agenda funcione.

Lista de trabajos a realizar

Antes de entrar en materia, debo indicar que en la agenda debemos anotar lo que tenemos que realizar en un tiempo relativamente cercano, de forma coherente, lógica, real y realizable (entere una semana y 15 días, aunque lo más secuencial podemos programarlo a 3 meses vista, nunca más, ya que todo en la vida suele variar con demasiada facilidad); no podemos usar la agenda como la lista de los “quiero” de buenas intenciones de principio de año (quiero dejar de fumar, quiero adelgazar 5 kilos, quiero encontrar un trabajo mejor, quiero terminar las tareas de hoy antes de irme a casa…), ni usarla como una lista de “deseos” de fantasía (deseo conseguir un coche mejor, deseo poderme ir de vacaciones a Bali, deseo que me toque la lotería…).

Debemos utilizarla como un planning de trabajo real y lógico, como el que llevan los directores de los departamentos de producción.

Hace años, realmente muchos años, empecé con un sistema de “control” de tareas que aseguraban que era eficaz, el sistema A-B-C.

Ni es eficaz, ni es un control.

Actualmente realizo una lista de tareas a realizar (trabajos pendientes, tareas a finalizar, acciones a hacer a corto, medio y largo plazo… TODO), que la superviso una vez cada 15 días, como muy pronto.

Esta lista la ordenaremos según urgencia.

Y copiaremos la misma lista, para ordenarla también según la importancia.

La experiencia demuestra que en el 90% de los casos, lo urgente y lo importante, no suele ser lo mismo.

Suelo utilizar un Excel y creo dos columnas para estas listas, en la misma hoja. Visualmente me resulta más fácil para trabajar.

Ya tenemos el trabajo más pesado y más complejo realizado: saber que tareas tenemos pendientes, cuales son urgentes y cuales son importantes. Si revisamos la lista dentro de una semana, descubriremos que el listado de “urgentes” ha variado considerablemente. Lo que hoy es urgente, la semana que viene, aun sin haberse terminado, sólo es importante y urgente pasa a ser otra tarea de la lista, o una nueva que se ha añadido. Y lo mismo pasa con las importantes.

Con este listado, podemos pasar a trabajar la agenda. Pero aún falta algún que otro paso a realizar.

Anotando citas y reuniones

Lo primero que debemos anotar son las citas fuera de la oficina y las reuniones con compañeros, tanto presenciales como telemáticas.

Con esto sabremos que tiempo tenemos para las otras tareas pendientes.

Recordar que:

– Una cita fuera de la oficina, debemos incluir el tiempo del desplazamiento, tanto para ir como para volver. Indicar “visita a Empresa Esterna de 10h a 11h” implica que debemos poner en la agenda que esta reunión empieza a las 9h (unos 30 min para su preparación, y otros 30 min de desplazamiento hasta las oficinas del cliente) y termina a las 12h (30 min de desplazamiento de oficinas del cliente hasta nuestras dependencias, más 30 min para el informe). En el caso de una reunión telemática, se debe tratar igual que para la reunión con el equipo de trabajo de la oficina.

– Las reunión con el equipo de trabajo, presencial o telemáticamente, también debe tener un tiempo antes para preparar el material necesario: preparar informes y documentos; eliminar el sonido del Smartphone; parar 5 minutos antes de la reunión, para despejar nuestra mente e ir predispuestos sólo para el tema a hablar… Por ello debemos incluir el tiempo que consideremos necesario después de la reunión para guardar todo lo utilizado (entre 5 y 15 min) y escribir el informe de la reunión (unos 30 min más).

Si nos olvidamos de anotar estos tiempos, empezaremos a ver como otras tareas se van retrasando de forma considerable y empezaremos con la cancioncilla “las agendas no funciona correctamente”.

Matriz de Eisenhower

Con la lista hecha de Urgencias/importancia, nos podemos lanzar a hacer una Matriz de Eisenhower, que no es otra cosa que un grafico de ejes cartesianos.

En esta Matriz pongo en la parte de Urgente/ Importante, la tarea que ha coincidido o que han quedado más cercanas entre sí, por arriba; o la que consideremos más urgente. La más importante pero no tan urgente, irá en la posición Menos Urgente. El resto de tareas, debemos colocarlas según determinemos en importancia y urgencia.

Los colores utilizados en esta Matriz de Eisenhower no es al azar.

Los trabajos más “calientes”, los más urgentes, se marcan con rojo.

Los importantes, pero “no tan calientes” se marca con naranja.

Los trabajos menos importantes, pero que están en la franja de urgencia, se usa el verde, con la esperanza de poderlos terminar pronto, pero sin prisa.

Y las tareas “frías”, ni urgentes ni importantes, es con el azul.

Es un tema de colores cálidos y colores fríos. Temas calientes o temas fríos.

Utilizar el color rojo para las tareas a punto de morir, una tarea que se ha enfriado, lo que hacemos es engañar al cerebro y decirle que es caliente y que debemos mantenerlo “todavía ahí”.

Utilizar el color azul para una tarea importante, una “patata caliente”, también engañamos al cerebro y le decimos es un tema frio, sin importancia realmente, por lo que lo aplazaremos en más de una ocasión.

Planning de trabajo

En cuanto hemos realizado todo el pre-trabajo anterior a la planificación de nuestra agenda, es el momento en el que empezaremos a darnos cuenta del porque antes las agendas no nos funcionaban y es el momento de aprender a usarlo correctamente.

Empezamos a tener claro el orden de las cosas, las tareas urgentes, las menos urgentes, las importantes, las que tardaremos mucho en hacerlo (hasta que vuelva a ser urgente), y las que no se realizará nunca.

Ahora le toca plasmar todo en la agenda.

A este trabajo a mí me gusta llamarlo “Planning de trabajo”. Otros lo llaman “agendar”, que también es correcto.

Podemos usar infinidad de aplicaciones para realizar la agenda, incluso un simple Excel nos puede servir para ello.

Pero aconsejo utilizar agendas específicas que puedan saltar alarmas que lleguen realmente a incordiar mientras trabajamos, para recordarnos que debemos terminar el actual trabajo, posponerlo para iniciar (o continuar) otro programado más urgente, o posponer el aviso, ya que el actual es más urgente/importante que el nuevo del aviso.

Aunque he estado en empresas que tienen su propia agenda, integrada a veces en el ERP o sólo en el CRM, la agenda que sé que me funciona perfectamente, que además puedo tenerla integrada de forma inmediata en mi Smartphone, es el Outlook de Microsoft. Llevo trabajando con ella unos 20 años, es de las más completas que hay y es intuitiva en su utilización.

En el actual 2020 si no tenemos los diferentes dispositivos enlazados entre sí, no es teletrabajo lo que realizaremos, ya que no nos permitirá poder realizar un seguimiento como se tiene que realizar.

También llegará el momento en el que, después de unas semanas o el primer mes de haber programado por primera vez nuestra agenda, descubriremos que nos hemos equivocado en algo, ya que todo se retrasa, no solemos cumplir lo programado… y es cuando debemos hacer una reflexión seria de autocrítica sobre qué es lo que hacemos mal.

Ya aviso de antemano que en el 90% de las ocasiones, solemos olvidarnos los “entre tiempos”, los momentos entre terminar un trabajo e iniciar otro, los momentos de preparación de la tarea que vamos a iniciar y los “descansos del café”.

Rellenar la Agenda

Lo primero que haremos en la agenda es colocar las visitas a clientes y/o reuniones de trabajo que podamos tener. Es lo que realmente no es movible, sea urgente o no, y, excepto por temas “especiales”, no se suelen posponer.

Después seguiremos con lo que tenemos como más urgente y lo iremos repartiendo en los primeros días siguientes al trabajo realizar.

Observar que debemos programar el trabajo previo y posterior a una reunión, presencial o telemática,

Una vez lo tenemos repartido, y el tiempo de desplazamiento al mismo.

También debemos tener en cuenta que durante la primera meda hora del día, de cada día, debemos actualizar la Matriz de Eisehower y, por consiguiente, nuestra agenda, ya que puede haber aparecido temas urgentes para hoy, temas importantes que tenemos previsto hace, quedan pospuestos por una infinidad de motivos o, simplemente, hemos finalizado algún trabajo que habríamos previsto que estaríamos haciéndolo unas cuantas horas más.

Si para cada tipo de trabajo lo “coloreamos”, como por ejemplo reuniones, desplazamientos, momento de Relax…, con un golpe de vista sabremos, sin leerlo, que tenemos que hacer.

También se puede observar que hay “huecos” vacios de trabajos previstos. No es malo tenerlo, ya que pueden rellenarse con temas urgentes, o por temas que están a punto de morir, para ver si podemos “resucitarlo”, siempre que sea de interés hacerlo.

Recordad que inicialmente todo esto parece muy bonito, pero tal como vallamos avanzando en la “Cuadratura del círculo”, iremos dándonos cuenta que nos habremos dejado por apuntar tareas que solemos hacer, que no asignamos tiempo, y que suele comernos entre 20 minutos a más de media hora.

Seguimiento de la agenda

Como ya hemos observado, una vez tenemos los “deberes hechos” (anotar las tareas y hacer una matriz de Eisenhower), plasmarlo en la agenda es mucho más sencillo.

Ahora sólo toca hacer un seguimiento de lo realizado y, si no se ha podido hacer, anotar en la misma tares del planning, el porqué.

Y para que la agenda funcione correctamente, debemos realizar un mantenimiento diario y un seguimiento quincenal. Y tener la mente totalmente flexible a cambios estructurales de agenda.

El mantenimiento diario,  que debe estar también anotado, lo realizaremos en la primera media hora de cada día, ese momento que, si no hay algo realmente urgente para hacer, solemos perderlo hablando de lo que ha hecho nuestro niño ayer por la noche, de los políticos y la política, como nos ha ido en la fiesta/discoteca el finde, del partido de futbol del pasado fin de semana (o del Derby del que viene)…

Si nos acostumbramos a cortar este uso inútil de tiempo y lo reutilizamos en actualizar la agenda, veremos que el día nos cundirá más, sin agobios, y seguiremos teniendo el mismo tiempo para socializar con nuestros compañeros de trabajo, algo también muy necesario (aunque hablar de política, nunca es aconsejable).

El seguimiento quincenal, que empezaremos por revisar los listados indicados al principio de este artículo, También lo anotaremos y  lo realizaremos en esa primera media hora que hemos destinado cada día las actualizaciones de la agenda.

Algunos gurús del tiempo dicen que realicemos estas tareas de mantenimiento al finalizar el día.

Por experiencia os puedo asegurar que al hacerlo, no conseguimos desconectar del trabajo durante la noche, pensando en lo que deberemos hacer mañana, que a veces puede ser una tarea incómoda, y en que el innombrable de nuestro jefe nos ha puesto una urgencia a último momento que nos romperá el planning de mañana.

Por ello solemos agobiarnos, solemos opinar que no funciona la agenda, que nos volvemos esclavos de ella (y es cierto), y terminamos por no utilizarla.

Si hacemos el seguimiento al día siguiente y lo tomamos como algo normal y habitual, conseguiremos no agobiarnos.

Es más, no es la primera vez que al poco de llegar a la oficina por la mañana, el jefe nos anula ese trabajo urgente que nos dio a última hora de ayer, porque se lo ha dado a otro compañero o, simplemente, ya no es urgente.

Y si hemos estado agobiados toda la noche, aun nos enfadaremos más con nosotros mismos por habérnoslo tomado así (aunque se lo achacaremos al jefe) y esteremos todo el día de mal humor.

Y donde se dice jefe, podemos decir cliente o colaborador.

Lo importante es no ser el esclavo de la agenda, sino que esta debe ser una herramienta que nos debe facilitar nuestro bienestar en nuestro puesto de trabajo.

Por cierto, siempre que sea posible, no tomarse el café en 5 minutos ni sentados frente a nuestro ordenador, trabajando: suele sentar muy mal, no disfrutarlo y nos estresará mucho más, en especial si lo hacemos mientras trabajamos, ya que por norma general terminamos tomándonoslo frio. Lo ideal es tomárlo en 20 o 30 minutos, socializando con otros compañeros; desconectando durante ese tiempo.

Más tiempo de 30 minutos, dejaremos de ser productivos, perdiendo un tiempo precioso para hacer otras cosas.

Este momento de descanso se debe realizar al terminar una tarea y empezar otra, nunca en medio de una no terminada.  Y si no podemos hacerlo, como mínimo intentar cambiar de subtarea dentro de la tarea que estemos realizando. Por ejemplo, si estamos en medio de un proyecto para un cliente y tenemos 3 días con ello, lo interesante es hacer la pausa entre diseño de las fases.

Bulos por Internet los hay en todas partes y de todo tipo, en especial por gente mal informada, que dan como bueno los cuchicheos de la máquina de café o comentarios por medio del juego del teléfono.

Como el Bulo, difundido por algunos políticos, de que Ángel muñoz (más conocido como “Jordi ENP”, actor de cine para adultos), que es médico y que ha muerto por el Coronavirus (y posiblemente una vez cada quince días, desde el inicio del confinamiento).

Y las falacias sobre el Teletrabajo, no iban a ser menos.

¿Qué es una Falacia?

Según la RAE (Real Academia Española de la Legua), dice que Falacia es “engaño, fraude o mentira con que se intenta dañar a alguien”, y en las extrañas circunstancias que estamos viviendo con la crisis sanitaria, es un buen momento para lanzar bulos de que el Teletrabajo es una pérdida de tiempo y dinero, y un preámbulo para los despidos.

Por lo que las mentiras sobre el teletrabajo, no hay una solamente, sino que llegan a más de media docena de ellas, a cual peor y a cual más equivocada.

Aunque el conjunto de las creencia errónea más extendidas hablan prácticamente de lo mismo, las que dicen que reduce la productividad y que merma la comunicación entre el teletrabajador y la empresa.

Pero mejor comentar las que más habitualmente podemos encontrar en comentarios de “reconocidos periodistas”, de “telepolíticos entendidos del tema” y de “youtubers con escasa incidencia” que por aumentar su cuota de seguidores, son capaces de hablar de temas que desconocen por completo.

En que punto estamos

Gracias al Covid-19, se ha conseguido que el teletrabajo pase de ser un privilegio a una necesidad.

Antes de la crisis sanitaria existía un 4,5%, algo menos de 1 millón de trabajadores españoles, que habitualmente se conectaban a distancia para desempeñar su trabajo, no sólo con teletrabajo, sino incluso con la modalidad de trabajo remoto. Desde el inicio de la Pandemia hasta ahora, aunque casi se ha doblado el número de profesionales con esta modalidad (más o menos el 7% unos 1,5 millones de teletrabajadores, según el Gobierno de España) todavía estamos muy lejos de los que lo hacían antes de marzo del 2020 en Francia (25% con 7,6 millones de trabajadores) o Reino Unido (26% con 9 millones de trabajadores).

Lo ideal, y a lo que antes o después llegaremos, es que esta situación excepcional de confinamiento dará lugar a un cambio culturaly de mentalidad laboral en nuestro país, mediante una mayor aceptación del teletrabajo como modalidad laboral.

Falacias más habituales

Para llegar a una equiparación como Francia o Reino Unido, lo primero es conocer que es real y que no lo es sobre el Teletrabajo.

Para ello explicaré cuales son los bulos más extendidos y la realidad que esconde.

-Trabajar a Distancia pone en riesgo la Productividad

Debido a la gente que “sabe mucho del tema” (como se ha dicho antes, “profesionales altamente informaos”), se suele identificar erróneamente al teletrabajo como Trabajo Remoto, también llamado multitasking.

El error principal reside en que cuando se hace el trabajo remoto se suelen desempeñar otras tareas, como cuidar de la familia (padres, hijos, familiares enfermos…) o hacer tareas del hogar (cocinar, limpiar la casa…). “Nos creemos que somos capaces de atender varias cosas al mismo tiempo, pero la multitarea afecta a la eficiencia y es importante aprender a gestionarlo“, asegura Manel Fernández, Profesor de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) y especialista en psicología laboral y bienestar en el trabajo.

La realidad es que si realizar este multitasking, el trabajo remoto, suele dañar a la productividad, ya que tienes que compaginar todas estas tareas.

En cambio el teletrabajo, gracias a que la rutina y agenda es la misma que cuando trabajas en una oficina, ya que realmente estás en ella virtualmente, con horario flexible, pero sin interrupciones o distracción alguna, es mucho más productivo y eficiente, ya que se dedican menos horas para sacar adelante mucho más trabajo.

Un teletrabajador debe ser responsable, que es una tendencia innata a funcionar mejor cuando los jefes o líderes de equipo confían en ellos.

A esta confianza debemos sumarle el correcto uso de las herramientas tecnológicas y digitales para esta modalidad de trabajo (en otro artículo más adelante hablaré de ello), permitiendo que se mantengan los niveles de productividad necesarios en algunas empresas.

-El teletrabajo mejora la conciliación

Esta creencia viene de la confusión con el Trabajo Remoto.

Trabajar desde casa remotamente es más cómodo en muchos aspectos, ya que evita los desplazamientos o el comer fuera de casa, pero suele prolongar los horarios de trabajo, llegando en muchos casos a la disponibilidad 24/7.

En cambio el teletrabajo, que para ello debemos haber establecido en agenda las rutinas de trabajo adecuadas, esta disponibilidad 24/7 desaparece y permite al trabajador realizar sus horas laborales, de una forma algo más flexibles, sin acumulación en el tiempo, empezando a trabajar en una hora prefijada y no terminando más allá de la hora agendada.

Esta compaginación de la agenda permite primero cuidarse uno mismo y luego centrarse en el trabajo, por lo que podemos realizar el trabajo previsto (por ejemplo) por la mañana, mientras que por la tarde hacer deporte, sesiones de relajación/meditación, leer… O al revés.

-Teletrabajar no requiere una rutina

Otra de las frases lapidarias de los periodistas de Internet.

Como ye he indicado antes, si se requiere y mucha. La productividad en el teletrabajo es más una concienciación de autodisciplina, un cambio cultural y de mentalidad laboral, como se ha indicado al principio del artículo.

Si agendamos correctamente esta rutina al horario flexible del que podemos disponer, nos podemos adaptar a los objetivos de trabajo.

Personalmente prefiero contactar con clientes a primeras horas de la mañana, dejar para última hora de la mañana el trabajo creativo, y para la tarde, todo el trabajo administrativo. En mi caso es más por una disponibilidad del tipo de clientes y prospectos que tengo, que no por una elección de preferencias. Pero es un ejemplo de rutina para el teletrabajo.

Si tenemos en cuenta que realmente estamos en la oficina de una forma virtual, para teletrabajar debemos prepararnos mentalmente de la misma forma: la agenda, la rutina, el espacio físico específico para el trabajo a desempeñar… Respecto al espacio físico debemos tener muy claro que debemos tenerlo separado del espacio de ocio. No podemos mezclarlo, ya que nos distraerá más de lo que podemos desear.

En definitiva, el teletrabajo implica concentración y estar con la dima disposición y disponibilidad que si estuviésemos físicamente en la oficina de la empresa que nos ha contratado.

-Es posible teletrabajar desde cualquier lugar.

Trabajar desde cualquier lugar, como en un parque, el pueblo o la playa o es teletrabajo, es trabajar remotamente. Todavía hay gente que sigue creyendo que son lo mismo las dos modalidades de trabajo.

La realidad es que el teletrabajo exige unos requerimientos físicos y tecnológicos mínimos.

Lo cierto es que teletrabajar no es estrictamente necesario hacerlo desde casa, pero si desde donde hayan conexiones adecuadas.

Esto significa que podemos hacerlo desde la zona habilitada para ello en cas (si, debemos habilitar una zona de trabajo, como si de un despacho se tratase), o desde un coworking, algo que también se agradece y que podemos conocer a otros profesionales que nos podrán echar un cable en algún momento determinado.

Personalmente además de mi despacho en casa, antes de la crisis sanitaria usaba un coworking en la zona de Diagonal/Paso de Gracia de Barcelona (aunque en la zona hay más de 10, pero esto va por gustos del ambiente que podamos encontrar), y una cafetería con buena conexión wi-fi cerca de casa, con gente muy agradable, sin bullicio excesivo y me permiten estar horas con sólo tomar un cortado. Las herramientas necesarias para trabajar las tengo en el PC de sobremesa de casa y en el portátil las herramientas para poder hacer reuniones remotas y conexión a la nube para trabajar simultáneamente en equipo.

-Hay poca comunicación con el resto del equipo

El principal rechazo a la normalización del teletrabajo en las empresas, suele ser la creencia generalizada de que esta forma de trabajar no se puede controlar al trabajador, lo aísla y dificulta la comunicación con el resto del equipo.

La realidad es que aunque haya menos contacto personal, no significa que haya menos comunicación y es recomendable establecer protocolos en procesos y herramientas para evitar esto.

Tener herramientas para reuniones virtuales presenciales, para trabajar en documentos de forma simultánea o tener las agendas públicas, garantizan la comunicación, las reuniones de equipo o las llamadas a clientes.

Lo único que se puede echar en falta, es el tomar el café con los compañeros. Pero esto es solucionable, ya que se debe agendar una o dos veces al mes una reunión con todo el equipo remoto, o la parte que pueda desplazarse sin coste, en la oficina, para tener el contacto humano y para tener conversaciones entre colaborador y líder de equipo, de forma más personal.

Si tenemos compañeros de equipo con diferentes franjas horarias, es aconsejable hacer coincidir parte de la jornada laboral de todos ellos. En estos casos, las reuniones presenciales con los trabajadores más alejados territorialmente, deberán ser entre 1 y 4 al año. Es aconsejable una reunión trimestral, para encaminar las funciones y proyectos más cercanos.

“La gente necesita socializar y estar conectada, por lo que las empresas deberán diseñar la aproximación a los miembros del equipo“, destaca el profesor Manel Fernández de la UOC (Universitat Oberta de Catalunya).

-El teletrabajo implica una gran complejidad técnica

Cada vez que leo u oigo esto (y desgraciadamente es demasiado usual), tengo claro que quien lo dice no tiene ni idea de TI o que se piensan que la informática todavía está como a finales del siglo XX, más concretamente antes del síndrome del apagón del 2000, que desde primeros de 1998 hasta el 31 de diciembre de 1999, trajo de cabeza a muchos escépticos y provoco muchas úlceras a gerentes.

Una época en la que conseguir una conexión era casi exclusivamente con un modem, ya que tener un router sólo se lo podían permitir ciertas empresas con un alto valor de liquidez, ya que tenían que tener a un equipo de técnicos informáticos en nómina.

Actualmente tenemos una gran cantidad de soluciones tecnológicas y plataformas digitales en la nube, que nos permite compartir información, trabajar simultáneamente en un mismo documento o ponernos en contacto con otros empleados. A más, esta conexión a internet en el 75% de los domicilios particulares de España es una realidad. Y el 5G está empujando fuerte, a precios de saldo.

El correo electrónico, los sistemas de videoconferencias se llevan usando desde finales del Siglo XX, por lo que las comunicaciones para los trabajos remotos a día de hoy (y para teletrabajos de bajo coste y conectividad programada)m los podemos tener gratis o casi, en plataformas como Skype o Zoom, para videoconfrencias, o Trello para gestores de tareas.

Si además queremos tener asegurado que estamos cumpliendo la normativa en torno a la protección de datos, la seguridad de la información será la que nos implique en plataformas más caras o más económicas.

La empresa debe dotar de las herramientas necesarias al teletrabajador y, sobretodo, formar a estos en el uso de estas herramientas y en la autodisciplina de la agenda laboral.

-Eres tu propio jefe

Otro de las grandes falacias del teletrabajo (o el más grande, posiblemente), ya que por ausencia de la presencia física del responsable del teletrabajador, la creencia de que el empleado se convierte en su propio jefe está latente.

La realidad en que el teletrabajo no modifica la jerarquía de la compañía ni la cadena de reporte de tareas.

La autodisciplina se convierte, en este sentido, en la base de un trabajo eficaz.

Cuando se teletrabaja, no justificamos el trabajo por el simple hecho de nuestra presencia en la ofician, sino en cumplir con los objetivos marcados. Y es por ello que esta modalidad suele ser más productiva.

Yo mismo he tenido personas a mi cargo que eran muy puntuales en la entrada y salida del trabajo, pero no terminaban nunca ningún proyecto o tarea encomendada, o los alargaban tres veces más que cualquiera del resto de compañeros.

Como se puede ver, la autodisciplina es básicamente el eje central del teletrabajo, pero es importante mantener la calma, respirar profundamente, meditar sobre ello y, a la hora de trabajar, concienciarse de que estamos en un equipo con un mismo objetivo, ser responsables y no generar más trabajo de los nos puedan encomendar.

Mucho se sigue hablando aun del teletrabajo, pero con la definición de “trabajar desde lejos”, que es realizar la actividad laboral fuera de las instalaciones de la empresa. Y no es cierto, ya que esta definición es la de Trabajo Remoto.

¿Qué es Teletrabajo?

La principal confusión viene por el prefijo latín “tele”, ya que no hace referencia a “trabajo desde lejos” sino que hace referencias a Trabajando con las Telecomunicaciones.

Es una traducción literal del palabro norteamericano “Telework”, que hace referencia al trabajo que se realiza utilizando todas la infraestructura de comunicaciones, tanto de la empresa como del trabajador desplazado, para poder realizar su trabajo como si estuviese en las oficinas.

Dicho de otra forma:

– El Trabajo Remoto es el trabajo que el trabajador realiza desde casa.

– El Teletrabajo es cuando el trabajador desde casa trabaja en la oficina.

Aunque parece ser un poco raro de entender, la explicación es más simple aun:

– El Trabajador Remoto recibe y envía el trabajo en su casa.

– El Teletrabajador, trabaja en la oficina desde su casa, gracias a las Telecomunicaciones.

Con el teletrabajo existe siempre un tiempo de espera, que puede ser mayor o menos, desde que se termina la tarea o parte de ella, hasta que un supervisor o compañero del equipo, responda sobre lo realizado, para poder proseguir con ello.

Mientras que con el teletrabajo, toda tarea es en tiempo real, por lo que no hay espera alguna para que un supervisor o compañero comente o responda para seguir trabajando.

Reducción de Costes

Por consiguiente podemos asegurar que la principal ventaja del teletrabajo es que se evita la inversión consumir tiempo tanto en el desplazamiento del hogar a la oficina, como en la espera de respuesta de las tareas realizadas.

Es más, el trabajo en equipo sobre un mismo documento es imposible de realizarlo con el Trabajo Remoto, mientras que con el Teletrabajo es una de sus virtudes.

El teletrabajo posibilita, también a que el trabajador pueda tener su domicilio en otra ciudad, a cientos o miles de kilómetros de distancia, pero estar trabajando, colaborando y realizando reuniones instantáneamente.

Esto comporta un ahorro brutal a la empresa y al trabajador.

Por un lado, la empresa ya no se ve obligada a conseguir trabajadores con talento cercano a su domicilio social, sino que puede tener trabajadores con alta cualificación y gran talento especializado sin importar su ubicación. También comporta no tener que pagar a un trabajador con talento cualificado el desplazamiento a su puesto de trabajo ni, en algunos casos, una estancia laboral en la población de la empresa.

Algo también muy interesante es que hasta este momento las grandes empresas se podían permitir pagar un extra para traer al trabajador con gran talento a sus oficinas, pero ahora cualquier pyme, sin un desembolso extremo, puede tener el mismo tipo de trabajador que las grandes corporaciones.

Y por el otro lado, el teletrabajador dispone de cierta flexibilidad laboral, una evidente conciliación entre la vida laboral y la privada, y no tiene que desembolsar mensualmente todos los gastos de desplazamientos y comidas fuera de su casa. Así como que el trabajador puede estar trabajando para una firma del extranjero sin desplazamientos ni estancias lejanas.

El Teletrabajo no es una novedad.

El Trabajo remoto lleva haciéndose desde que el mail existe.

Y aunque parezca mentira, el teletrabajo lleva haciéndose desde el 2000, aunque el boom empezó en el 2003 con los sistemas de videoconferencias, especialmente impulsados por Cisco.

Según Global Workplace Analytics, el número de personas que trabajan desde casa por cuenta ajena, aumentó en un 103% desde 2005 y no muestra signos de detenerse,

Según el Gobierno, antes del confinamiento por el Covid-19, en España éramos poco más de 20 millones de trabajadores, pero algo menos de 1’4 millones están preparados para hacer teletrabajo en casa, esporádica o parcialmente de forma telemática (más o menos un 7%).

Los datos de teletrabajo del 2019 son:

– Reino Unido: 34,5 millones de trabajadores, de los cuales 9 millones teletrabajan (26%)

– Francia: 30,4 millones de trabajadores, de los cuales 7,6 millones teletrabajan (25%)

– Alemania: 43,4 millones de trabajadores, de los cuales 3,5 millones teletrabajan (8%)

– España: 22 millones de trabajadores, de los cuales 1,5 millones teletrabajan (7%)

– Italia: 25,9 millones de trabajadores, de los cuales 1,3 millones teletrabajan (5%)

La cantidad de trabajadores en Europa que teletrabajan, es diferente es cada país.

Solemos intentar compararnos con los grandes países productores europeos, pero no llegamos a los niveles que tienen en Francia o Reino Unido que tienen hasta 6 veces más de teletrabajadores. Italia, con una cantidad ligeramente superior de trabajadores que España, está ligeramente por detrás nuestro, pero ¿es el ejemplo a seguir?

Como aprovechar el Teletrabajo

A medida que más personas realizan el teletrabajo, cada vez es más importante encontrar formas de mantener la productividad, seguir estando conectados y tener a los trabajadores (y empresarios) satisfechos.

Y para ello se debe tener en cuenta:

Mensajería instantánea: La mensajería instantánea no es el mail. Podemos estar hablando de mensajería interna de la empresa, como la que hay en los ERP y en los CRM, o con simples WhatsApp, Esta mensajería instantánea ofrece dos grandes ventajas a los teletrabajadores. En primer lugar, permite que los compañeros de trabajo puedan comunicarse al instante, independientemente desde donde se esté trabajando. También evita que los teletrabajadores se sientan aislados. Después de años de investigación sobre el teletrabajo, se determinó que la naturaleza sincrónica y directa de la mensajería instantánea mejora los sentimientos de presencia de las personas, la pertenencia y el bienestar emocional.  El software como Microsoft Office 365 ofrece mensajería instantánea con Skype Empresarial, que permite el contacto en tiempo real en un instante. Es menos formal, más conversacional y más rápido que una llamada de teléfono.

Trabajar pero con mesura: un teletrabajador satisfecho sabe cuándo acabó su día. Según una encuesta realizada por Deloitte, en 2016, tienen muy en cuenta la importancia de una adecuada conciliación de la vida laboral y personal. Lo mejor de trabajar desde casa es la flexibilidad que ofrece, como la capacidad de recoger a tus hijos del colegio o ir al gimnasio durante tu día laboral, a la mejor hora y la franja horaria que tiene descuento, ya que se puede recuperar esas horas más tarde, ya que con el teletrabajo no es necesario trabajar de forma ininterrumpida. Es importante tomar una rutina para desconectar cuando se termine el trabajo diario, como apagar el teléfono de la oficina doméstica y cerrar el correo electrónico del trabajo. Está claro que hay algunos días en que todos necesitan trabajar más horas. Pero eso tendría ser la excepción, no la regla.

Conexión Social: Estar recluido en casa de forma permanente, tampoco es la obligación del Teletrabajo. Pasar periódicamente por la oficina para tomar café y pastas, un aperitivo o almorzar, varias veces al mes permite conectar físicamente con compañeros, supervisores y/o jefes de áreas, para hablar del día a día o de temas más “delicados” que ser tratados en una videoconferencia. Según un estudio realizado en 2015 en la revista Human Performance, compartir una comida puede ayudar a mejorar la dinámica de un equipo de trabajo y establecer amistades, a la vez que te ofrece la posibilidad de relajarte y establecer contactos informales.

Software empresarial: productos como Office 365, Skype Empresarial, SharePoint y Windows Phone contribuyeron a crear un entorno más productivo para el teletrabajo. Un software adecuado permite tener una conexión en tiempo real adecuado mediante videoconferencias, mensajería instantánea, uso compartido de documentos e informes interactivos, con paneles de control más sencillos de manejar.

Actualmente muchos trabajadores suelen trabajar desde casa para complementar su trabajo en casa, fuera de horario de oficina, a modo de Trabajo Remoto. Pero cada vez más existen empleados que utilizan el Teletrabajo más como una forma de trabajar directa, que complementaria.

Por ello cada vez más es muy importante contar con las herramientas tecnológicas adecuadas para conseguir que la experiencia de trabajo desde casa sea flexible, satisfactoria y productiva.

Aunque con la crisis sanitaria del Covid-19 se ha hecho patente la necesidad de teletrabajar o de realizar trabajos remotos, dependiendo del tipo de sector en el que se esté, desde el último año y medio el incremento de empleados de empresas que lo utilizan ha ido en crecimiento exponencial. Aunque ya se prevé que después del confinamiento mundial, los teletrabajadores serán muchos menos, pero casi un 200% respecto a lo que había al principio de 2019, o dicho de otra forma, a finales de este 2020, será algo más del 100% del teletrabajo existente en enero.

Las empresas, y los propios usuarios, están percatándose de las grandes ventajas que tiene realizar este tipo de trabajo, debido a su mejora en la conciliación laboral y personal.

Según una encuesta de Gallup realizada en 2015, los teletrabajadores son propensos a implicarse más en sus trabajos, y una mayor implicación llevar a una mayor productividad, rentabilidad, implicación de los clientes y otros resultados empresariales positivos.

Pero esta forma de trabajar puede conllevar otro problema a tener en cuenta: el trabajo remoto puede provocar de forma involuntaria de la “desconexión” con el resto del equipo, perdiendo relaciones más estrechas con sus compañeros.

Para evitar esta “desconexión” es importante convertir el Trabajo Remoto en Teletrabajo.

Microsoft aconseja realizar una serie de acciones para que esta experiencia sea la mejor posible.

Estas acciones a día de hoy son recomendables que sean en tiempo real:

– Programar una agenda: Aunque los teletrabajadores no estén en la oficina, junto con el resto de compañeros de equipo, deben programarse su agenda de forma coherente y acorde con el trabajo a realizar, exactamente igual que si estuviesen en las oficinas de la empresa, en el puesto de trabajo “fijo”; entre otros pueden ser tomarse dos horas para comer, que puedan recuperar más tarde, tomarse un descanso, bien sea para tomarse un café como para recoger a los niños de la escuela… Esto es importante, ya que de esta forma puedes estructurarse el tiempo real para cada trabajo que se este realizando o para el que se tiene previsto iniciar.

– Comunicación constante: Es importante que esta agenda sea pública e informar al resto del equipo que no vas a estar en tu puesto de “trabajo remoto” durante el tiempo programado. De esta forma, sabrán cuándo volverás ara reanudar una reunión, o concretar acciones en temas urgentes que hayan surgido. Los equipos trabajan mejor cuando los miembros saben lo que pueden esperar de cada uno. También es importante estar comunicados en tiempo real, por medio de mensajería inmediata o videoconferencias de trabajo, tanto para realizar documentos conjuntos como para resolver incidencias o poner puntos en común en proyectos determinados.

– Cumplimiento de las fechas límite: Es importante que el teletrabajador no se relaje en exceso. Según la encuesta de Gallup mencionada anteriormente, la productividad al trabajar desde casa es incluso mejor que desde la oficina, ya que no tiene las distracciones características de esta, como comentar el partido de fútbol del fin de semana, como va la vida personal o la problemática con los hijos, la receta de la paella (como en algunas propagandas nos enseñan que se hace)… El teletrabajador no debe dar motivos para que la empresa, el jefe o los compañeros de equipo pierdan la fe en este nuevo modelo de trabajo eficiente.

– Usar la tecnología disponible: Estar con una comunicación en tiempo real con el equipo es fundamental para poder tomar decisiones, tanto a nivel de jefe o líder de equipo, como para cada uno de los miembros del equipo. El correo electrónico es importante para el trabajo remoto (que es fundamental), pero para el teletrabajo es un medio secundario, ya que se debe tener en cuenta que para tener una comunicación en tiempo real es más importante y necesario otra tecnología como la mensajería instantánea (Whatsapp, Microsoft Teams), conferencias (Zoom), trabajos en equipo (Microsoft Teams), CRM, etc. Como no puedes conversar presencialmente con los miembros del equipo, es necesario crear conversaciones y colaboraciones en tiempo real de forma remota, siempre que sea pertinente.

Por último comentar que usar Microsoft Office 365, no es un lujo ni algo que sea un nuevo desembolso en tecnología, ya que suele estar muy implantada en empresas y organizaciones de todo el mundo, aunque no se suele usar ni el 20% de todo su potencial, ya que desde sus inicios cuenta con herramientas de trabajo colaborativo.

Desde el primer momento en el que hemos entrado en confinamiento a causa de la pandemia del Covid-19, los medios de comunicación, tanto visuales como escritos, nos están recordando que podemos/debemos hacer Teletrabajo, para no tener que desplazarnos ni hacer acto de presencia en las oficinas de nuestro trabajo habitual, y así no contagiar o ser contagiados con el virus.

Realizar el trabajo desde casa, mediante un Computador personal fijo o desde uno portátil nos permite una flexibilidad laboral, no sólo en la distribución de tareas, sino también en la gestión del tiempo.

Utilizar herramientas como el teléfono o usar videoconferencias  para contactar con nuestros compañeros o jefe, el mails para enviar o recibir los trabajos pendientes, es una peculiaridad del trabajo remoto, pero no del teletrabajo.

Pero estos mismos medios suelen confundir las dos modalidades que tenemos para poder realizar este trabajo desde casa, llamando a todo, erróneamente, teletrabajo.

¿Qué es Teletrabajo?

Explicar que es trabajo remoto no es difícil, ya que la inmensa mayoría de la gente lo tiene asumido: trabajar desde fuera de las dependencias de la empresa desde casa, realizando el trabajo escrito que solemos hacer en la oficina, y enviar este trabajo de forma periódica para su revisión o para su ejecución.

Lo complicado es explicar que es el Teletrabajo cuando te han convencido que es lo mismo.

La primera confusión es debido a que lleva el prefijo griego “tele”, que significa “distancia” o “lejanía” y que, en este caso no es eso, ya que realmente hace referencia al trabajo realizado bajo el entorno de las telecomunicaciones.

No es lo mismo trabajar desde casa que hacer teletrabajo.

La confusión viene a que es una traducción literal del inglés Teleworking, que se refiere al trabajo que se realiza en una ubicación alejada de una oficina central o instalaciones de producción, separando al trabajador del contacto personal con colegas de trabajo que estén en esa oficina usando las nuevas tecnologías y las Telecomuniciones, según la Organización Internacional del Trabajo (OIT).

Este trabajo puede ser desempeñado indistintamente desde prácticamente cualquier lugar donde haya una conexión a Internet: en una domicilio particular, en un centro de coworking, en un hotel, en un restaurante, en un ómnibus, en un automóvil, en un cibercafé o en cualquier otro lugar.

El teletrabajo también es una excelente opción para personas con algún tipo de limitación que no pueden transportarse físicamente a su área de trabajo​ y para las personas que viven en países diferentes al de su trabajo.

Para poder realizar correctamente un buen teletrabajo, el teletrabajador tiene que tener acceso a las bases de datos que usualmente tiene desde la oficina, a reuniones virtuales y transferencia de información, lo cual le permite tomar decisiones en tiempo real, sin esperar la supervisión de nadie, maximizando su eficiencia dentro de los procesos productivos.

La descripción más precisa nos la ofrece OIT es:

“El teletrabajo es la forma de trabajo que se realiza en una ubicación alejada de una oficina central o instalaciones de producción, separando al trabajador del contacto personal con colegas de trabajo que estén en esa oficina. Las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TICs) hacen posible esta separación facilitando la comunicación”.

Una de las cualidades del teletrabajo es poder trabajar en equipo, sobre un mismo documento, simultáneamente y en tiempo real, sin esperar tiempo, algo tan preciado y escaso en nuestros días, a que otro compañero o supervisor añada información o modifique el trabajo realizado.

También es la posibilidad de usar con las aplicaciones habituales de nuestro entorno laboral, como un ERP, un CRM, hojas de cálculo, procesadores de texto u otro software con el que trabajamos en la oficina, es el objetivo del teletrabajo.

Trabajar con la Telecomunicaciones

“El trabajo desde casa ha existido siempre. Para el teletrabajo, en cambio, son imprescindibles las tecnologías de la información y la comunicación”, asegura Mar Sabadell, Profesora de Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), en declaraciones a Reason Why.

Realmente “teletrabajo” está haciendo referencia a desplazar el trabajo habitual en lugar de ser los trabajadores quienes se desplacen, como ocurre con la concepción todavía arraigada desde la época industrial, que implica el movimiento de estos hacia los centros de fabricación.

Cambiando formas de trabajar

A parte de que el teletrabajo nos permite poder realizar el trabajo de forma segura, también ofrece la oportunidad de incorporar, una vez terminada la actual crisis del Covid-19, de forma rápida y ágil, mano de obra muy acostumbrada al uso de las TIC y que no se encuentra disponible fácilmente de forma local, cercano al centro de trabajo; o mejor dicho, cerca de la oficina central.

En los años 80 esto el teletrabajo era habitual para la contratación de programadores, ya que todavía eran escasos y solian residir en ciudades distantes, incluso en diferentes continentes.

En los 90, con el desarrollo tecnológico y de los sistemas de telecomunicaciones, el teletrabajo se empieza a reconocerse como una herramienta de flexibilidad en la distribución de tareas y en la gestión del tiempo. A partir de esta flexibilidad, surgen los horarios flexibles adaptados a la globalización.

En pleno siglo 21 los dispositivos como los teléfonos inteligentes, software multiusuario como Office 365, y herramientas digitales como Skype o Zoom han permitido que se pueda teletrabajar desde cualquier lugar y momento.

Es el modo más productivo de organizarnos el trabajo espacial y temporalmente de una forma más transversal, sin barreras.

Otro dato

En España estamos muy acostumbrados a que los jefes nos supervisen el trabajo de forma presencial.

Por ello, como nos lo recuerda el Gobierno de España constantemente por los medios informativos, según datos del ministerio de estadística, sólo el 7% de las empresas españolas (pymes y grandes cuentas), están preparadas para el Teletrabajo.

Aunque la gente piensa que esto es una moda nueva y que será pasajera y desaparecerá en cuanto termine el Estado de Emergencia que tenemos en España, la realidad es que el teletrabajo surgió precisamente para evitar desplazamientos, aglomeraciones y problemas de movilidad al tiempo que se reducía el consumo energético en plena crisis del petróleo en los años 70 en Estados Unidos; o sea, desde hace unos 50 años.

Y actualmente, con las nuevas tecnologías en comunicación, es más fácil y económico realizarlo.

Y si no ¿por qué surge las tecnologías 3G, 4G y la actual 5G? ¿Para ver mejor las películas desde el móvil?

En resumen

– Trabajo Remoto es aquel que podemos hacer desde fuera de la oficina en diferido, recibiendo y enviando el trabajo realizado para su supervisión, teniendo un tiempo de espera de minutos u horas para saber si es correcto o no lo realizado.

– Teletrabajo es aquel que podemos hacer desde fuera de la oficina instantáneamente, sin esperar nada para la supervisión, y poder tomar decisiones en tiempo real.

– En España las empresas no están preparadas para el teletrabajo, pero no por dificultad técnica, sino por confusión de conceptos.

– Con la actual transformación digital que las grandes empresas tienen implantadas, y que las Pymes se están dando prisa en adoptar, el teletrabajo ya no depende de una conexión fija en un lugar único, sino que se aprovecha de la hiperconectividad y la hiperinformación.

Desde el pasado 17 de marzo, el Gobierno de España ha recomendado el teletrabajo para frenar los contagios de Covid-19.

Mientras que las Multinacionales implantadas en España, nacionales o extranjeras, grandes empresas y algunas mediana empresa, tienen de hace tiempo esta modalidad de trabajo como forma opcional o supletoria, el resto de empresas, realmente el tejido empresarial español, no lo tenían preparado, no lo ven productivo, lo consideran un gasto superfluo  o, tan siquiera, sabían que existía.

Pero ahora, muchas de estas empresas han tenido que implantar el sistema de trabajo remoto, como poco, dándose cuenta, la mayoría, de lo beneficioso que puede ser que esta modalidad la tengan como opción. Y si este trabajo remoto lo convertimos en teletrabajo, ya hay Pymes que les ha encantado, en especial para la contratación en plantilla de personal que viven fuera de la Comunidad Autónoma y no pueden desplazarse.

Sobre la diferencia entre trabajo remoto y teletrabajo, ya hablaré más adelante, en el siguiente artículo, por ahora indicar que no es lo mismo, aunque la gente últimamente utiliza las dos acepciones para definir el trabajo desde fuera de la oficina.

Sólo indicar que “Tele-Trabajo”, aunque utiliza la palabra griega Tele (lejos), no se refiere al trabajo desde lejos, que sería el trabajo remoto, sino que es una simbiosis entre las palabras Trabajo y Telecomunicaciones. Realmente estaríamos hablando de “Trabajando con Telecomunicaciones”.

Pero insisto, ya hablaré de ello en el siguiente artículo.

Subvención ICO

El Gobierno de España ha aprobado una línea de crédito ICO (Instituto de Crédito Oficial) pasa los dos próximos años, por valor de 200 millones de euros, para las Pymes, para agilizar su digitalización y consolidar sus plataformas y soluciones para el teletrabajo.

Esta subvención ha sido incluida en el Anexo del BOE del miércoles 18 de marzo de 2020.

Esta subvención del estado, por medio de una linea de crédico del ICO, es para la compra y leasing de los equipos y servicios para poner en marcha la digitalización en la Pyme, en especial las soluciones de teletrabajo, tal como se indica en el punto 3 del Anexo (ver imagen).

Entre estos servicios, se incluyen el asesoramiento para el diseño de la implementación del sistema de teletrabajo y la formación de su utilización para los usuarios.

Sólo hay un 7% de teletrabajadores

Según los datos facilitados por el INE (Instituto Nacional de Estadística), España no está preparada para el teletrabajo. Estos datos revelan que antes de la crisis del Covid-19, sólo el 7% de los trabajadores españoles (1,4 millones de personas), teletrabajan de forma ocasional.

Aunque las empresas piensen que con un simple trabajo remoto (teléfono, mail y un PC en casa del trabajador) es más que suficiente, la realidad es que el teletrabajo es un inmenso reto para la mayoría de Pymes.

La implantación del teletrabajo en una empresa, sea del tamaño que sea, siempre dependerá del tipo de actividad. No tienen las mismas necesidades una tienda de ropa del hogar, que puede ser inviable, que una comercial de productos industriales. En este último caso, en la Europa Comunitaria, empieza a ser impensable no tenrlo establecido.

Es más, en la mayoría de casos se ha demostrado ser un elemento para aumentar la productividad de algunos de los puestos de trabajo, en especial para la conciliación familiar, necesario en algunos casos, y que si lo analizamos bien, no reporta malestar a la empresa ni, mucho menos, pérdidas reales de tiempo.

Y sobre todo, es indispensable para la contratación de talentos que se encuentran fuera de las posibilidades de la Pyme, ya que algunos de estos están a cientos de kilómetros de distancia, en otras ciudades a horas de viaje e incluso en otras Comunidades Autónomas o países de la Comunidad Europea.

En definitiva, son más formas de que la Pyme sea más productiva, eficaz y eficiente con respecto a sus clientes.

La llamada transformación digital es mucho más que lo que mucha gente conoce como digitalización, mucho más que la creciente digitalización del Todo: de documentos, de servicios, de espacios físicos, de transacciones, de nuestros hábitos, de la tecnología…

Es mucho más que eso.

Es la transformación de las expectativas de las viejas metodologías de negocio, hacia las nuevas formas de hacer transacciones.

Cada vez más nuestros clientes, y nosotros mismos, entramos en nuevas formas de consumo, nuevas formas de producir y por tanto modelos de negocio cada vez más diferentes.

En nuevas formas de relacionarnos.

Esto pasa cada vez más de una forma más abierta en muchísimos de los sectores.

No es algo tecnológico que se queda en el mundo de la tecnología.

Reamente se trata de una transformación donde confluyen diferentes dinámicas económicas.

Lo primero importante en la transformación es escuchar, observar y ser perspicaz con lo que ocurre a nuestro alrededor.

Porque no vivimos en la época de ignorancia y oscurantismo, si no todo lo contrario, tenemos a nuestro alcance todo el conocimiento que podamos necesitar.

¿Cuánta gente había renegado de Internet hace 30 años? ¿Cuánta gente no creía que se pudiese trabajar desde casa por Internet incluso hace 10 años?

Hace 40 años había gente que auguraba que la informática era una moda pasajera sin futuro, lenta y que no servía para nada en las empresas.

O hace 20 años había quien creía que el ordenador no pasaría de ser una mera máquina de escribir con pantalla.

Mucha gente, más de la que nos podemos creer. Sectores completos. Gente que hoy en día no pueden trabajar sin las computadoras y sus conexiones móviles.

¿Tenían razón esas personas? Sí, desde sus limitados conocimientos, realidades y su entendimiento del mundo.

Muchas veces vivimos en burbujas que nos aíslan la realidad.

Y no olvidemos que es irracional creer que lo sabremos todo.

Tu negocio, sea cual sea su estructura, modalidad y propósito, no vive aislada del mundo, aunque solo actúe de manera local.

Aunque no lo quieras, tu empresa es (y debe ser) abierta al mundo.

Las estrategias planteadas desde hace 40 años, incluso sólo desde hace 15 años, no se parecen en nada a las actuales, ya que el secreto para crear la estrategia actual más adecuada, está en entender cómo tu organización se relaciona con el mundo.

Indicar “mundo”, me refiero a sus distintos cambios y sistemas, no sólo a los convencionalismos a las que se le da una importancia más allá de la lógica en las escuelas de negocios (inversores, proveedores, socios…) o de diseño (clientes, usuarios…).

Y lo más importante a tener en cuenta es que debes plantearte que tu organización va a cambiar incluso sin tener intención alguna de hacerlo.

Lo más improbable, es que el futuro sea exactamente igual que ahora.

Lo más probable es que el futuro cambie de una forma no controlable por nosotros.

Entonces ¿qué medidas tienes para anticiparte? ¿Cómo son? ¿Cómo te relacionas? ¿Cómo analizas o interactúas con los cambios que suceden en tu entorno y que afectan directamente a tu empresa?

Momento de Cambios

Vivimos en un momento de cambios profundos, menos profundos, y superficiales. Cambios en múltiples estatus y niveles. Tendencias en diseño gráfico, metodologías de venta, branding, retail, movilidad…

Aunque parecen no tener nada con otras transformaciones más profundas, están todas interrelacionadas y, muchas veces, muy unidas.

Por todo esto, sea cual sea tu sector, sin importar qué servicios ofrezcas, te puede interesar tratar de entender los cambios para poder adaptarte a ellos según vayan llegando.

Es posible que este 2020 tenga nada que ver con aquello que anhelábamos o temíamos hace 10 años.

O puede que sí.

Nadie lo sabe, porque exceptuando informes hechos a medida, encargados por una empresa para su empresa y para sus productos y servicios, el resto de informes se quedan cortos, escuetos y demasiado generalistas, porque esa información está en bruto y muy distanciada de la realidad de cada organización.

De tu realidad y de la realidad de tu organización.

Por ello la transformación debe anticiparse a los cambios que hoy podemos ver y percibir.

No podemos hacerlos sobre supuestos de quien dice conocer el futuro o de intereses de multinacionales.

Insisto en recalcar la importancia de considerar que el futuro no existe ni existirá, por definición propia, ya que el futuro es aquello que todavía no ha ocurrido. Por lo que suena raro asegurar que alguien sabe lo que va a pasar.

Y porque no existe ninguna prueba de que esté predeterminado, y no hay ni una probabilidad por las que el universo en el que vivimos predetermine el futuro. Por mucho que alguien crea que escribiendo un artículo sobre tendencias de futuro y publicándolo se convertirá en realidad.

¿Cuántas veces hemos leído que habrá una determinada tendencia en el mercado para el año próximo, y esta se repite durante 3 años seguidos?

Es por ello que la misión de STROLABI en general es proporcionar las herramientas con las que puedas trabajar y plantearte estratégicamente como prepararte no ante un único futuro, sino ante las diferentes posibilidades que en él puedan surgir.

¿La Transformación digital no es para ti?

No es para ti si:

• Buscas que alguien tenga una barita mágica que todo lo soluciona de forma inmediata.

• No quieres esperar a ver los resultados previstos a medio o largo plazo; o sea, entre 6 meses y 3 años.

• No te preocupa no conocer lo que hacen tus clientes, como compran y porque compran. Ni como lo hace tu competencia ni tus proveedores.

• Si piensas que sólo leyendo informes de tendencias de tu sector y cambiando la informática de tu empresa ya es suficiente. Pero… ¿realmente has visto alguna vez que eso haya funcionado?

Sí es para ti, si:

• Quieres entender un poco más qué está pasando sin tener que leer informes de tu competencia de hace 6 meses después de que ellos hayan reaccionado y se hayan desmarcado de vosotros.

• Trabajas en un sector con contantes variaciones en la demanda de productos/servicio y en la forma de comprar de los clientes.

• Trabajas en un sector que implica pensar en estrategias deferenciales, activismo social… O te mueves con el cliente o este se te escapará de las manos fácilmente.

• Te has leído artículos y libros sobre transformación digital, o sobre digitalización, y ya entiendes  o empiezas a entrever la posibilidad positiva de implantarlo en tu negocio.

• Después de hacer un cambio tecnológico radical en tu negocio, te planteas “¿y ahora qué?” o “¿cómo hago para que este cambio empiece a dar frutos?”.

STROLABI está aquí para cuando consideras que es para ti

¿Y STROLABI qué?

Estamos para ayudarte a interactuar con los cambios que suceden en tu entorno que podemos ver y percibir y que te anticipes a ellos.

Y si consideras que la transformación digital es para ti, contacta con STROLABI para poder iniciar una colaboración “de futuro”.

Transformación Digital, es el proceso por el que la empresa reorganiza sus métodos de trabajo y estrategia, para obtener más beneficios mediante la eficiencia con las tecnologías.

En el anterior artículo sobre los Primeros Pasos hacia la Transformación Digital, indicaba que las empresas de nuestro futuro actual, son aquellas que hoy se están adaptando, de forma constante, al mercado cambiante.

Una vez iniciado los primeros pasos hacia la Transformación Digital, no debemos quedarnos sólo en el cambio tecnológico, que es justo donde termina el artículo anterior, sino que para terminar esta transformación, la Pyme debe concienciarse de realizar otro tipo de cambios, no sólo tecnológico, sino también de Metodología y de Cultura de Empresa.

La Pyme ha iniciado un viaje hacia el futuro.

Pero no hacia el futuro de 20 años vista, sino de 6 meses vista.

Actualmente ya no se puede prever que pasará a 20 años vista, ni a 5 años vista.

Podemos intuir que pasará o que tendencias predominarán a 2 año vista.

Lo que sí está claro es que podemos predecir casi sin ningún error que nos puede pasar a 1 año vista, por lo que debemos tener nuestra estructura empresarial prevista para las posible fluctuaciones que puede tener el mercado en todo momento.

Ser fluidos, cambiantes y, en definitiva, adaptables, es la meta hoy por hoy de la inmensa mayoría de las Pymes, para poder seguir en el mercado y poder conseguir beneficios.

Después de realizar los Primeros Pasos hacia la Transformación Digital, ya tienes la empresa digitalizada

¿Y ahora qué?

Ahora toca iniciar nuevos pasos para poner todo en marcha y que la productividad sea eficiente.

Procesos Digitales

Después de las fases del paso de la digitalización, el siguiente paso es el de crear los procesos digitales.

La frase “procesos digitales” suele estar en boca de demasiada gente, más con miedo que con ilusión, porque muchos de ellos no saben realmente lo que quiere decir, o no saben explicar que es.

En Strolabi solemos decir que los Procesos Digitales son aquellas acciones, tanto administrativas como técnicas, que dejan de ser repetitivas manuales y pasan a ser automatizadas.

Y aun así va mucho más allá de esta explicación, ya que también concierne a la forma de procesar la información que constantemente nos llega y que , desafortunadamente, no solemos registrar.

Implantar estos procesos digitales pasa por tres fases básicas.

Aunque dependiendo del sector y de la idiosincrasia de la empresa, puede ser ampliada en muchas más fases.

– Cambios Iteractivos

Los cambios iteractivos hacen referencia a la optimización de los cambios culturales y de estrategia empresarial, para mejorar la participación tanto de los usuarios como de los clientes.

Según Mohrman y Cummins, los cambios Iteractivos proveen a las empresas de la habilidad para una continua transformación y mejora, tomando en cuenta que se debe:

– Cambiar los sistemas de organización, para integrarlos a la transformación

– Eliminar las situaciones de burocracia repetitiva, que generan incertidumbre.

– Ser flexible frente a las conductas del mercado actual

– Atender a los intereses de todos los usuarios de la organización.

– Implementar el autodiseño se en todos los niveles de la Pyme, desde los primeros pasos de la transformación, hasta su implementación operativa.

Para que el cambio iteractivo sea eficiente, se debe determinar y clarificar donde están los “Puntos de Apalancamiento” en la empresa.

Estos puntos de Apalancamiento pueden ser elementos tecnológicos mal diseñados o personal no cualificado que quieren convertirse, de una forma deshonesta y engañosa, en indispensables para la empresa.

Su implementación incrementa la conciencia cultural y permite desarrollar estrategias digitales específicas de intervención, eliminando cada uno de los puntos de apalancamiento de acceso Y multiplicando las posibilidades para con los clientes.

– Estrategia digital.

A partir de este paso y ya teniendo la fase de los cambios iteractivos en funcionamiento, llega el momento de iniciar las estrategias digitales.

Por estrategias digitales debemos entender el como usar y cuando todos los recursos digitales a nuestro alcance (ordenadores, servidores, programario de  gestión de empresa, Redes Sociales, internet,…)

Estas estrategias digitales a definir son básicamente dos:

– Estrategia digital de Marketing.

– Estrategia digital Comercial.

Evidentemente cada una esta interrelacionada, pero no son la misma estrategia.

Años atrás la estrategia de Marketing era la misma que la Comercial. Pero esto se ha visto a veces que no concuerdan, por lo que se deben hacer de forma paralela, pero coordinadas en esfuerzos y objetivos.

La estrategia de Marketing digital se encarga del mensaje y objetivo; la estrategia digital comercial se encarga de como, a quien y cuando.

– Gestión de la Información Empresarial.

La tercera fase, y posiblemente la más importante en el paso de los procesos digitales, es la de estructurar y centralizar toda la información empresarial en un único punto, una única base de datos.

Por Información Empresarial debemos entender todo aquello que es de interés para el día a día de la empresa, como la información de clientes (dirección, contacto,…), facturación, contabilidad, gestión de producción/almacén, productos/servicios, así como toda la información que podamos recibir en el entorno de cada uno de los clientes y sus quejas.

Actualmente ninguna empresa puede consentir, ni soportar, el tener múltiples bases de datos para cada una de las gestiones a realizar, en especial cuando se necesitan cruzar datos entre ellos para poder tomar decisiones empresariales.

Contabilidad, facturación, producción y ventas  deben estar enlazados de forma transparente.

Para ello lo mejor es implantar un ERP (“Enterprise Resource Planning“).

Hace muchos años, cuando empezaron a surgir los programas de contabilidad empresarial, la facturación era un programa independiente y cuando un prospecto pasaba a ser cliente, toda la información necesaria para darlo de alta (CIF, dirección, contacto,…) debía hacerse por triplicado (comercial, contabilidad y facturación), con los consiguientes posibles errores de que alguno de los datos se introdujesen erróneamente en alguno de ellos.

A día de hoy, lo más lógico es que se introduzca entorno a un ERP, ya que cuando se genera una factura y esta se paga, queda registrado en el asiento correspondiente del cliente.

Pero desafortunadamente hoy en día muchas pymes siguen trabajando con programas independientes y múltiples BBDD, como si cada departamento fuesen empresas diferentes y competencia entre sí.

A veces, por desconocimiento de la existencia de estas suites, pero muchas a veces por los burócratas profesionales, creadores de puntos de apalancamiento de acceso, que les preocupa más ser “indispensables” para la empresa, antes de que la empresa avance de forma ágil y certera.

Por ello, lo primero que debe hacer una empresa al digitalizarse es concretar la unificación de estos procesos digitales.

Con el ERP gerencia y los responsables de área pueden utilizar los parámetros que se pueden obtener, para realizar tablas cruzadas, con datos reales, y poder tomar decisiones casi de forma inmediata.

– Grupos Multidisciplinares Interdepartamentales.

Lo primero que debemos tener muy en cuenta es que los responsables de cada área no deben mirar que su departamento es mejor que el resto, sino que deben de tener mente empresa y estar mentalizados que unos si los otros la empresa no puede funcionar.

Una de las puntos importantes que se STROLABI enseña en la empresa digital en este paso, es que deben existir grupos multidisciplinares interdepartamentales.  Todos aportan información y todos se benefician de ello.

Esto quiere decir que para poder trabajar, ante cualquier reto, problema u oportunidad de negocio, se deben crear grupos de trabajos en los que se deben incluir miembros de ventas, administración y producción. No los jefes de estos departamentos, ya que esa no es su función, sino otros usuarios que estén más duchos en cada una de sus competencias.

El motivo de crear estos grupos de trabajo interdepartamentales es para que cuando se busque un nuevo producto o servicio, una solución al problema o una nueva oportunidad de negocio, cada miembro del grupo deberá aportar las posibles vías para que el reto sea positivo.

Por ejemplo, no se puede determinar ofrecer un nuevo servicio a un cliente, sin no se tiene personal cualificado para ello y si no conocemos los costes empresariales derivados de la gestión antes, durante y después de ofrecer el servicio.

Muchas veces las empresas tienen la genial idea de ofrecer un nuevo producto o servicio, novedoso y que lo reclama el mercado. Pero la realidad, en la mayoría de los casos, es que termina siendo un fracaso porque no se tiene al personal cualificado, o que los costes de realizarlo es tan alto, que se está perdiendo dinero.

¿Se puede realizar esto sin que sea un fracaso económico? Sí, pero si cada una de las áreas de la empresa se esfuerza en encontrar soluciones conjuntas, mediante estos equipos multidisciplinares interdepartamentales.

La reunión de estos grupos no es imprescindible el tener que estar físicamente en alguna sala de reuniones.  Strolabi recomienda realizarlas mediante reuniones telemáticas simultáneas entre todos, ya que no se debe esperar a que todos estén presentes y sin importar la ubicación actual de cada uno de ellos.

Gestión Comercial Digital

En los procesos digitales he obviado los procesos de Gestión Comercial, ya que en la empresa digital, la parte comercial es de suma importancia, ya que a partir de ahora el cliente debe ser el centro de interés de la empresa.

Pero esta importancia no tiene validez si las otras dos partes (administración y producción) no están perfectamente conjuntadas y coordinadas de cara a la empresa.

La gestión comercial digital ya no es exclusiva del departamento de ventas, sino que es toda la empresa la que participa en ello.

Para que la Gestión Comercia Digital esté plenamente funcionando, se deben realizar las 4 Fases siguientes

– Gestión de la Información Comercial.

De la misma forma que toda la empresa debe tener un ERP, o programa de gestión empresarial, el departamento de ventas de la Pyme debe tener un CRM (Customer Relationship Management).

Este software sirve para poder tener centralizada en una única base de datos, en un único punto, toda la información del cliente, susceptible de ser de interés para el vendedor y la empresa.

Ya no sirve que cada comercial tenga su propia base de datos o Excel en el que incluye toda la información que a él le sirve, y que suele desaparecer bien cuando el comercial cambia de forma de trabajar (porque la empresa se lo exige o porque ha leído un artículo en internet sobre nuevas metodologías de algún gurú de moda), o porque el vendedor deja de prestar los servicios en la Pyme, llevándose esta base de datos o/y no informando a nadie que existe.

Cualquier trabajador que interactúe con el cliente, debe informa de ello, introduciendola en este programa, e informar de la solución aplicada. También sirve para que el propio comercial indique de que ha hablado con el cliente o la información que este le ha proporcionado.

Toda esta información siempre sirve para que el comercial pueda prever que puede necesitar, que está buscando en el mercado o cuando podría necesitar una solución al reto que se le viene encima.

Los actores que interactúan con el cliente son:

– Departamento de administración: la generación de una factura y el aviso de que el cliente lo ha pagado o no, debe ser un proceso automático, pero también deben introducirán la información relativa a una queja, un nuevo servicio o producto que le ha comentado durante la llamada de teléfono o mail recibido,…

– Departamento de Producción/Servicios: Cuando se está realizando un producto/servicio para el cliente y surge cualquier incidencia o cambio por parte del cliente, esto debe quedar reflejado, para que el vendedor pueda tener conocimiento de ello y que pueda tomar decisiones respecto a modificar el precio final, ofrecer un nuevo producto/servicio,…

En una empresa digital ya no sirve el seguir utilizando “papelitos” para avisar de un aviso de llamada telefónica de un cliente o prospecto. Estas notas sueles traspapelarse, terminar debajo de más papeles o terminar en la papelera. Strolabi recomienda que todos los empleados dispongan de correo interno, que es gratuito y necesario.

– Social Media.

Desde el área de Marketing debe crear material necesario para genera el Social Media, como infografías, videos promocionales y, en definitiva, la línea general de actuación, así como material que debe ser suministrado al cliente y prospectos para que les pueda interesar lo que la empresa hace.

No debe confundirse con el Social Selling, ya que este debe nutrirse de lo que se genera en Marketing, para poder contactar de forma personalizada con el cliente.

Este traajo también puede subcontratarse a gente con experiencia, por lo que la Pyme no debe tener a alguien contratado para ello.

– Social Selling.

Aunque el Social Media y Social Selling suele confundirse, son dos fases separadas, aunque totalmente relacionadas entre sí.

El antiguo concepto de que el vendedor debe estar en la calle para conseguir pedido, desde hace más de 5 años ha pasado a la historia.

Actualmente el vendedor debe dominar las redes sociales, en especial las empresariales como el LinkedIn, para poder localizar clientes potenciales, contactar con ellos y concertar reuniones, presenciales o telemáticas.

Las buenas empresas, los mejores clientes, sólo quieren que el vendedor les visite físicamente para dos motivos esenciales:

– Cuando han tenido un problema serio y desean que el proveedor se disculpe.

– Para hablar de nuevas oportunidades de negocio, mientras almuerzan distendidamente.

Para el resto de ocasiones, en especial para los primeros contactos y los cierres de pedido, las reuniones telemáticas, bien de forma únicamente telefónica o por medio de video conferencia, es más que suficiente.

El motivo es bien simple. Por parte del cliente se está el tiempo preciso, para concretar el tema y no se alarga más de la cuenta. Por parte del vendedor no se pierde tiempo en los desplazamientos ni en las esperas para que le atiendan, que puede estar utilizándolo para contactar con otros clientes o prospectos.

Saber utilizar las redes sociales donde el cliente esté interactuando es fundamental hoy en día.

El comercial debe utilizar el material del Social Media generado desde Marketing para poder interesar, de forma personalizada, al prospecto para que se vuelva cliente; y al cliente para que genere nuevos negocios.

Por ello una parte importante del Social Selling, a parte de las comunicaciones por las redes sociales, es la generación de Artículos de contenido.

La empresa debe disponer de un área en su web para que los comerciales puedan generar artículos propios, con su nombre, sobre los temas determinados como de interés pos su empresa, como por ejemplo un blog, para ubicar estos artículos de contenido.

Muchas empresas suelen caer en el error muy generalizado de que sea una única persona la que genera estos artículos. Esta persona suele ser alguien del departamento de Marketing o el director del departamento de ventas. Alguien que suele no estar al día con las necesidades del mercado.

La realidad es que clientes y prospectos desean poder hablar o tener como comercial asignado, a la persona que sabe del tema y que escribe los artículos de contenido.

– Venta digital

Ya tenemos al departamento comercial a pleno rendimiento y productividad, generando pedidos de calidad y de mayor beneficio para la empresa.

Como última fase, si el tipo de producto que ofrece la empresa así lo permite, es generar una página de e-Commerce, para que clientes impulsivos, o que no desean hablar con un vendedor, puedan realizar una compra on line rápida y fiable.

Para ello puede crearse de varias maneras:

– Dentro de la propia web. Esto conlleva un mantenimiento interno tanto a nivel técnico como de introducción de información. También conlleva un trabajo adicional de SEO para que su tienda virtual esté bien posicionada entre el resto de la competencia.

– En una plataforma externa. Aunque visualmente aparezca integrada en su página web, se puede contratar una plataforma del pago por uso (PaaS) para su e-Commerce. La ventaja principal es su bajo coste, ya que además del alquiler por uso, suele incluir el servicio de SEO. La desventaja es que no se suele tener el control tan inmediato ni directo. Un PaaS suele ser beneficioso económicamente, ya que el coste es mucho más reducido y tendrán incluidos múltiples servicios necesarios. Y si ya no se desea trabajar con la tienda virtual, se anula ese mes el servicio y se deja de pagar.

Si los productos que ofrece la empresa no cambian constantemente en el tiempo, el PaaS es la mejor opción. Si el producto cambia constantemente (ropa, alimentación,…) tener la tienda en su servidor de web es ideal, bien esté el servidor dentro de las oficinas, en el cloud, o en un hosting externo.

Este nuevo sistema digital de ventas es la actual metodología, no es una moda, y ha llegado parta quedarse.

Mentoring Comercial

Un último paso, opcional (pero muy recomendado), es el contratar a un mentor comercial para tener una mayor amplitud de criterios ante la toma de decisiones y solucionar retos o problemas corporativos a medio y largo plazo, su herramienta es la experiencia y se implica en la visión, evolución y resultados de la empresa, a partir de una perspectiva más elevada, dibujando un nuevo road map y determina conjuntamente con la empresa qué quieren hacer, qué quieren ser, dónde quieren ir, ayudando a decidir la estrategia y acompañando en el viaje.

El mentor, con su experiencia de años, les beneficiará porque:

– Reduce el tiempo desde que se implanta la digitalización, hasta que se está plenamente productivo.

– Enseña a utilizar correctamente las tecnologías digitales.

– Aconseja como contactar digitalmente con los clientes y prospectos

– Acompaña a los vendedores a solucionar los retos que van surgiendo.

– Es un apoyo fundamental en el trabajo del Director Comercial, durante el proceso de implantación de la Transformación Digital.

– Ayuda a reconstruir la Metodología de ventas, de forma personalizada, para la empresa.

– Diseña listados cruzados necesarios para las tomas de decisiones.

Los Mentores de Strolabi están cualificados con años de experiencia en ventas, que les aconsejaran y acompañaran en su viaje.

Un estudio de McKinsey dice que los proyectos que han contado con un mentor con experiencia, tienen un 35% más de éxito que los que no lo han tenido.

Este mentor enseña y vigila para que la empresa no se desvíe del proyecto ni del objetivo

El trabajo bien hecho no tiene fronteras. El trabajo mal hecho no tiene futuro.

Las empresa líder en un sector, es aquella que sabe reinventarse cada año.

Las empresas de nuestro futuro actual, son aquellas que hoy están sabiendo adaptarse, de forma constante, al mercado cambiante. El futuro actual ya ha llegado, ya está aquí desde hace años.

El mañana es hoy.

La Transformación Digital es el paso lógico para adecuar toda empresa, tanto multinacional como Pyme, a Industria 4.0.

Para iniciar esta transformación, la Pyme debe entender que debe dar un Primer Paso: concienciarse de iniciar este proceso.

Según Nacho Arrieta (DELL EMC), el camino que las empresas deben realizar hacia la Transformación Digital es:

Debemos tener en cuenta que cada vez más las empresas deben ser líquidas, fluir al ritmo del mercado, ya que ello nos permite poder cambiar nuestrorecorrido, sin perder nuestro destino, ser calmados o agresivos, cuando sea preciso.

La empresa del futuro debe ser:

– Ágil.

– Flexible.

-Modular.

– Eficiente.

– Horizontal.

– Especializada

– Versátil.

– Dinámica.

La velocidad de reacción cada vez más es de suma importancia y los equipos multidisciplinares interdepartamentales es la solución.

A partir de ahora ya no podemos hablar de Probabilidades, sino de Posibilidades.

Una vez se ha decidido incrementar nuestras posibilidades, debemos realizar la transición a empresa digital, por lo que es preciso iniciar el proceso por fases productiva no saturables.

Por ello es importante ir realizando los pasos secuencialmente.

Una casa nunca se empieza por el tejado, siempre se empieza por los cimientos, después las paredes y por último el tejado. Pues la Transformación Digital es exactamente lo mismo.

“El trabajo bien hecho no tiene fronteras. El trabajo mal hecho no tiene futuro”.

Decisión Interna de ejecutar la Transformación digital en la empresa

Cuando el CEO de la Pyme ha decidido iniciar la Transformación Digital, debe empezar por realizar una serie de procesos para su consecución.

Lo primero es decidir que experto profesional les ayudará a dar este transcendente paso.

Para ello lo mejor es realizar las correspondientes preguntas sobre como se aplicará la transformación y, lo más importante, si se acometerá todo de una sola vez o por fases sucesivas, con timing preestablecidos.

Si se acomete de una sola vez, cabe la posibilidad de colapsar la empresa y tener muchas pérdidas, ya que suele ser un cambio traumático para todos los miembros del negocio.

Aunque acometer el proyecto sin fases parezca una cosa ilógica de hacer, es demasiado habitual encontrarnos que proveedores de las pymes se lo implanten de golpe, durante meses, con cambios constantes.

Cada fase debe ser realizada de forma que permita ser asimilada con tiempos preestablecidos. Y si una fase no se ha asentado mínimamente, la siguiente está abocada al fracaso.

La elección de la consultoría de la Transformación Digital, por el simple hecho de que sea la más económica, la más cara o el proveedor más conocido, seguro que no cubrirá todos los ámbitos necesarios de una Transformación Digital.

El proyecto más económico será incompleto, darán excusas ante cualquier contratiempo y usarán a consultores primerizos o becarios para su formación, sin haberlo mencionado antes. Una estructura simple y si demasiada experiencia.

El proyecto más caro ofrece timings excesivamente largos, y con varias opciones respecto al consultor: o desaparece grandes temporadas, ya que está en varios proyectos simultáneamente, o usará ayudantes que no tomarán decisión alguna, sin que el consultor Senior no dé el visto bueno. Una estructura extremadamente compleja e innecesaria y con experiencia en proyectos largos.

En Strolabi nos adaptamos al cliente, al ritmo que desea ir. No queremos que el cliente se adapte al proyecto presentado, ni que sea el proyecto el que defina el tipo de negocio que deberá ser a partir de ese momento.

Conocimiento Empresarial

Una vez que el CEO ha determinado quien implantará la Transformación Digital en su negocio, el siguiente paso es el conocimiento empresarial.

Estepaso es fundamental para aclarar conceptos e ideas del equipo directivo y, sobre todo, para que el consultor pueda entender a donde quiere llegar el cliente, para el diseño del proyecto.

El CEO debe reunirse con los asociados y directivos para definir:

– La misión real de la empresa.

– La visión actual de la empresa.

– Estado actual de la empresa.

– Objetivos a alcanzar a medio y largo plazo (entre 3 meses y 3 años).

Con esta Declaración de Intenciones, el consultor puede empezar a trabajar y dar una valoración certera del coste y timings de la implantación.

De esta paso debe haber salido:

– Conocimiento de los puntos fuertes y débiles del negocio.

– Diferenciación competitiva actual.

– Diferenciación competitiva futura.

– Enfoque de los servicios reales a ofrecer a los clientes.

– Conocer talentos reales de los usuarios actuales y que otros talentos hacen falta.

– Definición del nuevo modelo cultural para los usuarios.

– Creación de equipos multidisciplinares interdepartamentales (no con el equipo directivo, sólo con usuarios)

En Strolabi denominamos usuario a todo trabajador, desde el CEO hasta los becarios, que intervienen en los procesos digitales de la empresa. Por procesos digitales se entiende toda aquella gestión que ayude a que el cliente teng una experiencia excepcional con la empresa, lo que se denomina Experience Wow!

Digitalización

Una vez realizadas los dos pasos iniciales, que suelen ser las más difíciles, las que más retraso puede acarrear y la que los directivos suelen tenerle más miedo, se ha conseguido llegar al paso más conocido, pero que si no se acomete correctamente y con rigurosidad respecto a la información obtenida en los pasos anteriores, el proyecto se convierte en un gasto inútil en vez de una inversión rentable.

Para acometerla, el consultor debe tomar este paso como una prolongación de la anterior, del conocimiento empresarial y no de forma independiente, debiendo conocer:

– De que tecnología dispone la empresa para dar el servicio de experiencia al cliente, tanto de software como de hardware.

– Partiendo de los objetivos a medio y largo plazo, recogidos en el paso anterior, analizar la tecnología necesaria, existente o no, eb la empresa.

– Asesorar sobre la tecnología a implantar, tanto si el cliente la tiene, le falta o le sobra.

– Analizar las comunicaciones, adecuándolas a la transformación digital.

– Diseñar el organigrama de optimización de recursos, enfocándolo hacia el usuario.

– Analizar las métricas necesarias de los procesos.

– Reubicación e implementación de la Digitalización de la empresa.

En Strolabi denominamos “reubicación” de elementos de la Digitalización, porque sabemos que en muchos casos la tecnología en las empresas está diseñada y dimensionada para facilitar la consecución del único objetivo antiguo, el del exclusivo beneficio económico, por encima del cliente. Y porque también sabemos que el mercado informático está sobredimensionado, por lo que se adquieren elementos no necesarios para ciertas funciones.

En este punto debemos tener muy en cuenta que gran parte del enfoque de la empresa, es que debe acometer dentro de la Transformación Digital la movilidad para incrementar la productividad, por lo que se optimizan los puestos de trabajo y se pueden llegar a reconvertir de fijo en una mesa de trabajo a móvil, dependiendo de la función actualizada, por lo que los portátiles, tablets y smartphones deben estar muy integrados en la estructura, tanto de red interna, como de comunicaciones.

Aun nos quedan unos pasos y fases para terminar de implantar la Transformación Digital, pero mejor no hacer este artículo demasiado denso.