LOS 5 ESTADIOS DEL TRABAJO A DISTANCIA

Cuando hablamos de trabajar a distancia, la gente piensa rápidamente en el palabro Teletrabajo”, como representación en castellano de la traducción Lejos (Tele) y trabajo.

La realidad difiere bastante en matices tecnológicos.

Más que matices, en forma de trabajar mediante la tecnología.

Si hablamos de trabajar mediante trabajo remoto (remote wotking), smart working o teletrabajo (tele working), a la mayoría de personas se les pone una cara de estar preguntando si hemos comido algo que nos ha sentado mal, ya que para ellos es absolutamente nuevo diferenciar estar tres partes, o porque les han explicado conceptos de uno a cambio del otro.

En el artículo sobre el trabajo remoto y teletrabajo, ya se ha indicado las diferencias principales entre estas dos modalidades, y el Smart Working (trabajar desde donde sea y en el momento que sea), está siendo mal interpretado y mal “utilizado”, ya que las empresas lo utilizan como sinónimo de “trabaja para mi más de 10h al día”, y no, no es eso…

Según un informe que el Gobierno de España emitió por TV a finales de junio, el 34% de las empresas tienen algún método de trabajo remoto para sus teletrabajadores. Pero también nos indican, sin especificar el porcentaje, que la gran mayoría de los trabajadores de todas estas empresas sólo realizan el Remote Working, o sea en el 1er estadio del teletrabajo (se calcula que más del 90%).

Y la mayoría de ellas apenas hacen esfuerzos empresariales por mejorar las condiciones para que el teletrabajador sea más eficiente y mucho más productivo.

¿A qué deben aspirar tanto empresarios como empleados?

Para poderlo entender, deberemos atender a lo que nos dice Matt Mullenweg, creador de WordPress y actual CEO de Automattic. “El teletrabajo puede dividirse en 5 niveles en función de la autonomía que la empresa proporciona a sus trabajadores […] por lo que la empresa debe aspirar a alcanzar el nivel 5, el nirvana del trabajo a distancia, en el que los trabajadores son sumamente efectivos sin esfuerzo y la plantilla trabaja mejor a distancia que de forma presencial””

Distingue claramente la diferencia entre Remote Working y Teleworking, pero en cambio no habla para nada de Smart Working. Es más, en algunas ocasiones ha comentado que el Smart Working es un paso atrás respecto a los trabajos en remoto.

Y creo que debe saber un poco más del tema que muchos de nosotros, ya que posee una empresa con 1.200 trabajadores y sin ningún centro de trabajo ni oficina; todo mediante Teletrabajo .

El Teletrabajo puede dividirse en 5 estadios en función de la autonomía que la empresa proporciona a sus trabajadores.

Llegar al estadio 5 es el objetivo de todo responsable de área, ya que en este estadio los trabajadores telemáticos son efectivos por encima de la media y sin esfuerzo, creando equipos que trabajan mejor; al trabajar a distancia el estrés tanto de compañeros como de jefes se diluye al encontrarse en un ambiente controlado por el propio trabajador.

Cuando nos explotó en la cara el confinamiento por causa de la pandemia del coronavirus, las empresas tuvieron que improvisar protocolos para que sus trabajadores pudiesen realizar trabajo en remoto, ya que por norma general, las empresas no lo tenían contemplado o sólo utilizado para cuanto un comercial o un ejecutivo tenía que salir de viaje.

A estas alturas, mas que les pese a los detractores del teletrabajo o a los que no saben adaptarse y quieren que todo sigua “como siempre”, con “la normalidad de toda la vida”, trabajar desde casa se ha demostrado beneficioso para las empresas.

A los empresarios que no se han acostumbrado al trabajo a distancia de sus trabajadores, no le gusta utilizar el término “trabajo en remoto”, porque para ellos es sinónimo de que el sistema de trabajo que han visto toda la vida, el presencial, está desapareciendo y piensa que no podrá controlar al trabajador para que trabaje y “se gane su sueldo” desde fuera de las instalaciones de su oficina, sino que suelen decir que sus trabajadores realizan trabajo repartido o distribuido (Distributed working).

Los 5 estadios del teletrabajo                                 

Los 5 estadios se distribuye en una pirámide, en la que en la parte inferior, más amplia, está el estadio con teletrabajo inexistente, y en la superior, más pequeña, está el estadio más avanzado, el que él denomina “el nirvana”, que van en función de tres conceptos básicos para el teletrabajo y que no pueden estar separados uno de los otros (experiencia, objetivo y autonomía), ya que son los motivadores de los trabajadores para que rindan y produzcan mejor y felices.

Los cinco estadios del teletrabajo
Fuente: Matt Mullenweg

Estadio 0

Engloba a todos los trabajos que solo se puede hacer en persona y en un espacio físico determinado, como son camareros, fisioterapeutas, policías, bomberos, dependientes y, por lo general, todos los trabajos que deben estar de cara al público. También se considera ubicado en este estadio a las empresas que no sesean que sus trabajadores puedan realizar teletrabajo, ya que creen que así se les puede controlar mejor para rendir más.

Desgraciadamente es donde se encuentra cerca del 70% de las empresas Españolas, aun cuando su trabajo sea exclusivamente de oficina.

Revisar y reconsiderar esta situación es un buen comienzo para entender la empresa de otra forma, sin perder su personalidad, su forma de trabajar, su visión, ni su misión, y pasar al siguiente estadio.

Estadio 1

Las empresas no hacen ningún esfuerzo para mejorar las condiciones para el trabajo a distancia. Sólo lo permiten en caso de emergencia en un momento puntual o, como en el caso de la pandemia, 3 ó 4 días máximo, pero sin equipo o tecnología adecuada para ello. El máximo permitido es la utilización del teléfono y el envío/recepción de mails, con los documentos realizados en remoto.

Esta forma de trabajar es el Trabajo en Remoto o Remote Working, ya que reciben y envían los trabajos exclusivamente por mail.

En este punto es donde está la inmensa mayoría de empresas que dicen que tienen teletrabajadores. Del 34% de empresas que dice el gobierno están realizando trabajos remotos, posiblemente sean poco más del 66% de ellas.

Estadio 2

Es el siguiente paso dentro de la evolución de la pirámide. Es en el que los empleados se coordinan el trabajo de oficina, conectados on-line. Ampliamente hemos oído que el 30% de las restantes empresas es donde están y donde los “muy entendidos” les están aconsejando. Estas empresas están utilizando herramientas como Zoom y Microsoft Teams, para que los equipos estén conectados y puedan coordinarse simultáneamente, mediante videoconferencias multiusuarios. Estos trabajos todavía están demasiado sujetos a los horarios rígidos de la oficina, y a tener programadas las actividades y las constantes videoconferencias por todo. La jornada laboral sigue estando repleta de interrupciones, ya no sólo por las que nos podamos encontrar en nuestro domicilio particular, sino por los mismos contratiempos que solemos tener en la oficina (las propias videoconferencias, llamadas de teléfono entre compañeros, consultas telefónicas varias s cliente…).

Esta forma de trabajar se asemeja al Smart Working (desde cualquier sitio y a cualquier hora), es el empleado el que tiene que poner los recursos, los jefes quieren controlar al teletrabajador incluso estando a distancia y ponen timings más rigurosos que cuando están en la oficina física, por lo que el teletrabajador debe seguir trabajando varias horas más al día, para tener el trabajo terminado.

El empresario no ve beneficio alguno al trabajo remoto y, en bastantes casos, se puede observar una bajada de rendimiento y productividad del teletrabajador.

Estadio 3

El nivel de este estadio, es cuando empieza a notarse los beneficios de trabajar en remoto. La empresa dota del equipo necesario al trabajador para que pueda realizar este trabajo remoto, para que pueda acondicionar un espacio adecuado en su casa.

Los procesos síncronos empiezan a desaparecer (el fin de las acciones programadas horariamente y que todo el equipo trabaja exclusivamente sobre él), y a ser reemplazados por procesos asíncronos (no programados y que el equipo puede estar trabajando con diferentes aspectos y trabajos independientes entre sí, a la vez), por lo que las abusivas y constantes videoconferencias, tanto multiusuarios como exclusivas con un único compañero o con el jefe, empiezan a ser sustituida mediante comunicación escrita por medio de mensajería interna.

También empiezan a aparecer el trabajo en documentos compartidos on-line, realizados con Microsoft Office o con Google Doc, para que los participantes en una video conferencia multiusuario mediante Zoom o Microsoft Teams, puedan tomar notas sobre él en tiempo real, y sin eliminar lo que otros compañeros puedan estar escribiendo a la vez.

Esta forma de trabajar es el Teletrabajo o Tele Working más esencial.

Si hablamos a nivel del Gobierno de España, es donde sitúa la “nueva Normalidad” y el borrado de la ley que se está terminando de pulir sobre teletrabajo.

Actualmente de las empresas que hacen Tele Working son prácticamente el 4% restante que estén en este estadio.

Estadio 4

El teletrabajo empieza a ser muy productivo y supone el abandonar definitivamente las comunicaciones síncronas.

Cada teletrabajador puede organizar su jornada como mejor le vaya. Es el momento de empezar a buscar a trabajadores acordes con el puesto necesario, sin importar su ubicación (ciudad, comunica autónoma, país, continente).

La confianza entre jefe y trabajador es fundamental, y la evaluación del trabajo no será en como ni cuando lo hace, sino en función de lo que hacen, del resultado final.

En este estadio las decisiones son mejores y más meditadas. También permite a todos los miembros del equipos a participar, no sólo los más extrovertidos o los que desean destacar por encima del resto, y que todos se impliquen en las conversaciones y las soluciones importantes.

Los recursos tecnológicos con los que dota la empresa a los teletrabajadores son los mismos que el trabajador tendría en su puesto en la oficina, por lo que el teletrabajador puede trabajar de una forma fluida.

Esta forma de trabajar es Tele Working, tal como los diferentes entendidos internacionales dice que empieza a ser muy efectivo.

Pero del 34% que dice el Gobierno que hacen teletrabajo, a duras penas llega al 0,05% las empresas que dotan a sus teletrabajadores con estos recursos y esta confianza. Y la mayoría de estos, suelen ser los ejecutivos de las empresas y no el resto de empleados de los equipos de trabajo.

En estos porcentajes no entran i las multinacionales extranjeras, ya que un buen número de estas están en este estadio o en el anterior.

Estadio 5

Estadio en el que los teletrabajadores son sumamente efectivos y cada uno de los equipos trabajan mejor a distancia que en forma presencial.

Es cuando “todos en la empresa tienen tiempo para el bienestar y la salud mental”, cuando todos aportan lo mejor de sí mismos, por el puro placer de hacer las cosas bien hechas, y empiezan a tener altos niveles de creatividad que les llevará a la realización de los proyectos mejores.

Sobre este estadio no tengo ni datos y previsión de las empresas que puede estar haciéndolo en España, pero no creo que más de 2 ó 3 grandes empresas, y estas deberán estar en estrecha relación en alguna que otra job venture con empresas extranjeras.

Esta forma de trabajar es Tele Working más avanzado, el que aprovecha al máximo los recursos de la empresa.

Lo que está claro es que en España la inmensa mayoría de las empresas están en los estadios 0 y 1. Algo que el Coronavirus ha evidenciado como una realidad, por lo que el suspenso lo tenemos asegurado.

Y el retorno a la “nueva normalidad” también evidencia que esta inmensa mayoría de empresas no se están concienciando que todo el mundo laboral, no sólo en España, ha cambiado y que los esquemas antiguos presenciales de oficina se están demostrando como poco fiables y de poca productividad.

La nueva ley del gobierno intenta obligar a las empresas, en especial a las grandes y medianas empresas, a dar el paso definitivo del estadio 1 al 2 para poder ser competitivos en la nueva anormalidad en la que muchos países como Alemania, Inglaterra y Francia (por poner los más allegados europeos) ya se están dando prisa en apostar por el Teletrabajo en estadio 2 y 3, en especial para contratar a gente con el talento y la experiencia que necesitan, sin necesidad de que estén ubicados en las inmediaciones de su empresa y ni tan siquiera en su propio país.

El Internet de hoy nos trae al trabajador a la oficina, desde donde este, actualmente ya no nos lleva el trabajo a casa.

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