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Transformación Digital Post Confinamiento.

La Transformación Digital es algo más que el símbolo de la creciente digitalización del Todo: de documentos, de servicios, de espacios físicos, de comunicaciones, de transformaciones, de hábitos de trabajo…

Demos la bienvenida a la nueva forma de trabajar

La llamada Transformación Digital realmente es la transformación de los viejos clichés de negocio, los viejos conceptos empresariales, en nuevas formas de hacer transacciones, de entender el consumo, de producir y, por consiguiente, de nuevos modelos de negocio y de relacionarnos, algo que durante la crisis sanitaria presente, y en especial durante el confinamiento, se ha podido vislumbrar e incluso palpar.

La Transformación ha evidenciado que no es algo tecnológico que se queda en el mundo tecnológico. Es donde confluyen diferentes dinámicas.

Antes del confinamiento mundial, empezaba a ser importante el estar atento a nuestro entorno, en especial al más cercano. Pero ahora, una vez nos han desconfinado, está muy claro de la importancia de escuchar, observar, ser perspicaces con lo que pasa en nuestro alrededor.

Más que nunca nos hemos alejado de la ignorancia y del desconocimiento. Estamos rodeados de puntos de acceso a toda la información, sólo debemos conectarnos y buscar. Debemos tener cuidado con la no-información, que deberemos contrastar desde varias fuentes de información, desde diferentes medios, y abandonar los “comentarios de pasillo” y, aun más que antes, dar como bueno los “me han dicho que…”.

La información fidedigna está ahí, para nosotros, ya que es inhumano, imposible, que lo sepamos todo.

Tu Empresa en el Mundo

Tu empresa o negocio, sea cual sea su modalidad, tamaño, estructura o su objetivo, no se encuentra aislada del resto de empresas de todo el mundo, es abierta (aunque te niegues a creértelo), incluso actuando sólo de manera local, sea a nivel ciudad o barriada.

En la actualidad, desde antes de verano del 2019, estamos viviendo unos cambios profundos, menos profundos y superficiales, evidenciados por la pandemia. Branding, movilidad, retail, diseño, marketing, delivering, parecen que tengan independencia unos de otros en cuanto a los cambios que les afectan, pero cada vez más nos damos cuenta que todo está ligado entre sí y el cambio en un campo influye directa e indirectamente en el siguiente campo.

Parece que la información global del cambio nos llega sesgada, sin trabajar, aparentemente alejada de la realidadde cada contexto de tu organización, de tu realidad de tu proyecto. Y al final parece, sólo parece, que nada se ajuste a las actuales necesidades de tu negocio. Pero todo está intrínsecamente unido, cada campo a área con otro que aparentemente no tiene relación en si mismo.

Si la empresa de logística se retrasa en una entrega, la fábrica de producción tarda el doble en fabricar las piezas y el distribuidos debe bajar precios para que la competencia no se les coma el terreno.

Cómo Strolabi te puede ayudar

No queremos que nuestros clientes se sientan engañados usando predicciones de futuros tan variables ni tendencias que pueden variar en semanas, ambas dictaminadas por personajes que sólo buscan el reconocimiento de su ego personal.

Para que un proyecto de Transformación Digital pueda llegar a buen puerto, o de cualquiera de sus partes de forma independiente (digitalización, renovación tecnológica, teletrabajo…), debemos tener claro el objetivo de tu proyecto, de tu organización o negocio, conociendo a los agentes y actores de vuestro entorno más cercano que pueden influir encaminándolo en una dirección o en otra.

Por ello, no se pueden usar estándares de sectores ni de tipos de empresa, ya que tu negocio es absolutamente distinto a otra de la competencia, y tiene personalidad propia, que determinará como será el proyecto y que necesitarás para que en un corto plazo puedas ver resultados, tanto directos como indirectos.

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Compensación de las empresas al Teletrabajo

El Ministerio de Trabajo  quiere regular el teletrabajo para que, entre otras cosas, las empresas compensen al trabajador que están teletrabajando fuera de la oficina y usando recursos personales.

Según el ministerio “se trata de proporcionar regulación suficiente que dé respuestas a las diferentes necesidades (…) y un marco de derechos que satisfagan el principio de igualdad de trato en las condiciones profesionales, en especial la retribución incluida de la compensación de gastos, la promoción y la formación profesional, el ejercicio de derechos colectivos, los tiempos máximos de trabajo y los tiempos mínimos de descanso, la distribución flexible del tiempo de trabajo”

Y ya han saltado las protestas, en especial por los empresarios que no practican el teletrabajo con sus empleados, no saben realmente lo que es, o/y han estado mal asesorados.

Las protestas, las voces en alto y los golpes en la mesa, han venido de empresarios y asesores que aconsejan a sus clientes, que utilicen el trabajo remoto, aunque lo llaman Teletrabajo (porque actualmente el palabro vende), para que sus trabajadores puedan estar trabajando “en negro” desde casa, y cobrando un subsidio de algún tipo, o haciéndose pasar por autónomos.

O porque les es más cómodo para poder descontar sueldo en un futuro inminente, cosa que nadie queremos que esto no suceda.

Pero tengamos muy en cuenta que el Teletrabajador utiliza sus recursos personales para este tipo de trabajo en mucho de los casos: SU ordenador de casa, SU conexión a internet, SU impresora, y el resto de SUS recursos.

Esto tiene un desgaste y la empresa debe compensarlo, es lógico, como lo que se hace con el vehículo particular de un comercial, que la empresa paga un plus por desgaste, gasolina y mantenimiento (o debería), ya que esto es por convenio y por ley.

Pero tengamos en cuenta que el trabajo remoto es la parte más económica que le puede salir a un empresario, cuando tiene trabajadores desde casa. Pagar la conexión a internet para el envío y recepción de los mails con los trabajos a hacer, o la conexión esporádica semanal, quincenal o mensual a una video conferencia gratuita, no es un coste considerable para la empresa, más teniendo en cuenta que sólo deberían pagar la parte proporcional del uso de internet por parte del teletrabajor por el envío y recepción de esos mails.

Por una cantidad ínfima de incremento en el sueldo no es el motivo de la protesta, aunque así lo hacen.

Lo primero que se debe tener muy en cuenta saber que es realmente el Teletrabajo, ya que el envío de la faena por mail no lo es.

Si queremos que el trabajador no se queme y sea productivo, debemos regular el tiempo de trabajo que debe realizar, no excediendo en ningún caso de las horas estipuladas diaria y semanalmente por el gobierno y convenio.

Esta parte es sencilla de regular (bueno, si el empresario quiere o se lo imponen), y así evitamos jornadas reales de 10h diarias de los trabajadores en remoto.

Lo que debe asumir el empresario es el resto de recursos que este teletrabajador necesita para su día a día. Y no es el Trabajo Remoto de lo que hablamos, sino del Teletrabajo, que es realmente un gran avance para las pymes respecto a la productividad de los trabajadores que pueden hacer esta modalidad.

La empresa debe empezar a cuestionarse el que debe tener que suministrar una serie de recursos al teletrabajador, o debe compensar económicamente el uso de los recursos personales de este. Aunque esta segunda opción es la más factible, por norma general no está regulada ni compensada económicamente, por lo que los trabajadores con talento que teletrabajan, terminaran buscándose otra empresa de forma relativamente rápida.

¿Qué Recursos debe tener el Teletrabajador?

Esta parte es relativamente fácil de determinar, dependiendo de su función, trabajo a realizar y su movilidad.

A falta de poder ver las necesidades de cada caso (no, no son las mismas para todo el mundo, ya que difieren poco o mucho, dependiendo de su puesto de trabajo), podemos indicar los recursos genéricos para cada modalidad, “pueden” ser los siguientes.

Trabajo Remoto. En inglés  Remote working, es el tipo de trabajo en el que el teletrabajador es un usuario nómada, que no está en una oficina y suele estar en movimiento. Según el diccionario de Cambridge, dice “Una situación en la que un empleado trabaja principalmente desde su casa y se comunica con la empresa por correo electrónico y teléfono”. Y nada más.

Este tipo de trabajo es el mal denominado Teletrabajo y el más utilizado actualmente en España.

Según el gobierno de España, se calcula de que el 34% de los trabajadores (unas 730 mil personas, de los más de 22 millones de trabajadores), han seguido con sus quehaceres desde casa durante la las fase 0, estimándose que más del 80% han estado trabajando en estas condiciones (sobre los 580 mil trabajadores).

La empresa debe proveer al trabajador de un ordenador  (los podemos encontrar desde 200,- €), una conexión a Internet (por 35,- € mes, lo más básico de 30 Mb), un móvil o teléfono fijo (incluido el precio en la conexión a Internet) y acceso al correo de empresa.

Evidentemente el Trabajador Remoto suele tener en su domicilio todos estos elementos, por lo que la empresa debe compensar el uso de su material particular por el su uso, el desgaste y el mantenimiento.

Teletrabajo. En Inglés Teleworking, aunque también es llamado Telecommuting en Estados Unidos, es la modalidad por la que el usuario está en una ubicación física fuera de la oficina, aunque conectado a ella, como si no se hubiese desplazado. Según el diccionario de Cambridge, dice “La actividad de trabajar en casa, mientras se comunica con su oficina por teléfono, correo electrónico o internet”.

En esta modalidad, el usuario se conecta al servidor de la empresa, que lo ideal es que esté en cloud, para poder disponer de todos los recursos, como es información (conexión a ERP y/o  CRM, documentos…) que normalmente puede disponer si está físicamente en las oficinas.

Actualmente no hay ni el 20 % de teletrabajadores en España  que lo están utilizando (unos 140 mil trabajadores).

La empresa debe proveer de lo anterior indicado en el Trabajo Remoto, pero el trabajador debe tener una zona habilitada para este trabajo (no suele servir la mesa del comedor), lo más parecido a un despacho de trabajo. Si la empresa “obliga” a realizar este teletrabajo, lo ideal sería el mobiliario de este despacho corra a cargo de la empresa, o compensar económicamente el uso del material particular del trabajador.

Si el trabajador está muy alejado de la oficina, como en otra ciudad, comunidad autónoma o país, un coworking suele ser lo más económico para la empresa y, en muchas ocasiones, muy cómodo para el teletrabajador.

Con esta modalidad de trabajo, aparte de no perder tiempo en los desplazamientos a la oficina, el usuario no pierde tiempo de espera en recibir trabajo ni en que sea este supervisado.

Otra de las ventajas de este trabajo es la flexibilidad horaria, ya que se le suele pedir que haga las horas laborales preestablecidas, pero sin un condicionante de inicio ni finalización. Suele ser más un trabajo por objetivos o proyectos, que por horas trabajadas.

Está demostrado que la productividad del trabajador aumenta entre un 10% y un 25%.

Smart Working. Aunque lleva más de 10 años entre nosotros, es el nuevo descubrimiento de muchas empresas. Denominado “Trabajo Inteligente” hace referencia a aprovechar el potencial de las telecomunicaciones para los trabajadores lejanos.

Hasta hace poco sólo era utilizado por multinacionales o grandes empresas, para tener en nómina a trabajadores con un alto nivel de talento, sin importar su ubicación geográfica. Por lo que es habitual estar en contacto permanente entre estos trabajadores de otros continentes, codo a codo, en proyectos con compañeros de equipo de Barcelona, Madrid, Sevilla… por poner ejemplos.

Esta modalidad de trabajo es la más acertada en muchos de los casos, pero curiosamente no llega ni a 10 mil trabajadores en toda España que lo esté utilizando.

Por norma general los teletrabajadores que usan esta forma de trabajar, lo hacen por objetivos, por proyectos finalizados, y no por horario, ni fijo ni flexible.

No sólo deben tener todos los recursos que la empresa puede ofrecer como en el anterior caso, sino que deben estar, en la mayoría de los casos, conectados 100% con las oficinas, mediante teléfono ID de marcado rápido (como si estuviese en un despacho dentro de las oficinas), conexión constante de videoconferencia, conectado a la telefonía y con conexiones múltiples (Office 365 lo tiene incluido en su licencia) y mensajería interna, para mensajes de texto rápidos.

Todo esto, incluyendo lo indicado en el Teleworking, debe ser suministrado por la empresa, en espacial las licencias de los programas de comunicaciones.

Y en el caso de que sea el usuario el que lo ponga a modo personal, será por cuenta de la empresa que lo compense mensualmente.

Con esta modalidad se consigue una productividad del trabajador por encima del 20%, llegando en algunos casos hasta un 40% que el realizado si se hiciera en las oficinas. Hay que tener en cuenta que se evitan distracciones y los “yaque” (ya que estas aquí, puedes hacer…), que hace que duplique o triplique el tiempo de ejecución de los proyectos en curso.

Resumen

En este caso el resumen es bien sencillo: es la empresa la que debe proveer de todos los recursos necesarios a los tele trabajadores, o si los pone el teletrabajador, compensárselos mensualmente.

Lo único que se requiere es que la empresa se conciencie en que debe determinar que nivel de implicación desea ofrecerle al trabajador y el tipo de trabajo que quiere que realice, si por trabajo realizado, por horario o por objetivos.

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Era Post-digital, después del Gran Confinamiento

Nuestra querida Elisabet Roselló, Asesora en Postfuturear que nos ha ayudado en más de una ocasión, está sacando una serie de artículos para hacernos pensar sobre lo que nos viene desde ahora hasta finales del 2021, o mediados del 2023

Y las empresas, en especial las Pymes, si no se paran a pensar y preparan para el peor escenario, lo van a pasar muy mal.

Todas las previsiones de qué iba a pasar antes de aparecer la Covid-19, e incluso las que dibujaban un futuro “cierto” después del confinamiento, auguradas por los gurús, pseudogurús, snobs y vendehúmos,  de la economía y mercados tecnológicos, se han desmoronado en el transcurso de la pandemia,del obligado confinamiento mundial que estamos sufriendo.

La Transformación digital se ha desacelerado y, en estos momentos, no se sabe en que se transformará. Ni si se transforma en algo diferente.

Las empresas ahora quieren un sistema que funcione, bien o regular, pero con resultados a corto plazo (incluso a plazo inmediato).

Básicamente más que transformar la empresa digital y culturalmente, lo que el gerente de la Pyme quiere es no llegar ni a la digitalización, y mucho menos a la renovación tecnológica, buscando y solicitando sólo lo que necesitan para mañana o, como muy lejos, para dentro de 15 días (y ahora ese tiempo es demasiado largo para las pymes).

El Trabajo Remoto, mal llamado Teletrabajo (porque el nombre vende), no está dando el resultado esperado, ya que los plazos de entrega de trabajos no se cumplen.

Los  motivos son bien simple:

– Trabajadores con un ERTE, pero trabajando en negro para la empresa (con la amenaza del despido post-confinamiento), pero sin cobrar el trabajo “pirata” o debiendo esas horas a la empresa, aun sin cobrarlas.

– La mal llamada conciliación laboral/personal, no ha funcionado. Las empresas exigen que trabaje en casa, pero 10 horas al día (ya que no te desplazas, trabájame también ese tiempo), por el mismo precio, por lo que no tienen tiempo ni para el trabajo ni para lo personal.

– Las agendas no se ajustan a lo programado, por un mal cálculo de tiempos. Si esta la crea otra persona diferente al trabajador y no se sientan para poner puntos en común, es normal.

– Los trabajos realizados no son en tiempo real. El mal llamado Teletrabajo, se está realizando mediante envíos y recepciones de mails entre el trabajador y la empresa. Esto hace perder tiempos muy valiosos en los envíos y generan tiempos de espera innecesarios,para su aprobación y supervisión, y no contabilizados en las agendas.

– Muchos trabajadores, no acostumbrados a autocontrolarse, se relajan. Un buen ejemplo es el contante recordatorio que tenemos por las RRSS y Telebasura nacional, de que “todos” vamos en pantuflas y pijama, (o chándal en el mejor de los casos).

Este tema del post-digital suele ser muy polémico, en especial entre los pseudogurús y los vendedores de humo, que no quieren reconocer que se han equivocado, que nunca han tenido la previsión del mundo real, ni han sabido, ni saben ni quieren saber adaptarse al mundo cambiante, y cada vez más rápido, ni a las necesidades reales de las empresas, cada vez más personalizadas. Un mundo que en cuanto llega una hecatombe de dimensiones nacionales o internacionales, como la actual pandemia, deshace todo lo que se había previsto y a ciertas mentes “privilegiadas” no les entra en la cabeza.

Hace poco leí “Los pseudogurús y vende humos de la Transformación Digital, los que aun a día de hoy no saben en que consiste realmente esta transformación, […], los que nos intentan convencer que un Teletrabajo es enviar y recibir mails desde casa y, de vez en cuando, hacer una video conferencia con el jefe para que vean que trabajamos, los que han liado a los clientes y los han tenido confundidos o les han hecho comprar equipos y servicios innecesarios, los que han conseguido que las empresas no crean en los consultores, los que nos han hecho perder muchas oportunidades de negocio reales al liarla tanto, ahora dicen que el sector está muerto y que ellos se deben reinventar”.

O sea, que ni se molestan en buscar soluciones a esas empresas, además inmersas en la crisis que nos ha llegado. Solo saben poner la mano para cobrar por no hacer nada, por sacar humo por su boca,  y cuando todo se complica, esconden la cabeza bajo tierra.

Esta temática suele levantar pasiones o ampollas (o ambas a la vez), pero en estos momento buscar responsables de lo que ha pasado (que Trump se esfuerza exageradamente en culpar a los chinos, pero no hace nada por su país, es el ejemplo más claro), o hacer cábalas sobre lo que pasará en 6 meses, no es previsión ni visión de futuro, es una narrativa de ciencia ficción al más puro estilo de Cubric.

¿Cómo ha cambiado la relación de tu empresa con lo online?

Debido al confinamiento en España, y el mundial, pero ese nos pilla un poco lejos (por el confinamiento, se entiende), se han podido ver nuevos comportamientos laborales, acertados y no acertados.

La mayoría respondían sólo a la situación de confinamiento, de parón económico (aunque las empresas de material sanitario y las de distribución no han podido parar), en la que nos hemos tenido que ver sumidos obligatoriamente y no por qué nos los diga un gobierno, sino porque lo impone una enfermedad virulenta y mortal.

Estos comportamientos, aun sin aventurarnos sobre que dirección tomará el presente en el que estamos, está claro que pueden quedarse y evolucionar de maneras que ahora mismo no podemos pensar.

El Trabajo Remoto, el Teletrabajo y el Smartworking (diferentes fórmulas de trabajo sin pisar la oficina de la empresa), que alguno lleva más de 20 años entre nosotros, han llegado con fuerza y de forma obligada, para quedarse definitivamente, más le pese a más de un empresario.

Pero si estos empresarios reacios se parasen a pensar en que les beneficiaría, o que algún Consultor auténtico (y no los vendehúmos que nos solemos encontrar), se lo explicase con la paciencia que un profesor explica a un niño para que sirven las matemáticas, entonces, dejarían de ser reacios y encontrarían en él a un aliado para encontrar una nueva fórmula para ser más productivos que su competencia.

Durante el confinamiento se ha demostrado, con creces, que una empresa no necesariamente debe paralizarse si el trabajador debe quedarse en casa. Evidentemente si estamos hablando de una empresa de manufacturas, como por ejemplo SEAT, la producción se parará. Pero otras empresas en las que sólo con trabajo de oficina o de intermediario, está claro que han seguido produciendo. Un par de ejemplos claros han sido AliExpress y Ebay. Ni producen, ni almacenan, ni distribuyen, sólo hacen de intermediarios, aun haciendo Teletrabajo (del de verdad), no sólo no han parado de facturar, sino que debido a las necesidades y pedidos de sus clientes, han aumentado sus beneficios y han conseguido que mucha gente que no confiaba en ellos, ahora no quieran ir a las tiendas a comprar: lo piden y se lo traen a casa en un tiempo razonablemente corto.

¿Qué es Post-digital?

Antes del confinamiento, antes incluso de saber que teníamos una epidemia en casa, el llamado “Futuro Digital”, que tan ampliamente se ha hablado (y no sé porque aún hay quien sigue con este discurso), se definía como una nueva área tecnológica  emergente, apostando por que iba a ser el motor del cambio humano, con la inteligencia artificial, el 5G, la realidad aumentada, la realidad virtual, el blockchain, la robótica y las biotecnologías.

Con el Covid este relato de perspectivas halagüeñas de futuro se han desdibujado y se han cuestionado desde la primera semana, más aun si cabe.

Cuando se menciona “post-digital”, no debemos pensar en que lo digital se ha superado o que se está sustituyendo por otra cosa. No.

Es un concepto que aparece en estudios sociales que llega desde principios de la década del 2010, que se observó que lo digital ya no representaba todo lo que era futuro en el ideal colectivo, sino que se había convertido en “normalidad”.

En la “nueva normalidad” que tanto escuchamos y que muchos “iluminatis” quieren hacernos creer que es otra cosa o que es un invento de gobierno para controlarnos.

Con el post-digital empieza a desaparecer las distinciones evidentes entre lo on/off, lo físico/pantalla, y empieza a quedar relegado a “batallitas del abuelo”, a la nostalgia y a una cultura ya pasada.

Pero ya hay gente que empiezan a preocuparse por otros aspectos que conlleva esta nueva visión de lo digital: la preocupación por la privacidad, la economía de datos y la vigilancia y control en clave comercial.

Por ello la creencia de que la tecnología iba a ser el motor principal del cambio (lo mal llamado digitalización), está demostrando no ser cierto y cada vez más es cuestionable.

¿Qué está evolucionando a día de hoy?

Las redes sociales como Facebook, siguen desplegando nuevas funciones, herramientas y entornos de RA. Muy posiblemente, más adelante, volverán a recuperar la línea Blockchain que inicio poco antes del confinamiento mundial.

Las plataformas de streaming, videoconferencias y salas de reuniones virtuales, desde que se ha iniciado el confinamiento, no sólo tienen buenas expectativas, sino que ya se habla de que evolucionaran hacia el teletrabajador móvil.

Las IAs llevan años entre nosotros y siguen siendo muy atractivo para las inversiones, aunque también se invierte y mucho, en sistemas de control, no sólo los sistemas que últimamente hemos estado viendo del control de pandemia (temperatura, distancia  entre personas…), sino también en gestión empresarial, finanzas…

Pero la brecha digital también se ha convertido en una brecha social. La diferencia socioeconómica se nota (y notará cada vez más), en el trabajo o los estudios a distancia, ya que los grupos con menos ingresos, recursos o conocimientos, tendrán más dificultades para poder acceder y, por ende, subir de status social. Y ni hablar si quiera de las dificultadas de conciliar el trabajo desde casa y el cuidado de los más pequeños o con necesidades especiales.

Si las expectativas de nuevos brotes de la pandemia en meses venideros se confirman, la evolución del trabajo remoto está asegurada. Pero también generará más distanciamiento entre la brecha digital, antes explicada, y la conciliación.

Esto conllevará al replanteamiento por parte de las empresas del modelo de cultura laboral que deberán seguir. Diferente para cada tipo de sector y trabajo.

¿Qué podemos hacer?

Podemos cruzarnos de brazos y esperar que el tsunami nos engulla, a ver si tenemos la suerte de mantener la cabeza a flote, o:

– Preparar estrategias generales con varios microescenarios posibles, con planes A, B, C, D…

– Pivotar la Propuesta de Valor y la Visión en subalternantivas viables.

– Hacer planes económicos, en base al peor de los escenarios, y sus preparaciones necesarias.

– Empezar a remodelar la cultura de empresa, a medio plazo, de cara a lo que “podría ser” en uno o dos años.

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Usando las Agendas

Imagen: Agenda Navadesign

Durante estos días de confinamiento, mientras hemos estado trabajando en remoto o en teletrabajo, Se ha podido leer y escuchar con demasiado asiduidad en redes sociales de todo tipo, que las agendas trabajando desde fuera de la oficina, no funciona correctamente y todo se retrasa o no se cumple.

El problema, según dicen, es que al trabajar desde fuera de la oficina nos relajamos y no producimos de la forma deseada.

Y esta falacia es una forma “agradable” para no hacernos una autocrítica por ello.

Pero tendemos a olvidar que cuando estábamos en la oficina la agenda tampoco funcionaba o, lo más habitual, no la utilizábamos.

Cuando estamos en la oficina, las agendas que utilizamos, bien sean la de Outlook (que más o menos tenemos todo el mundo), algún software de manufactura exclusiva para la empresa en la que trabajamos, o una agenda física de papel, solemos apuntar solamente las reuniones previstas, en el mejor de los casos.

Y el motivo principal por el que no funcionan las agendas es que no nos han ensañado a como utilizarlas.

Cada año para finales de año de forma programada y automática, como la Navidad, los gurús de la gestión del tiempo nos inundan las redes sociales con discursos de los cincuenta mil sistemas “eficaces” de como llevar una agenda.

Nos dicen cuáles son los beneficios de utilizar la agenda, hablando de los pros y no de los contras, hablando, hablando, hablando, pero al final no nos funciona la agenda; la empezamos el 2 de enero y, más o menos, un poco antes de semana santa, la dejamos aparcada, aunque rellenamos con cosas sin importancia, o las tareas programadas de forma habitual que sabemos que tenemos, de una semana para la otra (reunión todos los martes con el director del departamento).

Estos gurús siempre nos “certifican” que su sistema es infalible y que si no funciona es porque somos nosotros los que no somos ni constantes ni exigentes con nuestro auto control, por lo que nos recomiendan que estemos constantemente vigilando el cumplimiento de la agenda.

Y cada año terminamos pensando que somos personas dispersas y sin autocontrol. O lerdos.

Por ello lo mejor, según nos dicen, es estar constantemente revisando y controlando nuestras agendas.

¿De verdad que queréis estar estresados llevando un control del trabajo a realizar, incluso antes de meteros en el barro?

Si estamos estresados intentando llevar el control de lo que debemos realizar, en el mismo orden y empezar a la hora prevista, estaremos tan agobiados que seguiremos sin rendir eficazmente.

Y lo peor, es que despotricaremos de nuestro puesto de trabajo, de la empresa, del compañero pesado, del que tiene mucho “morro” por no pegar ni el sello, y del miserable sueldo que nos dan por el excesivo trabajo que hacemos.

Del excesivo trabajo que realmente nos hemos autoimpuesto.

¿Cómo podemos hacer para que la agenda función?

Personalmente me gusta realizar un picking de diferentes sistemas que durante años he ido viendo, que desde hace tiempo, me van funcionando bien.

No es el mejor sistema, pero a mí me funciona. Y a todo el que se lo comento y lo pone en práctica, también.

Y realmente no es un sistema, sino una concepción para que la agenda funcione.

Lista de trabajos a realizar

Antes de entrar en materia, debo indicar que en la agenda debemos anotar lo que tenemos que realizar en un tiempo relativamente cercano, de forma coherente, lógica, real y realizable (entere una semana y 15 días, aunque lo más secuencial podemos programarlo a 3 meses vista, nunca más, ya que todo en la vida suele variar con demasiada facilidad); no podemos usar la agenda como la lista de los “quiero” de buenas intenciones de principio de año (quiero dejar de fumar, quiero adelgazar 5 kilos, quiero encontrar un trabajo mejor, quiero terminar las tareas de hoy antes de irme a casa…), ni usarla como una lista de “deseos” de fantasía (deseo conseguir un coche mejor, deseo poderme ir de vacaciones a Bali, deseo que me toque la lotería…).

Debemos utilizarla como un planning de trabajo real y lógico, como el que llevan los directores de los departamentos de producción.

Hace años, realmente muchos años, empecé con un sistema de “control” de tareas que aseguraban que era eficaz, el sistema A-B-C.

Ni es eficaz, ni es un control.

Actualmente realizo una lista de tareas a realizar (trabajos pendientes, tareas a finalizar, acciones a hacer a corto, medio y largo plazo… TODO), que la superviso una vez cada 15 días, como muy pronto.

Esta lista la ordenaremos según urgencia.

Y copiaremos la misma lista, para ordenarla también según la importancia.

La experiencia demuestra que en el 90% de los casos, lo urgente y lo importante, no suele ser lo mismo.

Suelo utilizar un Excel y creo dos columnas para estas listas, en la misma hoja. Visualmente me resulta más fácil para trabajar.

Ya tenemos el trabajo más pesado y más complejo realizado: saber que tareas tenemos pendientes, cuales son urgentes y cuales son importantes. Si revisamos la lista dentro de una semana, descubriremos que el listado de “urgentes” ha variado considerablemente. Lo que hoy es urgente, la semana que viene, aun sin haberse terminado, sólo es importante y urgente pasa a ser otra tarea de la lista, o una nueva que se ha añadido. Y lo mismo pasa con las importantes.

Con este listado, podemos pasar a trabajar la agenda. Pero aún falta algún que otro paso a realizar.

Anotando citas y reuniones

Lo primero que debemos anotar son las citas fuera de la oficina y las reuniones con compañeros, tanto presenciales como telemáticas.

Con esto sabremos que tiempo tenemos para las otras tareas pendientes.

Recordar que:

– Una cita fuera de la oficina, debemos incluir el tiempo del desplazamiento, tanto para ir como para volver. Indicar “visita a Empresa Esterna de 10h a 11h” implica que debemos poner en la agenda que esta reunión empieza a las 9h (unos 30 min para su preparación, y otros 30 min de desplazamiento hasta las oficinas del cliente) y termina a las 12h (30 min de desplazamiento de oficinas del cliente hasta nuestras dependencias, más 30 min para el informe). En el caso de una reunión telemática, se debe tratar igual que para la reunión con el equipo de trabajo de la oficina.

– Las reunión con el equipo de trabajo, presencial o telemáticamente, también debe tener un tiempo antes para preparar el material necesario: preparar informes y documentos; eliminar el sonido del Smartphone; parar 5 minutos antes de la reunión, para despejar nuestra mente e ir predispuestos sólo para el tema a hablar… Por ello debemos incluir el tiempo que consideremos necesario después de la reunión para guardar todo lo utilizado (entre 5 y 15 min) y escribir el informe de la reunión (unos 30 min más).

Si nos olvidamos de anotar estos tiempos, empezaremos a ver como otras tareas se van retrasando de forma considerable y empezaremos con la cancioncilla “las agendas no funciona correctamente”.

Matriz de Eisenhower

Con la lista hecha de Urgencias/importancia, nos podemos lanzar a hacer una Matriz de Eisenhower, que no es otra cosa que un grafico de ejes cartesianos.

En esta Matriz pongo en la parte de Urgente/ Importante, la tarea que ha coincidido o que han quedado más cercanas entre sí, por arriba; o la que consideremos más urgente. La más importante pero no tan urgente, irá en la posición Menos Urgente. El resto de tareas, debemos colocarlas según determinemos en importancia y urgencia.

Los colores utilizados en esta Matriz de Eisenhower no es al azar.

Los trabajos más “calientes”, los más urgentes, se marcan con rojo.

Los importantes, pero “no tan calientes” se marca con naranja.

Los trabajos menos importantes, pero que están en la franja de urgencia, se usa el verde, con la esperanza de poderlos terminar pronto, pero sin prisa.

Y las tareas “frías”, ni urgentes ni importantes, es con el azul.

Es un tema de colores cálidos y colores fríos. Temas calientes o temas fríos.

Utilizar el color rojo para las tareas a punto de morir, una tarea que se ha enfriado, lo que hacemos es engañar al cerebro y decirle que es caliente y que debemos mantenerlo “todavía ahí”.

Utilizar el color azul para una tarea importante, una “patata caliente”, también engañamos al cerebro y le decimos es un tema frio, sin importancia realmente, por lo que lo aplazaremos en más de una ocasión.

Planning de trabajo

En cuanto hemos realizado todo el pre-trabajo anterior a la planificación de nuestra agenda, es el momento en el que empezaremos a darnos cuenta del porque antes las agendas no nos funcionaban y es el momento de aprender a usarlo correctamente.

Empezamos a tener claro el orden de las cosas, las tareas urgentes, las menos urgentes, las importantes, las que tardaremos mucho en hacerlo (hasta que vuelva a ser urgente), y las que no se realizará nunca.

Ahora le toca plasmar todo en la agenda.

A este trabajo a mí me gusta llamarlo “Planning de trabajo”. Otros lo llaman “agendar”, que también es correcto.

Podemos usar infinidad de aplicaciones para realizar la agenda, incluso un simple Excel nos puede servir para ello.

Pero aconsejo utilizar agendas específicas que puedan saltar alarmas que lleguen realmente a incordiar mientras trabajamos, para recordarnos que debemos terminar el actual trabajo, posponerlo para iniciar (o continuar) otro programado más urgente, o posponer el aviso, ya que el actual es más urgente/importante que el nuevo del aviso.

Aunque he estado en empresas que tienen su propia agenda, integrada a veces en el ERP o sólo en el CRM, la agenda que sé que me funciona perfectamente, que además puedo tenerla integrada de forma inmediata en mi Smartphone, es el Outlook de Microsoft. Llevo trabajando con ella unos 20 años, es de las más completas que hay y es intuitiva en su utilización.

En el actual 2020 si no tenemos los diferentes dispositivos enlazados entre sí, no es teletrabajo lo que realizaremos, ya que no nos permitirá poder realizar un seguimiento como se tiene que realizar.

También llegará el momento en el que, después de unas semanas o el primer mes de haber programado por primera vez nuestra agenda, descubriremos que nos hemos equivocado en algo, ya que todo se retrasa, no solemos cumplir lo programado… y es cuando debemos hacer una reflexión seria de autocrítica sobre qué es lo que hacemos mal.

Ya aviso de antemano que en el 90% de las ocasiones, solemos olvidarnos los “entre tiempos”, los momentos entre terminar un trabajo e iniciar otro, los momentos de preparación de la tarea que vamos a iniciar y los “descansos del café”.

Rellenar la Agenda

Lo primero que haremos en la agenda es colocar las visitas a clientes y/o reuniones de trabajo que podamos tener. Es lo que realmente no es movible, sea urgente o no, y, excepto por temas “especiales”, no se suelen posponer.

Después seguiremos con lo que tenemos como más urgente y lo iremos repartiendo en los primeros días siguientes al trabajo realizar.

Observar que debemos programar el trabajo previo y posterior a una reunión, presencial o telemática,

Una vez lo tenemos repartido, y el tiempo de desplazamiento al mismo.

También debemos tener en cuenta que durante la primera meda hora del día, de cada día, debemos actualizar la Matriz de Eisehower y, por consiguiente, nuestra agenda, ya que puede haber aparecido temas urgentes para hoy, temas importantes que tenemos previsto hace, quedan pospuestos por una infinidad de motivos o, simplemente, hemos finalizado algún trabajo que habríamos previsto que estaríamos haciéndolo unas cuantas horas más.

Si para cada tipo de trabajo lo “coloreamos”, como por ejemplo reuniones, desplazamientos, momento de Relax…, con un golpe de vista sabremos, sin leerlo, que tenemos que hacer.

También se puede observar que hay “huecos” vacios de trabajos previstos. No es malo tenerlo, ya que pueden rellenarse con temas urgentes, o por temas que están a punto de morir, para ver si podemos “resucitarlo”, siempre que sea de interés hacerlo.

Recordad que inicialmente todo esto parece muy bonito, pero tal como vallamos avanzando en la “Cuadratura del círculo”, iremos dándonos cuenta que nos habremos dejado por apuntar tareas que solemos hacer, que no asignamos tiempo, y que suele comernos entre 20 minutos a más de media hora.

Seguimiento de la agenda

Como ya hemos observado, una vez tenemos los “deberes hechos” (anotar las tareas y hacer una matriz de Eisenhower), plasmarlo en la agenda es mucho más sencillo.

Ahora sólo toca hacer un seguimiento de lo realizado y, si no se ha podido hacer, anotar en la misma tares del planning, el porqué.

Y para que la agenda funcione correctamente, debemos realizar un mantenimiento diario y un seguimiento quincenal. Y tener la mente totalmente flexible a cambios estructurales de agenda.

El mantenimiento diario,  que debe estar también anotado, lo realizaremos en la primera media hora de cada día, ese momento que, si no hay algo realmente urgente para hacer, solemos perderlo hablando de lo que ha hecho nuestro niño ayer por la noche, de los políticos y la política, como nos ha ido en la fiesta/discoteca el finde, del partido de futbol del pasado fin de semana (o del Derby del que viene)…

Si nos acostumbramos a cortar este uso inútil de tiempo y lo reutilizamos en actualizar la agenda, veremos que el día nos cundirá más, sin agobios, y seguiremos teniendo el mismo tiempo para socializar con nuestros compañeros de trabajo, algo también muy necesario (aunque hablar de política, nunca es aconsejable).

El seguimiento quincenal, que empezaremos por revisar los listados indicados al principio de este artículo, También lo anotaremos y  lo realizaremos en esa primera media hora que hemos destinado cada día las actualizaciones de la agenda.

Algunos gurús del tiempo dicen que realicemos estas tareas de mantenimiento al finalizar el día.

Por experiencia os puedo asegurar que al hacerlo, no conseguimos desconectar del trabajo durante la noche, pensando en lo que deberemos hacer mañana, que a veces puede ser una tarea incómoda, y en que el innombrable de nuestro jefe nos ha puesto una urgencia a último momento que nos romperá el planning de mañana.

Por ello solemos agobiarnos, solemos opinar que no funciona la agenda, que nos volvemos esclavos de ella (y es cierto), y terminamos por no utilizarla.

Si hacemos el seguimiento al día siguiente y lo tomamos como algo normal y habitual, conseguiremos no agobiarnos.

Es más, no es la primera vez que al poco de llegar a la oficina por la mañana, el jefe nos anula ese trabajo urgente que nos dio a última hora de ayer, porque se lo ha dado a otro compañero o, simplemente, ya no es urgente.

Y si hemos estado agobiados toda la noche, aun nos enfadaremos más con nosotros mismos por habérnoslo tomado así (aunque se lo achacaremos al jefe) y esteremos todo el día de mal humor.

Y donde se dice jefe, podemos decir cliente o colaborador.

Lo importante es no ser el esclavo de la agenda, sino que esta debe ser una herramienta que nos debe facilitar nuestro bienestar en nuestro puesto de trabajo.

Por cierto, siempre que sea posible, no tomarse el café en 5 minutos ni sentados frente a nuestro ordenador, trabajando: suele sentar muy mal, no disfrutarlo y nos estresará mucho más, en especial si lo hacemos mientras trabajamos, ya que por norma general terminamos tomándonoslo frio. Lo ideal es tomárlo en 20 o 30 minutos, socializando con otros compañeros; desconectando durante ese tiempo.

Más tiempo de 30 minutos, dejaremos de ser productivos, perdiendo un tiempo precioso para hacer otras cosas.

Este momento de descanso se debe realizar al terminar una tarea y empezar otra, nunca en medio de una no terminada.  Y si no podemos hacerlo, como mínimo intentar cambiar de subtarea dentro de la tarea que estemos realizando. Por ejemplo, si estamos en medio de un proyecto para un cliente y tenemos 3 días con ello, lo interesante es hacer la pausa entre diseño de las fases.

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Falacias sobre el Teletrabajo

Bulos por Internet los hay en todas partes y de todo tipo, en especial por gente mal informada, que dan como bueno los cuchicheos de la máquina de café o comentarios por medio del juego del teléfono.

Como el Bulo, difundido por algunos políticos, de que Ángel muñoz (más conocido como “Jordi ENP”, actor de cine para adultos), que es médico y que ha muerto por el Coronavirus (y posiblemente una vez cada quince días, desde el inicio del confinamiento).

Y las falacias sobre el Teletrabajo, no iban a ser menos.

¿Qué es una Falacia?

Según la RAE (Real Academia Española de la Legua), dice que Falacia es “engaño, fraude o mentira con que se intenta dañar a alguien”, y en las extrañas circunstancias que estamos viviendo con la crisis sanitaria, es un buen momento para lanzar bulos de que el Teletrabajo es una pérdida de tiempo y dinero, y un preámbulo para los despidos.

Por lo que las mentiras sobre el teletrabajo, no hay una solamente, sino que llegan a más de media docena de ellas, a cual peor y a cual más equivocada.

Aunque el conjunto de las creencia errónea más extendidas hablan prácticamente de lo mismo, las que dicen que reduce la productividad y que merma la comunicación entre el teletrabajador y la empresa.

Pero mejor comentar las que más habitualmente podemos encontrar en comentarios de “reconocidos periodistas”, de “telepolíticos entendidos del tema” y de “youtubers con escasa incidencia” que por aumentar su cuota de seguidores, son capaces de hablar de temas que desconocen por completo.

En que punto estamos

Gracias al Covid-19, se ha conseguido que el teletrabajo pase de ser un privilegio a una necesidad.

Antes de la crisis sanitaria existía un 4,5%, algo menos de 1 millón de trabajadores españoles, que habitualmente se conectaban a distancia para desempeñar su trabajo, no sólo con teletrabajo, sino incluso con la modalidad de trabajo remoto. Desde el inicio de la Pandemia hasta ahora, aunque casi se ha doblado el número de profesionales con esta modalidad (más o menos el 7% unos 1,5 millones de teletrabajadores, según el Gobierno de España) todavía estamos muy lejos de los que lo hacían antes de marzo del 2020 en Francia (25% con 7,6 millones de trabajadores) o Reino Unido (26% con 9 millones de trabajadores).

Lo ideal, y a lo que antes o después llegaremos, es que esta situación excepcional de confinamiento dará lugar a un cambio culturaly de mentalidad laboral en nuestro país, mediante una mayor aceptación del teletrabajo como modalidad laboral.

Falacias más habituales

Para llegar a una equiparación como Francia o Reino Unido, lo primero es conocer que es real y que no lo es sobre el Teletrabajo.

Para ello explicaré cuales son los bulos más extendidos y la realidad que esconde.

-Trabajar a Distancia pone en riesgo la Productividad

Debido a la gente que “sabe mucho del tema” (como se ha dicho antes, “profesionales altamente informaos”), se suele identificar erróneamente al teletrabajo como Trabajo Remoto, también llamado multitasking.

El error principal reside en que cuando se hace el trabajo remoto se suelen desempeñar otras tareas, como cuidar de la familia (padres, hijos, familiares enfermos…) o hacer tareas del hogar (cocinar, limpiar la casa…). “Nos creemos que somos capaces de atender varias cosas al mismo tiempo, pero la multitarea afecta a la eficiencia y es importante aprender a gestionarlo“, asegura Manel Fernández, Profesor de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) y especialista en psicología laboral y bienestar en el trabajo.

La realidad es que si realizar este multitasking, el trabajo remoto, suele dañar a la productividad, ya que tienes que compaginar todas estas tareas.

En cambio el teletrabajo, gracias a que la rutina y agenda es la misma que cuando trabajas en una oficina, ya que realmente estás en ella virtualmente, con horario flexible, pero sin interrupciones o distracción alguna, es mucho más productivo y eficiente, ya que se dedican menos horas para sacar adelante mucho más trabajo.

Un teletrabajador debe ser responsable, que es una tendencia innata a funcionar mejor cuando los jefes o líderes de equipo confían en ellos.

A esta confianza debemos sumarle el correcto uso de las herramientas tecnológicas y digitales para esta modalidad de trabajo (en otro artículo más adelante hablaré de ello), permitiendo que se mantengan los niveles de productividad necesarios en algunas empresas.

-El teletrabajo mejora la conciliación

Esta creencia viene de la confusión con el Trabajo Remoto.

Trabajar desde casa remotamente es más cómodo en muchos aspectos, ya que evita los desplazamientos o el comer fuera de casa, pero suele prolongar los horarios de trabajo, llegando en muchos casos a la disponibilidad 24/7.

En cambio el teletrabajo, que para ello debemos haber establecido en agenda las rutinas de trabajo adecuadas, esta disponibilidad 24/7 desaparece y permite al trabajador realizar sus horas laborales, de una forma algo más flexibles, sin acumulación en el tiempo, empezando a trabajar en una hora prefijada y no terminando más allá de la hora agendada.

Esta compaginación de la agenda permite primero cuidarse uno mismo y luego centrarse en el trabajo, por lo que podemos realizar el trabajo previsto (por ejemplo) por la mañana, mientras que por la tarde hacer deporte, sesiones de relajación/meditación, leer… O al revés.

-Teletrabajar no requiere una rutina

Otra de las frases lapidarias de los periodistas de Internet.

Como ye he indicado antes, si se requiere y mucha. La productividad en el teletrabajo es más una concienciación de autodisciplina, un cambio cultural y de mentalidad laboral, como se ha indicado al principio del artículo.

Si agendamos correctamente esta rutina al horario flexible del que podemos disponer, nos podemos adaptar a los objetivos de trabajo.

Personalmente prefiero contactar con clientes a primeras horas de la mañana, dejar para última hora de la mañana el trabajo creativo, y para la tarde, todo el trabajo administrativo. En mi caso es más por una disponibilidad del tipo de clientes y prospectos que tengo, que no por una elección de preferencias. Pero es un ejemplo de rutina para el teletrabajo.

Si tenemos en cuenta que realmente estamos en la oficina de una forma virtual, para teletrabajar debemos prepararnos mentalmente de la misma forma: la agenda, la rutina, el espacio físico específico para el trabajo a desempeñar… Respecto al espacio físico debemos tener muy claro que debemos tenerlo separado del espacio de ocio. No podemos mezclarlo, ya que nos distraerá más de lo que podemos desear.

En definitiva, el teletrabajo implica concentración y estar con la dima disposición y disponibilidad que si estuviésemos físicamente en la oficina de la empresa que nos ha contratado.

-Es posible teletrabajar desde cualquier lugar.

Trabajar desde cualquier lugar, como en un parque, el pueblo o la playa o es teletrabajo, es trabajar remotamente. Todavía hay gente que sigue creyendo que son lo mismo las dos modalidades de trabajo.

La realidad es que el teletrabajo exige unos requerimientos físicos y tecnológicos mínimos.

Lo cierto es que teletrabajar no es estrictamente necesario hacerlo desde casa, pero si desde donde hayan conexiones adecuadas.

Esto significa que podemos hacerlo desde la zona habilitada para ello en cas (si, debemos habilitar una zona de trabajo, como si de un despacho se tratase), o desde un coworking, algo que también se agradece y que podemos conocer a otros profesionales que nos podrán echar un cable en algún momento determinado.

Personalmente además de mi despacho en casa, antes de la crisis sanitaria usaba un coworking en la zona de Diagonal/Paso de Gracia de Barcelona (aunque en la zona hay más de 10, pero esto va por gustos del ambiente que podamos encontrar), y una cafetería con buena conexión wi-fi cerca de casa, con gente muy agradable, sin bullicio excesivo y me permiten estar horas con sólo tomar un cortado. Las herramientas necesarias para trabajar las tengo en el PC de sobremesa de casa y en el portátil las herramientas para poder hacer reuniones remotas y conexión a la nube para trabajar simultáneamente en equipo.

-Hay poca comunicación con el resto del equipo

El principal rechazo a la normalización del teletrabajo en las empresas, suele ser la creencia generalizada de que esta forma de trabajar no se puede controlar al trabajador, lo aísla y dificulta la comunicación con el resto del equipo.

La realidad es que aunque haya menos contacto personal, no significa que haya menos comunicación y es recomendable establecer protocolos en procesos y herramientas para evitar esto.

Tener herramientas para reuniones virtuales presenciales, para trabajar en documentos de forma simultánea o tener las agendas públicas, garantizan la comunicación, las reuniones de equipo o las llamadas a clientes.

Lo único que se puede echar en falta, es el tomar el café con los compañeros. Pero esto es solucionable, ya que se debe agendar una o dos veces al mes una reunión con todo el equipo remoto, o la parte que pueda desplazarse sin coste, en la oficina, para tener el contacto humano y para tener conversaciones entre colaborador y líder de equipo, de forma más personal.

Si tenemos compañeros de equipo con diferentes franjas horarias, es aconsejable hacer coincidir parte de la jornada laboral de todos ellos. En estos casos, las reuniones presenciales con los trabajadores más alejados territorialmente, deberán ser entre 1 y 4 al año. Es aconsejable una reunión trimestral, para encaminar las funciones y proyectos más cercanos.

La gente necesita socializar y estar conectada, por lo que las empresas deberán diseñar la aproximación a los miembros del equipo“, destaca el profesor Manel Fernández de la UOC (Universitat Oberta de Catalunya).

-El teletrabajo implica una gran complejidad técnica

Cada vez que leo u oigo esto (y desgraciadamente es demasiado usual), tengo claro que quien lo dice no tiene ni idea de TI o que se piensan que la informática todavía está como a finales del siglo XX, más concretamente antes del síndrome del apagón del 2000, que desde primeros de 1998 hasta el 31 de diciembre de 1999, trajo de cabeza a muchos escépticos y provoco muchas úlceras a gerentes.

Una época en la que conseguir una conexión era casi exclusivamente con un modem, ya que tener un router sólo se lo podían permitir ciertas empresas con un alto valor de liquidez, ya que tenían que tener a un equipo de técnicos informáticos en nómina.

Actualmente tenemos una gran cantidad de soluciones tecnológicas y plataformas digitales en la nube, que nos permite compartir información, trabajar simultáneamente en un mismo documento o ponernos en contacto con otros empleados. A más, esta conexión a internet en el 75% de los domicilios particulares de España es una realidad. Y el 5G está empujando fuerte, a precios de saldo.

El correo electrónico, los sistemas de videoconferencias se llevan usando desde finales del Siglo XX, por lo que las comunicaciones para los trabajos remotos a día de hoy (y para teletrabajos de bajo coste y conectividad programada)m los podemos tener gratis o casi, en plataformas como Skype o Zoom, para videoconfrencias, o Trello para gestores de tareas.

Si además queremos tener asegurado que estamos cumpliendo la normativa en torno a la protección de datos, la seguridad de la información será la que nos implique en plataformas más caras o más económicas.

La empresa debe dotar de las herramientas necesarias al teletrabajador y, sobretodo, formar a estos en el uso de estas herramientas y en la autodisciplina de la agenda laboral.

-Eres tu propio jefe

Otro de las grandes falacias del teletrabajo (o el más grande, posiblemente), ya que por ausencia de la presencia física del responsable del teletrabajador, la creencia de que el empleado se convierte en su propio jefe está latente.

La realidad en que el teletrabajo no modifica la jerarquía de la compañía ni la cadena de reporte de tareas.

La autodisciplina se convierte, en este sentido, en la base de un trabajo eficaz.

Cuando se teletrabaja, no justificamos el trabajo por el simple hecho de nuestra presencia en la ofician, sino en cumplir con los objetivos marcados. Y es por ello que esta modalidad suele ser más productiva.

Yo mismo he tenido personas a mi cargo que eran muy puntuales en la entrada y salida del trabajo, pero no terminaban nunca ningún proyecto o tarea encomendada, o los alargaban tres veces más que cualquiera del resto de compañeros.

Como se puede ver, la autodisciplina es básicamente el eje central del teletrabajo, pero es importante mantener la calma, respirar profundamente, meditar sobre ello y, a la hora de trabajar, concienciarse de que estamos en un equipo con un mismo objetivo, ser responsables y no generar más trabajo de los nos puedan encomendar.

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Teletrabajo: Trabajar desde casas, pero como si estuvieses presente en la oficina

Mucho se sigue hablando aun del teletrabajo, pero con la definición de “trabajar desde lejos”, que es realizar la actividad laboral fuera de las instalaciones de la empresa. Y no es cierto, ya que esta definición es la de Trabajo Remoto.

¿Qué es Teletrabajo?

La principal confusión viene por el prefijo latín “tele”, ya que no hace referencia a “trabajo desde lejos” sino que hace referencias a Trabajando con las Telecomunicaciones.

Es una traducción literal del palabro norteamericano “Telework”, que hace referencia al trabajo que se realiza utilizando todas la infraestructura de comunicaciones, tanto de la empresa como del trabajador desplazado, para poder realizar su trabajo como si estuviese en las oficinas.

Dicho de otra forma:

– El Trabajo Remoto es el trabajo que el trabajador realiza desde casa.

– El Teletrabajo es cuando el trabajador desde casa trabaja en la oficina.

Aunque parece ser un poco raro de entender, la explicación es más simple aun:

El Trabajador Remoto recibe y envía el trabajo en su casa.

El Teletrabajador, trabaja en la oficina desde su casa, gracias a las Telecomunicaciones.

Con el teletrabajo existe siempre un tiempo de espera, que puede ser mayor o menos, desde que se termina la tarea o parte de ella, hasta que un supervisor o compañero del equipo, responda sobre lo realizado, para poder proseguir con ello.

Mientras que con el teletrabajo, toda tarea es en tiempo real, por lo que no hay espera alguna para que un supervisor o compañero comente o responda para seguir trabajando.

Reducción de Costes

Por consiguiente podemos asegurar que la principal ventaja del teletrabajo es que se evita la inversión consumir tiempo tanto en el desplazamiento del hogar a la oficina, como en la espera de respuesta de las tareas realizadas.

Es más, el trabajo en equipo sobre un mismo documento es imposible de realizarlo con el Trabajo Remoto, mientras que con el Teletrabajo es una de sus virtudes.

El teletrabajo posibilita, también a que el trabajador pueda tener su domicilio en otra ciudad, a cientos o miles de kilómetros de distancia, pero estar trabajando, colaborando y realizando reuniones instantáneamente.

Esto comporta un ahorro brutal a la empresa y al trabajador.

Por un lado, la empresa ya no se ve obligada a conseguir trabajadores con talento cercano a su domicilio social, sino que puede tener trabajadores con alta cualificación y gran talento especializado sin importar su ubicación. También comporta no tener que pagar a un trabajador con talento cualificado el desplazamiento a su puesto de trabajo ni, en algunos casos, una estancia laboral en la población de la empresa.

Algo también muy interesante es que hasta este momento las grandes empresas se podían permitir pagar un extra para traer al trabajador con gran talento a sus oficinas, pero ahora cualquier pyme, sin un desembolso extremo, puede tener el mismo tipo de trabajador que las grandes corporaciones.

Y por el otro lado, el teletrabajador dispone de cierta flexibilidad laboral, una evidente conciliación entre la vida laboral y la privada, y no tiene que desembolsar mensualmente todos los gastos de desplazamientos y comidas fuera de su casa. Así como que el trabajador puede estar trabajando para una firma del extranjero sin desplazamientos ni estancias lejanas.

El Teletrabajo no es una novedad.

El Trabajo remoto lleva haciéndose desde que el mail existe.

Y aunque parezca mentira, el teletrabajo lleva haciéndose desde el 2000, aunque el boom empezó en el 2003 con los sistemas de videoconferencias, especialmente impulsados por Cisco.

Según Global Workplace Analytics, el número de personas que trabajan desde casa por cuenta ajena, aumentó en un 103% desde 2005 y no muestra signos de detenerse,

Según el Gobierno, antes del confinamiento por el Covid-19, en España éramos poco más de 20 millones de trabajadores, pero algo menos de 1’4 millones están preparados para hacer teletrabajo en casa, esporádica o parcialmente de forma telemática (más o menos un 7%).

Los datos de teletrabajo del 2019 son:

– Reino Unido: 34,5 millones de trabajadores, de los cuales 9 millones teletrabajan (26%)

– Francia: 30,4 millones de trabajadores, de los cuales 7,6 millones teletrabajan (25%)

– Alemania: 43,4 millones de trabajadores, de los cuales 3,5 millones teletrabajan (8%)

– España: 22 millones de trabajadores, de los cuales 1,5 millones teletrabajan (7%)

– Italia: 25,9 millones de trabajadores, de los cuales 1,3 millones teletrabajan (5%)

La cantidad de trabajadores en Europa que teletrabajan, es diferente es cada país.

Solemos intentar compararnos con los grandes países productores europeos, pero no llegamos a los niveles que tienen en Francia o Reino Unido que tienen hasta 6 veces más de teletrabajadores. Italia, con una cantidad ligeramente superior de trabajadores que España, está ligeramente por detrás nuestro, pero ¿es el ejemplo a seguir?

Como aprovechar el Teletrabajo

A medida que más personas realizan el teletrabajo, cada vez es más importante encontrar formas de mantener la productividad, seguir estando conectados y tener a los trabajadores (y empresarios) satisfechos.

Y para ello se debe tener en cuenta:

Mensajería instantánea: La mensajería instantánea no es el mail. Podemos estar hablando de mensajería interna de la empresa, como la que hay en los ERP y en los CRM, o con simples WhatsApp, Esta mensajería instantánea ofrece dos grandes ventajas a los teletrabajadores. En primer lugar, permite que los compañeros de trabajo puedan comunicarse al instante, independientemente desde donde se esté trabajando. También evita que los teletrabajadores se sientan aislados. Después de años de investigación sobre el teletrabajo, se determinó que la naturaleza sincrónica y directa de la mensajería instantánea mejora los sentimientos de presencia de las personas, la pertenencia y el bienestar emocional.  El software como Microsoft Office 365 ofrece mensajería instantánea con Skype Empresarial, que permite el contacto en tiempo real en un instante. Es menos formal, más conversacional y más rápido que una llamada de teléfono.

Trabajar pero con mesura: un teletrabajador satisfecho sabe cuándo acabó su día. Según una encuesta realizada por Deloitte, en 2016, tienen muy en cuenta la importancia de una adecuada conciliación de la vida laboral y personal. Lo mejor de trabajar desde casa es la flexibilidad que ofrece, como la capacidad de recoger a tus hijos del colegio o ir al gimnasio durante tu día laboral, a la mejor hora y la franja horaria que tiene descuento, ya que se puede recuperar esas horas más tarde, ya que con el teletrabajo no es necesario trabajar de forma ininterrumpida. Es importante tomar una rutina para desconectar cuando se termine el trabajo diario, como apagar el teléfono de la oficina doméstica y cerrar el correo electrónico del trabajo. Está claro que hay algunos días en que todos necesitan trabajar más horas. Pero eso tendría ser la excepción, no la regla.

Conexión Social: Estar recluido en casa de forma permanente, tampoco es la obligación del Teletrabajo. Pasar periódicamente por la oficina para tomar café y pastas, un aperitivo o almorzar, varias veces al mes permite conectar físicamente con compañeros, supervisores y/o jefes de áreas, para hablar del día a día o de temas más “delicados” que ser tratados en una videoconferencia. Según un estudio realizado en 2015 en la revista Human Performance, compartir una comida puede ayudar a mejorar la dinámica de un equipo de trabajo y establecer amistades, a la vez que te ofrece la posibilidad de relajarte y establecer contactos informales.

Software empresarial: productos como Office 365, Skype Empresarial, SharePoint y Windows Phone contribuyeron a crear un entorno más productivo para el teletrabajo. Un software adecuado permite tener una conexión en tiempo real adecuado mediante videoconferencias, mensajería instantánea, uso compartido de documentos e informes interactivos, con paneles de control más sencillos de manejar.

Actualmente muchos trabajadores suelen trabajar desde casa para complementar su trabajo en casa, fuera de horario de oficina, a modo de Trabajo Remoto. Pero cada vez más existen empleados que utilizan el Teletrabajo más como una forma de trabajar directa, que complementaria.

Por ello cada vez más es muy importante contar con las herramientas tecnológicas adecuadas para conseguir que la experiencia de trabajo desde casa sea flexible, satisfactoria y productiva.

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Trabajar desde casa, mediante el Teletrabajo

Aunque con la crisis sanitaria del Covid-19 se ha hecho patente la necesidad de teletrabajar o de realizar trabajos remotos, dependiendo del tipo de sector en el que se esté, desde el último año y medio el incremento de empleados de empresas que lo utilizan ha ido en crecimiento exponencial. Aunque ya se prevé que después del confinamiento mundial, los teletrabajadores serán muchos menos, pero casi un 200% respecto a lo que había al principio de 2019, o dicho de otra forma, a finales de este 2020, será algo más del 100% del teletrabajo existente en enero.

Las empresas, y los propios usuarios, están percatándose de las grandes ventajas que tiene realizar este tipo de trabajo, debido a su mejora en la conciliación laboral y personal.

Según una encuesta de Gallup realizada en 2015, los teletrabajadores son propensos a implicarse más en sus trabajos, y una mayor implicación llevar a una mayor productividad, rentabilidad, implicación de los clientes y otros resultados empresariales positivos.

Pero esta forma de trabajar puede conllevar otro problema a tener en cuenta: el trabajo remoto puede provocar de forma involuntaria de la “desconexión” con el resto del equipo, perdiendo relaciones más estrechas con sus compañeros.

Para evitar esta “desconexión” es importante convertir el Trabajo Remoto en Teletrabajo.

Microsoft aconseja realizar una serie de acciones para que esta experiencia sea la mejor posible.

Estas acciones a día de hoy son recomendables que sean en tiempo real:

– Programar una agenda: Aunque los teletrabajadores no estén en la oficina, junto con el resto de compañeros de equipo, deben programarse su agenda de forma coherente y acorde con el trabajo a realizar, exactamente igual que si estuviesen en las oficinas de la empresa, en el puesto de trabajo “fijo”; entre otros pueden ser tomarse dos horas para comer, que puedan recuperar más tarde, tomarse un descanso, bien sea para tomarse un café como para recoger a los niños de la escuela… Esto es importante, ya que de esta forma puedes estructurarse el tiempo real para cada trabajo que se este realizando o para el que se tiene previsto iniciar.

– Comunicación constante: Es importante que esta agenda sea pública e informar al resto del equipo que no vas a estar en tu puesto de “trabajo remoto” durante el tiempo programado. De esta forma, sabrán cuándo volverás ara reanudar una reunión, o concretar acciones en temas urgentes que hayan surgido. Los equipos trabajan mejor cuando los miembros saben lo que pueden esperar de cada uno. También es importante estar comunicados en tiempo real, por medio de mensajería inmediata o videoconferencias de trabajo, tanto para realizar documentos conjuntos como para resolver incidencias o poner puntos en común en proyectos determinados.

– Cumplimiento de las fechas límite: Es importante que el teletrabajador no se relaje en exceso. Según la encuesta de Gallup mencionada anteriormente, la productividad al trabajar desde casa es incluso mejor que desde la oficina, ya que no tiene las distracciones características de esta, como comentar el partido de fútbol del fin de semana, como va la vida personal o la problemática con los hijos, la receta de la paella (como en algunas propagandas nos enseñan que se hace)… El teletrabajador no debe dar motivos para que la empresa, el jefe o los compañeros de equipo pierdan la fe en este nuevo modelo de trabajo eficiente.

– Usar la tecnología disponible: Estar con una comunicación en tiempo real con el equipo es fundamental para poder tomar decisiones, tanto a nivel de jefe o líder de equipo, como para cada uno de los miembros del equipo. El correo electrónico es importante para el trabajo remoto (que es fundamental), pero para el teletrabajo es un medio secundario, ya que se debe tener en cuenta que para tener una comunicación en tiempo real es más importante y necesario otra tecnología como la mensajería instantánea (Whatsapp, Microsoft Teams), conferencias (Zoom), trabajos en equipo (Microsoft Teams), CRM, etc. Como no puedes conversar presencialmente con los miembros del equipo, es necesario crear conversaciones y colaboraciones en tiempo real de forma remota, siempre que sea pertinente.

Por último comentar que usar Microsoft Office 365, no es un lujo ni algo que sea un nuevo desembolso en tecnología, ya que suele estar muy implantada en empresas y organizaciones de todo el mundo, aunque no se suele usar ni el 20% de todo su potencial, ya que desde sus inicios cuenta con herramientas de trabajo colaborativo.

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Teletrabajo y Trabajo Remoto. Dos opciones para trabajar en casa

Desde el primer momento en el que hemos entrado en confinamiento a causa de la pandemia del Covid-19, los medios de comunicación, tanto visuales como escritos, nos están recordando que podemos/debemos hacer Teletrabajo, para no tener que desplazarnos ni hacer acto de presencia en las oficinas de nuestro trabajo habitual, y así no contagiar o ser contagiados con el virus.

Realizar el trabajo desde casa, mediante un Computador personal fijo o desde uno portátil nos permite una flexibilidad laboral, no sólo en la distribución de tareas, sino también en la gestión del tiempo.

Utilizar herramientas como el teléfono o usar videoconferencias  para contactar con nuestros compañeros o jefe, el mails para enviar o recibir los trabajos pendientes, es una peculiaridad del trabajo remoto, pero no del teletrabajo.

Pero estos mismos medios suelen confundir las dos modalidades que tenemos para poder realizar este trabajo desde casa, llamando a todo, erróneamente, teletrabajo.

¿Qué es Teletrabajo?

Explicar que es trabajo remoto no es difícil, ya que la inmensa mayoría de la gente lo tiene asumido: trabajar desde fuera de las dependencias de la empresa desde casa, realizando el trabajo escrito que solemos hacer en la oficina, y enviar este trabajo de forma periódica para su revisión o para su ejecución.

Lo complicado es explicar que es el Teletrabajo cuando te han convencido que es lo mismo.

La primera confusión es debido a que lleva el prefijo griego “tele”, que significa “distancia” o “lejanía” y que, en este caso no es eso, ya que realmente hace referencia al trabajo realizado bajo el entorno de las telecomunicaciones.

No es lo mismo trabajar desde casa que hacer teletrabajo.

La confusión viene a que es una traducción literal del inglés Teleworking, que se refiere al trabajo que se realiza en una ubicación alejada de una oficina central o instalaciones de producción, separando al trabajador del contacto personal con colegas de trabajo que estén en esa oficina usando las nuevas tecnologías y las Telecomuniciones, según la Organización Internacional del Trabajo (OIT).

Este trabajo puede ser desempeñado indistintamente desde prácticamente cualquier lugar donde haya una conexión a Internet: en una domicilio particular, en un centro de coworking, en un hotel, en un restaurante, en un ómnibus, en un automóvil, en un cibercafé o en cualquier otro lugar.

El teletrabajo también es una excelente opción para personas con algún tipo de limitación que no pueden transportarse físicamente a su área de trabajo​ y para las personas que viven en países diferentes al de su trabajo.

Para poder realizar correctamente un buen teletrabajo, el teletrabajador tiene que tener acceso a las bases de datos que usualmente tiene desde la oficina, a reuniones virtuales y transferencia de información, lo cual le permite tomar decisiones en tiempo real, sin esperar la supervisión de nadie, maximizando su eficiencia dentro de los procesos productivos.

La descripción más precisa nos la ofrece OIT es:

“El teletrabajo es la forma de trabajo que se realiza en una ubicación alejada de una oficina central o instalaciones de producción, separando al trabajador del contacto personal con colegas de trabajo que estén en esa oficina. Las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TICs) hacen posible esta separación facilitando la comunicación”.

Una de las cualidades del teletrabajo es poder trabajar en equipo, sobre un mismo documento, simultáneamente y en tiempo real, sin esperar tiempo, algo tan preciado y escaso en nuestros días, a que otro compañero o supervisor añada información o modifique el trabajo realizado.

También es la posibilidad de usar con las aplicaciones habituales de nuestro entorno laboral, como un ERP, un CRM, hojas de cálculo, procesadores de texto u otro software con el que trabajamos en la oficina, es el objetivo del teletrabajo.

Trabajar con la Telecomunicaciones

“El trabajo desde casa ha existido siempre. Para el teletrabajo, en cambio, son imprescindibles las tecnologías de la información y la comunicación”, asegura Mar Sabadell, Profesora de Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), en declaraciones a Reason Why.

Realmente “teletrabajo” está haciendo referencia a desplazar el trabajo habitual en lugar de ser los trabajadores quienes se desplacen, como ocurre con la concepción todavía arraigada desde la época industrial, que implica el movimiento de estos hacia los centros de fabricación.

Cambiando formas de trabajar

A parte de que el teletrabajo nos permite poder realizar el trabajo de forma segura, también ofrece la oportunidad de incorporar, una vez terminada la actual crisis del Covid-19, de forma rápida y ágil, mano de obra muy acostumbrada al uso de las TIC y que no se encuentra disponible fácilmente de forma local, cercano al centro de trabajo; o mejor dicho, cerca de la oficina central.

En los años 80 esto el teletrabajo era habitual para la contratación de programadores, ya que todavía eran escasos y solian residir en ciudades distantes, incluso en diferentes continentes.

En los 90, con el desarrollo tecnológico y de los sistemas de telecomunicaciones, el teletrabajo se empieza a reconocerse como una herramienta de flexibilidad en la distribución de tareas y en la gestión del tiempo. A partir de esta flexibilidad, surgen los horarios flexibles adaptados a la globalización.

En pleno siglo 21 los dispositivos como los teléfonos inteligentes, software multiusuario como Office 365, y herramientas digitales como Skype o Zoom han permitido que se pueda teletrabajar desde cualquier lugar y momento.

Es el modo más productivo de organizarnos el trabajo espacial y temporalmente de una forma más transversal, sin barreras.

Otro dato

En España estamos muy acostumbrados a que los jefes nos supervisen el trabajo de forma presencial.

Por ello, como nos lo recuerda el Gobierno de España constantemente por los medios informativos, según datos del ministerio de estadística, sólo el 7% de las empresas españolas (pymes y grandes cuentas), están preparadas para el Teletrabajo.

Aunque la gente piensa que esto es una moda nueva y que será pasajera y desaparecerá en cuanto termine el Estado de Emergencia que tenemos en España, la realidad es que el teletrabajo surgió precisamente para evitar desplazamientos, aglomeraciones y problemas de movilidad al tiempo que se reducía el consumo energético en plena crisis del petróleo en los años 70 en Estados Unidos; o sea, desde hace unos 50 años.

Y actualmente, con las nuevas tecnologías en comunicación, es más fácil y económico realizarlo.

Y si no ¿por qué surge las tecnologías 3G, 4G y la actual 5G? ¿Para ver mejor las películas desde el móvil?

En resumen

Trabajo Remoto es aquel que podemos hacer desde fuera de la oficina en diferido, recibiendo y enviando el trabajo realizado para su supervisión, teniendo un tiempo de espera de minutos u horas para saber si es correcto o no lo realizado.

Teletrabajo es aquel que podemos hacer desde fuera de la oficina instantáneamente, sin esperar nada para la supervisión, y poder tomar decisiones en tiempo real.

– En España las empresas no están preparadas para el teletrabajo, pero no por dificultad técnica, sino por confusión de conceptos.

Con la actual transformación digital que las grandes empresas tienen implantadas, y que las Pymes se están dando prisa en adoptar, el teletrabajo ya no depende de una conexión fija en un lugar único, sino que se aprovecha de la hiperconectividad y la hiperinformación.

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Subvención ICO para el Teletrabajo

Desde el pasado 17 de marzo, el Gobierno de España ha recomendado el teletrabajo para frenar los contagios de Covid-19.

Mientras que las Multinacionales implantadas en España, nacionales o extranjeras, grandes empresas y algunas mediana empresa, tienen de hace tiempo esta modalidad de trabajo como forma opcional o supletoria, el resto de empresas, realmente el tejido empresarial español, no lo tenían preparado, no lo ven productivo, lo consideran un gasto superfluo  o, tan siquiera, sabían que existía.

Pero ahora, muchas de estas empresas han tenido que implantar el sistema de trabajo remoto, como poco, dándose cuenta, la mayoría, de lo beneficioso que puede ser que esta modalidad la tengan como opción. Y si este trabajo remoto lo convertimos en teletrabajo, ya hay Pymes que les ha encantado, en especial para la contratación en plantilla de personal que viven fuera de la Comunidad Autónoma y no pueden desplazarse.

Sobre la diferencia entre trabajo remoto y teletrabajo, ya hablaré más adelante, en el siguiente artículo, por ahora indicar que no es lo mismo, aunque la gente últimamente utiliza las dos acepciones para definir el trabajo desde fuera de la oficina.

Sólo indicar que “Tele-Trabajo”, aunque utiliza la palabra griega Tele (lejos), no se refiere al trabajo desde lejos, que sería el trabajo remoto, sino que es una simbiosis entre las palabras Trabajo y Telecomunicaciones. Realmente estaríamos hablando de “Trabajando con Telecomunicaciones”.

Pero insisto, ya hablaré de ello en el siguiente artículo.

Subvención ICO

El Gobierno de España ha aprobado una línea de crédito ICO (Instituto de Crédito Oficial) pasa los dos próximos años, por valor de 200 millones de euros, para las Pymes, para agilizar su digitalización y consolidar sus plataformas y soluciones para el teletrabajo.

Esta subvención ha sido incluida en el Anexo del BOE del miércoles 18 de marzo de 2020.

Esta subvención del estado, por medio de una linea de crédico del ICO, es para la compra y leasing de los equipos y servicios para poner en marcha la digitalización en la Pyme, en especial las soluciones de teletrabajo, tal como se indica en el punto 3 del Anexo (ver imagen).

Entre estos servicios, se incluyen el asesoramiento para el diseño de la implementación del sistema de teletrabajo y la formación de su utilización para los usuarios.

Sólo hay un 7% de teletrabajadores

Según los datos facilitados por el INE (Instituto Nacional de Estadística), España no está preparada para el teletrabajo. Estos datos revelan que antes de la crisis del Covid-19, sólo el 7% de los trabajadores españoles (1,4 millones de personas), teletrabajan de forma ocasional.

Aunque las empresas piensen que con un simple trabajo remoto (teléfono, mail y un PC en casa del trabajador) es más que suficiente, la realidad es que el teletrabajo es un inmenso reto para la mayoría de Pymes.

La implantación del teletrabajo en una empresa, sea del tamaño que sea, siempre dependerá del tipo de actividad. No tienen las mismas necesidades una tienda de ropa del hogar, que puede ser inviable, que una comercial de productos industriales. En este último caso, en la Europa Comunitaria, empieza a ser impensable no tenrlo establecido.

Es más, en la mayoría de casos se ha demostrado ser un elemento para aumentar la productividad de algunos de los puestos de trabajo, en especial para la conciliación familiar, necesario en algunos casos, y que si lo analizamos bien, no reporta malestar a la empresa ni, mucho menos, pérdidas reales de tiempo.

Y sobre todo, es indispensable para la contratación de talentos que se encuentran fuera de las posibilidades de la Pyme, ya que algunos de estos están a cientos de kilómetros de distancia, en otras ciudades a horas de viaje e incluso en otras Comunidades Autónomas o países de la Comunidad Europea.

En definitiva, son más formas de que la Pyme sea más productiva, eficaz y eficiente con respecto a sus clientes.

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La Transformación Digital no es sólo tecnología

La llamada transformación digital es mucho más que lo que mucha gente conoce como digitalización, mucho más que la creciente digitalización del Todo: de documentos, de servicios, de espacios físicos, de transacciones, de nuestros hábitos, de la tecnología…

Es mucho más que eso.

Es la transformación de las expectativas de las viejas metodologías de negocio, hacia las nuevas formas de hacer transacciones.

Cada vez más nuestros clientes, y nosotros mismos, entramos en nuevas formas de consumo, nuevas formas de producir y por tanto modelos de negocio cada vez más diferentes.

En nuevas formas de relacionarnos.

Esto pasa cada vez más de una forma más abierta en muchísimos de los sectores.

No es algo tecnológico que se queda en el mundo de la tecnología.

Reamente se trata de una transformación donde confluyen diferentes dinámicas económicas.

Lo primero importante en la transformación es escuchar, observar y ser perspicaz con lo que ocurre a nuestro alrededor.

Porque no vivimos en la época de ignorancia y oscurantismo, si no todo lo contrario, tenemos a nuestro alcance todo el conocimiento que podamos necesitar.

¿Cuánta gente había renegado de Internet hace 30 años? ¿Cuánta gente no creía que se pudiese trabajar desde casa por Internet incluso hace 10 años?

Hace 40 años había gente que auguraba que la informática era una moda pasajera sin futuro, lenta y que no servía para nada en las empresas.

O hace 20 años había quien creía que el ordenador no pasaría de ser una mera máquina de escribir con pantalla.

Mucha gente, más de la que nos podemos creer. Sectores completos. Gente que hoy en día no pueden trabajar sin las computadoras y sus conexiones móviles.

¿Tenían razón esas personas? Sí, desde sus limitados conocimientos, realidades y su entendimiento del mundo.

Muchas veces vivimos en burbujas que nos aíslan la realidad.

Y no olvidemos que es irracional creer que lo sabremos todo.

Tu negocio, sea cual sea su estructura, modalidad y propósito, no vive aislada del mundo, aunque solo actúe de manera local.

Aunque no lo quieras, tu empresa es (y debe ser) abierta al mundo.

Las estrategias planteadas desde hace 40 años, incluso sólo desde hace 15 años, no se parecen en nada a las actuales, ya que el secreto para crear la estrategia actual más adecuada, está en entender cómo tu organización se relaciona con el mundo.

Indicar “mundo”, me refiero a sus distintos cambios y sistemas, no sólo a los convencionalismos a las que se le da una importancia más allá de la lógica en las escuelas de negocios (inversores, proveedores, socios…) o de diseño (clientes, usuarios…).

Y lo más importante a tener en cuenta es que debes plantearte que tu organización va a cambiar incluso sin tener intención alguna de hacerlo.

Lo más improbable, es que el futuro sea exactamente igual que ahora.

Lo más probable es que el futuro cambie de una forma no controlable por nosotros.

Entonces ¿qué medidas tienes para anticiparte? ¿Cómo son? ¿Cómo te relacionas? ¿Cómo analizas o interactúas con los cambios que suceden en tu entorno y que afectan directamente a tu empresa?

Momento de Cambios

Vivimos en un momento de cambios profundos, menos profundos, y superficiales. Cambios en múltiples estatus y niveles. Tendencias en diseño gráfico, metodologías de venta, branding, retail, movilidad…

Aunque parecen no tener nada con otras transformaciones más profundas, están todas interrelacionadas y, muchas veces, muy unidas.

Por todo esto, sea cual sea tu sector, sin importar qué servicios ofrezcas, te puede interesar tratar de entender los cambios para poder adaptarte a ellos según vayan llegando.

Es posible que este 2020 tenga nada que ver con aquello que anhelábamos o temíamos hace 10 años.

O puede que sí.

Nadie lo sabe, porque exceptuando informes hechos a medida, encargados por una empresa para su empresa y para sus productos y servicios, el resto de informes se quedan cortos, escuetos y demasiado generalistas, porque esa información está en bruto y muy distanciada de la realidad de cada organización.

De tu realidad y de la realidad de tu organización.

Por ello la transformación debe anticiparse a los cambios que hoy podemos ver y percibir.

No podemos hacerlos sobre supuestos de quien dice conocer el futuro o de intereses de multinacionales.

Insisto en recalcar la importancia de considerar que el futuro no existe ni existirá, por definición propia, ya que el futuro es aquello que todavía no ha ocurrido. Por lo que suena raro asegurar que alguien sabe lo que va a pasar.

Y porque no existe ninguna prueba de que esté predeterminado, y no hay ni una probabilidad por las que el universo en el que vivimos predetermine el futuro. Por mucho que alguien crea que escribiendo un artículo sobre tendencias de futuro y publicándolo se convertirá en realidad.

¿Cuántas veces hemos leído que habrá una determinada tendencia en el mercado para el año próximo, y esta se repite durante 3 años seguidos?

Es por ello que la misión de STROLABI en general es proporcionar las herramientas con las que puedas trabajar y plantearte estratégicamente como prepararte no ante un único futuro, sino ante las diferentes posibilidades que en él puedan surgir.

¿La Transformación digital no es para ti?

No es para ti si:

• Buscas que alguien tenga una barita mágica que todo lo soluciona de forma inmediata.

• No quieres esperar a ver los resultados previstos a medio o largo plazo; o sea, entre 6 meses y 3 años.

• No te preocupa no conocer lo que hacen tus clientes, como compran y porque compran. Ni como lo hace tu competencia ni tus proveedores.

• Si piensas que sólo leyendo informes de tendencias de tu sector y cambiando la informática de tu empresa ya es suficiente. Pero… ¿realmente has visto alguna vez que eso haya funcionado?

Sí es para ti, si:

• Quieres entender un poco más qué está pasando sin tener que leer informes de tu competencia de hace 6 meses después de que ellos hayan reaccionado y se hayan desmarcado de vosotros.

• Trabajas en un sector con contantes variaciones en la demanda de productos/servicio y en la forma de comprar de los clientes.

• Trabajas en un sector que implica pensar en estrategias deferenciales, activismo social… O te mueves con el cliente o este se te escapará de las manos fácilmente.

• Te has leído artículos y libros sobre transformación digital, o sobre digitalización, y ya entiendes  o empiezas a entrever la posibilidad positiva de implantarlo en tu negocio.

• Después de hacer un cambio tecnológico radical en tu negocio, te planteas “¿y ahora qué?” o “¿cómo hago para que este cambio empiece a dar frutos?”.

STROLABI está aquí para cuando consideras que es para ti

¿Y STROLABI qué?

Estamos para ayudarte a interactuar con los cambios que suceden en tu entorno que podemos ver y percibir y que te anticipes a ellos.

Y si consideras que la transformación digital es para ti, contacta con STROLABI para poder iniciar una colaboración “de futuro”.

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