Transformación Digital Post-Confinamiento: Miedo a implantarla en tu Pyme

Es curioso ver como mucha gente habla de la transformación digital, de lo que es y lo que hace, pero casi todos los que hablan de ella, ni han visto lo que es realmente ni lo que puede llegar a hacer.

Cada vez hay más consultoras y revistas especializadas, como Forbes, hablan de la confusión que existe entre la Transformación Digital, la Digitalización y Renovación Tecnológica, intentando deshacer el embrollo.

Este enredo es debido a la saturación de lo que hablan los especialistas en renovación tecnológica, principalmente, ya que lo hacen para vender lo que tienen en cartera, no lo que necesita el cliente.

El miedo que los empresarios dicen tener a la Transformación Digital son dos: que es algo de moda pasajera no es para su empresa y que es un gasto sin retorno. Pero no es ni una moda ni un gasto, sino una realidad y  una inversión.

Estos miedos a la Transformación Digital, puede acarrear problemas reales, que afectan y afectarán al desarrollo de tu Pyme, aunque no se quiera ver.

Pero para poder empezar a explicar que problemas trae tener miedo, lo mejor es aclarar, de nuevo, que es Transformación Digital, Digitalización y Renovación Tecnológica.

La Transformación Digital no es un producto informático, ni una solución estándar que se compra y se aplica, ni mucho menos un software. Realmente es el paso de modificar una organización usando procesos innovadores, adaptando tecnología y cambiando la cultura corporativa anticuada arraigada en la empresa por la nueva con el objetivo de implementar nuevos modelos operativos y de negocio.

La Digitalización es realizar los procesos automatizados, a cambio de los manuales que hasta ese momento se realizaba, por medio de la informática. Es realizar los procesos que antes se hacían sobre papel y los repetitivos que constantemente se hacen una y otra vez. La digitalización más conocida es la que desde el 2000 se lleva implantando en las Pymes: escanear facturas y otros documentos que se reciben/envían en papel a documento digital almacenado en el disco duro del servidor.

Esto es lo más básico de la Digitalización, y la práctica totalidad de las Pyme ya lo están haciendo, por lo que parte de la digitalización ya está implantada, por lo que en algunos casos sólo queda son los avances que satisfagan a empleados y clientes: Nubes públicas o privadas, aplicaciones para móviles, servicios de almacenamiento en remoto, automatización de procesos repetitivos, análisis y gestión…

La Renovación Tecnológica es cambiar los actuales equipos informáticos por nuevos elementos, por estar obsoletos. Pero ¿realmente es necesaria esta renovación tecnológica total en nuestra Pyme? En la mayoría, en la inmensa mayoría de los casos, no es siquiera necesaria, solo adoptar ciertas innovaciones tecnológicas es más que suficiente.

Este tsunami ya no se parará, y nos ofrece una serie de oportunidades que la Pyme no puede dejar de lado. Si tu Pyme no cuenta con expertos cualificados, si hay una falta de apoyo de dirección o no se escoge al proveedor adecuado, es seguro que tu empresa quede rezagada respecto a tu competencia.

Al retrasar la implantación de la Transformación Digital, corres el peligro de entrar en dinámicas negativas, que hacen que tu empresa quede ninguneada por los clientes y que tu competencia deje de tenerte en consideración como su competencia.

Como es sabido y demostrado, el mercado es dinámico y vivo, ya que está en constante mutación y evolución, algo que ha quedado muy patente durante el confinamiento, y que sufriremos directamente en el post-confinamiento. A parte de este factor ambiental, que también podemos definir como factor sanitario con connotaciones sociopolíticas, evidentemente también tenemos claros factores económicos, que nos hacen cambiar el rumbo de nuestros planes de marketing, aun sin haberlos terminado.

Algunas de estas dinámicas negativas son:

1.- Reacción Lenta. Si nuestras infraestructuras internas, sean comerciales, informáticas o financieras, son en base a procesos analógicos obsoletos, incluso antes de del confinamiento (compras, transacciones bancarias, tramites, consultas, comunicación con clientes/proveedores…), es un obstáculo serio que no nos permitirá reaccionar con la celeridad que nos gustaría o con la que deberíamos. Esto suele ser motivo más que suficiente para que los clientes estén descontentos con nuestro servicio.

2.- Perder Clientes. Un cliente descontento, ha dejado de ser cliente. Los clientes son omnicanal. Estos desean tener experiencias personalizadas y satisfactorias, que se comunique con él por el mismo medio que lo hacen ellos. Tenemos que tener en cuenta que el actual cliente no es un consumidos inculto y desinformado, ya que tienen toda la información gracias al Internet de las Cosas (IoT – Internet of Things).  Como cliente de mis proveedores, antes de pedirles algo, consulto por internet cual es mi mejor opción y que otros proveedores tienen el producto y a que precio. Si das a tu cliente habitual un servicio con una experiencia “Wow!”, no tendrá la necesidad de comprar en otro lado. Si tu empresa no ofrece esta experiencia, serás uno más del mercado, por lo que el cliente irá a compra al más económico… hasta que encuentre al proveedor que le ofrezca la experiencia que busca, sin importarle excesivamente el precio.

3.- Empresa estática. Está estrechamente relacionada con punto de “Reacción Lenta”. Hoy es muy importante la movilidad, por lo que suele ser una de las piedras angulares de la Digitalización. Pero esta movilidad no es únicamente el que todos tengan móvil y tablet, si no que se debe diseñar una estrategia para aprovechar el crecimiento digital de la empresa, poder tener una presencia on-line adecuada y coherente con tu negocio, aprovechar las oportunidades de ventas y permitir tener teletrabajadores. Seguir como se ha trabajado los últimos 20 años (llamada de teléfono, mail y fax), nos hace ser una empresa analógica, estática y terriblemente lenta.

 4.- Perder ante empresas digitales. Las empresas que han nacido bajo la tecnología o las que han sabido adaptarse a ella, son las que han conseguido prosperar, incluso en época de Vacas Flacas, como en el actual post-confinamiento que nos está llegando. Si no sabemos adaptarnos o no queremos evolucionar (“si esto nos ha funcionado durante años, ¿Por qué debemos cambiar ahora?”), estamos en clara desventaja ante nuestra competencia real, por lo que perderemos las oportunidades de ventas, antes de poder pasar una oferta.

5.- Procesos analógicos. Seguir como hasta ahora sin aprovechar la tecnología actual, nos dejará sin la posibilidad de automatizar procesos, seguir con los errores y con nuestra “Reacción Lenta”, por lo que la competencia nos pasarán por delante sin entender el “¿qué ha pasado?”.

6.- Desarrollo de nuevos productos a destiempo. Descubrir una necesidad en el mercado, desarrollar el producto o servicio, probarlo, rectificarlo y actualizarlo, exige una gran agilidad y una plataforma de trabajo adecuada y flexible. De no cumplir con estos requisitos básicos, más los correspondientes al propio producto, el equipo de trabajo que lo desarrolla tardará en sacarlo al mercado, por lo que será obsoleto o habrá salido cuando ya no lo reclama el mercado.

7.-Equipos de trabajo no adecuados. Para cada proyecto se debe crear un equipo de trabajo adecuado. Esto quiere decir que debe ser multidisciplinar; o sea, en el equipo debe haber personal de ventas, producción, administración y financiero. Actualmente suelen ser desarrollado y creado únicamente por el director del departamento, por lo que los procesos de desarrollar el producto o servicio, probarlo, rectificarlo y actualizarlo, se hacen más lentos y suelen atascarse ya en el inicio, por no tener claro el concepto del mismo y por no realizar consultas necesarias a los clientes que lo reclaman. El líder del equipo no puede ser bajo ninguna circunstancia el director de uno de los departamentos implicados, sino que debe ser la persona con más conocimiento de dicho producto, pero que deberá apoyarse en el resto de especialistas de cada área, y teniendo en cuenta lo que pide el cliente.

8- Incumplimiento de Contratos. Cada vez más tenernos normativas y leyes que nos penalizan ante nuestro incumplimiento de contrato. Si no tenemos en cuenta estas normas reguladoras y no las tomamos enserio, corremos el riesgo que tener penalizaciones y denuncias por incumplimiento. La digitalización es fundamental en el seguimiento de los trabajos a realizar. Trabajar con la hoja de cálculo tradicional para realizar este proceso es, aunque no lo consideres así, un trabajo analógico y obsoleto y que no se adaptan a los requisitos de los organismos reguladores.

9.- Perdidas de ROI. No tener tu empresa con la transformación digital mínima adecuada, es un claro ejemplo de que el retorno de la inversión no se realice nunca. La virtualización, la nube, el Big Data o Small Data, las analíticas, empiezan a ser fundamentales para que las empresas puedan dar la experiencia requerida por el cliente. Una Hoja de Ruta hacia la transformación digital debe contemplar la implementación de la tecnología necesaria (ni en exceso ni en defecto), y nos posibilitará que el RoI sea realizado en el plazo correctamente diseñado.

Según artículos que podemos estar leyendo desde finales de 2018, nos dice que el 40% de las empresas españolas tienen la capacidad de poder dar el salto hacia la Tranformación Digital, pero estudios realizados por el Gobierno de España, al inicio del confinamiento, indicaba que sólo el 7% habían dado este salto y sólo un 17% restante estaban con la tecnología necesaria para poder hacerlo. Debido a la crisis sanitaria, las Pymes han frenado este avance tecnológico, ya que muchas todavía piensan que la informática (y la tecnología en general) es un gasto que la empresa no puede asumir, y no una inversión con ROI a corto o medio plazo (entre 3 y 12 meses).

Ahora la pregunta es sencilla: ¿Cuándo quieres avanzar?

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Y después del confinamiento… El Smart Workplace.

Contrario a lo a la creencia popular, el Smart Working pocos empresarios avispados lo quieren en su transformación digital, ya que eso de “trabajar cuando sea y desde donde sea”, se ha demostrado poco productivo: se trabaja más horas que un reloj, aunque estés de vacaciones y en la playa y produce la insatisfacción del teletrabajador, por lo que a la corta, el rendimiento y la productividad cae en picado.

Pero en cambio todos están adaptando  y rediseñando sus entornos y puestos de trabajo, modelos de negocio, conceptos y prácticas de trabajo, con el objetivo de mejorar la productividad, satisfacción, compromiso y rendimiento de sus empleados: el Smart Working.

Dos palabros muy parecidas, pero de conceptos muy diferentes, que genera confusión.

La Revolución del Smart Workplace 

El Smart Workplace es un concepto, no tan nuevo como muchos piensan, que ayudar a las empresas y profesionales, a alcanzar su máximo potencial y rendimiento dentro del Post-confinamiento, este nuevo escenario que nos está llegando a marchas forzadas y que pocos ven como adaptarse.

Para generar todo esto, se debe realizar un buen estudio del puesto de trabajo del futuro, del puesto de trabajo inteligente, del Smart Workplace. Esto se realiza maximizando las tecnologías necesarias en cada caso y el diseñando los espacios para fomentar la colaboración, felicidad y motivación de los empleados. 

Esto no deja exento el impacto que la transformación digital deja o puede jedar en las empresas y profesionales, así como el impacto de la flexibilidad y del Tele Working en la productividad de los equipos.

Tras analizar todo ello se hace entrega a la empresa las conclusiones mediante consejos y recomendaciones para implementar, potenciar y maximizar estos nuevos entornos inteligentes y nuevos modelos de trabajo.

El entorno de trabajo, en especial el puesto de trabajo, está cambiando internacionalmente, y España no es un país aparte que no le afecte.

Estos cambios se verán cada vez más a partir de este próximo septiembre, ya que los avances en la tecnología, un cambio generacional de líderes (no de jefes) y las diferentes formas en que las empresas se ve obligado a trabajar de cara con sus clientes, los cuales están cambiando sus hábitos a causa del confinamiento, y que seguirán aplicándolos en el post-confinamiento, que están impulsado la necesidad y la demanda de un nuevo tipo de puesto de trabajo más eficiente e inteligente.

Para poder ir al ritmo de los clientes, de los nuevos comportamientos ya se empezaron a entrever desde mediados de 2019 y, debido a la pandemia, se ha incrementado en demasía rapidez durante la pandemia y ahora, en el Post-confinamiento, va a tener una mayor incidencia la Digitalización por parte de los clientes y compradores compulsivos.

Es por ello que la mayoría de Pymes europeas, y España debe afanarse en coger este ritmo, están rediseñando y digitalizando sus entornos, modelos y prácticas de trabajo con el objetivo de mejorar la productividad, satisfacción, compromiso y rendimiento de sus empleados.

Las empresas deben empezar a concienciarse en que tienen que gestionar las expectativas de sus trabajadores, con una composición de profesiones, especializaciones y talentos cada vez más diversos, por lo que deben abandonar la base de la antigua cultura empresarial y crear una cultura corporativa que comunique los valores de la empresa hacia el cliente, pero a través de los trabajadores.


Strolabi y el análisis de Smart Workplace en tu empresa
Es muy importante tener en cuenta y reconstruir, “Transformar”, los diferentes elementos que componen los Smart Workplace, que no sólo incluye la el diseño del espacio y tecnología del puesto de trabajo digital, sino también las políticas de trabajo flexible y, especialmente, la brecha entre las expectativas depositadas por los empleados y lo que ofrece la compañía.

Desde Strolabi realizamos estos análisis e informes, ofreciendo las recomendaciones y sugerencias a las empresas que desean actualizarse a la “nueva normalidad” y a la nueva cultura empresa-cliente que está llegando como un tren de alta velocidad, sin parada en apeaderos ni en estaciones intermedias. Y esto se traduce en el diseño de mejoras para crear Smart Workplace, tanto para trabajadores internos o in situ, como teletrabajadores externos o a distancia, y satisfacer las necesidades cambiantes del mercado.

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