Teletrabajo – Evolución del Teletrabajo

El pasado 23 de junio, IOR Consulting realizó un artículo sobre el Teletrabajo “Tendencias y Fituro” (https://ior.es/teletrabajo-tendencias-futuro/)

Tuve la gran suerte de que contaron conmigo, entre otros colaboradores, para poder hablar un poco del tema.

Un conocido de Strolabi me preguntó al día siguiente de salir el artículo, si podía desarrollar un poco más el tema, ya que era evidente que se “arañaba la superficie” del teletrabajo en este artículo. Yo, como Mentoring que suelo ser, no escatime tiempo en explicárselo.

A raíz de este artículo junto con Vanina Lludgar realizamos un Webinar para ampliar este tema, que en breve subiré el en canal de Youtube que vamos a realizar desde Strolabi.

Hace unos días un cliente me felicitó por este artículo (gracias, de nuevo IOR por la oportunidad), pero me comentó que no pudo asistir a la conferencia, me pidió exactamente lo mismo, que desarrollara un poco más el tema, ya que tenía dudas y quería despejarlas.

Y a eso voy, aunque no lo haré en un único artículo.

Lo que tanto este artículo, como el webinar, como una infinidad de artículos sobre teletrabajo que podemos encontrar y leer, esta modalidad de trabajo ha tenido el auge y la importancia que tenía que tener hace un par de años, que por diferentes aspectos sociales y laborales en España no ha sido así, y que debido a la pandemia mundial en la que vivimos inmersos, el home work ha sido para muchas Pymes españolas todo un reto, ya que les ha obligado no solo a adaptarse, si no a empezar a tomar conciencia de que el modelo de trabajo que llevábamos arrastrando décadas (y en algunos casos más de un siglo), es obsoleto o que hace aguas por muchos puntos. Y por ello muchas de ellas no están lo suficientemente preparadas a todas las singularidades de los modelos de trabajo actuales.

Tras más de un año de situación pandémica, el teletrabajo se ha asentado, aunque no de la misma forma para todos,  y empresas y trabajadores han ido aprendiendo de manera conjunta, sobre la marcha, que es lo más óptimo y lo más productivo.

Pero aunque el trabajo a distancia ya se conoce mejor, se empiezan a vislumbrar las tendencias de los futuros que irán configurando el teletrabajo de una forma más precisa.

Evolución del teletrabajo

Antes que nada indicar que el concepto de Teletrabajador, como empleado que trabaja remotamente, es correcto, así como decir que el Trabajo a Distancia se le llame Teletrabajo, aunque en este último punto hay que matizar las diferentes modalidades que se utilizan hoy en día. Que se siguen usando aunque algunos sean muy costosos o poco productivos.

El teletrabajo realmente no es novedoso, como muchos piensan o les han contado.

Hace más de veinticinco años, casi treinta, apareció el teletrabajo. Este se realizaba mediante la recepción por mail de tareas a realizar. El teletrabajador realizaba la tarea encomendada, la reenviaba a su jefe, y esperaba a que este diese el visto bueno y le asignara otra. Muy engorroso por el tiempo de espera entre envíos.

Para diferenciar las diferentes modalidades de teletrabajo, a esta, hoy en día, se le llama remote Working, o Trabajo Remoto, y sigue siendo lento y muy poco productivo.

Aunque desgraciadamente es la que más Pymes siguen utilizando.

Según fue avanzando la tecnología, apareció el smart Working, o Trabajo Inteligente.

En esta modalidad, el teletrabajador se conectaba un servidor-filtro de la red de la empresa, al DMZ por medio de una VPN para recoger y dejar los trabajos realizados.

Microsoft sacó ciertas versiones de sus programas, como Outlook, para ganar en instantaneidad, gracias a las tareas y a las agendas compartidas. Y Cisco, sus sistemas de videoconferencias en tiempo real, que permitían tener tele reuniones con interlocutores alejados.

El principal y gran inconveniente: el coste de toda esta instalación, ya que era y es caro, muy caro, el más caro de todas las modalidades, ya que la empresa debe tener: un servidor usado como filtro de la red interna relativamente potente, una conexión VPN, que sólo se puede realizar por una línea con IP fija (que se paga cara, ya que las compañías de telefonía mantienen la exclusividad en esa dirección IP mediante un coste elevado), programas específicos con software “servidor” en la empresa y software cliente para todos los usuarios remotos, un equipo de técnicos informáticos en plantilla para poder hacer limpieza del servidor DMZ, mantener las conexiones DMZ, de los Firewalls específicos, de intrusismos, de limpiezas de virus y malware… y así podríamos  seguir según el sector y la implicación que la empresa quiera darle a los teletrabajadores.

Si a esto le sumamos su baja productividad en relación a su coste, y a que el smart working no tiene hora de fin de jornada laboral, lo convierten en el menos aconsejado, a menos que la empresa ya lo tengas todo montado en él y esté usando el teletrabajo desde hace más de una década.

Otro de los inconvenientes que tiene es que fácilmente se cae en la fiebre de los indicadores, dejando mermada la libertad, la flexibilidad o la movilidad del teletrabajador. Un ejemplo son los indicadores de tiempo de conexión no representativos para medir la productividad y la calidad del trabajo. Incluso algunos indicadores pueden provocar a que los empleados se estresen más que en la oficina, en vez de motivarse.

Con la llegada del cloud, han aparecido los escritorios virtuales y los servidores en la nube, por lo que los puestos de trabajo se han convertido en smart workplaces, o puestos de trabajo inteligentes, fundamental para el tele Working.

Aquí debo hacer un pequeño inciso, ya que la traducción de Tele Working no es el que mucha gente le da: Tele Trabajo, si no que el verdadero nombre es “Telematic Working”. Y como los norteamericanos tienen la tendencia a reducir palabras, se quedó como Tele Working. Y su significado, muy acertado, es Trabajo Telemático, ya que se usa todos los recursos temáticos de los que actualmente tenemos a nuestro alcance.

La principal virtud de esta modalidad es que estás trabajando desde donde sea y con el dispositivo que se tenga a mano, pero como si estuvieses sentado en la mesa de trabajo de tu oficina, con tu horario de trabajo estipulado.

Esta modalidad es tan económica que posiblemente la empresa tenga que invertir muy poco dinero en su inversión, ya que actualmente todas las empresas, y las Pyme no son una excepción, tienen todos los recursos, programas y dispositivos para poder realizarlo (PC, portátil, tablet, smartphone, ERP, CRM ), por lo que la convierte en la modalidad con una muy alta productividad, y ya no sólo por su bajo coste.

Y cuando termina tu jornada laboral, es muy posible que ya no puedas entrar en tu escritorio virtual, si así se ha pactado con la empresa.

Este tipo de cambios en la tecnología y en las rutinas requiere necesariamente un cambio previo de la cultura del bienestar, cultura organizacional y cultura de liderazgo.

Flexibilidad horaria

Una de las ventajas del teletrabajo es que el empleado puede sacar más partido a su jornada laboral, ya que, entre otras cosas, no tiene que invertir tiempo en trasladarse a la oficina. Así, puede organizarse mejor y ser productivo estructurando su horario de trabajo en función de sus prioridades profesionales y personales.

Las empresas que han tenido la visión de ponerlo en marcha, empiezan a saber que recursos necesitan sus empleados para desempeñar su tarea desde casa de forma productiva.

Esto también repercute en beneficio del trabajador, que a su vez está experimentando como la compañía le proporciona más herramientas y soporte que hace unos meses no le facilitaba en la oficina para aumentar su productividad.

Y la legislación se está adaptando a esta nueva circunstancia para que todo se desarrolle de forma correcta por ambas partes.

Todo esto ha favorecido a que las empresas redescubran los software de seguimiento de proyectos, control de las horas de conexión o para la medición de la productividad, entre otras opciones.

En muchas organizaciones empresariales se está empezando a evaluar la implantación de fórmulas mixtas, que permitan combinar el teletrabajo con el trabajo presencial, más por una reminiscencia de la antigua forma de trabajar, exclusivamente presencial.

Lo que es cierto es que en algunas empresas, en especial a las nuevas incorporaciones de empleados, una formula híbrida asegura que la persona desarrolle su sentimiento de pertenencia a la empresa.

Otro tema diferente, que trataremos más adelante en otro artículo, es que el teletrabajo nos ha demostrado que no es del todo eficaz y productivo, si no planificamos eficientemente. Es por ello que una de las primeras formaciones que el teletrabajador debería emprender, no es a usar la tecnología, sino a planificar su tiempo, a ponerlo en práctica y a saber ser flexible ante los retos cambiantes y volátiles, con esa planificación.

En cuestión de formación a los teletrabajadores y jefes o líderes de equipo o departamento, otra de las importantes es la de saber cuando y como utilizar las videollamadas con mayor calidad, ya que se suele utilizar en exceso, de forma improductiva y consiguiendo hastío por esta modalidad y, en consecuencia, a no producir correctamente en el teletrabajo.

Talento “allí donde esté”

Otra de los beneficios que obtienen las empresas con el teletrabajo, es la contratación de talento “allí donde esté” sin conformase sólo con los buenos trabajadores locales.

Es decir, no es necesario contratar a personal que resida en el mismo lugar donde se ubique la sede de la empresa, si no que nos permite poder tener acceso a una gran variedad de perfiles y añadir talento al negocio que de otra forma no sería posible.

Existen Pymes que les gustaría disponer de empleados con altos perfiles, sin importarles el sueldo a pagar, pero que no los pueden traer de otras ciudades alejadas ni de otros países, por su elevadísimo coste, por lo que al final se quedan con un candidato local, que puede acudir a la oficina. Esto, en muchas ocasiones, va en detrimento de la productividad general de la empresa, del posicionamiento o de la calidad del servicio ofrecido, por lo que gerencia, después de contratar el trabajador local, se siente desilusionado y frustrado con esa contratación, con todo lo que conllevará posteriormente en el trato entre dirección y empleado.

Y el teletrabajo soluciona este gran inconveniente.

Nueva cultura, nuevos valores, nuevas competencias

El nuevo paradigma que ha creado la pandemia, pasa por el teletrabajo, pero  con una nueva forma de pensar, una nueva cultura empresarial.

Y los nuevos valores para esta cultura digital son: confianza en las personas, transparencia, enfoque en resultados y espacios de trabajo compartidos. 

Para que la Pyme sea mucho más productiva, ya no es importante saber cuantas horas ha trabajado una persona, o por dónde ha navegado, ni cuantas escusas ha dado por ese trabajo. Como dice un buen colaborado, ya no es necesario “calentar la silla 8h al día”.

Esta nueva cultura potencia la confía y enfocarse sólo en resultados.

Por consiguiente debemos tener muy claro que el Teletrabajo, en la modalidad que sea, y siempre mirando hacia la productividad y las posibilidades de cada Pyme, llegó hace más de 2 décadas para quedarse y que ahora, con la pandemia, ha confirmado su gran versatilidad y su alta productividad.

Y la Pyme que en los próximos dos años no quiera adaptarse a los nuevos paradigmas y nueva cultura empresarial, tendrá que trabajar el triple para seguir manteniendo sus beneficios.

Pero no creo, personalmente, que duren más de 5 años trabajando igual que en la Pre-Pandemia. Deberán de ir cambiando su “misión” lo antes posible y adaptarse a lo que valla llegando.

Esto ya se ha visto en este año y medio de pandemia, que más de 45.000 Pymes han tenido que cerrar por no adaptarse a los nuevos modelos empresariales.

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Sesión de Brainstorming sobre Teletrabajo

Debido a la gran aceptación del webinar que el pasado 11 de agosto realizamos, y a que no hubo mucho tiempo para que los asistentes pudiesen realizar todas las preguntas que este tema puede dar, el próximo jueves día 2 de septiembre, realizaremos un brainstorming en el que todo asistente podrá realizar las consultas necesarias sobre el Teletrabajo. Un evento en el que colaboramos con Vani Llugdar

Para poder registrarte en el evento, te damos este link: Brainstorming sobre Teletrabajo

Quieres saber más? habla con Vanina +34 638713161 o por mail a s.rossello@strolabi.com

Os esperamos.

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Conferencia online Retos del teletrabajo más allá de la informática

Buenos días!
El próximo miércoles día 11 de agosto, a las 17h. se realizará el evento

Un evento en el que colaboramos con Vani Llugdar en el que vamos a hablar sobre la diferencia entre teletrabajo, trabajo remoto, trabajo telemático y Smart working.
 
Un evento especialmente diseñado para las pymes y departamentos de RRHH que quieren implementar el teletrabajo en sus empresas, en el pos-confinamiento, y necesitan saber cual es la mejor opción para que sus teletrabajadores sean más productivos.

Y para todos los que quieren seguir ahondando sobre este tema.
  
Plazas limitadas. Resérvala ya en Link https://lnkd.in/dWVvrzA

Quieres saber más? habla con Vanina +34 638713161 o por mail a s.rossello@strolabi.com

Mira el contenido del evento en este video: https://lnkd.in/dmKxicm

Os esperamos.

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Expectativas Vs Miedos

¿A cuántos de nosotros NO le gustaría tener éxito?

¿Cuantas personas conocemos que sólo buscan la mediocridad?

¿Cuántos conocemos que quieren fracasar intencionalmente?


¿De forma intencionada?, no creo que conozcamos a nadie, aunque seguro que conocemos a bastantes que están atorados en la mediocridad.

Si todos queremos tener éxito, ¿por qué hay tan pocas personas que lo logran?


Uno de los muchos motivos por los que no se consiga el éxito, o dicho de otra forma la eficacia, son las expectativas negativas, los miedos.

Cuando somos comerciales, consultores, técnico… y nuestro jefe nos pide que le demos nuestra expectativa, nuestra previsión mensual (por ejemplo), nosotros ofrecemos una valoración o expectativa  sobre lo que creemos que podemos tardar en hacerlo, con nuestro trabajo y del tiempo que creemos que podemos disponer, sin interrupciones.

A partir de en ese momento, incluso en el mismo momento de responder la pregunta,  nos empieza a surgir el miedo que, si no lo controlamos, nos paralizará más tarde.

Ese miedo no es la consecuencia de hacer o no hacer lo que hemos valorado en la expectativa, sino  que es la propia expectativa de lo que nos imaginamos que nos pasará si no conseguimos el objetivo valorado.

Y ante este temor, un miedo de algo que no existe, nos quedamos paralizados. Y para evitar esa sensación, ese miedo, no queremos pasar de esa mediocridad, no nos lazamos a la piscina, ni valoraremos, o daremos una expectativa con unos tiempos o valores exagerados a la realidad.

Pero esto no le pasa sólo al trabajador o colaborador, sino que el peor de los miedos en una empresa suele tenerla los jefes de equipo o departamento, ya que siempre quieren quedar bien con su superior. Quedar bien, no ser eficaces, que les importa bien poco, en muchos casos.

Por ello, en cuanto las expectativas empiezan a no ajustarse a lo que él a previsto, le entra miedo y empieza a culpabilizar a todo el mundo (un trabajador de su equipo, otro departamento, gerencia, cliente, mercado, políticos…).

Si tenemos miedo a ser eficaces, tenemos un doble problema: el que no nos deja avanzar y el que nos dará un resultado negativo de cara a la empresa en la que trabajamos. Problemas que sólo podremos despejar de forma rápida y consecuente, si tomamos conciencia que lo estamos haciendo, podemos responsabilizarnos de nuestros actos y podremos ser mucho más eficaces. Si lo vemos pero no queremos responsabilizarnos, deberemos pasar por manos de un profesional. Visitar a un profesional para aprender a controlar nuestros miedos, no es malo sino todo lo contrario, y hace que avancemos más rápidamente de lo que haríamos por nosotros mismos.

La expectativa de ser eficaces es nuestra creencia, lo que sabemos realmente, que podemos ejecutar correctamente el comportamiento requerido para obtener los resultados esperados. Y aunque suene a falacia o a algo imposible, realmente es mucho más fácil de conseguir de lo que podemos llegar a creer.

Pero los miedos no nos dejan verlo. Ni conseguirlo

¿Por qué comento el tema de Expectativas Vs Miedos? Porque los miedos sobre las expectativas es lo más frecuente ante cambios que van pasando en el entorno en el que nos movemos.

Lo más normal del mundo es que justamente El Mundo está siempre en movimiento, no es estático, por lo que la creencia de que debemos quedarnos en nuestra zona de confort es sumamente irreal (“virgencita, virgencita, que me quede como estoy”), ficticio y una falacia “como la copa de un pino”.

Si el mercado va en dirección hacia la que marcan los clientes, el entorno se digitaliza y utiliza unas acciones digitales para su beneficio, lo que no podemos consentir es que por miedo a que nuestra zona de confort no se mueva de su sitio, nos quedemos anclados en una burbuja en la que queremos que el tiempo quede parado, y además en nuestro mejor momento.

Recuerdo que hace unos años fui a visitar a una empresa, creo recordar de importación.

Una empresa en la que el más joven tenía más de 50 años. que estaban pensando cerrar, ya que los beneficios empezaron hace tiempo a no ser reales.

Me llamaron ya que tenía un problema con las comunicaciones y la conexión a Internet.

Cuando llegue, la mayoría de los usuarios usaban los ordenadores como si se tratasen de máquinas de escribir (los dos que los tenían). La contabilidad y los pedidos los hacían a mano, y los mails los enviaban desde un único PC, casi más antiguo que cualquiera de ellos, ya que preferían seguir enviando y recibiendo la información y los pedidos por fax.

El problema era que el modem dejó de funcionar (sí, he dicho modem). Cuando le comenté que ya no habían módems de 56k en el mercado y que debían contratar una línea ADSL, me comentaron que todas esas modernidades de la informática, era una moda pasajera que no merecía la pena gastar ni un euro en ello.

Tras 3 visitas para convencerlos de que debían modernizarse y cambiar los equipos (por cierto el PC conectado al modem era un 286), conseguí que pusieran una línea síncrona de ADSL y un PC actualizado para el ruter que le ponían.

El modernizarse les implicó contratar a una administrativa que les llevara las comunicaciones.

Al principio, me llamaron de todo, ladrón fue lo más suave, ya que entendían que sus expectativas no se estaban cumpliendo, ya que estaban pagando un sueldo de más, sin ver resultados inmediatos.

A los pocos meses uno de los socios (el más reticente a los cambios) se fue de la sociedad, se jubiló con algo más de 70 años. Al cabo de seis meses, el socio que quedó (que tenía la misma edad, por cierto), me llamó para que le actualizase toda la informática, ya que tenían que ampliar la plantilla y debían de coger personal más especializado y cualificado.

Me comentaron que sólo por poner una línea ADSL y dotar a todos los PC con conexión y correo electrónico, habían conseguido crecer un más de un 50% respecto a antes de la jubilación del socio, ¡y sólo en 6 meses!

Hace menos de dos años, poco antes de la pandemia, los llamé y me comentaron que los dueños estaban jubilados y que unos familiares habían tomado el relevo. Pasaron de ser 4 en un despacho de 30 metros cuadrados, con un fuerte olor a madera mohosa y vieja,  a tener unas oficinas modernas y de diseño, en 22@ de Barcelona, con algo más de 15 trabajadores, de unos 150 metros cuadrados y una facturación del triple de hacía 10 años y con vistas a seguir creciendo.

¡Incluso estaban totalmente conectados a la nube!

Por lo que podían estar de viaje y seguir conectados como si no hubieran salido para nada de la oficina.

El motivo de contar esta historieta, real, os lo puedo asegurar, es para que se pueda ver que en cualquier época ha pasado y está pasando lo mismo en día en demasiadas empresas, y ya no sólo pymes. No es un motivo ni de crisis ni de virus, ni de confinamientos. Sólo de miedos.

Como se encuentran seguros dominando lo que les había funcionado en el momento de mayor éxito de la empresa, no desean cambiar nada. Ni pasar a lo digital.

Debemos tener en cuenta que lo que hagamos en todo momento, desemboca siempre en hechos que determina nuestra experiencia, y esta nos permite avanzar.

Las empresas sólo evolucionan y avanzan a base de realizar acciones, de experimentar, lo que desemboca a tener una experiencia, positiva o negativa, que nos permite potenciar lo positivo y a cambiar lo negativo. Lo que se denomina “Métodos de prueba/error

Esta experiencia que las empresas adquirrimos durante el proceso de realizar acciones, nos dota de un poder que no proviene de los hechos de los posicionamientos de mercado, sino que proviene de los hechos de la posición interna con relación a esas experiencias.

Si no queremos realizar acciones ni experimentar, estamos condenados a la desaparición.

Si queréis avanzar, la primera acción a realizar es digitalizarse.

Y en Strolabi estamos para acompañaros en esta transición digital, para ir asesorando en potenciar los aciertos y en descartar los errores.

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Cómo usar un CRM

Como ya se comentó en el anterior artículo, un CRM sirve para Detectar Oportunidades de Negocio.

Como ya dije, en los últimos años, he tenido que explicar que es y para que sirve un CRM, teniendo en cuenta que no me dedico a suministrar este tipo de herramientas, por lo que en multiples ocasiones he recomendado que los clientes y prospectos se pusieran en contacto con los programadores de CRM, para que se lo explicasen mejor que yo, o por lo menos eso creía. Pero estos sólo les informaban de las excelencias de su programa y de todas y cada una de las subherramientas que llevaba, pero no les explicaban realmente que es, para que sirve y casi tan importante, cuando y como utilizarlo.

Si, ya sé que la empresa de software se deshace en explicaciones en cada uno de los elementos que componen su programa, pero no en como usarlo para alguien no técnico o, dicho de otro modo, no lo explican para el usuario en su día a día.

Qué es un CRM.

Como ya comenté, es una herramienta informática, para poder tener concentrado en un único punto toda la información importante para poder mantener una relación de negocio con el cliente.

Con la información que tenemos en un CRM conseguimos:

Identificar a los clientes y prospectos.

Interactuar con los clientes o prospectos.

Ofrecer el producto más adecuado.

– En definitiva, conseguimos fidelizar al cliente con relaciones empresariales a largo plazo.

Debemos tener muy claro que un CRM no debe ser de uso exclusivo para el departamento de ventas, sino por todos los miembros de la empresa que tenga contacto directo (o indirecto) con el cliente (ventas, administración, financiero, gerencia, servicios/producción, recepción…), para ir alimentando con información de todas las gestiones realizadas en cualquier momento con el cliente.

En resumen, un CRM es una herramienta tecnológica, a la que debemos alimentar constantemente para su aprovechamiento posterior.

La Información

Un CRM tiene su razón de ser si se le alimenta con información real en el día a día, por medio de los reports.

Los reports.

En todos CRM, dentro de la ficha del cliente/prospecto, existe un campo en el que podemos escribir todo lo que queramos. En algunos este campo se le denomina “observaciones”, otros “informes” o “información”, en otros “comentarios”… Pero en definitiva es un reporte de la actividad o gestión realizada con ellos.

Todos los registros introducidos en este campo, son consultables en todo momento,  para que nos podamos hacer una idea de como han ido las conversaciones realizadas por cada uno de los miembros de la empresa que han intervenido.

La información que se debe introducir en el report del CRM debe estar escrita de forma narrativa, ser entendible, clara, concisa y escueta, como por ejemplo: “12/04/2021 – Visita con Sr. XXXXXX Gerente, presente Sr. ZZZZZZ director informática. Interés en Servidor en Cloud. No sabían que es DMZ y les ha parecido interesante el concepto. Pasar valoración de implantación de un DMZ”.

¿Qué debemos poner en los reports?

De una forma rápida y concisa, la respuesta es bien sencilla: Todo lo que se hable con el cliente, ya que es susceptible de ser útil en futuro para nuevas oportunidades de negocio.

¿Quién introduce la información?

Todo el que tenga la posibilidad de tener contacto con el cliente/prospecto:

– Gerencia.

– Ventas.

 – Producción.

– Administración.

– Recepción.

La Magia de la Información

Tener información de los prospectos es algo que toda empresa quiere tener, y por la que pueden llegar a pagar verdaderas barbaridades por ella. Lo más lamentable es que esta información, de una forma más segura, la tiene la empresa, en multitud de BBDD repartida entre muchos discos duros de sus PC, o con un mínimo esfuerzo los empleados, en especial los comerciales, pueden recoger esta información, incluso de una forma directa al consultar en persona al cliente/prospecto.

La información es poder… ¿poder hacer qué?

Hace muchos años un buen maestro me comentó en el Master que tener la información es poder hacer muchas cosas con ella. También indicó que mucha gente olvidaba de forma rápida parte de esta frase y se quedan con “la información es Poder”.

Realmente, si analizamos esta frase “cortada” nos podemos dar cuenta que no significa nada y lo que podemos imaginarnos que puede significar, no tiene nada que ver con la frase en sí.

Si tenemos la información, no tenemos poder sobre nadie, ni sobre el cliente, ni sobre el mercado ni sobre nada.

Si tenemos la información, lo único es que podemos hace muchas cosas con ella y podemos conseguir muchas cosas.

Y lo primero que tenemos es Poder tener una Oportunidad de Negocio, y esto, sólo esto, es un universo que no podemos imaginarnos cuantas posibilidades tenemos en nuestras manos.

La parametrización.

Pero para poder tener la posibilidad de poder hacer muchas cosas con la información, debemos hacer magia con ella. Y para poder hacerlo, debemos traducir esa información de alguna manera. Y es aquí donde entra la parametrización.

Prácticamente todos los CRM tienen campos que permiten introducir información relevante, aparte del campo “observaciones”, de una forma directa.

En la imagen de este CRM podemos observar que existen múltiples posibilidades de parametrización, reflejadas en el margen derecho, que una vez abierto, podemos seleccionar por información complementario.

Pero antes debemos alimentar estas parametrizaciones, de lo contrario, los CRM se convierten en un programa Memo muy caro.

Por ejemplo, para indicar el tipo de oportunidad de interés que puede tener el cliente/prospecto, debemos introducirlo en su apartado correspondiente.

Y así podemos hacer todo lo que creamos que nos interesa parametrizar.

Los informes.

Una vez tenemos parametrizada la información, podremos extraer informes para lo que necesitemos, que es el único objetivo de la parametrización.

Podemos sacar informes por contactos, por oportunidades, por incidencias, por… todo lo que hayamos parametrizado.

Una vez tengamos los informes sobre la mesa, podemos empezar a trabajar con ellos.

Con esta información podemos tomar decisiones para solucionar un problema surgido, para crear un nuevo servicio/producto, para detectar y asignar una oportunidad de negocio, para hacer seguimiento de presupuestos y ofertas, para crear una campaña, para valorar el impacto de esta entre los clientes/prospectos…

Otra de la magia de esta información, es determinar quien puede tener acceso a esta información, en especial que departamentos, áreas de la empresa o personas con responsabilidad en temas determinados.

Por ejemplo, un técnico de una empresa de reparación de maquinaria, debe tener acceso a la información e informes (los específicos solamente), para conocer que se le ha vendido al cliente, que incidencias tiene o ha tenido…  A un comercial, además, que oportunidades de negocio se han detectado, que ofertas se le han hecho… y a un administrativo o financiero, sólo sus específicas, como saber que facturas se han facturado, cuales se han cobrado, que se le ha implantado y no facturado, que incidencias o quejas tiene…

Una vez que cada uno de ellos puede ver esta información, pueden tomar decisiones específicas de su cargo y responsabilidad, sin necesidad de tener que esperar que otra persona les pase los informes impresos en papel, que puede tardar un tiempo, que en ocasiones puede ser crucial para la resolución de incidencias u oportunidades de negocio.

Tipo de CRM a utilizar

Como ya he comentado, nosotros no comercializamos ningún software de CRM, ya que cada empresa es un mundo y no cualquier CRM pueden cubrir las necesidades de todas las empresas.

Para la elección del CRM más adecuado es cuestión de saber cuales son las necesidades principales y cual es el que hay en el mercado que pueda cubrirlo.

En nuestro caso, en Strolabi, más centrados en poder conectarnos de forma remota desde donde estemos (teletrabajo, viaje, desplazamientos, en casa del cliente/prospecto…) usamos MyCRMweb, perteneciente a la versión española de Gold Mine, que cubre un amplio espectro de las necesidades de muchas empresas, que trabaja desde la nube, es intuituva y el administrador puede hacer modificaciones sin necesidad de llamar a la empresa programadora.

Cómo Usar un CRM

Pondremos el ejemplo de un comercial, más que nada porque es la persona que más usará el CRM durante su periplo de trabajo en la empresa, en el día a día.

Este comercial empezará por localizar un nuevo prospecto, bien por internet, bien por el “boca a boca”, bien por ser un viejo conocido de este. Lo primero que hace es introducir la información básica de esta empresa: nombre comercial, dirección, forma de contacto (teléfono, mail), persona de contacto y cargo. Y si es preciso se realiza un primer contacto para obtener el resto de información relevante que necesitemos conocer.

Ahora toca poder contactar con el responsable del área que nos interesa, que hemos podido conocer (no se debe haber contactado con él, sino sólo obtener la información de quien es), mediante una llamada, consultas a Google o en LinkedIn.

A partir de este punto, se puede contactar con él, de forma directa, por medio de una llamada de teléfono, un mail personalizado o por un mensaje privado por LinkedIn. Todo depende del objetivo y resultado que queramos conseguir. No es mi intención explicar aquí como funciona el Social Selling, ya que es extenso, existen decenas de libros al respecto y, en especial, porque explicar que es y como hacerlo, es uno de los servicios que ofrecemos. Si se quiere ampliar esta información, recomendamos l libro “Social Selling”, de Esmeralda Diaz-Aroca y David Martinez Calduch.

Vamos a suponer que el comercial decide realizar un mailing masivo, aun sabiendo que no obtendrá una respuesta inicial más allá del 5 – 7%, y obre esta respuesta inicial, no obtendrá una respuesta de oportunidad de negocio más allá del 10%. Pero al final con el Social Selling, con menor esfuerzo del que se suponía y con menos intentos de contacto requerido (el porcentaje es muy superior, pero mucho), ha conseguido agendar una reunión.

Esta nueva reunión la ha conseguido haciendo teletrabajo desde su casa o desde un coworking que él o su empresa han alquilado, ya que el comercial es de una población diferente a la central de la empresa (por ejemplo). Es por ello que es importante que este comercial tenga acceso al CRM, para informar que ha concertado la reunión con el prospecto, sobre que irá está y sobre que producto/servicio se hablará.

Llega el día de la reunión. Después de una hora hablando con el responsable de esa empresa, se han detectado una serie de necesidades, se ha quedado en pasarle una oferta o realizar una propuesta. Esto puede introducirse en el CRM ya no sólo nada más salir de la reunión, por medio del smartphone o la tablet, sino incluso durante la conversación que se ha mantenido, ya que el comercial ha ido tomando notas sobre el CRM según iba avanzando la conversación. Esta es la ventaja de tener todo telemáticamente en la nube.

Después de unas cuantas conversaciones y una última reunión, el comercial consigue que el cliente firme el pedido. Una vez el comercial ha conseguido que el cliente firme, empieza un nuevo ciclo de vida dentro de la empresa con ese cliente, ya que se debe estar atento a las nuevas necesidades, a las consultas que pueda realizarnos y a los problemas que puedan surgir. Si toda esta nueva información no es introducida de nuevo en el CRM, el esfuerzo realizado para que sea un cliente de la empresa no ha servido para nada.

Ahora toca mantenerlo y fidelizarlo para que nos siga comprando a nosotros y no a nuestra competencia. Una vez introducida toda la información postventa, en cuanto surja un inconveniente, el responsable podrá sacar los informes correspondientes y tomar la decisión más acertada, y no la que suponemos que podría ser la que se necesita.

Una vez solventada la crisis existencial del cliente, volvemos a encauzar el ciclo de vida del cliente en nuestra empresa, pero esta vez muy posiblemente más afianzado con nosotros que con nuestra competencia.

Espero que me haya explicado bien sobre como usar un CRM. Caso contrario, envíen un mail preguntando sobre la duda o sobre lo que no me haya explicado con claridad.


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Para qué sirve un CRM

Un CRM sirve para Detectar Oportunidades de Negocio.

En los últimos 10 años largos, he tenido que explicar que es y para que sirve un CRM. Demasiadas veces teniendo en cuenta que no me dedicaba ni me dedico a suministrar este tipo de software. Al principio siempre recomendaba que se pusieran en contacto con los suministradores de este tipo de software para que lo explicaran, ya que entendía que ellos sabrían explicarlo mejor que yo, ya que viven justamente de ello.

Los prospectos y clientes terminaban volviendo a llamarme pidiendo de nuevo que se lo explicase, ya que los fabricantes de estas herramientas sólo les informaban de las excelencias de su programa y de todas y cada una de las subherramientas que llevaba el programa, pero no les explicaban realmente que es, para que sirve y casi tan importante, como utilizarlo.

En los dos últimos años, he estado viendo en redes sociales y en LinkedInd, especialmente, empresas de programación de este software que anuncian la entrega de pdf’s  “gratuitos” con títulos tan sugerentes como “Qué es un CRM” o “Cómo usar un CRM”. Interesado en poder ofrecer a mis clientes y prospectos un documento explicativo de esta herramienta, le he solicitado a todos ellos me remitan este tipo de documentos. Tengo que indicar que cuando indican “gratis” realmente no lo son, lógicamente, ya que te piden les facilites tu mail corporativo, tu nombre, nombre de la empresa y, en muchos casos, el cargo que ostentas dentro de la organización de la empresa en la que trabajas. No nos engañemos, esto es un pago lógico, pero pago al fin y al cabo.

Cuál ha sido mi sorpresa en todos los casos, cuando me encuentro que en los que tienen títulos similares a “Qué es un CRM”, el contenido es publicidad sobre su producto CRM, explicando que diferencias hay respecto a la competencia y que si se quiere más información, tenemos que volver a ponernos en contacto con ellos, por medio de un mail de web o telefónicamente. En ambos casos, no sólo no te explican que es un CRM, sino que te insisten que hacerte una demo del producto.

Y terminas sin saber realmente que es un CRM.

Los otros documentos con títulos similares a “Cómo usar un CRM”, son un poco menos publicitarios, pero no se aleja mucho de los anteriores. Realmente no son una guía o manual de uso de un CRM, ya que estos sólo cuentan muy por encima y de forma excesivamente escueta que hace “su” CRM. Ya parece ser que ya es mucho. Como decía un compañero “parece que un CRM sea un gran secreto que sólo ciertos adeptos puedan tener derecho a utilizarlos”.

Unos cuantos colaboradores de Strolabi me han alentado a escribir para explicar para que sirve y como usar un CRM, ya que antes de ser consultor, he estado vendiendo CRM’s entre 1998 y 2008, por lo que algo de conocimiento de este tipo de herramienta, tengo.

Qué es un CRM.

Antes de empezar a explicar para que sirve un CRM, empezaré por el principio explicando que es realmente un CRM.

Las iniciales de CRM viene del anglicismo Customer Relationship Management (Gestión de relaciones con el cliente). Para los no versados en las palabras ánglicas, es una herramienta informática, en modo programa, que se utiliza para almacenar información de interés que ha ido surgiendo durante los contactos con nuestros clientes o prospectos, para que nos pueda dar una idea más exacta de lo que usa, piensa y necesita un cliente. Esta información es importante ya que nos evitará equivocarnos en ofrecer un producto que realmente no necesita y que nos acercará más hacia una futura venta u oportunidad de negocio, de una forma más ágil, rápida y con pocos errores, para ayudarnos a tomar las decisiones, ante acciones o problemas.

Aquí podría poner un montón de definiciones que consultoras como Gartner, Hewson, Andersen… han estado definiéndolo cada uno a su manera y según sus intereses, con frases muy diferentes entre sí, llamándolo herramienta, estrategia de negocio, enfoque empresarial, proceso, pero que en el fondo todos dicen lo que lo mismo: ayudarnos a tomar las decisiones, ante acciones o problemas.

Un CRM es una herramienta tecnológica, a la que debemos alimentar constantemente, que nos permitirá realizar múltiples acciones. Una especie de Navaja Suiza empresarial.

Precedentes de los CRM

Para entender un poco mejor que es un CRM, siempre es preferible conocer los precedentes, la eterna pregunta: ¿antes qué había?

Antes de la aparición de la informática a nivel usuario en las empresas, en especial en las Pyme, todos los que éramos comerciales de antes de los 90’s usábamos listados en papel que podíamos comprar en diferentes lugares: empresas de listados, cámaras de comercio, libros de directorios, revistas sectoriales… todos ellos se podían adquirir a muy bajo coste, e incluso algunos de ellos estaban incluidos en revistas sectoriales. Y la inmensa mayoría de las empresas deseaban estar incluidos en estos listados, todo lo contrario a lo que nos podemos encontrar actualmente. Sobre estos listados, que cada comercial se conseguía el suyo propio, o se fotocopiaban internamente en la empresa, se apuntaban los temas de conversaciones, pedidos u otras anotaciones más o menos afortunadas, ya que estos listados, cuando te ibas de la empresa, por norma general se iban contigo (yo he visto anotaciones de comerciales que ya no estaban en la empresa del tipo “es un rácano”, como lo más suave).

Poco a poco, la informática fue ganando terreno y a finales de los 90’s, principio de los 00’s, estos listados eran adquiridos en formato de hojas de cálculo, por lo que los usuarios podían incluir estas mismas anotaciones en alguna celda del tipo “observaciones”. En este formato se podía incluir más información que podía perdurar en el tiempo y que había más espacio para poner más información (y texto). Yo he llegado a ver que comerciales anteriores indicaban “fuma Camel”, y para llevarle un cartón de paquetes de esa marca para regalárselo.

Pero también solían desaparecer cuando el comercial se iba de la empresa, bien porque se los llevaba con él, bien porque quedaba en alguna carpeta en el disco duro o en el servidor que nadie sabía ni donde estaba ni para que servía. Desgraciadamente a día de hoy, todavía nos podemos encontrar Autónomos y Pymes pequeñas y medianas que funcionan con hojas de cálculo, a modo de CRM. Pero no sólo podíamos encontrar listados de clientes y prospectos en Excel, sino que también los podías encontrar en Word y, los más avispados, en Access.

Y justamente por estos últimos, los creados en Access, se fue derivando a programas específicos de CRM, más o menos enlazados con otros programas empresariales, hasta que en nuestros días nos encontramos con los software de CRM, más o menos completos, más o menos intuitivos, más o menos complejos.

Que es y que no es CRM

Llegados a este punto, me gustaría hacer un alto en el camino e indicar que es y que no es un CRM, ya que he oído de todo, tanto por parte de clientes y prospectos como por parte de los propios programadores.

Qué no es un CRM:

– No es una moda pasajera. Lleva más de 20 años usándose y lo que le queda.

No es una solución informática.

– No es un Call Center, aunque es importante que se use para ello.

– No es una herramienta de marketing.

– No es un proceso. No procesa nada.

– No es un software de control de comerciales.

– No es un almacén de datos.

– No es una tarjeta de crédito (eso es un CMR)

– No es un programa de gestión exclusivo del departamento de ventas.

Qué es un CRM:

Es una herramienta para ayudar a las tomas de decisiones.

– Es un programa tecnológico que cada vez más es indispensable para toda la empresa.

Es una ayuda de gestión para marketing, ventas, gerencia, administración y producción.

– Es una forma de controlar las oportunidades de negocio hacia nuestros clientes y prospectos.

– Es un punto de búsqueda de información del cliente o prospecto.

Para qué sirve un CRM

Como he dicho al principio del artículo, un CRM sirve básicamente para Detectar Oportunidades de Negocio.

Es para poder tener concentrado en un único punto toda la información importante para poder mantener una relación de negocio con el cliente, para poder convencer que nos compre a un prospecto o para poder tomar una decisión ante un problema o contratiempo con uno de ellos.

Con la información que tenemos en un CRM conseguimos:

Identificar a los clientes y prospectos, para evitar que hayan injerencias entre compañeros, departamentos y productos. Es para saber quien es y con quien debemos hablar en todo momento. También nos sirve para poder identificar las necesidades, sus compras más habituales, y sus pautas versus compras o cadencia de uso.

Interactuar con los clientes o prospectos para reducir costos y aumentar la efectividad de las relaciones o contactos con ellos. Saber con quien debemos hablar en todo momento, nos evitará tener que hablar con más personas de las debidas de su organización, por lo que se reducen los tiempos desde el contacto hasta la venta.

Ofrecer el producto más adecuado, incluso antes de que el propio cliente nos solicite información o precio de ello. Incluso para asesorarle cual es el producto mejor en cada caso. Y si es preciso, crear un nuevo producto para que los clientes no se vayan a buscarlo a nuestra competencia.

Todas las empresas buscamos fidelizar a nuestros clientes, y esta herramienta nos permite conocer al cliente para ofrecerle lo que realmente necesita, por lo que él no tendrá necesidad de buscar en otra empresa.

En definitiva, conseguimos fidelizar al cliente con relaciones empresariales a largo plazo.

Un CRM para unos clientes asignados a un comercial, por ejemplo, no es uso exclusivo de él. El CRM nos permite generar Dinámicas de Equipo para que todos podemos remar en la misma dirección y al mismo compás, sincronizados. Por “Dinámicas de Equipo” debemos entender el poder compartir información con el resto de compañeros que intervengan en el proceso de interactuación con un cliente, exponer puntos en común sobre una cuestión relativa a los procesos para con el cliente y a tomar decisiones conjuntas.

Estos equipos deben ser multidisciplinares. Si creamos equipos no interdepartamentales, os auguro un uso muy corto de estos equipos, ya que no funcionará nunca.

Hace algo más de 25 años la tendencia que venían desde las multinacionales de países más desarrollados empresarialmente (USA, UK, Japón…) era la de ir creando equipos multidepartamentales, en los que solían haber como poco un miembro de cada área o departamento (uno de ventas, uno de administración y uno de producción). Las Pyme vieron que era un paso lógico, era usar a los directores de cada uno de estos departamentos para crear un único equipo para todos los casos, aunque es el error más común ya que cada uno de ellos quería imponerse a los otros dos: el de ventas porque era lo que pedía el cliente, eran ventas y “comisiones” para sus vendedores (y para él); el de producción porque no quería incrementar el número de personal para desarrollar y producir ese producto, ya que no quería que gerencia le llamará la atención; y el de administración porque quería utilizar el dinero en otros menesteres que a él le parecía más importante. Pero lo peor de todo era que aun llegando a un acuerdo, si el producto no se vendía según las previsiones por falta de estudio de mercado, porque no se ajustaba a lo que pedía el cliente, porque el precio final de coste era sumamente elevado… por lo que fuera, al final nadie se responsabilizaba del error, todos se culpaban entre ellos y, en definitiva, el equipo ya no volvía a reunirse nunca más.

Actualmente, para evitar este tipo de conflictos, los equipos deben ser multidisciplinares. Esto quiere decir que además de no ser nunca los directores de cada departamento, pero tener miembros de las tres diferentes áreas, debe haber personas especializadas en temas concretos. Por ejemplo, para la generación de un nuevo producto/servicio, tiene que haber mínimo un comercial especializado en el sector del cliente o/y otro especializado en la venta de un producto similar para poder determinar si es viable su venta o no, un técnico o más para poder diseñar el producto/servicio adecuado a las posibilidades de la empresa, un administrativo especializado en costes para calcular el valor del nuevo producto/servicio en función de los recursos que se utilicen, y un financiero para saber de donde sacar el dinero para generarlo.

Espero que de momento me vaya explicado bien sobre lo qué es un CRM. Caso contrario, envíen un mail preguntando sobre la duda o sobre lo que no me haya explicado con claridad.

La Información

Otra la los temas que no se comentan prácticamente en ningún sitio es sobre la información que debe haber en el CRM: Cómo y quién lo alimenta.

La principal característica de un CRM son los reports.

Esto no es otra cosa que la información que se introduce de cada una de las gestiones que se realiza con el cliente o con el prospecto.

Debemos tener muy en cuenta que los CRM no vienen con información en ella, ni con los registros de empresas ya integrados. La información de empresas debe ser introducida por los miembros de nuestra organización, bien mediante importación de BBDD antiguas (Excel, Access…), bien introducidas manualmente. También debemos tener en cuenta que para que sea útil el CRM, debemos alimentarlo mediante reports con la información de todas las gestiones que se realicen con los clientes y prospectos.

Esta información puede introducirse de múltiples formas, pero siempre es aconsejado que sea un poco narrativa y que sea entendible por cualquier persona que pueda leerlo en el tiempo, incluso por quién lo escribe. En una de las empresas que trabajé hace unos pocos años, me pasaron una serie de clientes que gestionaba un comercial, ya que llevaba tiempo sin conseguir nada positivo. Al leer los reports del CRM me encontré con muchos con curiosos escrito del tipo: “visita. Cdmc”. Al consultar al comercial que significa esta información, este me indica que realizó una visita días antes de la fecha del report, y que como de eso hacía 3 años, las iniciales “Cdmc” no recordaba que significaba. Y como este ejemplo de report, los he visto en muchas ocasiones en otras empresas. Información “secreta” para que sólo el comercial pueda saber lo que dice, pero no en tiempo.

La información que se debe introducir en el report del CRM debe ser clara, concisa y escueta, como por ejemplo: “12/04/2021 – Visita con Sr. XXXXXX Gerente, presente Sr. ZZZZZZ director informática. Interés en Servidor en Cloud. No sabían que es DMZ y les ha parecido interesante el concepto. Pasar valoración de implantación de un DMZ”. O sea, un poco de literatura para clarificar temas. Sólo gastamos unos segundos de más por ello, que se agradecerá al cabo del tiempo, ya que sabemos perfectamente que se ha hecho, que no se ha hecho y que oportunidad de negocio podemos tener en breve.

¿Qué debemos poner en los Reports?

Debemos poner TODO.

Todo lo que se hable con el cliente y sea susceptible de ser útil en futuro para nuevas oportunidades de negocio. El “Fuma Camel” que antes he indicado, cada uno es libre de anotarlo, dependiendo de las acciones que se desee realizar, pero de ninguna forma es importante para futuras oportunidades de negocio. También deberemos anotar “sensaciones” que nos haya producido durante la reunión, por ejemplo “desconfianza en lo que se le indica”, “se desvía del tema constantemente, no creo que tenga interés”, “está más atento al teléfono que a lo que le digo”, “me ha faltado el respeto”, “creo que nos está utilizando para que la competencia le baje precio”, pero otras anotaciones “feas” o no adecuadas, deberemos evitarlas, como ésta que encontré hace unos años sobre el interlocutor de un cliente, por parte del anterior comercial: “Es un estúpido calvorota”.

¿Quién introduce la información?

Esta es la pregunta más importante de todas.

De una forma rápida y concisa, la respuesta es bien sencilla: Todo el que tenga la posibilidad de tener contacto con el cliente/prospecto.

O sea, eso de que el CRM es exclusivamente para el departamento de ventas, es una leyenda que desde hace 15 años ya no es cierta. Hoy la debe utilizar todos los miembros de la empresa, desde el gerente, hasta cualquier trabajador que realice una gestión de cara al cliente.

Un ejemplo de quien puede introducir o alimentar un CRM puede ser:

– Gerencia: puede ser que tenga una información que le hayan facilitado un conocido sobre esa empresa o quiere hacer una indicación concreta para hacer o no hacer algo con ese cliente.

– Ventas: es el departamento que más información debe introducir, ya que es son los que constantemente deben estar en contacto con el cliente, tanto para nuestras consultas, como para sus reclamaciones, como para una venta.

 – Producción: cualquier problema con producción, instalación o durante un servicio, debe anotarse. Cualquier otra interacción por parte de este departamento, debe introducirse. No sería la primera vez que un clnete quiere una ampliación de producto/servicio,, que se lo comenta al técnico, este como no localiza al comercial, se olvida de comentarlo y, días después, el cliente puede estar muy enfadado porque “se ha pasado de él”.

– Administración: ¿Cuántas veces el comercial ha tenido que ir a administración para saber si el cliente a pagado o no? Este departamento debe informar si se ha emitido la factura o no, si se ha cobrado o no y si ha llamado por teléfono para que el comercial, o el técnico se vuelva a poner en contacto con él.

– Recepción: Cualquier llamada o presencia del cliente en la empresa, debe anotarlo, en especial cuando si la persona con la que quiere contactar no está presente.

Debemos recordar que los papelitos y los Post-It  suelen tener una cuota de pérdida y traspapelase del 70% (incluso algunas de forma consciente). Mail y report es como se debe dejar siempre constancia.

Espero que me haya explicado bien sobre lo qué es un CRM. Caso contrario, envíen un mail preguntando sobre la duda o sobre lo que no me haya explicado con claridad.

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Reconocimiento – No Comercial – Compartir Igual
CC BY-NC-SA

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Qué NO es la Digitalización

Que NO es Digitalización.

Digitalización no es todo lo relativo a la tecnología digital.

Todo lo relativo a la tecnología digital es la Informática en general.

Digitalización no es cambiar ordenadores antiguos por nuevos.

Cambiar el parque informático es Renovación Informática.

Digitalización no es registrar en el ordenador los documentos que nos llegan.

Eliminar el papel en la empresa, además de ecológico, SI es digitalizar, es una parte de la digitalización.

Digitalización no es poner programas informáticos porque sí.

Implantar métodos de mejorar la productividad mediante programas informáticos, SI es digitalizar.

Digitalización no es tener un software de gestión de empresa o de ventas.

Alimentar un CRM o un ERP con la información del día a día, para su posterior utilización, eso SI es digitalización.

Digitalización no es seguir haciendo las gestiones y trabajos del día a día igual que hace 20 años

Pasar de hacer gestiones o rellenar formularios del lápiz y papel, al teclado y pantalla, eso sólo es actualizarse/modernizarse.

Digitalización no es usar el ordenador para rellenar cada día los mismos formularios y la misma información, letra a letra.

Automatizar procesos repetitivos continuos en un único clic, eso SI es digitalización.

Digitalización no es tener la información de un cliente o proyecto en un Excel personal, en disco duro local.

Ocultar información necesaria para la empresa, para ser un usuario necesario para la empresa, es perjudicar a la empresa y demostrar poco o nulo interés por ella.

Digitalización NO es una modernizar la forma de trabajar en la empresa.

Que SI es Digitalización.

Digitalización es pasar los procesos manuales a automáticos.

Digitalización es usar la tecnología para mejorar la producción en calidad, no en cantidad.

Digitalización es ahorrar tiempo al no repetir procesos, para poder generar otros de mejor calidad, con más tiempo para su ejecución.

Digitalización es tener toda la información al alcance de todos los usuarios, para mejorar la calidad del trabajo.

Digitalización es que todos los usuarios estén concienciados en usar las mismas herramientas informáticas para facilitar el trabajo a sus compañeros.

Digitalización es abandonar los Post-it y los papelitos de notas, y empezar a usar el correo electrónico interno.

Digitalización es entregar al cliente la documentación (ofertas, facturas, recibos…) mediante documentos digitales, y no generar papel.

Digitalización es pasar de una mentalidad monocanal o bidireccional a una mentalidad multicanal o multidireccional.

Digitalización es hacer un seguimiento de los clientes mediante las redes sociales y videoconferencias, no mediante el teléfono y presencialmente.

Digitalización es una nueva forma de hacer empresa.

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Los futuros que están llegando

No hay evidencia científica ni esotérica que nos demuestre que el futuro está prediseñado y va a pasar esto o aquello.

No se puede hablar de Futuro como único desenlace, sino de Futuros como múltiples desenlaces (si, en plural).

La existencia de múltiples posibilidades de futuros es siempre debido a las tomas de decisiones: si hago “A”, pasará “B” o “C”; si hago “B”, pasará “D”, “E”, “F” o “G”; y así sucesivamente.

También pueden darse de forma simultáneamente más de un futuro. No “Futuros Paralelos”, sino simultáneos, en especial sobre tecnologías.

No merece la pena seguir insistiendo en un único futuro, como tienen la obsesión algunos gurús, y que ha quedado evidenciado en este 2020, ya que NADA del futuro que auguraban que iba a pasar si o si, a pasado.

Aunque la excusa es que “la variante de la pandemia no se podía prever”.

Se debe trabajar el futuro con la certeza de que pueden suceder múltiples posibilidades, algunas controlables y muchas incontrolables, como una pandemia, una catástrofe natural o de la mano del hombre (guerras, golpes de estado…), que hace que se vayan abriendo en forma de cono.

El aprendizaje de este 2020, queramos o no reconocerlo, ha sido que todas las previsiones de los últimos 5 años, han estado supeditadas a las decisiones y eventos (fortuitos en este año, aunque en otros años pueden ser provocados) y NADIE puede determinar que pasará a ciencia cierta, sino que sólo puede darse especulaciones a partir las decisiones.

Siempre nos encontraremos con algún gurú de algún sector que quiere ser “famosillo”, asegurando lo que va a pasar y, por consiguiente, lo que nos hará o no ganar más dinero. Y claro está, si no pasa (que suele ser lo más normal), este “famosillo” siempre podrá decir “no habéis hecho lo que os dije”.

Desligaros de la falacia de que el futuro está predefinido, es liberador, ya que no estaréis obligados a estar pendientes de lo que “dicen” que va a pasar, sino que sois vosotros los que tomáis el control de vuestros futuros y ya no dependéis de acertar o no, triunfar o fracasar, dependiendo de lo que diga el gurú de turno, un personaje vendehúmos por excelencia. Seréis vosotros los que decidiréis que hacer o dejar de hacer, de ir en una dirección u otra, de hacer caso a los clientes y no de las decisiones que os imponen los gurús.

El único sentido que tiene una MYPE (micro y pequeña empresa) a la hora de barajar los futuros, es realizar simulaciones de diferentes escenarios para prever “que podría ser” y plantear realmente “que haríamos” en cada situación.

Pero antes debemos desligar la parte emocional, desligar los miedos a lo desconocido y a “¡no ha pasado nada de lo previsto!… ¿Y ahora que hacemos?”, analizar que sabemos y lo que no sobre lo que va a pasar en breve.

No es cuestión de erradicar los miedos, es imposible de la noche a la mañana, pero si sacarlos de la ecuación y dejarlos a parte para ese trabajo de simulaciones.

Cualquier miedo nos bloquea y no nos deja avanzar, progresar. Y con este ejercicio nos daremos cuenta que realmente sabemos más cosas de las creemos saber, por lo que  nos permitirá ver más posibilidades de negocio de lo que vemos ahora y de lo que nos pensamos que puede haber.

Prever nuestro futuro más favorable a partir de vuestras simulaciones reales de los eventos actuales conocidos, os permite hacer, rehacer y/o actualizar las estrategias para poder agendar acciones concretas a corto plazo (entre 3 y 12 meses, dependiendo de lo volátil que sea tu sector), para más adelante pasar a medio y largo plazo.

Lo importante es que los objetivos  deben ser coherentes para poderlos trabajar.

Podéis copiar este Canvas para poder trabajar en vuestros futuros.

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Dinámicas de Trabajo en Equipo

En la empresa actual, en la que será a partir de ahora, en el post-confinamiento, es muy importante tener muy en cuenta las dinámicas de trabajo en equipo.

Para que estas dinámicas puedan fluir, es importante también que los miembros del equipo de trabajo usen correctamente las herramientas que la empresa dispone, sin necesidad de incrementar el gasto de informática de la empresa, sobre todo porque las licencias de estas herramientas informáticas ya las tienen, o son de uso gratuito.

A pesar de que las empresas nos solicitan que digitalicemos el negocio, nos encontramos que la forma de trabajar de los usuarios sigue siendo todavía “analógica”.

Estas actuaciones comportan un conjunto de barreras de trabajo, características de la era Pre-digital, como son:

– Reuniones presenciales de duración corta.

– Desplazamientos para las reuniones no importantes

– Tiempos de los desplazamientos superiores a los 20 minutos en ir, y otros tantos en volver.

– En el caso de trabajo reuniones telemáticas, se imposibilita el poder trabajar conjuntamente con el mismo documento en tiempo real.

– Lo más habitual cuando se trabaja en un documento “en  diferido”, importante para el equipo de trabajo, entre enviar el documento por mail y la recepción de la contestación o corrección del mismo, lo habitual es que se tarde entre un par de horas hasta días.

– La información importante del equipo, suele ser sólo verbal.

– …

En especial el tiempo de desplazamiento se puede aprovechar para otras tareas, sin que el usuario implicado tenga que trabajar más tiempo del necesario.

Todo esto se puede mejorar con una política de Dinámicas de Trabajo en Equipo, muy simples de aplicar y de fácil cumplimiento.

Qué son dinámicas de Trabajo de Equipos.

Las Dinámicas de Trabajo de equipo, también denominadas Dinámicas de Equipo, son una serie de actividades o tareas interactivas, que permiten reforzar puntos en común en el trabajo de equipo.

Cada dinámica permite, mediante diferentes procedimientos consensuados y sistematizados, que se adapten las tareas a las necesidades del equipo de trabajo.

Todos los involucrados en el equipo, participan para construir juntos una solución o tarea, para mejorar la convivencia y el trabajo.

Es decir, que todos los miembros del equipo trabajarán conjuntamente con los mismos recursos, para realizar la tarea encomendada de forma ágil y coordinada.

En que se benefician las empresas.

Al trabajar con las mismas herramientas y los mismos recursos, se consigue que el equipo humano, que está inmerso en una tarea conjunta, puedan estar trabajando a la vez, ahorrando tiempo que se aprovechará para hacer otras tareas o para mejorar la actual de una forma más eficaz y evitando al máximo los posibles errores, que pueden surgir por la falta de tiempo.

También permite que las reuniones de carácter urgente, se puedan realizar de forma más inmediata que actualmente, ya que para reunir a un equipo que pertenece a diferentes departamentos y/o delegaciones, es difícil de coordinar.

Es más, para estas dinámicas no se debe de desembolsar más dinero para la adquisición de equipos informáticos nuevos, ni de nuevas licencias de programas específicos para ello, ya que todo estos recursos suelen tenerlo desde hace años la propia empresa.

Los tiempos de desplazamiento, junto con los gastos que estos conllevan, se evitan desde el primer momento.

I también es muy interesante mencionar la cualidad de vida de los usuarios, ya que pueden hacer reuniones sin tener los nervios de la urgencia del desplazamiento y poder estar hasta el último momento realizando la tarea motivo de la reunión, que siempre es de agradecer.

Qué es necesario para las dinámicas de Trabajo en Equipos.

Como ya se ha mencionado, los equipos informáticos y el software necesario es muy seguro que ya lo tenga la empresa.

Estos recursos, en mayor o menor medida, son:

Digital Workplace

Se refiere al puesto de trabajo del usuario que dispone de los recursos digitales necesarios para su productividad, no en cantidad de trabajo sino en calidad del mismo.

Estos recursos hacen que el usuario se convierta en “móvil”, para que pueda mantener una dinámica de trabajo sin necesidad de estar confinado en su puesto de trabajo habitual.

Para conseguir este objetivo, el puesto de trabajo ha de tener las herramientas adecuadas para la tarea encomendada.

Y lo más importante, con el puesto de trabajo digital se consigue unificar aplicaciones y datos para todos los miembros del equipo.

Plataforma de Trabajo

Para que todos los miembros de equipo de trabajo puedan estar coordinados, es imprescindible que trabajen bajo una misma plataforma.

Las plataformas que actualmente están dando un buen rendimiento son:

Teams de Microsoft, la licencia de la cual está incluida en el Office 365, aunque por causa de la pandemia, Microsoft ha liberado el pago de esta licencia para que los usuarios del Office 10 puedan trabajar también en la plataforma.

Workplace Google (antes G-Suite), que permite que cualquier usuario con cualquier suit de programas de trabajo, puedan continuar trabajando en equipo.

Teletrabajo

Lo importante es que el trabajador sea móvil, por lo que el teletrabajo se ha de poder hacer de una forma ágil y con conexión directa con los datos de la empresa que sean necesarios para llevar a buen término la tarea encomendada.

Propuesta de aprendizaje de Strolabi

El objetivo de la propuesta de  aprendizaje, que no de formación, es conseguir un procedimiento ágil que permita adaptar la forma de trabajar del usuario con flexibilidad, autonomía en el trabajo, inmediatez de respuesta y con eficacia las condiciones del proyecto, reduciendo los gastos e reutilizando el tiempo para otras tareas.

Por ello desde Strolabi proponemos una serie de sesiones de aprendizaje a los usuarios de cada equipo de trabajo o de proyecto.

Estas sesiones son:

Que es cada cosa

– Qué es un equipo de trabajo.

– Qué son Dinámicas de Trabajo en equipo.

– Qué es Digitalización.

– Qué es Digital Workplace.

– Diferencia entre On-Line y Off-Line.

– Herramientas informáticas para las dinámicas de trabajo en el equipo.

– Qué es Tele Work.

Procedimiento de Trabajo

– Como hacer funcionar las Dinámicas de Trabajo en Equipo.

– Qué son Procedimientos de trabajo.

– Para que usar las herramientas informáticas.

– Prácticas reales de los procedimientos de trabajo sobre casos de la propia empresa.

Dinámicas de Trabajo en el Post-Confinamiento.

Las Dinámicas de Trabajo son una forma de trabajar que realmente no es nueva, pero actualmente ha llegado con mucha fuerza para quedarse entre nosotros y es cuestión de adaptarnos para poder trabajar con agilidad y flexibilidad.

Trabajar con estas dinámicas dentro o fuera del confinamiento, nos demuestra que es beneficioso para el usuario y, especialmente, para la empresa.

Esta propuesta de Strolabi es la base, donde también podremos decir el primer paso, para las formas futuras de trabajar digitalmente que los cambios de la “nueva normalidad” nos depara, para poder continuar avanzando, ya que en caso contrario, implicará hacer un doble esfuerzo más adelante, el actual y el futuro, de golpe.

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