Contrario a
lo a la creencia popular, el Smart Working pocos empresarios avispados lo
quieren en su transformación digital, ya que eso de “trabajar cuando sea y
desde donde sea”, se ha demostrado poco productivo: se trabaja más horas que un
reloj, aunque estés de vacaciones y en la playa y produce la insatisfacción del
teletrabajador, por lo que a la corta, el rendimiento y la productividad cae en
picado.
Pero en
cambio todos están adaptando y
rediseñando sus entornos y puestos de trabajo, modelos de negocio, conceptos y
prácticas de trabajo, con el objetivo de mejorar la productividad,
satisfacción, compromiso y rendimiento de sus empleados: el Smart Working.
Dos palabros
muy parecidas, pero de conceptos muy diferentes, que genera confusión.
La Revolución del Smart Workplace
El Smart
Workplace es un concepto, no tan nuevo como muchos piensan, que ayudar a las empresas
y profesionales, a alcanzar su máximo potencial y rendimiento dentro del
Post-confinamiento, este nuevo escenario que nos está llegando a marchas
forzadas y que pocos ven como adaptarse.
Para generar
todo esto, se debe realizar un buen estudio del puesto de trabajo del futuro,
del puesto de trabajo inteligente, del Smart Workplace. Esto se realiza
maximizando las tecnologías necesarias en cada caso y el diseñando los espacios
para fomentar la colaboración, felicidad y motivación de los empleados.
Esto no deja
exento el impacto que la transformación digital deja o puede jedar en las
empresas y profesionales, así como el impacto de la flexibilidad y del Tele
Working en la productividad de los equipos.
Tras analizar
todo ello se hace entrega a la empresa las conclusiones mediante consejos y
recomendaciones para implementar, potenciar y maximizar estos nuevos entornos
inteligentes y nuevos modelos de trabajo.
El entorno de trabajo, en especial el puesto de
trabajo, está cambiando internacionalmente, y España no es un país aparte que
no le afecte.
Estos cambios se verán cada vez más a partir de
este próximo septiembre, ya que los avances en la tecnología, un cambio generacional
de líderes (no de jefes) y las diferentes formas en que las empresas se ve
obligado a trabajar de cara con sus clientes, los cuales están cambiando sus hábitos
a causa del confinamiento, y que seguirán aplicándolos en el
post-confinamiento, que están impulsado la necesidad y la demanda de un nuevo
tipo de puesto de trabajo más eficiente e inteligente.
Para poder ir al ritmo de los clientes, de los
nuevos comportamientos ya se empezaron a entrever desde mediados de 2019 y,
debido a la pandemia, se ha incrementado en demasía rapidez durante la pandemia
y ahora, en el Post-confinamiento, va a tener una mayor incidencia la
Digitalización por parte de los clientes y compradores compulsivos.
Es por ello que la mayoría de Pymes europeas, y
España debe afanarse en coger este ritmo, están rediseñando y digitalizando sus
entornos, modelos y prácticas de trabajo con el objetivo de mejorar la productividad,
satisfacción, compromiso y rendimiento de sus empleados.
Las empresas deben empezar a concienciarse en que
tienen que gestionar las expectativas de sus trabajadores, con una composición
de profesiones, especializaciones y talentos cada vez más diversos, por lo que
deben abandonar la base de la antigua cultura empresarial y crear una cultura
corporativa que comunique los valores de la empresa hacia el cliente, pero a
través de los trabajadores.
Strolabi
y el análisis de Smart Workplace en tu empresa
Es muy importante tener en cuenta y reconstruir,
“Transformar”, los diferentes
elementos que componen los Smart Workplace, que no sólo incluye la el diseño
del espacio y tecnología del puesto de trabajo digital, sino también las políticas
de trabajo flexible y, especialmente, la brecha entre las expectativas depositadas
por los empleados y lo que ofrece la compañía.
Desde Strolabi realizamos
estos análisis e informes, ofreciendo las recomendaciones y sugerencias a las
empresas que desean actualizarse a la “nueva normalidad” y a la nueva cultura
empresa-cliente que está llegando como un tren de alta velocidad, sin parada en
apeaderos ni en estaciones intermedias. Y esto se traduce en el diseño de mejoras
para crear Smart Workplace, tanto para trabajadores internos o in situ, como teletrabajadores
externos o a distancia, y satisfacer las necesidades cambiantes del mercado.
Todos hemos
visto como ciertas áreas tecnológicas están sin legislar y es un caos a la hora
de llegar a acuerdos entre los trabajadores y la patronal, así como los abogados
y jueces si se llega a mayores.
Pero por
motivo de la Pandemia sufrida y que en algunos de los países más
representativos de uso de la tecnología, y que ha habido de todo y a todo se le
ha llamado “teletrabajo”, como ya es sabido se está generando la ley para
regular el teletrabajo y que no continúen los desmanes y desaciertos en esta
forma de trabajar.
Realmente ya
llevamos casi 20 años (y en algunos casos llevamos incluso más años
practicándolo), pero era casi un total desconocido para la inmensa mayoría de
empresas y, más desafortunadamente, para trabajadores de cierto estatus o con
puestos relevantes a realizar el trabajo desde fuera de la oficina.
Y ahora,
aunque conocido, las informaciones contradictorias, tanto por gente que no sabe
de lo que habla, como por los que desean hacer creer a otros que dominan el
tema, más los que les interesa desconcertar a los clientes para llevarse el
gato al agua, nos encontramos con una confusión sobre lo que es y lo que no es,
lo que se debe hacer y lo que se permite hacer, que afortunadamente el Gobierno
de España ha tenido que tomar cartas en el asunto y realizar los pasos para que
se apruebe una ley que lo legisle mínimamente.
Estamos en
el punto del anteproyecto de ley, sobre el que se realizarán modificaciones
“políticas” de matices, más que de cambios sustanciales.
El texto del
anteproyecto establece que las empresas
deben pagar “en su totalidad” los gastos derivados de esta actividad laboral,
tanto los directos como los indirectos.
Otro punto
que es considerado como indispensable es el que el trabajador tendrá derecho al horario flexible. Aunque
esto está intrínseco en el Tele Working, se deja claro para evitar
interpretaciones hacia el Remote Working o el Smart Working, los cuales tienen
un sistema de horario más espartano.
Diferencias entre Teletrabajo y Trabajoa Distancia en el anteproyecto de
ley
Lo primero
que llama la atención es que la ley no es realmente sobre el teletrabajo, ya
que da error a confusión, sino que la ley realmente es sobre el TRABAJO A DISTANCIA.
A parte de
que los gastos derivados por el trabajo a distancia correrán a cargo de la
empresa, respecto a la flexibilidad horaria, la ley indica que el trabajador,
previo pacto con la empresa, podrá “alterar” su jornada, pudiendo empezar y
terminar como se determine, aunque la ley pone límites ya que debe respetar la
normativa vigente sobre los tiempos de disponibilidad del trabajo,
El nopmbre
oficial de la ley es “Ley de Trabajo a Distancia”, como he indicado antes, y lo
primero que hace esta ley es diferenciar y definir la diferencia entre
Teletrabajo y Trabajo a Distancia.
Según esta
ley, Teletrabajo es “el trabajo que se realiza mediante el uso exclusivo o
prevalente de medios y sistemas informáticos, telemáticos y de
telecomunicaciones”. Mientras que Trabajo a Distancia es “el trabajo que se
realiza desde el lugar que elige el trabajador durante la jornada laboral o
parte de ella, diferente al puesto de trabajo in situ en la empresa”
Puntos destacados de la Ley
A parte de
diferenciar entre Teletrabajo y Trabajo a distancia (aunque son similares),
también hay que destacar otros puntos de interés.
Voluntariedad.
De momento
el trabajo a distancia no es obligado, pero si voluntario y optativo para el
empleado, que debe estar reflejado en un acuerdo laboral por escrito entre este
y el empresario. Este acuerdo deberá incluir el inventario del material
necesario para desempeñar correctamente esta función, un documento de compensación de todos los gastos directos o indirectos,
el horario, el centro de trabajo al que el trabajador estará adscrito y los
medios de control que utilizará la empresa.
Elección de horario.
El artículo
13 de este anteproyecto indica que entre
trabajador y empresario se podrá pactar el inicio y finalización horaria de trabajo,
así como los tiempos de descanso establecidos por ley. Pero de la misma
forma que la ley evita que el trabajador pueda realizar más horas que un reloj,
también evita que el trabajador pueda aprovecharse de la empresa, ya que dentro
de esta flexibilidad, deben incluir todas las horas que debe realizar el
trabajador, se diaria o semanal, así como los días de trabajo.
¿Quién paga los costes?
Aquí el
anteproyecto es muy claro: no puede
suponer un gasto directo o indirecto al trabajador, por lo que los equipos,
herramientas y medios vinculador con su desempeño laboral debe ser suministrado
por la empresa. Aunque deja una puerta abierta para que pueda realizarse
otras formulas de compensación mediante complementos específicos en nómina.
Fuerza Mayor.
Debido a la
crisis sanitaria que estamos sufriendo con la pandemia, a las empresas se les
exige que cuando ocurran de nuevo circunstancias similares, incluidas las
medioambientales que aún nos tiene que llegar, las empresas, en caso “de fuerza mayor”,deberán dirigir su esfuerzo al Trabajo a
Distancia, en el 60% de la jornada.
Desconexión Digital.
El derecho a
la desconexión digitales la limitación al uso de las tecnologías estrictamente
en horario laboral legal, para poder garantizar los tiempos de descanso y
vacaciones de los teletrabajadores. Esta desconexión está garantizada en España
en base a la ley de protección de datos personales y garantía de derechos
digitales. Pero el anteproyecto va más allá, puntualizando sobre los derechos
de los teletrabajadores, ya que esta establece taxativamente “el deber de la empresa de garantizar la
desconexión conlleva una limitación absoluta del uso de los medios tecnológicos
de comunicación para el trabajo durante los periodos de descanso”.
El objetivo
primordial de este punto de la ley es la de evitarel Smart Working
(trabajar desde cualquier sitio y en cualquier momento) por las empresas, ya
que se considera demasiado desproporcionado y sin control alguno para el
trabajo que debe realizar cualquier teletrabajador.
Igualdad.
Se deberá
vigilar especialmente que el Trabajo a Distancia no genere desigualdades de
cualquier tipo, ya que los que se encuentran trabajando fuera de la oficina deben
tener los mismos derechos que quienes acuden físicamente a la empresa. Por ello
se hace hincapié en que “no sufrirán perjuicios en sus condiciones laborales, incluyendo retribución, estabilidad en el
empleo y promoción profesional”, así como tener al día los protocolos
contra el acoso.
Cuando
hablamos de trabajar a distancia, la gente piensa rápidamente en el palabro
Teletrabajo”, como representación en castellano de la traducción Lejos (Tele) y
trabajo.
La realidad
difiere bastante en matices tecnológicos.
Más que
matices, en forma de trabajar mediante la tecnología.
Si hablamos
de trabajar mediante trabajo remoto (remote wotking), smart working o teletrabajo
(tele working), a la mayoría de personas se les pone una cara de estar
preguntando si hemos comido algo que nos ha sentado mal, ya que para ellos es
absolutamente nuevo diferenciar estar tres partes, o porque les han explicado
conceptos de uno a cambio del otro.
En el
artículo sobre el trabajo remoto y teletrabajo, ya se ha indicado las
diferencias principales entre estas dos modalidades, y el Smart Working
(trabajar desde donde sea y en el momento que sea), está siendo mal interpretado
y mal “utilizado”, ya que las empresas lo utilizan como sinónimo de “trabaja
para mi más de 10h al día”, y no, no es eso…
Según un
informe que el Gobierno de España emitió por TV a finales de junio, el 34% de
las empresas tienen algún método de trabajo remoto para sus teletrabajadores.
Pero también nos indican, sin especificar el porcentaje, que la gran mayoría de
los trabajadores de todas estas empresas sólo realizan el Remote Working, o sea
en el 1er estadio del teletrabajo (se calcula que más del 90%).
Y la mayoría
de ellas apenas hacen esfuerzos empresariales por mejorar las condiciones para
que el teletrabajador sea más eficiente y mucho más productivo.
¿A qué deben aspirar tanto empresarios como empleados?
Para poderlo
entender, deberemos atender a lo que nos dice Matt Mullenweg, creador de WordPress y actual CEO de Automattic. “El teletrabajo puede dividirse en 5 niveles
en función de la autonomía que la empresa proporciona a sus trabajadores […]
por lo que la empresa debe aspirar a alcanzar el nivel 5, el nirvana del
trabajo a distancia, en el que los trabajadores son sumamente efectivos sin
esfuerzo y la plantilla trabaja mejor a distancia que de forma presencial””
Distingue
claramente la diferencia entre Remote Working y Teleworking, pero en cambio no habla
para nada de Smart Working. Es más, en algunas ocasiones ha comentado que el
Smart Working es un paso atrás respecto a los trabajos en remoto.
Y creo que
debe saber un poco más del tema que muchos de nosotros, ya que posee una
empresa con 1.200 trabajadores y sin ningún centro de trabajo ni oficina; todo
mediante Teletrabajo .
El
Teletrabajo puede dividirse en 5 estadios en función de la autonomía que la
empresa proporciona a sus trabajadores.
Llegar al
estadio 5 es el objetivo de todo responsable de área, ya que en este estadio
los trabajadores telemáticos son efectivos por encima de la media y sin
esfuerzo, creando equipos que trabajan mejor; al trabajar a distancia el estrés
tanto de compañeros como de jefes se diluye al encontrarse en un ambiente controlado
por el propio trabajador.
Cuando nos explotó
en la cara el confinamiento por causa de la pandemia del coronavirus, las
empresas tuvieron que improvisar
protocolos para que sus trabajadores pudiesen realizar trabajo en remoto,
ya que por norma general, las empresas no lo tenían contemplado o sólo utilizado
para cuanto un comercial o un ejecutivo tenía que salir de viaje.
A estas
alturas, mas que les pese a los detractores del teletrabajo o a los que no
saben adaptarse y quieren que todo sigua “como siempre”, con “la normalidad de
toda la vida”, trabajar desde casa se ha demostrado beneficioso para las
empresas.
A los
empresarios que no se han acostumbrado al trabajo a distancia de sus
trabajadores, no le gusta utilizar el término “trabajo en remoto”, porque para
ellos es sinónimo de que el sistema de trabajo que han visto toda la vida, el presencial,
está desapareciendo y piensa que no podrá controlar al trabajador para que
trabaje y “se gane su sueldo” desde
fuera de las instalaciones de su oficina, sino que suelen decir que sus
trabajadores realizan trabajo repartido o
distribuido (Distributed working).
Los 5 estadios del teletrabajo
Los 5 estadios se distribuye en una pirámide, en la que en la parte inferior, más amplia, está el estadio con teletrabajo inexistente, y en la superior, más pequeña, está el estadio más avanzado, el que él denomina “el nirvana”, que van en función de tres conceptos básicos para el teletrabajo y que no pueden estar separados uno de los otros (experiencia, objetivo y autonomía), ya que son los motivadores de los trabajadores para que rindan y produzcan mejor y felices.
Los cinco estadios del teletrabajo Fuente: Matt Mullenweg
Estadio 0
Engloba a todos los trabajos que solo se
puede hacer en persona y en un espacio físico determinado, como son
camareros, fisioterapeutas, policías, bomberos, dependientes y, por lo general,
todos los trabajos que deben estar de cara al público. También se considera
ubicado en este estadio a las empresas que no sesean que sus trabajadores
puedan realizar teletrabajo, ya que creen que así se les puede controlar mejor
para rendir más.
Desgraciadamente
es donde se encuentra cerca del 70% de las empresas Españolas, aun cuando su
trabajo sea exclusivamente de oficina.
Revisar y
reconsiderar esta situación es un buen comienzo para entender la empresa de
otra forma, sin perder su personalidad, su forma de trabajar, su visión, ni su
misión, y pasar al siguiente estadio.
Estadio 1
Las empresas no hacen ningún esfuerzo para
mejorar las condiciones para el trabajo a distancia. Sólo lo permiten en
caso de emergencia en un momento puntual o, como en el caso de la pandemia, 3 ó
4 días máximo, pero sin equipo o tecnología adecuada para ello. El máximo
permitido es la utilización del teléfono y el envío/recepción de mails, con los
documentos realizados en remoto.
Esta forma
de trabajar es el Trabajo en Remoto o Remote
Working, ya que reciben y envían los trabajos exclusivamente por mail.
En este
punto es donde está la inmensa mayoría de empresas que dicen que tienen
teletrabajadores. Del 34% de empresas
que dice el gobierno están realizando trabajos remotos, posiblemente sean poco más
del 66% de ellas.
Estadio 2
Es el
siguiente paso dentro de la evolución de la pirámide. Es en el que los empleados se coordinan el trabajo de oficina,
conectados on-line. Ampliamente hemos oído que el 30% de las restantes empresas es donde están y donde los “muy
entendidos” les están aconsejando. Estas empresas están utilizando herramientas
como Zoom y Microsoft Teams, para que los equipos estén conectados y puedan
coordinarse simultáneamente, mediante videoconferencias multiusuarios. Estos
trabajos todavía están demasiado sujetos a los horarios rígidos de la oficina,
y a tener programadas las actividades y las constantes videoconferencias por
todo. La jornada laboral sigue estando repleta de interrupciones, ya no sólo
por las que nos podamos encontrar en nuestro domicilio particular, sino por los
mismos contratiempos que solemos tener en la oficina (las propias
videoconferencias, llamadas de teléfono entre compañeros, consultas telefónicas
varias s cliente…).
Esta forma
de trabajar se asemeja al SmartWorking (desde cualquier sitio y a
cualquier hora), es el empleado el que tiene que poner los recursos, los jefes
quieren controlar al teletrabajador incluso estando a distancia y ponen timings
más rigurosos que cuando están en la oficina física, por lo que el
teletrabajador debe seguir trabajando varias horas más al día, para tener el
trabajo terminado.
El
empresario no ve beneficio alguno al trabajo remoto y, en bastantes casos, se
puede observar una bajada de rendimiento y productividad del teletrabajador.
Estadio 3
El nivel de
este estadio, es cuando empieza a
notarse los beneficios de trabajar en remoto. La empresa dota del equipo
necesario al trabajador para que pueda realizar este trabajo remoto, para que pueda
acondicionar un espacio adecuado en su casa.
Los procesos
síncronos empiezan a desaparecer (el fin de las acciones programadas
horariamente y que todo el equipo trabaja exclusivamente sobre él), y a ser
reemplazados por procesos asíncronos (no programados y que el equipo puede
estar trabajando con diferentes aspectos y trabajos independientes entre sí, a
la vez), por lo que las abusivas y constantes videoconferencias, tanto
multiusuarios como exclusivas con un único compañero o con el jefe, empiezan a
ser sustituida mediante comunicación escrita por medio de mensajería interna.
También
empiezan a aparecer el trabajo en documentos compartidos on-line, realizados
con Microsoft Office o con Google Doc, para que los participantes en una video
conferencia multiusuario mediante Zoom o Microsoft Teams, puedan tomar notas
sobre él en tiempo real, y sin eliminar lo que otros compañeros puedan estar
escribiendo a la vez.
Esta forma
de trabajar es el Teletrabajo o Tele Working
más esencial.
Si hablamos
a nivel del Gobierno de España, es donde sitúa la “nueva Normalidad” y el borrado de la ley que se está terminando de
pulir sobre teletrabajo.
Actualmente
de las empresas que hacen Tele Working son prácticamente el 4% restante que estén en este estadio.
Estadio 4
El teletrabajo empieza a ser muy productivo
y supone el abandonar definitivamente las comunicaciones síncronas.
Cada
teletrabajador puede organizar su jornada como mejor le vaya. Es el momento de
empezar a buscar a trabajadores acordes con el puesto necesario, sin importar
su ubicación (ciudad, comunica autónoma, país, continente).
La confianza
entre jefe y trabajador es fundamental, y la evaluación del trabajo no será en como
ni cuando lo hace, sino en función de lo que hacen, del resultado final.
En este
estadio las decisiones son mejores y más meditadas. También permite a todos los
miembros del equipos a participar, no sólo los más extrovertidos o los que
desean destacar por encima del resto, y que todos se impliquen en las
conversaciones y las soluciones importantes.
Los recursos
tecnológicos con los que dota la empresa a los teletrabajadores son los mismos
que el trabajador tendría en su puesto en la oficina, por lo que el
teletrabajador puede trabajar de una forma fluida.
Esta forma
de trabajar es Tele Working, tal como
los diferentes entendidos internacionales dice que empieza a ser muy efectivo.
Pero del 34%
que dice el Gobierno que hacen teletrabajo, a duras penas llega al 0,05% las empresas que dotan a sus teletrabajadores
con estos recursos y esta confianza. Y la mayoría de estos, suelen ser los
ejecutivos de las empresas y no el resto de empleados de los equipos de
trabajo.
En estos porcentajes
no entran i las multinacionales extranjeras, ya que un buen número de estas están
en este estadio o en el anterior.
Estadio 5
Estadio en
el que los teletrabajadores son sumamente
efectivos y cada uno de los equipos trabajan mejor a distancia que en forma
presencial.
Es cuando “todos en la empresa tienen tiempo para el
bienestar y la salud mental”, cuando todos aportan lo mejor de sí mismos,
por el puro placer de hacer las cosas bien hechas, y empiezan a tener altos
niveles de creatividad que les llevará a la realización de los proyectos
mejores.
Sobre este
estadio no tengo ni datos y previsión de las empresas que puede estar
haciéndolo en España, pero no creo que más de 2 ó 3 grandes empresas, y estas
deberán estar en estrecha relación en alguna que otra job venture con empresas extranjeras.
Esta forma
de trabajar es Tele Working más avanzado,
el que aprovecha al máximo los recursos de la empresa.
Lo que está
claro es que en España la inmensa mayoría de las empresas están en los estadios
0 y 1. Algo que el Coronavirus ha evidenciado como una realidad, por lo que el
suspenso lo tenemos asegurado.
Y el retorno
a la “nueva normalidad” también evidencia que esta inmensa mayoría de empresas
no se están concienciando que todo el mundo laboral, no sólo en España, ha
cambiado y que los esquemas antiguos presenciales de oficina se están
demostrando como poco fiables y de poca productividad.
La nueva ley
del gobierno intenta obligar a las empresas, en especial a las grandes y
medianas empresas, a dar el paso definitivo del estadio 1 al 2 para poder ser
competitivos en la nueva anormalidad en la que muchos países como Alemania,
Inglaterra y Francia (por poner los más allegados europeos) ya se están dando
prisa en apostar por el Teletrabajo en estadio 2 y 3, en especial para
contratar a gente con el talento y la experiencia que necesitan, sin necesidad
de que estén ubicados en las inmediaciones de su empresa y ni tan siquiera en
su propio país.
El Internet de hoy nos trae al trabajador a la oficina, desde donde este, actualmente ya no nos lleva el trabajo a casa.
La
Transformación Digital es algo más que el símbolo de la creciente
digitalización del Todo: de documentos, de servicios, de espacios físicos, de
comunicaciones, de transformaciones, de hábitos de trabajo…
Demos la bienvenida a la nueva forma de
trabajar
La llamada Transformación
Digital realmente es la transformación de los viejos clichés de
negocio, los viejos conceptos empresariales, en nuevas formas de hacer
transacciones, de entender el consumo, de producir y, por consiguiente, de
nuevos modelos de negocio y de relacionarnos, algo que durante la crisis
sanitaria presente, y en especial durante el confinamiento, se ha podido
vislumbrar e incluso palpar.
La Transformación
ha evidenciado que no es algo tecnológico que se queda en el mundo tecnológico.
Es donde confluyen diferentes dinámicas.
Antes del
confinamiento mundial, empezaba a ser importante el estar atento a nuestro
entorno, en especial al más cercano. Pero ahora, una vez nos han desconfinado,
está muy claro de la importancia de escuchar, observar, ser perspicaces con lo
que pasa en nuestro alrededor.
Más que
nunca nos hemos alejado de la ignorancia y del desconocimiento. Estamos
rodeados de puntos de acceso a toda la información, sólo debemos conectarnos y
buscar. Debemos tener cuidado con la no-información, que deberemos contrastar
desde varias fuentes de información, desde diferentes medios, y abandonar los
“comentarios de pasillo” y, aun más que antes, dar como bueno los “me han dicho
que…”.
La
información fidedigna está ahí, para nosotros, ya que es inhumano, imposible,
que lo sepamos todo.
Tu Empresa en el Mundo
Tu empresa o
negocio, sea cual sea su modalidad, tamaño, estructura o su objetivo, no se
encuentra aislada del resto de empresas de todo el mundo, es abierta (aunque te
niegues a creértelo), incluso actuando sólo de manera local, sea a nivel ciudad
o barriada.
En la
actualidad, desde antes de verano del 2019, estamos viviendo unos cambios
profundos, menos profundos y superficiales, evidenciados por la pandemia.
Branding, movilidad, retail, diseño, marketing, delivering, parecen que tengan
independencia unos de otros en cuanto a los cambios que les afectan, pero cada
vez más nos damos cuenta que todo está ligado entre sí y el cambio en un campo
influye directa e indirectamente en el siguiente campo.
Parece que
la información global del cambio nos llega sesgada, sin trabajar, aparentemente
alejada de la realidadde cada contexto de tu organización, de tu realidad de tu
proyecto. Y al final parece, sólo parece, que nada se ajuste a las actuales
necesidades de tu negocio. Pero todo está intrínsecamente unido, cada campo a
área con otro que aparentemente no tiene relación en si mismo.
Si la
empresa de logística se retrasa en una entrega, la fábrica de producción tarda
el doble en fabricar las piezas y el distribuidos debe bajar precios para que
la competencia no se les coma el terreno.
Cómo Strolabi
te puede ayudar
No queremos
que nuestros clientes se sientan engañados usando predicciones de futuros tan
variables ni tendencias que pueden variar en semanas, ambas dictaminadas por
personajes que sólo buscan el reconocimiento de su ego personal.
Para que un
proyecto de Transformación Digital pueda llegar a buen puerto, o de cualquiera
de sus partes de forma independiente (digitalización, renovación tecnológica,
teletrabajo…), debemos tener claro el objetivo de tu proyecto, de tu
organización o negocio, conociendo a los agentes y actores de vuestro entorno
más cercano que pueden influir encaminándolo en una dirección o en otra.
Por ello, no se pueden usar estándares de sectores ni de tipos de empresa, ya que tu negocio es absolutamente distinto a otra de la competencia, y tiene personalidad propia, que determinará como será el proyecto y que necesitarás para que en un corto plazo puedas ver resultados, tanto directos como indirectos.
El
Ministerio de Trabajo quiere regular el
teletrabajo para que, entre otras cosas, las empresas compensen al trabajador
que están teletrabajando fuera de la oficina y usando recursos personales.
Según el
ministerio “se trata de proporcionar regulación
suficiente que dé respuestas a las diferentes necesidades (…) y un marco de
derechos que satisfagan el principio de igualdad de trato en las condiciones
profesionales, en especial la retribución incluida de la compensación de gastos, la promoción y la formación profesional, el
ejercicio de derechos colectivos, los
tiempos máximos de trabajo y lostiempos
mínimos de descanso, la distribución flexible del tiempo de trabajo”
Y ya han
saltado las protestas, en especial por los empresarios que no practican el
teletrabajo con sus empleados, no saben realmente lo que es, o/y han estado mal
asesorados.
Las
protestas, las voces en alto y los golpes en la mesa, han venido de empresarios
y asesores que aconsejan a sus clientes, que utilicen el trabajo remoto, aunque
lo llaman Teletrabajo (porque
actualmente el palabro vende), para que sus trabajadores puedan estar
trabajando “en negro” desde casa, y cobrando un subsidio de algún tipo, o
haciéndose pasar por autónomos.
O porque les
es más cómodo para poder descontar sueldo en un futuro inminente, cosa que
nadie queremos que esto no suceda.
Pero
tengamos muy en cuenta que el Teletrabajador utiliza sus recursos personales
para este tipo de trabajo en mucho de los casos: SU ordenador de casa, SU conexión
a internet, SU impresora, y el resto
de SUS recursos.
Esto tiene
un desgaste y la empresa debe compensarlo, es lógico, como lo que se hace con
el vehículo particular de un comercial, que la empresa paga un plus por desgaste,
gasolina y mantenimiento (o debería), ya que esto es por convenio y por ley.
Pero
tengamos en cuenta que el trabajo remoto es la parte más económica que le puede
salir a un empresario, cuando tiene trabajadores desde casa. Pagar la conexión
a internet para el envío y recepción de los mails con los trabajos a hacer, o
la conexión esporádica semanal, quincenal o mensual a una video conferencia
gratuita, no es un coste considerable para la empresa, más teniendo en cuenta
que sólo deberían pagar la parte proporcional del uso de internet por parte del
teletrabajor por el envío y recepción de esos mails.
Por una
cantidad ínfima de incremento en el sueldo no es el motivo de la protesta,
aunque así lo hacen.
Lo primero
que se debe tener muy en cuenta saber que
es realmente el Teletrabajo, ya que el envío de la faena por mail no lo es.
Si queremos
que el trabajador no se queme y sea productivo, debemos regular el tiempo de
trabajo que debe realizar, no excediendo en ningún caso de las horas
estipuladas diaria y semanalmente por el gobierno y convenio.
Esta parte
es sencilla de regular (bueno, si el empresario quiere o se lo imponen), y así
evitamos jornadas reales de 10h diarias de los trabajadores en remoto.
Lo que debe
asumir el empresario es el resto de recursos que este teletrabajador necesita
para su día a día. Y no es el Trabajo Remoto de lo que hablamos, sino del
Teletrabajo, que es realmente un gran avance para las pymes respecto a la
productividad de los trabajadores que pueden hacer esta modalidad.
La empresa
debe empezar a cuestionarse el que debe tener que suministrar una serie de
recursos al teletrabajador, o debe compensar económicamente el uso de los
recursos personales de este. Aunque esta segunda opción es la más factible, por
norma general no está regulada ni compensada económicamente, por lo que los
trabajadores con talento que teletrabajan, terminaran buscándose otra empresa
de forma relativamente rápida.
¿Qué Recursos debe tener el Teletrabajador?
Esta parte
es relativamente fácil de determinar, dependiendo de su función, trabajo a
realizar y su movilidad.
A falta de
poder ver las necesidades de cada caso (no, no son las mismas para todo el
mundo, ya que difieren poco o mucho, dependiendo de su puesto de trabajo),
podemos indicar los recursos genéricos para cada modalidad, “pueden” ser los
siguientes.
Trabajo Remoto. En inglés Remote working, es el tipo de trabajo en el
que el teletrabajador es un usuario nómada, que no está en una oficina y suele
estar en movimiento. Según el diccionario
de Cambridge, dice “Una situación en la que un empleado trabaja
principalmente desde su casa y se comunica con la empresa por correo
electrónico y teléfono”. Y nada más.
Este tipo de
trabajo es el mal denominado Teletrabajo y el más utilizado actualmente en
España.
Según el
gobierno de España, se calcula de que el 34% de los trabajadores (unas 730 mil
personas, de los más de 22 millones de trabajadores), han seguido con sus
quehaceres desde casa durante la las fase 0, estimándose que más del 80% han
estado trabajando en estas condiciones (sobre los 580 mil trabajadores).
La empresa
debe proveer al trabajador de un ordenador
(los podemos encontrar desde 200,- €), una conexión a Internet (por 35,-
€ mes, lo más básico de 30 Mb), un móvil o teléfono fijo (incluido el precio en
la conexión a Internet) y acceso al correo de empresa.
Evidentemente
el Trabajador Remoto suele tener en su domicilio todos estos elementos, por lo
que la empresa debe compensar el uso de su material particular por el su uso, el
desgaste y el mantenimiento.
Teletrabajo. En Inglés Teleworking, aunque
también es llamado Telecommuting en Estados Unidos, es la modalidad por la que el
usuario está en una ubicación física fuera de la oficina, aunque conectado a
ella, como si no se hubiese desplazado. Según el diccionario
de Cambridge, dice “La actividad de trabajar en casa, mientras se comunica
con su oficina por teléfono, correo electrónico o internet”.
En esta
modalidad, el usuario se conecta al servidor de la empresa, que lo ideal es que
esté en cloud, para poder disponer de todos los recursos, como es información
(conexión a ERP y/o CRM, documentos…)
que normalmente puede disponer si está físicamente en las oficinas.
Actualmente
no hay ni el 20 % de teletrabajadores en España
que lo están utilizando (unos 140 mil trabajadores).
La empresa
debe proveer de lo anterior indicado en el Trabajo Remoto, pero el trabajador
debe tener una zona habilitada para este trabajo (no suele servir la mesa del
comedor), lo más parecido a un despacho de trabajo. Si la empresa “obliga” a
realizar este teletrabajo, lo ideal sería el mobiliario de este despacho corra
a cargo de la empresa, o compensar económicamente el uso del material
particular del trabajador.
Si el
trabajador está muy alejado de la oficina, como en otra ciudad, comunidad autónoma
o país, un coworking suele ser lo más económico para la empresa y, en muchas
ocasiones, muy cómodo para el teletrabajador.
Con esta
modalidad de trabajo, aparte de no perder tiempo en los desplazamientos a la
oficina, el usuario no pierde tiempo de espera en recibir trabajo ni en que sea
este supervisado.
Otra de las
ventajas de este trabajo es la flexibilidad horaria, ya que se le suele pedir
que haga las horas laborales preestablecidas, pero sin un condicionante de
inicio ni finalización. Suele ser más un trabajo por objetivos o proyectos, que
por horas trabajadas.
Está
demostrado que la productividad del trabajador aumenta entre un 10% y un 25%.
Smart Working. Aunque lleva
más de 10 años entre nosotros, es el nuevo descubrimiento de muchas empresas.
Denominado “Trabajo Inteligente” hace referencia a aprovechar el potencial de
las telecomunicaciones para los trabajadores lejanos.
Hasta hace poco sólo era utilizado por multinacionales o grandes empresas,
para tener en nómina a trabajadores con un alto nivel de talento, sin importar
su ubicación geográfica. Por lo que es habitual estar en contacto permanente entre
estos trabajadores de otros continentes, codo a codo, en proyectos con compañeros
de equipo de Barcelona, Madrid, Sevilla… por poner ejemplos.
Esta modalidad de trabajo es la más acertada en muchos de los casos,
pero curiosamente no llega ni a 10 mil trabajadores en toda España que lo esté
utilizando.
Por norma general los teletrabajadores que usan esta forma de trabajar,
lo hacen por objetivos, por proyectos finalizados, y no por horario, ni fijo ni
flexible.
No sólo deben tener todos los recursos que la empresa puede ofrecer
como en el anterior caso, sino que deben estar, en la mayoría de los casos,
conectados 100% con las oficinas, mediante teléfono ID de marcado rápido (como
si estuviese en un despacho dentro de las oficinas), conexión constante de
videoconferencia, conectado a la telefonía y con conexiones múltiples (Office
365 lo tiene incluido en su licencia) y mensajería interna, para mensajes de
texto rápidos.
Todo esto, incluyendo lo indicado en el Teleworking, debe ser
suministrado por la empresa, en espacial las licencias de los programas de
comunicaciones.
Y en el caso de que sea el usuario el que lo ponga a modo personal,
será por cuenta de la empresa que lo compense mensualmente.
Con esta
modalidad se consigue una productividad del trabajador por encima del 20%,
llegando en algunos casos hasta un 40% que el realizado si se hiciera en las
oficinas. Hay que tener en cuenta que se evitan distracciones y los “yaque” (ya
que estas aquí, puedes hacer…), que hace que duplique o triplique el tiempo de
ejecución de los proyectos en curso.
Resumen
En este caso el resumen es bien sencillo: es la empresa la que debe
proveer de todos los recursos necesarios a los tele trabajadores, o si los pone
el teletrabajador, compensárselos mensualmente.
Lo único que se requiere es que la empresa se conciencie en que debe
determinar que nivel de implicación desea ofrecerle al trabajador y el tipo de
trabajo que quiere que realice, si por trabajo realizado, por horario o por
objetivos.
Nuestra
querida Elisabet Roselló, Asesora en Postfuturear que nos ha ayudado en más de una
ocasión, está sacando una serie de artículos para hacernos pensar sobre lo que
nos viene desde ahora hasta finales del 2021, o mediados del 2023
Y las
empresas, en especial las Pymes, si no se paran a pensar y preparan para el
peor escenario, lo van a pasar muy mal.
Todas las
previsiones de qué iba a pasar antes de aparecer la Covid-19, e incluso las que
dibujaban un futuro “cierto” después del confinamiento, auguradas por los gurús,
pseudogurús, snobs y vendehúmos, de la
economía y mercados tecnológicos, se han desmoronado en el transcurso de la
pandemia,del obligado confinamiento mundial que estamos sufriendo.
La Transformación
digital se ha desacelerado y, en estos momentos, no se sabe en que se
transformará. Ni si se transforma en algo diferente.
Las
empresas ahora quieren un sistema que funcione, bien o regular, pero con
resultados a corto plazo (incluso a plazo inmediato).
Básicamente
más que transformar la empresa digital y culturalmente, lo que el gerente de la
Pyme quiere es no llegar ni a la digitalización, y mucho menos a la renovación
tecnológica, buscando y solicitando sólo lo que necesitan para mañana o, como
muy lejos, para dentro de 15 días (y ahora ese tiempo es demasiado largo para
las pymes).
El Trabajo
Remoto, mal llamado Teletrabajo (porque el nombre vende), no está dando el
resultado esperado, ya que los plazos de entrega de trabajos no se cumplen.
Los motivos son bien simple:
–
Trabajadores con un ERTE, pero trabajando en negro para la empresa (con la
amenaza del despido post-confinamiento), pero sin cobrar el trabajo “pirata” o
debiendo esas horas a la empresa, aun sin cobrarlas.
– La mal
llamada conciliación laboral/personal, no ha funcionado. Las empresas exigen
que trabaje en casa, pero 10 horas al día (ya que no te desplazas, trabájame
también ese tiempo), por el mismo precio, por lo que no tienen tiempo ni para
el trabajo ni para lo personal.
– Las
agendas no se ajustan a lo programado, por un mal cálculo de tiempos. Si esta
la crea otra persona diferente al trabajador y no se sientan para poner puntos
en común, es normal.
– Los
trabajos realizados no son en tiempo real. El mal llamado Teletrabajo, se está
realizando mediante envíos y recepciones de mails entre el trabajador y la
empresa. Esto hace perder tiempos muy valiosos en los envíos y generan tiempos
de espera innecesarios,para su aprobación y supervisión, y no contabilizados en
las agendas.
– Muchos
trabajadores, no acostumbrados a autocontrolarse, se relajan. Un buen ejemplo
es el contante recordatorio que tenemos por las RRSS y Telebasura nacional, de
que “todos” vamos en pantuflas y pijama, (o chándal en el mejor de los casos).
Este tema
del post-digital suele ser muy polémico, en especial entre los pseudogurús y
los vendedores de humo, que no quieren reconocer que se han equivocado, que
nunca han tenido la previsión del mundo real, ni han sabido, ni saben ni
quieren saber adaptarse al mundo cambiante, y cada vez más rápido, ni a las
necesidades reales de las empresas, cada vez más personalizadas. Un mundo que
en cuanto llega una hecatombe de dimensiones nacionales o internacionales, como
la actual pandemia, deshace todo lo que se había previsto y a ciertas mentes
“privilegiadas” no les entra en la cabeza.
Hace poco
leí “Los pseudogurús y vende humos de la Transformación Digital, los que aun a
día de hoy no saben en que consiste realmente esta transformación, […], los que
nos intentan convencer que un Teletrabajo es enviar y recibir mails desde casa
y, de vez en cuando, hacer una video conferencia con el jefe para que vean que
trabajamos, los que han liado a los clientes y los han tenido confundidos o les
han hecho comprar equipos y servicios innecesarios, los que han conseguido que
las empresas no crean en los consultores, los que nos han hecho perder muchas
oportunidades de negocio reales al liarla tanto, ahora dicen que el sector está
muerto y que ellos se deben reinventar”.
O sea, que
ni se molestan en buscar soluciones a esas empresas, además inmersas en la
crisis que nos ha llegado. Solo saben poner la mano para cobrar por no hacer
nada, por sacar humo por su boca, y cuando
todo se complica, esconden la cabeza bajo tierra.
Esta
temática suele levantar pasiones o ampollas (o ambas a la vez), pero en estos momento
buscar responsables de lo que ha pasado (que Trump se esfuerza exageradamente
en culpar a los chinos, pero no hace nada por su país, es el ejemplo más
claro), o hacer cábalas sobre lo que pasará en 6 meses, no es previsión ni
visión de futuro, es una narrativa de ciencia ficción al más puro estilo de
Cubric.
¿Cómo ha cambiado la relación de tu empresa
con lo online?
Debido al
confinamiento en España, y el mundial, pero ese nos pilla un poco lejos (por el
confinamiento, se entiende), se han podido ver nuevos comportamientos
laborales, acertados y no acertados.
La mayoría
respondían sólo a la situación de confinamiento, de parón económico (aunque las
empresas de material sanitario y las de distribución no han podido parar), en
la que nos hemos tenido que ver sumidos obligatoriamente y no por qué nos los
diga un gobierno, sino porque lo impone una enfermedad virulenta y mortal.
Estos
comportamientos, aun sin aventurarnos sobre que dirección tomará el presente en
el que estamos, está claro que pueden quedarse y evolucionar de maneras que
ahora mismo no podemos pensar.
El Trabajo
Remoto, el Teletrabajo y el Smartworking (diferentes fórmulas de trabajo sin
pisar la oficina de la empresa), que alguno lleva más de 20 años entre
nosotros, han llegado con fuerza y de forma obligada, para quedarse
definitivamente, más le pese a más de un empresario.
Pero si
estos empresarios reacios se parasen a pensar en que les beneficiaría, o que
algún Consultor auténtico (y no los vendehúmos que nos solemos encontrar), se
lo explicase con la paciencia que un profesor explica a un niño para que sirven
las matemáticas, entonces, dejarían de ser reacios y encontrarían en él a un
aliado para encontrar una nueva fórmula para ser más productivos que su
competencia.
Durante el
confinamiento se ha demostrado, con creces, que una empresa no necesariamente
debe paralizarse si el trabajador debe quedarse en casa. Evidentemente si
estamos hablando de una empresa de manufacturas, como por ejemplo SEAT, la
producción se parará. Pero otras empresas en las que sólo con trabajo de
oficina o de intermediario, está claro que han seguido produciendo. Un par de
ejemplos claros han sido AliExpress y Ebay. Ni producen, ni almacenan, ni
distribuyen, sólo hacen de intermediarios, aun haciendo Teletrabajo (del de
verdad), no sólo no han parado de facturar, sino que debido a las necesidades y
pedidos de sus clientes, han aumentado sus beneficios y han conseguido que
mucha gente que no confiaba en ellos, ahora no quieran ir a las tiendas a
comprar: lo piden y se lo traen a casa en un tiempo razonablemente corto.
¿Qué es Post-digital?
Antes del
confinamiento, antes incluso de saber que teníamos una epidemia en casa, el
llamado “Futuro Digital”, que tan ampliamente se ha hablado (y no sé porque aún
hay quien sigue con este discurso), se definía como una nueva área tecnológica emergente, apostando por que iba a ser el
motor del cambio humano, con la inteligencia artificial, el 5G, la realidad
aumentada, la realidad virtual, el blockchain, la robótica y las
biotecnologías.
Con el
Covid este relato de perspectivas halagüeñas de futuro se han desdibujado y se
han cuestionado desde la primera semana, más aun si cabe.
Cuando se
menciona “post-digital”, no debemos pensar en que lo digital se ha superado o
que se está sustituyendo por otra cosa. No.
Es un
concepto que aparece en estudios sociales que llega desde principios de la
década del 2010, que se observó que lo digital ya no representaba todo lo que
era futuro en el ideal colectivo, sino que se había convertido en “normalidad”.
En la
“nueva normalidad” que tanto escuchamos y que muchos “iluminatis” quieren
hacernos creer que es otra cosa o que es un invento de gobierno para
controlarnos.
Con el post-digital
empieza a desaparecer las distinciones evidentes entre lo on/off, lo
físico/pantalla, y empieza a quedar relegado a “batallitas del abuelo”, a la
nostalgia y a una cultura ya pasada.
Pero ya
hay gente que empiezan a preocuparse por otros aspectos que conlleva esta nueva
visión de lo digital: la preocupación por la privacidad, la economía de datos y
la vigilancia y control en clave comercial.
Por ello
la creencia de que la tecnología iba a ser el motor principal del cambio (lo
mal llamado digitalización), está
demostrando no ser cierto y cada vez más es cuestionable.
¿Qué está evolucionando a día de hoy?
Las redes
sociales como Facebook, siguen desplegando nuevas funciones, herramientas y
entornos de RA. Muy posiblemente, más adelante, volverán a recuperar la línea
Blockchain que inicio poco antes del confinamiento mundial.
Las
plataformas de streaming, videoconferencias y salas de reuniones virtuales,
desde que se ha iniciado el confinamiento, no sólo tienen buenas expectativas,
sino que ya se habla de que evolucionaran hacia el teletrabajador móvil.
Las IAs
llevan años entre nosotros y siguen siendo muy atractivo para las inversiones,
aunque también se invierte y mucho, en sistemas de control, no sólo los
sistemas que últimamente hemos estado viendo del control de pandemia (temperatura,
distancia entre personas…), sino también
en gestión empresarial, finanzas…
Pero la
brecha digital también se ha convertido en una brecha social. La diferencia
socioeconómica se nota (y notará cada vez más), en el trabajo o los estudios a
distancia, ya que los grupos con menos ingresos, recursos o conocimientos,
tendrán más dificultades para poder acceder y, por ende, subir de status
social. Y ni hablar si quiera de las dificultadas de conciliar el trabajo desde
casa y el cuidado de los más pequeños o con necesidades especiales.
Si las
expectativas de nuevos brotes de la pandemia en meses venideros se confirman,
la evolución del trabajo remoto está asegurada. Pero también generará más
distanciamiento entre la brecha digital, antes explicada, y la conciliación.
Esto
conllevará al replanteamiento por parte de las empresas del modelo de cultura
laboral que deberán seguir. Diferente para cada tipo de sector y trabajo.
¿Qué podemos hacer?
Podemos
cruzarnos de brazos y esperar que el tsunami nos engulla, a ver si tenemos la
suerte de mantener la cabeza a flote, o:
– Preparar
estrategias generales con varios microescenarios posibles, con planes A, B, C,
D…
– Pivotar
la Propuesta de Valor y la Visión en subalternantivas viables.
– Hacer
planes económicos, en base al peor de los escenarios, y sus preparaciones
necesarias.
– Empezar
a remodelar la cultura de empresa, a medio plazo, de cara a lo que “podría ser”
en uno o dos años.
Durante estos días de confinamiento, mientras hemos estado
trabajando en remoto o en teletrabajo, Se ha podido leer y escuchar con
demasiado asiduidad en redes sociales de todo tipo, que las agendas trabajando
desde fuera de la oficina, no funciona correctamente y todo se retrasa o no se
cumple.
El problema, según dicen, es que al trabajar desde fuera de
la oficina nos relajamos y no producimos de la forma deseada.
Y esta falacia es una forma “agradable” para no hacernos una
autocrítica por ello.
Pero tendemos a olvidar que cuando estábamos en la oficina
la agenda tampoco funcionaba o, lo más habitual, no la utilizábamos.
Cuando estamos en la oficina, las agendas que utilizamos,
bien sean la de Outlook (que más o menos tenemos todo el mundo), algún software
de manufactura exclusiva para la empresa en la que trabajamos, o una agenda
física de papel, solemos apuntar solamente las reuniones previstas, en el mejor
de los casos.
Y el motivo principal por el que no funcionan las agendas es
que no nos han ensañado a como utilizarlas.
Cada año para finales de año de forma programada y
automática, como la Navidad, los gurús de la gestión del tiempo nos inundan las
redes sociales con discursos de los cincuenta mil sistemas “eficaces” de como
llevar una agenda.
Nos dicen cuáles son los beneficios de utilizar la agenda,
hablando de los pros y no de los contras, hablando, hablando, hablando, pero al
final no nos funciona la agenda; la empezamos el 2 de enero y, más o menos, un
poco antes de semana santa, la dejamos aparcada, aunque rellenamos con cosas
sin importancia, o las tareas programadas de forma habitual que sabemos que
tenemos, de una semana para la otra (reunión todos los martes con el director
del departamento).
Estos gurús siempre nos “certifican” que su sistema es
infalible y que si no funciona es porque somos nosotros los que no somos ni
constantes ni exigentes con nuestro auto control, por lo que nos recomiendan
que estemos constantemente vigilando el cumplimiento de la agenda.
Y cada año terminamos pensando que somos personas dispersas
y sin autocontrol. O lerdos.
Por ello lo mejor, según nos dicen, es estar constantemente
revisando y controlando nuestras agendas.
¿De verdad que queréis estar estresados llevando un control
del trabajo a realizar, incluso antes de meteros en el barro?
Si estamos estresados intentando llevar el control de lo que
debemos realizar, en el mismo orden y empezar a la hora prevista, estaremos tan
agobiados que seguiremos sin rendir eficazmente.
Y lo peor, es que despotricaremos de nuestro puesto de
trabajo, de la empresa, del compañero pesado, del que tiene mucho “morro” por
no pegar ni el sello, y del miserable sueldo que nos dan por el excesivo
trabajo que hacemos.
Del excesivo trabajo que realmente nos hemos autoimpuesto.
¿Cómo podemos hacer para que la agenda función?
Personalmente me gusta realizar un picking de diferentes
sistemas que durante años he ido viendo, que desde hace tiempo, me van
funcionando bien.
No es el mejor sistema, pero a mí me funciona. Y a todo el
que se lo comento y lo pone en práctica, también.
Y realmente no es un sistema, sino una concepción para que la
agenda funcione.
Lista de trabajos a realizar
Antes de entrar en materia, debo indicar que en la agenda
debemos anotar lo que tenemos que realizar en un tiempo relativamente cercano,
de forma coherente, lógica, real y realizable (entere una semana y 15 días,
aunque lo más secuencial podemos programarlo a 3 meses vista, nunca más, ya que
todo en la vida suele variar con demasiada facilidad); no podemos usar la
agenda como la lista de los “quiero” de buenas intenciones de principio de año
(quiero dejar de fumar, quiero adelgazar 5 kilos, quiero encontrar un trabajo
mejor, quiero terminar las tareas de hoy antes de irme a casa…), ni usarla como
una lista de “deseos” de fantasía (deseo conseguir un coche mejor, deseo
poderme ir de vacaciones a Bali, deseo que me toque la lotería…).
Debemos utilizarla como un planning de trabajo real y
lógico, como el que llevan los directores de los departamentos de producción.
Hace años, realmente muchos años, empecé con un sistema de
“control” de tareas que aseguraban que era eficaz, el sistema A-B-C.
Ni es eficaz, ni es un control.
Actualmente realizo una lista de tareas a realizar (trabajos
pendientes, tareas a finalizar, acciones a hacer a corto, medio y largo plazo…
TODO), que la superviso una vez cada 15 días, como muy pronto.
Esta lista la ordenaremos según urgencia.
Y copiaremos la misma lista, para ordenarla también según la
importancia.
La experiencia demuestra que en el 90% de los casos, lo
urgente y lo importante, no suele ser lo mismo.
Suelo utilizar un Excel y creo dos columnas para estas listas, en la misma hoja. Visualmente me resulta más fácil para trabajar.
Ya tenemos el trabajo más pesado y más complejo realizado:
saber que tareas tenemos pendientes, cuales son urgentes y cuales son
importantes. Si revisamos la lista dentro de una semana, descubriremos que el
listado de “urgentes” ha variado considerablemente. Lo que hoy es urgente, la
semana que viene, aun sin haberse terminado, sólo es importante y urgente pasa
a ser otra tarea de la lista, o una nueva que se ha añadido. Y lo mismo pasa
con las importantes.
Con este listado, podemos pasar a trabajar la agenda. Pero aún
falta algún que otro paso a realizar.
Anotando citas y reuniones
Lo primero que debemos anotar son las citas fuera de la
oficina y las reuniones con compañeros, tanto presenciales como telemáticas.
Con esto sabremos que tiempo tenemos para las otras tareas
pendientes.
Recordar que:
– Una cita fuera de la oficina, debemos incluir el tiempo
del desplazamiento, tanto para ir como para volver. Indicar “visita a Empresa Esterna
de 10h a 11h” implica que debemos poner en la agenda que esta reunión empieza a
las 9h (unos 30 min para su preparación, y otros 30 min de desplazamiento hasta
las oficinas del cliente) y termina a las 12h (30 min de desplazamiento de
oficinas del cliente hasta nuestras dependencias, más 30 min para el informe).
En el caso de una reunión telemática, se debe tratar igual que para la reunión
con el equipo de trabajo de la oficina.
– Las reunión con el equipo de trabajo, presencial o
telemáticamente, también debe tener un tiempo antes para preparar el material
necesario: preparar informes y documentos; eliminar el sonido del Smartphone;
parar 5 minutos antes de la reunión, para despejar nuestra mente e ir
predispuestos sólo para el tema a hablar… Por ello debemos incluir el tiempo
que consideremos necesario después de la reunión para guardar todo lo utilizado
(entre 5 y 15 min) y escribir el informe de la reunión (unos 30 min más).
Si nos olvidamos de anotar estos tiempos, empezaremos a ver
como otras tareas se van retrasando de forma considerable y empezaremos con la
cancioncilla “las agendas no funciona correctamente”.
Matriz de Eisenhower
Con la lista hecha de Urgencias/importancia, nos podemos lanzar a hacer una Matriz de Eisenhower, que no es otra cosa que un grafico de ejes cartesianos.
En esta Matriz pongo en la parte de Urgente/ Importante, la tarea que ha coincidido o que han quedado más cercanas entre sí, por arriba; o la que consideremos más urgente. La más importante pero no tan urgente, irá en la posición Menos Urgente. El resto de tareas, debemos colocarlas según determinemos en importancia y urgencia.
Los colores utilizados en esta Matriz de Eisenhower no es al
azar.
Los trabajos más “calientes”, los más urgentes, se marcan
con rojo.
Los importantes, pero “no tan calientes” se marca con naranja.
Los trabajos menos importantes, pero que están en la franja
de urgencia, se usa el verde, con la esperanza de poderlos terminar pronto,
pero sin prisa.
Y las tareas “frías”, ni urgentes ni importantes, es con el
azul.
Es un tema de colores cálidos y colores fríos. Temas
calientes o temas fríos.
Utilizar el color rojo para las tareas a punto de morir, una
tarea que se ha enfriado, lo que hacemos es engañar al cerebro y decirle que es
caliente y que debemos mantenerlo “todavía ahí”.
Utilizar el color azul para una tarea importante, una
“patata caliente”, también engañamos al cerebro y le decimos es un tema frio,
sin importancia realmente, por lo que lo aplazaremos en más de una ocasión.
Planning de trabajo
En cuanto hemos realizado todo el pre-trabajo anterior a la
planificación de nuestra agenda, es el momento en el que empezaremos a darnos
cuenta del porque antes las agendas no nos funcionaban y es el momento de
aprender a usarlo correctamente.
Empezamos a tener claro el orden de las cosas, las tareas
urgentes, las menos urgentes, las importantes, las que tardaremos mucho en
hacerlo (hasta que vuelva a ser urgente), y las que no se realizará nunca.
Ahora le toca plasmar todo en la agenda.
A este trabajo a mí me gusta llamarlo “Planning de trabajo”.
Otros lo llaman “agendar”, que también es correcto.
Podemos usar infinidad de aplicaciones para realizar la
agenda, incluso un simple Excel nos puede servir para ello.
Pero aconsejo utilizar agendas específicas que puedan saltar
alarmas que lleguen realmente a incordiar mientras trabajamos, para recordarnos
que debemos terminar el actual trabajo, posponerlo para iniciar (o continuar)
otro programado más urgente, o posponer el aviso, ya que el actual es más
urgente/importante que el nuevo del aviso.
Aunque he estado en empresas que tienen su propia agenda,
integrada a veces en el ERP o sólo en el CRM, la agenda que sé que me funciona
perfectamente, que además puedo tenerla integrada de forma inmediata en mi
Smartphone, es el Outlook de Microsoft. Llevo trabajando con ella unos 20 años,
es de las más completas que hay y es intuitiva en su utilización.
En el actual 2020 si no tenemos los diferentes dispositivos
enlazados entre sí, no es teletrabajo lo que realizaremos, ya que no nos
permitirá poder realizar un seguimiento como se tiene que realizar.
También llegará el momento en el que, después de unas
semanas o el primer mes de haber programado por primera vez nuestra agenda,
descubriremos que nos hemos equivocado en algo, ya que todo se retrasa, no
solemos cumplir lo programado… y es cuando debemos hacer una reflexión seria de
autocrítica sobre qué es lo que hacemos mal.
Ya aviso de antemano que en el 90% de las ocasiones, solemos
olvidarnos los “entre tiempos”, los momentos entre terminar un trabajo e iniciar
otro, los momentos de preparación de la tarea que vamos a iniciar y los
“descansos del café”.
Rellenar la Agenda
Lo primero que haremos en la agenda es colocar las visitas a
clientes y/o reuniones de trabajo que podamos tener. Es lo que realmente no es
movible, sea urgente o no, y, excepto por temas “especiales”, no se suelen
posponer.
Después seguiremos con lo que tenemos como más urgente y lo iremos repartiendo en los primeros días siguientes al trabajo realizar.
Observar que debemos programar el trabajo previo y posterior
a una reunión, presencial o telemática,
Una vez lo tenemos repartido, y el tiempo de desplazamiento
al mismo.
También debemos tener en cuenta que durante la primera meda
hora del día, de cada día, debemos actualizar la Matriz de Eisehower y, por
consiguiente, nuestra agenda, ya que puede haber aparecido temas urgentes para
hoy, temas importantes que tenemos previsto hace, quedan pospuestos por una
infinidad de motivos o, simplemente, hemos finalizado algún trabajo que habríamos
previsto que estaríamos haciéndolo unas cuantas horas más.
Si para cada tipo de trabajo lo “coloreamos”, como por
ejemplo reuniones, desplazamientos, momento de Relax…, con un golpe de vista
sabremos, sin leerlo, que tenemos que hacer.
También se puede observar que hay “huecos” vacios de
trabajos previstos. No es malo tenerlo, ya que pueden rellenarse con temas
urgentes, o por temas que están a punto de morir, para ver si podemos
“resucitarlo”, siempre que sea de interés hacerlo.
Recordad que inicialmente todo esto parece muy bonito, pero
tal como vallamos avanzando en la “Cuadratura del círculo”, iremos dándonos
cuenta que nos habremos dejado por apuntar tareas que solemos hacer, que no
asignamos tiempo, y que suele comernos entre 20 minutos a más de media hora.
Seguimiento de la agenda
Como ya hemos observado, una vez tenemos los “deberes
hechos” (anotar las tareas y hacer una matriz de Eisenhower), plasmarlo en la
agenda es mucho más sencillo.
Ahora sólo toca hacer un seguimiento de lo realizado y, si
no se ha podido hacer, anotar en la misma tares del planning, el porqué.
Y para que la agenda funcione correctamente, debemos
realizar un mantenimiento diario y un seguimiento quincenal. Y tener la mente
totalmente flexible a cambios estructurales de agenda.
El mantenimiento diario, que debe estar también anotado, lo
realizaremos en la primera media hora de cada día, ese momento que, si no hay
algo realmente urgente para hacer, solemos perderlo hablando de lo que ha hecho
nuestro niño ayer por la noche, de los políticos y la política, como nos ha ido
en la fiesta/discoteca el finde, del partido de futbol del pasado fin de semana
(o del Derby del que viene)…
Si nos acostumbramos a cortar este uso inútil de tiempo y lo
reutilizamos en actualizar la agenda, veremos que el día nos cundirá más, sin
agobios, y seguiremos teniendo el mismo tiempo para socializar con nuestros compañeros
de trabajo, algo también muy necesario (aunque hablar de política, nunca es
aconsejable).
El seguimiento quincenal, que empezaremos por revisar los
listados indicados al principio de este artículo, También lo anotaremos y lo realizaremos en esa primera media hora que
hemos destinado cada día las actualizaciones de la agenda.
Algunos gurús del tiempo dicen que realicemos estas tareas
de mantenimiento al finalizar el día.
Por experiencia os puedo asegurar que al hacerlo, no
conseguimos desconectar del trabajo durante la noche, pensando en lo que
deberemos hacer mañana, que a veces puede ser una tarea incómoda, y en que el
innombrable de nuestro jefe nos ha puesto una urgencia a último momento que nos
romperá el planning de mañana.
Por ello solemos agobiarnos, solemos opinar que no funciona
la agenda, que nos volvemos esclavos de ella (y es cierto), y terminamos por no
utilizarla.
Si hacemos el seguimiento al día siguiente y lo tomamos como
algo normal y habitual, conseguiremos no agobiarnos.
Es más, no es la primera vez que al poco de llegar a la
oficina por la mañana, el jefe nos anula ese trabajo urgente que nos dio a última
hora de ayer, porque se lo ha dado a otro compañero o, simplemente, ya no es
urgente.
Y si hemos estado agobiados toda la noche, aun nos
enfadaremos más con nosotros mismos por habérnoslo tomado así (aunque se lo achacaremos
al jefe) y esteremos todo el día de mal humor.
Y donde se dice jefe, podemos decir cliente o colaborador.
Lo importante es no ser el esclavo de la agenda, sino que
esta debe ser una herramienta que nos debe facilitar nuestro bienestar en
nuestro puesto de trabajo.
Por cierto, siempre que sea posible, no tomarse el café en 5
minutos ni sentados frente a nuestro ordenador, trabajando: suele sentar muy
mal, no disfrutarlo y nos estresará mucho más, en especial si lo hacemos
mientras trabajamos, ya que por norma general terminamos tomándonoslo frio. Lo
ideal es tomárlo en 20 o 30 minutos, socializando con otros compañeros;
desconectando durante ese tiempo.
Más tiempo de 30 minutos, dejaremos de ser productivos,
perdiendo un tiempo precioso para hacer otras cosas.
Este momento de descanso se debe realizar al terminar una
tarea y empezar otra, nunca en medio de una no terminada. Y si no podemos hacerlo, como mínimo intentar
cambiar de subtarea dentro de la tarea que estemos realizando. Por ejemplo, si
estamos en medio de un proyecto para un cliente y tenemos 3 días con ello, lo
interesante es hacer la pausa entre diseño de las fases.
Bulos por Internet los hay en todas partes y de todo tipo,
en especial por gente mal informada, que dan como bueno los cuchicheos de la
máquina de café o comentarios por medio del juego del teléfono.
Como el Bulo, difundido por algunos políticos, de que Ángel
muñoz (más conocido como “Jordi ENP”, actor de cine para adultos), que es
médico y que ha muerto por el Coronavirus (y posiblemente una vez cada quince
días, desde el inicio del confinamiento).
Y las falacias sobre el Teletrabajo, no iban a ser menos.
¿Qué es una Falacia?
Según la
RAE (Real Academia Española de la Legua),
dice que Falacia es “engaño, fraude
o mentira
con que se
intenta dañar
a alguien”,
y en las extrañas circunstancias que estamos viviendo con la crisis sanitaria,
es un buen momento para lanzar bulos de que el Teletrabajo es una pérdida de
tiempo y dinero, y un preámbulo para los despidos.
Por lo que las mentiras sobre el teletrabajo, no hay una
solamente, sino que llegan a más de media docena de ellas, a cual peor y a cual
más equivocada.
Aunque el conjunto de las creencia errónea más extendidas hablan
prácticamente de lo mismo, las que dicen que reduce la productividad y que merma la
comunicación entre el teletrabajador y la empresa.
Pero mejor comentar las que más habitualmente podemos encontrar en
comentarios de “reconocidos periodistas”, de “telepolíticos entendidos del tema”
y de “youtubers con escasa incidencia” que por aumentar su cuota de seguidores,
son capaces de hablar de temas que desconocen por completo.
En que punto estamos
Gracias al Covid-19, se ha conseguido que el
teletrabajo pase de ser un privilegio a una necesidad.
Antes de la crisis sanitaria existía un 4,5%, algo menos de 1 millón de trabajadores españoles, que habitualmente se conectaban a distancia para desempeñar su trabajo, no sólo con teletrabajo, sino incluso con la modalidad de trabajo remoto. Desde el inicio de la Pandemia hasta ahora, aunque casi se ha doblado el número de profesionales con esta modalidad (más o menos el 7% unos 1,5 millones de teletrabajadores, según el Gobierno de España) todavía estamos muy lejos de los que lo hacían antes de marzo del 2020 en Francia (25% con 7,6 millones de trabajadores) o Reino Unido (26% con 9 millones de trabajadores).
Lo ideal, y a lo que antes o después llegaremos, es
que esta situación excepcional de confinamiento dará lugar a un cambio culturaly de mentalidad
laboral en nuestro país, mediante una mayor aceptación del teletrabajo como
modalidad laboral.
Falacias más habituales
Para llegar a una equiparación como Francia o Reino
Unido, lo primero es conocer que es real y que no lo es sobre el Teletrabajo.
Para ello explicaré cuales son los bulos más
extendidos y la realidad que esconde.
-Trabajar a Distancia pone en riesgo la Productividad
Debido a la gente que “sabe mucho del tema” (como se
ha dicho antes, “profesionales altamente informaos”), se suele identificar erróneamente
al teletrabajo como Trabajo Remoto, también llamado multitasking.
El error principal reside en que cuando se hace el
trabajo remoto se suelen desempeñar otras tareas, como cuidar de la familia
(padres, hijos, familiares enfermos…) o hacer tareas del hogar (cocinar,
limpiar la casa…). “Nos creemos que somos capaces de atender varias
cosas al mismo tiempo, pero la multitarea afecta a la eficiencia y es
importante aprender a gestionarlo“, asegura Manel Fernández, Profesor
de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) y especialista en psicología
laboral y bienestar en el trabajo.
La realidad es que si realizar este multitasking, el trabajo remoto, suele
dañar a la productividad, ya que
tienes que compaginar todas estas tareas.
En cambio el teletrabajo, gracias a que la rutina y
agenda es la misma que cuando trabajas en una oficina, ya que realmente estás
en ella virtualmente, con horario flexible, pero sin interrupciones o distracción
alguna, es mucho más productivo y
eficiente, ya que se dedican menos horas para sacar adelante mucho más trabajo.
Un teletrabajador debe ser responsable, que es una
tendencia innata a funcionar mejor
cuando los jefes o líderes de equipo confían en ellos.
A esta confianza debemos
sumarle el correcto uso de las herramientas
tecnológicas y digitales para esta modalidad de trabajo (en otro artículo
más adelante hablaré de ello), permitiendo que se mantengan los niveles de
productividad necesarios en algunas empresas.
-El teletrabajo mejora la conciliación
Esta creencia viene de la confusión con el Trabajo
Remoto.
Trabajar desde casa remotamente es más cómodo en
muchos aspectos, ya que evita los desplazamientos o el comer fuera de casa,
pero suele prolongar los horarios de trabajo, llegando en muchos casos a la
disponibilidad 24/7.
En cambio el teletrabajo, que para ello debemos haber
establecido en agenda las rutinas de trabajo adecuadas, esta disponibilidad
24/7 desaparece y permite al trabajador realizar sus horas laborales, de una
forma algo más flexibles, sin acumulación en el tiempo, empezando a trabajar en
una hora prefijada y no terminando más allá de la hora agendada.
Esta compaginación de la agenda permite primero
cuidarse uno mismo y luego centrarse en el trabajo, por lo que podemos realizar
el trabajo previsto (por ejemplo) por la mañana, mientras que por la tarde hacer
deporte, sesiones de relajación/meditación, leer… O al revés.
-Teletrabajar no requiere una rutina
Otra de las frases lapidarias de los periodistas de
Internet.
Como ye he indicado antes, si se requiere y mucha. La
productividad en el teletrabajo es más una concienciación de autodisciplina, un cambio
cultural y de mentalidad laboral, como se ha indicado al principio
del artículo.
Si agendamos correctamente esta rutina al horario
flexible del que podemos disponer, nos podemos adaptar a los objetivos de
trabajo.
Personalmente prefiero contactar con clientes a
primeras horas de la mañana, dejar para última hora de la mañana el trabajo
creativo, y para la tarde, todo el trabajo administrativo. En mi caso es más
por una disponibilidad del tipo de clientes y prospectos que tengo, que no por
una elección de preferencias. Pero es un ejemplo de rutina para el teletrabajo.
Si tenemos en cuenta que realmente estamos en la
oficina de una forma virtual, para teletrabajar debemos prepararnos mentalmente
de la misma forma: la agenda, la rutina, el espacio físico específico para el
trabajo a desempeñar… Respecto al espacio físico debemos tener muy claro que
debemos tenerlo separado del espacio de ocio. No podemos mezclarlo, ya que nos
distraerá más de lo que podemos desear.
En definitiva, el teletrabajo implica concentración y
estar con la dima disposición y disponibilidad que si estuviésemos físicamente en
la oficina de la empresa que nos ha contratado.
-Es posible teletrabajar desde cualquier lugar.
Trabajar desde cualquier lugar, como en un parque, el
pueblo o la playa o es teletrabajo, es trabajar remotamente. Todavía hay gente
que sigue creyendo que son lo mismo las dos modalidades de trabajo.
La realidad es que el teletrabajo exige unos
requerimientos físicos y tecnológicos mínimos.
Lo cierto es que teletrabajar no es estrictamente
necesario hacerlo desde casa, pero si desde donde hayan conexiones adecuadas.
Esto significa que podemos hacerlo desde la zona
habilitada para ello en cas (si, debemos habilitar una zona de trabajo, como si
de un despacho se tratase), o desde un coworking, algo que también se agradece
y que podemos conocer a otros profesionales que nos podrán echar un cable en algún
momento determinado.
Personalmente además de mi despacho en casa, antes de
la crisis sanitaria usaba un coworking en la zona de Diagonal/Paso de Gracia de
Barcelona (aunque en la zona hay más de 10, pero esto va por gustos del
ambiente que podamos encontrar), y una cafetería con buena conexión wi-fi cerca
de casa, con gente muy agradable, sin bullicio excesivo y me permiten estar
horas con sólo tomar un cortado. Las herramientas necesarias para trabajar las
tengo en el PC de sobremesa de casa y en el portátil las herramientas para
poder hacer reuniones remotas y conexión a la nube para trabajar simultáneamente
en equipo.
-Hay poca comunicación con el resto del equipo
El principal rechazo a la normalización del
teletrabajo en las empresas, suele ser la creencia generalizada de que esta forma
de trabajar no se puede controlar al trabajador, lo aísla y dificulta la comunicación con el resto del equipo.
La realidad es que aunque haya menos contacto personal,
no significa que haya menos comunicación y es recomendable establecer protocolos
en procesos y herramientas para evitar esto.
Tener herramientas para reuniones virtuales
presenciales, para trabajar en documentos de forma simultánea o tener las
agendas públicas, garantizan la comunicación, las reuniones de equipo o las
llamadas a clientes.
Lo único que se puede echar en falta, es el tomar el café con los compañeros. Pero esto es
solucionable, ya que se debe agendar una o dos veces al mes una reunión con
todo el equipo remoto, o la parte que pueda desplazarse sin coste, en la
oficina, para tener el contacto humano y para tener conversaciones entre
colaborador y líder de equipo, de forma más personal.
Si tenemos compañeros de equipo con diferentes franjas
horarias, es aconsejable hacer coincidir parte de la jornada laboral de todos
ellos. En estos casos, las reuniones presenciales con los trabajadores más
alejados territorialmente, deberán ser entre 1 y 4 al año. Es aconsejable una
reunión trimestral, para encaminar las funciones y proyectos más cercanos.
“La gente necesita socializar y estar
conectada, por lo que las empresas deberán diseñar la aproximación a los
miembros del equipo“, destaca el profesor Manel Fernández de la UOC
(Universitat Oberta de Catalunya).
-El teletrabajo implica una gran complejidad técnica
Cada vez que leo u oigo esto (y desgraciadamente es
demasiado usual), tengo claro que quien lo dice no tiene ni idea de TI o que se
piensan que la informática todavía está como a finales del siglo XX, más
concretamente antes del síndrome del apagón del 2000, que desde primeros de 1998
hasta el 31 de diciembre de 1999, trajo de cabeza a muchos escépticos y provoco
muchas úlceras a gerentes.
Una época en la que conseguir una conexión era casi
exclusivamente con un modem, ya que tener un router sólo se lo podían permitir
ciertas empresas con un alto valor de liquidez, ya que tenían que tener a un
equipo de técnicos informáticos en nómina.
Actualmente tenemos una gran cantidad de soluciones tecnológicas y plataformas
digitales en la nube, que nos permite compartir información, trabajar simultáneamente
en un mismo documento o ponernos en contacto con otros empleados. A más, esta
conexión a internet en el 75% de los domicilios particulares de España es una
realidad. Y el 5G está empujando fuerte, a precios de saldo.
El correo electrónico, los sistemas de
videoconferencias se llevan usando desde finales del Siglo XX, por lo que las comunicaciones
para los trabajos remotos a día de hoy (y para teletrabajos de bajo coste y
conectividad programada)m los podemos tener gratis o casi, en plataformas como Skype
o Zoom, para videoconfrencias, o Trello para gestores de tareas.
Si además queremos tener asegurado que estamos
cumpliendo la normativa en torno a la protección de datos, la seguridad de
la información será la que nos implique en plataformas más caras o más
económicas.
La empresa debe dotar de las herramientas necesarias
al teletrabajador y, sobretodo, formar a estos en el uso de estas herramientas
y en la autodisciplina de la agenda laboral.
-Eres tu propio jefe
Otro de las grandes falacias del teletrabajo (o el más
grande, posiblemente), ya que por ausencia de la presencia física del
responsable del teletrabajador, la creencia de que el empleado se convierte en
su propio jefe está latente.
La realidad en que el teletrabajo no modifica la jerarquía de la compañía ni la cadena de
reporte de tareas.
La autodisciplina se convierte, en este
sentido, en la base de un trabajo eficaz.
Cuando se teletrabaja, no justificamos el trabajo por
el simple hecho de nuestra presencia en la ofician, sino en cumplir con los
objetivos marcados. Y es por ello que esta modalidad suele ser más productiva.
Yo mismo he tenido personas a mi cargo que eran muy puntuales en la entrada y salida del trabajo, pero no terminaban nunca ningún proyecto o tarea encomendada, o los alargaban tres veces más que cualquiera del resto de compañeros.
Como se puede ver, la autodisciplina es básicamente el eje central del teletrabajo, pero
es importante mantener la calma, respirar profundamente, meditar sobre ello y,
a la hora de trabajar, concienciarse de que estamos en un equipo con un mismo
objetivo, ser responsables y no generar más trabajo de los nos puedan
encomendar.
Mucho se sigue hablando aun del teletrabajo, pero con la
definición de “trabajar desde lejos”, que es realizar la actividad laboral
fuera de las instalaciones de la empresa. Y no es cierto, ya que esta
definición es la de Trabajo Remoto.
¿Qué es
Teletrabajo?
La principal confusión viene por el prefijo latín “tele”, ya que
no hace referencia a “trabajo desde lejos” sino que hace referencias a Trabajando con lasTelecomunicaciones.
Es una traducción literal del palabro norteamericano “Telework”, que
hace referencia al trabajo que se realiza utilizando todas la infraestructura
de comunicaciones, tanto de la empresa como del trabajador desplazado, para
poder realizar su trabajo como si estuviese en las oficinas.
Dicho de otra forma:
– El Trabajo Remoto es el trabajo que el trabajador realiza desde
casa.
– El Teletrabajo es cuando el trabajador desde casa trabaja en la
oficina.
Aunque parece ser un poco raro de entender, la explicación es más
simple aun:
– El Trabajador Remoto
recibe y envía el trabajo en su casa.
– El Teletrabajador,
trabaja en la oficina desde su casa, gracias a las Telecomunicaciones.
Con el teletrabajo existe siempre un tiempo de espera, que puede
ser mayor o menos, desde que se termina la tarea o parte de ella, hasta que un
supervisor o compañero del equipo, responda sobre lo realizado, para poder
proseguir con ello.
Mientras que con el teletrabajo, toda tarea es en tiempo real, por
lo que no hay espera alguna para que un supervisor o compañero comente o
responda para seguir trabajando.
Reducción de
Costes
Por consiguiente podemos asegurar que la principal ventaja del
teletrabajo es que se evita la inversión consumir tiempo tanto en el
desplazamiento del hogar a la oficina, como en la espera de respuesta de las
tareas realizadas.
Es más, el trabajo en equipo sobre un mismo documento es imposible
de realizarlo con el Trabajo Remoto, mientras que con el Teletrabajo es una de
sus virtudes.
El teletrabajo posibilita, también a que el trabajador pueda tener
su domicilio en otra ciudad, a cientos o miles de kilómetros de distancia, pero
estar trabajando, colaborando y realizando reuniones instantáneamente.
Esto comporta un ahorro brutal a la empresa y al trabajador.
Por un lado, la empresa ya no se ve obligada a conseguir
trabajadores con talento cercano a su domicilio social, sino que puede tener
trabajadores con alta cualificación y gran talento especializado sin importar
su ubicación. También comporta no tener que pagar a un trabajador con talento cualificado
el desplazamiento a su puesto de trabajo ni, en algunos casos, una estancia
laboral en la población de la empresa.
Algo también muy interesante es que hasta este momento las grandes
empresas se podían permitir pagar un extra para traer al trabajador con gran
talento a sus oficinas, pero ahora cualquier pyme, sin un desembolso extremo,
puede tener el mismo tipo de trabajador que las grandes corporaciones.
Y por el otro lado, el teletrabajador dispone de cierta
flexibilidad laboral, una evidente conciliación entre la vida laboral y la
privada, y no tiene que desembolsar mensualmente todos los gastos de
desplazamientos y comidas fuera de su casa. Así como que el trabajador puede
estar trabajando para una firma del extranjero sin desplazamientos ni estancias
lejanas.
El
Teletrabajo no es una novedad.
El Trabajo remoto lleva haciéndose desde que el mail existe.
Y aunque parezca mentira, el teletrabajo lleva haciéndose desde el
2000, aunque el boom empezó en el 2003 con los sistemas de videoconferencias,
especialmente impulsados por Cisco.
Según Global Workplace Analytics, el número de personas que
trabajan desde casa por cuenta ajena, aumentó en un 103% desde 2005 y no
muestra signos de detenerse,
Según el Gobierno, antes del confinamiento por el Covid-19, en
España éramos poco más de 20 millones de trabajadores, pero algo menos de 1’4
millones están preparados para hacer teletrabajo en casa, esporádica o
parcialmente de forma telemática (más o menos un 7%).
Los datos de teletrabajo del 2019 son:
– Reino Unido: 34,5 millones de trabajadores, de los cuales 9 millones teletrabajan (26%)
– Francia: 30,4 millones de trabajadores, de los cuales 7,6 millones teletrabajan (25%)
– Alemania: 43,4 millones de trabajadores, de los cuales 3,5 millones teletrabajan (8%)
– España: 22 millones de trabajadores, de los cuales 1,5 millones teletrabajan (7%)
– Italia: 25,9 millones de trabajadores, de los cuales 1,3 millones teletrabajan (5%)
La cantidad de trabajadores en Europa que teletrabajan, es
diferente es cada país.
Solemos intentar compararnos con los grandes países productores
europeos, pero no llegamos a los niveles que tienen en Francia o Reino Unido
que tienen hasta 6 veces más de teletrabajadores. Italia, con una cantidad
ligeramente superior de trabajadores que España, está ligeramente por detrás
nuestro, pero ¿es el ejemplo a seguir?
Como aprovechar el
Teletrabajo
A medida que más personas realizan el teletrabajo, cada vez es más
importante encontrar formas de mantener la productividad, seguir estando
conectados y tener a los trabajadores (y empresarios) satisfechos.
Y para ello se debe tener en cuenta:
Mensajería instantánea: La mensajería instantánea no es el mail. Podemos estar hablando de
mensajería interna de la empresa, como la que hay en los ERP y en los CRM, o
con simples WhatsApp, Esta mensajería instantánea ofrece dos grandes ventajas a
los teletrabajadores. En primer lugar, permite que los compañeros de trabajo
puedan comunicarse al instante, independientemente desde donde se esté
trabajando. También evita que los teletrabajadores se sientan aislados. Después
de años de investigación sobre el teletrabajo, se determinó que la
naturaleza sincrónica y directa de la mensajería instantánea mejora los
sentimientos de presencia de las personas, la pertenencia y el bienestar
emocional. El software como Microsoft Office 365 ofrece mensajería instantánea con Skype Empresarial,
que permite el contacto en tiempo real en un instante. Es menos formal, más
conversacional y más rápido que una llamada de teléfono.
Trabajar pero con mesura: un teletrabajador satisfecho sabe cuándo acabó su
día. Según una encuesta realizada por Deloitte, en 2016, tienen muy
en cuenta la importancia de una adecuada conciliación de la vida laboral y
personal. Lo mejor de trabajar desde casa es la flexibilidad que ofrece, como
la capacidad de recoger a tus hijos del colegio o ir al gimnasio durante tu día
laboral, a la mejor hora y la franja horaria que tiene descuento, ya que se puede
recuperar esas horas más tarde, ya que con el teletrabajo no es necesario
trabajar de forma ininterrumpida. Es
importante tomar una rutina para desconectar cuando se termine el trabajo
diario, como apagar el teléfono de la oficina doméstica y cerrar el correo
electrónico del trabajo. Está claro que hay algunos días en que todos necesitan
trabajar más horas. Pero eso tendría ser la excepción, no la regla.
Conexión Social: Estar recluido en casa de forma permanente, tampoco es la obligación del
Teletrabajo. Pasar periódicamente por la oficina para tomar café y pastas, un
aperitivo o almorzar, varias veces al mes permite conectar físicamente con
compañeros, supervisores y/o jefes de áreas, para hablar del día a día o de
temas más “delicados” que ser tratados en una videoconferencia. Según un estudio
realizado en 2015 en la revista Human Performance, compartir una comida
puede ayudar a mejorar la dinámica de un equipo de trabajo y establecer
amistades, a la vez que te ofrece la posibilidad de relajarte y establecer
contactos informales.
Software empresarial: productos como Office 365, Skype Empresarial, SharePoint y Windows Phone
contribuyeron a crear un entorno más productivo para el teletrabajo. Un
software adecuado permite tener una conexión en tiempo real adecuado mediante videoconferencias,
mensajería instantánea, uso compartido de documentos e informes interactivos, con
paneles de control más sencillos de manejar.
Actualmente muchos trabajadores suelen trabajar desde casa para
complementar su trabajo en casa, fuera de horario de oficina, a modo de Trabajo
Remoto. Pero cada vez más existen empleados que utilizan el Teletrabajo más
como una forma de trabajar directa, que complementaria.
Por ello cada vez más es muy importante contar con las herramientas tecnológicas
adecuadas para conseguir que la experiencia de trabajo desde casa sea flexible,
satisfactoria y productiva.
Aunque con la crisis sanitaria del Covid-19 se ha hecho patente la
necesidad de teletrabajar
o de realizar trabajos remotos, dependiendo del tipo de sector en el que se
esté, desde el último año y medio el incremento de empleados de empresas que lo
utilizan ha ido en crecimiento exponencial. Aunque ya se prevé que después del
confinamiento mundial, los teletrabajadores serán muchos menos, pero casi un
200% respecto a lo que había al principio de 2019, o dicho de otra forma, a
finales de este 2020, será algo más del 100% del teletrabajo existente en enero.
Las empresas, y los propios usuarios, están percatándose de las
grandes ventajas que tiene realizar este tipo de trabajo, debido a su mejora en
la conciliación laboral y personal.
Según una encuesta
de Gallup realizada en 2015, los teletrabajadores son propensos a
implicarse más en sus trabajos, y una mayor implicación llevar a una mayor productividad,
rentabilidad, implicación de los clientes y otros resultados empresariales
positivos.
Pero esta forma de trabajar puede conllevar otro problema a tener en cuenta:
el trabajo remoto puede provocar de forma involuntaria de la “desconexión” con
el resto del equipo, perdiendo relaciones más estrechas con sus compañeros.
Para evitar esta “desconexión” es importante convertir el Trabajo Remoto en
Teletrabajo.
Microsoft
aconseja realizar una serie de acciones para que esta experiencia sea la
mejor posible.
Estas acciones a día de hoy son recomendables que sean en tiempo real:
– Programar una agenda: Aunque los teletrabajadores no estén en la oficina, junto con el resto de compañeros de equipo, deben programarse su agenda de forma coherente y acorde con el trabajo a realizar, exactamente igual que si estuviesen en las oficinas de la empresa, en el puesto de trabajo “fijo”; entre otros pueden ser tomarse dos horas para comer, que puedan recuperar más tarde, tomarse un descanso, bien sea para tomarse un café como para recoger a los niños de la escuela… Esto es importante, ya que de esta forma puedes estructurarse el tiempo real para cada trabajo que se este realizando o para el que se tiene previsto iniciar.
– Comunicación constante: Es importante que esta agenda sea pública e informar al resto del equipo que no vas a estar en tu puesto de “trabajo remoto” durante el tiempo programado. De esta forma, sabrán cuándo volverás ara reanudar una reunión, o concretar acciones en temas urgentes que hayan surgido. Los equipos trabajan mejor cuando los miembros saben lo que pueden esperar de cada uno. También es importante estar comunicados en tiempo real, por medio de mensajería inmediata o videoconferencias de trabajo, tanto para realizar documentos conjuntos como para resolver incidencias o poner puntos en común en proyectos determinados.
– Cumplimiento de las fechas límite: Es importante que el teletrabajador no se relaje en exceso. Según la encuesta de Gallup mencionada anteriormente, la productividad al trabajar desde casa es incluso mejor que desde la oficina, ya que no tiene las distracciones características de esta, como comentar el partido de fútbol del fin de semana, como va la vida personal o la problemática con los hijos, la receta de la paella (como en algunas propagandas nos enseñan que se hace)… El teletrabajador no debe dar motivos para que la empresa, el jefe o los compañeros de equipo pierdan la fe en este nuevo modelo de trabajo eficiente.
– Usar la tecnología disponible: Estar con una comunicación en tiempo real con el equipo es fundamental para poder tomar decisiones, tanto a nivel de jefe o líder de equipo, como para cada uno de los miembros del equipo. El correo electrónico es importante para el trabajo remoto (que es fundamental), pero para el teletrabajo es un medio secundario, ya que se debe tener en cuenta que para tener una comunicación en tiempo real es más importante y necesario otra tecnología como la mensajería instantánea (Whatsapp, Microsoft Teams), conferencias (Zoom), trabajos en equipo (Microsoft Teams), CRM, etc. Como no puedes conversar presencialmente con los miembros del equipo, es necesario crear conversaciones y colaboraciones en tiempo real de forma remota, siempre que sea pertinente.
Por último comentar que usar Microsoft Office 365, no es un lujo ni algo que sea un nuevo desembolso
en tecnología, ya que suele estar muy implantada en empresas y
organizaciones de todo el mundo, aunque no se suele usar ni el 20% de todo su
potencial, ya que desde sus inicios cuenta con herramientas de trabajo
colaborativo.