Dinámicas de Trabajo en Equipo

En la empresa actual, en la que será a partir de ahora, en el post-confinamiento, es muy importante tener muy en cuenta las dinámicas de trabajo en equipo.

Para que estas dinámicas puedan fluir, es importante también que los miembros del equipo de trabajo usen correctamente las herramientas que la empresa dispone, sin necesidad de incrementar el gasto de informática de la empresa, sobre todo porque las licencias de estas herramientas informáticas ya las tienen, o son de uso gratuito.

A pesar de que las empresas nos solicitan que digitalicemos el negocio, nos encontramos que la forma de trabajar de los usuarios sigue siendo todavía “analógica”.

Estas actuaciones comportan un conjunto de barreras de trabajo, características de la era Pre-digital, como son:

– Reuniones presenciales de duración corta.

– Desplazamientos para las reuniones no importantes

– Tiempos de los desplazamientos superiores a los 20 minutos en ir, y otros tantos en volver.

– En el caso de trabajo reuniones telemáticas, se imposibilita el poder trabajar conjuntamente con el mismo documento en tiempo real.

– Lo más habitual cuando se trabaja en un documento “en  diferido”, importante para el equipo de trabajo, entre enviar el documento por mail y la recepción de la contestación o corrección del mismo, lo habitual es que se tarde entre un par de horas hasta días.

– La información importante del equipo, suele ser sólo verbal.

– …

En especial el tiempo de desplazamiento se puede aprovechar para otras tareas, sin que el usuario implicado tenga que trabajar más tiempo del necesario.

Todo esto se puede mejorar con una política de Dinámicas de Trabajo en Equipo, muy simples de aplicar y de fácil cumplimiento.

Qué son dinámicas de Trabajo de Equipos.

Las Dinámicas de Trabajo de equipo, también denominadas Dinámicas de Equipo, son una serie de actividades o tareas interactivas, que permiten reforzar puntos en común en el trabajo de equipo.

Cada dinámica permite, mediante diferentes procedimientos consensuados y sistematizados, que se adapten las tareas a las necesidades del equipo de trabajo.

Todos los involucrados en el equipo, participan para construir juntos una solución o tarea, para mejorar la convivencia y el trabajo.

Es decir, que todos los miembros del equipo trabajarán conjuntamente con los mismos recursos, para realizar la tarea encomendada de forma ágil y coordinada.

En que se benefician las empresas.

Al trabajar con las mismas herramientas y los mismos recursos, se consigue que el equipo humano, que está inmerso en una tarea conjunta, puedan estar trabajando a la vez, ahorrando tiempo que se aprovechará para hacer otras tareas o para mejorar la actual de una forma más eficaz y evitando al máximo los posibles errores, que pueden surgir por la falta de tiempo.

También permite que las reuniones de carácter urgente, se puedan realizar de forma más inmediata que actualmente, ya que para reunir a un equipo que pertenece a diferentes departamentos y/o delegaciones, es difícil de coordinar.

Es más, para estas dinámicas no se debe de desembolsar más dinero para la adquisición de equipos informáticos nuevos, ni de nuevas licencias de programas específicos para ello, ya que todo estos recursos suelen tenerlo desde hace años la propia empresa.

Los tiempos de desplazamiento, junto con los gastos que estos conllevan, se evitan desde el primer momento.

I también es muy interesante mencionar la cualidad de vida de los usuarios, ya que pueden hacer reuniones sin tener los nervios de la urgencia del desplazamiento y poder estar hasta el último momento realizando la tarea motivo de la reunión, que siempre es de agradecer.

Qué es necesario para las dinámicas de Trabajo en Equipos.

Como ya se ha mencionado, los equipos informáticos y el software necesario es muy seguro que ya lo tenga la empresa.

Estos recursos, en mayor o menor medida, son:

Digital Workplace

Se refiere al puesto de trabajo del usuario que dispone de los recursos digitales necesarios para su productividad, no en cantidad de trabajo sino en calidad del mismo.

Estos recursos hacen que el usuario se convierta en “móvil”, para que pueda mantener una dinámica de trabajo sin necesidad de estar confinado en su puesto de trabajo habitual.

Para conseguir este objetivo, el puesto de trabajo ha de tener las herramientas adecuadas para la tarea encomendada.

Y lo más importante, con el puesto de trabajo digital se consigue unificar aplicaciones y datos para todos los miembros del equipo.

Plataforma de Trabajo

Para que todos los miembros de equipo de trabajo puedan estar coordinados, es imprescindible que trabajen bajo una misma plataforma.

Las plataformas que actualmente están dando un buen rendimiento son:

Teams de Microsoft, la licencia de la cual está incluida en el Office 365, aunque por causa de la pandemia, Microsoft ha liberado el pago de esta licencia para que los usuarios del Office 10 puedan trabajar también en la plataforma.

Workplace Google (antes G-Suite), que permite que cualquier usuario con cualquier suit de programas de trabajo, puedan continuar trabajando en equipo.

Teletrabajo

Lo importante es que el trabajador sea móvil, por lo que el teletrabajo se ha de poder hacer de una forma ágil y con conexión directa con los datos de la empresa que sean necesarios para llevar a buen término la tarea encomendada.

Propuesta de aprendizaje de Strolabi

El objetivo de la propuesta de  aprendizaje, que no de formación, es conseguir un procedimiento ágil que permita adaptar la forma de trabajar del usuario con flexibilidad, autonomía en el trabajo, inmediatez de respuesta y con eficacia las condiciones del proyecto, reduciendo los gastos e reutilizando el tiempo para otras tareas.

Por ello desde Strolabi proponemos una serie de sesiones de aprendizaje a los usuarios de cada equipo de trabajo o de proyecto.

Estas sesiones son:

Que es cada cosa

– Qué es un equipo de trabajo.

– Qué son Dinámicas de Trabajo en equipo.

– Qué es Digitalización.

– Qué es Digital Workplace.

– Diferencia entre On-Line y Off-Line.

– Herramientas informáticas para las dinámicas de trabajo en el equipo.

– Qué es Tele Work.

Procedimiento de Trabajo

– Como hacer funcionar las Dinámicas de Trabajo en Equipo.

– Qué son Procedimientos de trabajo.

– Para que usar las herramientas informáticas.

– Prácticas reales de los procedimientos de trabajo sobre casos de la propia empresa.

Dinámicas de Trabajo en el Post-Confinamiento.

Las Dinámicas de Trabajo son una forma de trabajar que realmente no es nueva, pero actualmente ha llegado con mucha fuerza para quedarse entre nosotros y es cuestión de adaptarnos para poder trabajar con agilidad y flexibilidad.

Trabajar con estas dinámicas dentro o fuera del confinamiento, nos demuestra que es beneficioso para el usuario y, especialmente, para la empresa.

Esta propuesta de Strolabi es la base, donde también podremos decir el primer paso, para las formas futuras de trabajar digitalmente que los cambios de la “nueva normalidad” nos depara, para poder continuar avanzando, ya que en caso contrario, implicará hacer un doble esfuerzo más adelante, el actual y el futuro, de golpe.

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