Usando las Agendas

Imagen: Agenda Navadesign

Durante estos días de confinamiento, mientras hemos estado trabajando en remoto o en teletrabajo, Se ha podido leer y escuchar con demasiado asiduidad en redes sociales de todo tipo, que las agendas trabajando desde fuera de la oficina, no funciona correctamente y todo se retrasa o no se cumple.

El problema, según dicen, es que al trabajar desde fuera de la oficina nos relajamos y no producimos de la forma deseada.

Y esta falacia es una forma “agradable” para no hacernos una autocrítica por ello.

Pero tendemos a olvidar que cuando estábamos en la oficina la agenda tampoco funcionaba o, lo más habitual, no la utilizábamos.

Cuando estamos en la oficina, las agendas que utilizamos, bien sean la de Outlook (que más o menos tenemos todo el mundo), algún software de manufactura exclusiva para la empresa en la que trabajamos, o una agenda física de papel, solemos apuntar solamente las reuniones previstas, en el mejor de los casos.

Y el motivo principal por el que no funcionan las agendas es que no nos han ensañado a como utilizarlas.

Cada año para finales de año de forma programada y automática, como la Navidad, los gurús de la gestión del tiempo nos inundan las redes sociales con discursos de los cincuenta mil sistemas “eficaces” de como llevar una agenda.

Nos dicen cuáles son los beneficios de utilizar la agenda, hablando de los pros y no de los contras, hablando, hablando, hablando, pero al final no nos funciona la agenda; la empezamos el 2 de enero y, más o menos, un poco antes de semana santa, la dejamos aparcada, aunque rellenamos con cosas sin importancia, o las tareas programadas de forma habitual que sabemos que tenemos, de una semana para la otra (reunión todos los martes con el director del departamento).

Estos gurús siempre nos “certifican” que su sistema es infalible y que si no funciona es porque somos nosotros los que no somos ni constantes ni exigentes con nuestro auto control, por lo que nos recomiendan que estemos constantemente vigilando el cumplimiento de la agenda.

Y cada año terminamos pensando que somos personas dispersas y sin autocontrol. O lerdos.

Por ello lo mejor, según nos dicen, es estar constantemente revisando y controlando nuestras agendas.

¿De verdad que queréis estar estresados llevando un control del trabajo a realizar, incluso antes de meteros en el barro?

Si estamos estresados intentando llevar el control de lo que debemos realizar, en el mismo orden y empezar a la hora prevista, estaremos tan agobiados que seguiremos sin rendir eficazmente.

Y lo peor, es que despotricaremos de nuestro puesto de trabajo, de la empresa, del compañero pesado, del que tiene mucho “morro” por no pegar ni el sello, y del miserable sueldo que nos dan por el excesivo trabajo que hacemos.

Del excesivo trabajo que realmente nos hemos autoimpuesto.

¿Cómo podemos hacer para que la agenda función?

Personalmente me gusta realizar un picking de diferentes sistemas que durante años he ido viendo, que desde hace tiempo, me van funcionando bien.

No es el mejor sistema, pero a mí me funciona. Y a todo el que se lo comento y lo pone en práctica, también.

Y realmente no es un sistema, sino una concepción para que la agenda funcione.

Lista de trabajos a realizar

Antes de entrar en materia, debo indicar que en la agenda debemos anotar lo que tenemos que realizar en un tiempo relativamente cercano, de forma coherente, lógica, real y realizable (entere una semana y 15 días, aunque lo más secuencial podemos programarlo a 3 meses vista, nunca más, ya que todo en la vida suele variar con demasiada facilidad); no podemos usar la agenda como la lista de los “quiero” de buenas intenciones de principio de año (quiero dejar de fumar, quiero adelgazar 5 kilos, quiero encontrar un trabajo mejor, quiero terminar las tareas de hoy antes de irme a casa…), ni usarla como una lista de “deseos” de fantasía (deseo conseguir un coche mejor, deseo poderme ir de vacaciones a Bali, deseo que me toque la lotería…).

Debemos utilizarla como un planning de trabajo real y lógico, como el que llevan los directores de los departamentos de producción.

Hace años, realmente muchos años, empecé con un sistema de “control” de tareas que aseguraban que era eficaz, el sistema A-B-C.

Ni es eficaz, ni es un control.

Actualmente realizo una lista de tareas a realizar (trabajos pendientes, tareas a finalizar, acciones a hacer a corto, medio y largo plazo… TODO), que la superviso una vez cada 15 días, como muy pronto.

Esta lista la ordenaremos según urgencia.

Y copiaremos la misma lista, para ordenarla también según la importancia.

La experiencia demuestra que en el 90% de los casos, lo urgente y lo importante, no suele ser lo mismo.

Suelo utilizar un Excel y creo dos columnas para estas listas, en la misma hoja. Visualmente me resulta más fácil para trabajar.

Ya tenemos el trabajo más pesado y más complejo realizado: saber que tareas tenemos pendientes, cuales son urgentes y cuales son importantes. Si revisamos la lista dentro de una semana, descubriremos que el listado de “urgentes” ha variado considerablemente. Lo que hoy es urgente, la semana que viene, aun sin haberse terminado, sólo es importante y urgente pasa a ser otra tarea de la lista, o una nueva que se ha añadido. Y lo mismo pasa con las importantes.

Con este listado, podemos pasar a trabajar la agenda. Pero aún falta algún que otro paso a realizar.

Anotando citas y reuniones

Lo primero que debemos anotar son las citas fuera de la oficina y las reuniones con compañeros, tanto presenciales como telemáticas.

Con esto sabremos que tiempo tenemos para las otras tareas pendientes.

Recordar que:

– Una cita fuera de la oficina, debemos incluir el tiempo del desplazamiento, tanto para ir como para volver. Indicar “visita a Empresa Esterna de 10h a 11h” implica que debemos poner en la agenda que esta reunión empieza a las 9h (unos 30 min para su preparación, y otros 30 min de desplazamiento hasta las oficinas del cliente) y termina a las 12h (30 min de desplazamiento de oficinas del cliente hasta nuestras dependencias, más 30 min para el informe). En el caso de una reunión telemática, se debe tratar igual que para la reunión con el equipo de trabajo de la oficina.

– Las reunión con el equipo de trabajo, presencial o telemáticamente, también debe tener un tiempo antes para preparar el material necesario: preparar informes y documentos; eliminar el sonido del Smartphone; parar 5 minutos antes de la reunión, para despejar nuestra mente e ir predispuestos sólo para el tema a hablar… Por ello debemos incluir el tiempo que consideremos necesario después de la reunión para guardar todo lo utilizado (entre 5 y 15 min) y escribir el informe de la reunión (unos 30 min más).

Si nos olvidamos de anotar estos tiempos, empezaremos a ver como otras tareas se van retrasando de forma considerable y empezaremos con la cancioncilla “las agendas no funciona correctamente”.

Matriz de Eisenhower

Con la lista hecha de Urgencias/importancia, nos podemos lanzar a hacer una Matriz de Eisenhower, que no es otra cosa que un grafico de ejes cartesianos.

En esta Matriz pongo en la parte de Urgente/ Importante, la tarea que ha coincidido o que han quedado más cercanas entre sí, por arriba; o la que consideremos más urgente. La más importante pero no tan urgente, irá en la posición Menos Urgente. El resto de tareas, debemos colocarlas según determinemos en importancia y urgencia.

Los colores utilizados en esta Matriz de Eisenhower no es al azar.

Los trabajos más “calientes”, los más urgentes, se marcan con rojo.

Los importantes, pero “no tan calientes” se marca con naranja.

Los trabajos menos importantes, pero que están en la franja de urgencia, se usa el verde, con la esperanza de poderlos terminar pronto, pero sin prisa.

Y las tareas “frías”, ni urgentes ni importantes, es con el azul.

Es un tema de colores cálidos y colores fríos. Temas calientes o temas fríos.

Utilizar el color rojo para las tareas a punto de morir, una tarea que se ha enfriado, lo que hacemos es engañar al cerebro y decirle que es caliente y que debemos mantenerlo “todavía ahí”.

Utilizar el color azul para una tarea importante, una “patata caliente”, también engañamos al cerebro y le decimos es un tema frio, sin importancia realmente, por lo que lo aplazaremos en más de una ocasión.

Planning de trabajo

En cuanto hemos realizado todo el pre-trabajo anterior a la planificación de nuestra agenda, es el momento en el que empezaremos a darnos cuenta del porque antes las agendas no nos funcionaban y es el momento de aprender a usarlo correctamente.

Empezamos a tener claro el orden de las cosas, las tareas urgentes, las menos urgentes, las importantes, las que tardaremos mucho en hacerlo (hasta que vuelva a ser urgente), y las que no se realizará nunca.

Ahora le toca plasmar todo en la agenda.

A este trabajo a mí me gusta llamarlo “Planning de trabajo”. Otros lo llaman “agendar”, que también es correcto.

Podemos usar infinidad de aplicaciones para realizar la agenda, incluso un simple Excel nos puede servir para ello.

Pero aconsejo utilizar agendas específicas que puedan saltar alarmas que lleguen realmente a incordiar mientras trabajamos, para recordarnos que debemos terminar el actual trabajo, posponerlo para iniciar (o continuar) otro programado más urgente, o posponer el aviso, ya que el actual es más urgente/importante que el nuevo del aviso.

Aunque he estado en empresas que tienen su propia agenda, integrada a veces en el ERP o sólo en el CRM, la agenda que sé que me funciona perfectamente, que además puedo tenerla integrada de forma inmediata en mi Smartphone, es el Outlook de Microsoft. Llevo trabajando con ella unos 20 años, es de las más completas que hay y es intuitiva en su utilización.

En el actual 2020 si no tenemos los diferentes dispositivos enlazados entre sí, no es teletrabajo lo que realizaremos, ya que no nos permitirá poder realizar un seguimiento como se tiene que realizar.

También llegará el momento en el que, después de unas semanas o el primer mes de haber programado por primera vez nuestra agenda, descubriremos que nos hemos equivocado en algo, ya que todo se retrasa, no solemos cumplir lo programado… y es cuando debemos hacer una reflexión seria de autocrítica sobre qué es lo que hacemos mal.

Ya aviso de antemano que en el 90% de las ocasiones, solemos olvidarnos los “entre tiempos”, los momentos entre terminar un trabajo e iniciar otro, los momentos de preparación de la tarea que vamos a iniciar y los “descansos del café”.

Rellenar la Agenda

Lo primero que haremos en la agenda es colocar las visitas a clientes y/o reuniones de trabajo que podamos tener. Es lo que realmente no es movible, sea urgente o no, y, excepto por temas “especiales”, no se suelen posponer.

Después seguiremos con lo que tenemos como más urgente y lo iremos repartiendo en los primeros días siguientes al trabajo realizar.

Observar que debemos programar el trabajo previo y posterior a una reunión, presencial o telemática,

Una vez lo tenemos repartido, y el tiempo de desplazamiento al mismo.

También debemos tener en cuenta que durante la primera meda hora del día, de cada día, debemos actualizar la Matriz de Eisehower y, por consiguiente, nuestra agenda, ya que puede haber aparecido temas urgentes para hoy, temas importantes que tenemos previsto hace, quedan pospuestos por una infinidad de motivos o, simplemente, hemos finalizado algún trabajo que habríamos previsto que estaríamos haciéndolo unas cuantas horas más.

Si para cada tipo de trabajo lo “coloreamos”, como por ejemplo reuniones, desplazamientos, momento de Relax…, con un golpe de vista sabremos, sin leerlo, que tenemos que hacer.

También se puede observar que hay “huecos” vacios de trabajos previstos. No es malo tenerlo, ya que pueden rellenarse con temas urgentes, o por temas que están a punto de morir, para ver si podemos “resucitarlo”, siempre que sea de interés hacerlo.

Recordad que inicialmente todo esto parece muy bonito, pero tal como vallamos avanzando en la “Cuadratura del círculo”, iremos dándonos cuenta que nos habremos dejado por apuntar tareas que solemos hacer, que no asignamos tiempo, y que suele comernos entre 20 minutos a más de media hora.

Seguimiento de la agenda

Como ya hemos observado, una vez tenemos los “deberes hechos” (anotar las tareas y hacer una matriz de Eisenhower), plasmarlo en la agenda es mucho más sencillo.

Ahora sólo toca hacer un seguimiento de lo realizado y, si no se ha podido hacer, anotar en la misma tares del planning, el porqué.

Y para que la agenda funcione correctamente, debemos realizar un mantenimiento diario y un seguimiento quincenal. Y tener la mente totalmente flexible a cambios estructurales de agenda.

El mantenimiento diario,  que debe estar también anotado, lo realizaremos en la primera media hora de cada día, ese momento que, si no hay algo realmente urgente para hacer, solemos perderlo hablando de lo que ha hecho nuestro niño ayer por la noche, de los políticos y la política, como nos ha ido en la fiesta/discoteca el finde, del partido de futbol del pasado fin de semana (o del Derby del que viene)…

Si nos acostumbramos a cortar este uso inútil de tiempo y lo reutilizamos en actualizar la agenda, veremos que el día nos cundirá más, sin agobios, y seguiremos teniendo el mismo tiempo para socializar con nuestros compañeros de trabajo, algo también muy necesario (aunque hablar de política, nunca es aconsejable).

El seguimiento quincenal, que empezaremos por revisar los listados indicados al principio de este artículo, También lo anotaremos y  lo realizaremos en esa primera media hora que hemos destinado cada día las actualizaciones de la agenda.

Algunos gurús del tiempo dicen que realicemos estas tareas de mantenimiento al finalizar el día.

Por experiencia os puedo asegurar que al hacerlo, no conseguimos desconectar del trabajo durante la noche, pensando en lo que deberemos hacer mañana, que a veces puede ser una tarea incómoda, y en que el innombrable de nuestro jefe nos ha puesto una urgencia a último momento que nos romperá el planning de mañana.

Por ello solemos agobiarnos, solemos opinar que no funciona la agenda, que nos volvemos esclavos de ella (y es cierto), y terminamos por no utilizarla.

Si hacemos el seguimiento al día siguiente y lo tomamos como algo normal y habitual, conseguiremos no agobiarnos.

Es más, no es la primera vez que al poco de llegar a la oficina por la mañana, el jefe nos anula ese trabajo urgente que nos dio a última hora de ayer, porque se lo ha dado a otro compañero o, simplemente, ya no es urgente.

Y si hemos estado agobiados toda la noche, aun nos enfadaremos más con nosotros mismos por habérnoslo tomado así (aunque se lo achacaremos al jefe) y esteremos todo el día de mal humor.

Y donde se dice jefe, podemos decir cliente o colaborador.

Lo importante es no ser el esclavo de la agenda, sino que esta debe ser una herramienta que nos debe facilitar nuestro bienestar en nuestro puesto de trabajo.

Por cierto, siempre que sea posible, no tomarse el café en 5 minutos ni sentados frente a nuestro ordenador, trabajando: suele sentar muy mal, no disfrutarlo y nos estresará mucho más, en especial si lo hacemos mientras trabajamos, ya que por norma general terminamos tomándonoslo frio. Lo ideal es tomárlo en 20 o 30 minutos, socializando con otros compañeros; desconectando durante ese tiempo.

Más tiempo de 30 minutos, dejaremos de ser productivos, perdiendo un tiempo precioso para hacer otras cosas.

Este momento de descanso se debe realizar al terminar una tarea y empezar otra, nunca en medio de una no terminada.  Y si no podemos hacerlo, como mínimo intentar cambiar de subtarea dentro de la tarea que estemos realizando. Por ejemplo, si estamos en medio de un proyecto para un cliente y tenemos 3 días con ello, lo interesante es hacer la pausa entre diseño de las fases.

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