Transformación Digital Post Confinamiento.

La Transformación Digital es algo más que el símbolo de la creciente digitalización del Todo: de documentos, de servicios, de espacios físicos, de comunicaciones, de transformaciones, de hábitos de trabajo…

Demos la bienvenida a la nueva forma de trabajar

La llamada Transformación Digital realmente es la transformación de los viejos clichés de negocio, los viejos conceptos empresariales, en nuevas formas de hacer transacciones, de entender el consumo, de producir y, por consiguiente, de nuevos modelos de negocio y de relacionarnos, algo que durante la crisis sanitaria presente, y en especial durante el confinamiento, se ha podido vislumbrar e incluso palpar.

La Transformación ha evidenciado que no es algo tecnológico que se queda en el mundo tecnológico. Es donde confluyen diferentes dinámicas.

Antes del confinamiento mundial, empezaba a ser importante el estar atento a nuestro entorno, en especial al más cercano. Pero ahora, una vez nos han desconfinado, está muy claro de la importancia de escuchar, observar, ser perspicaces con lo que pasa en nuestro alrededor.

Más que nunca nos hemos alejado de la ignorancia y del desconocimiento. Estamos rodeados de puntos de acceso a toda la información, sólo debemos conectarnos y buscar. Debemos tener cuidado con la no-información, que deberemos contrastar desde varias fuentes de información, desde diferentes medios, y abandonar los “comentarios de pasillo” y, aun más que antes, dar como bueno los “me han dicho que…”.

La información fidedigna está ahí, para nosotros, ya que es inhumano, imposible, que lo sepamos todo.

Tu Empresa en el Mundo

Tu empresa o negocio, sea cual sea su modalidad, tamaño, estructura o su objetivo, no se encuentra aislada del resto de empresas de todo el mundo, es abierta (aunque te niegues a creértelo), incluso actuando sólo de manera local, sea a nivel ciudad o barriada.

En la actualidad, desde antes de verano del 2019, estamos viviendo unos cambios profundos, menos profundos y superficiales, evidenciados por la pandemia. Branding, movilidad, retail, diseño, marketing, delivering, parecen que tengan independencia unos de otros en cuanto a los cambios que les afectan, pero cada vez más nos damos cuenta que todo está ligado entre sí y el cambio en un campo influye directa e indirectamente en el siguiente campo.

Parece que la información global del cambio nos llega sesgada, sin trabajar, aparentemente alejada de la realidadde cada contexto de tu organización, de tu realidad de tu proyecto. Y al final parece, sólo parece, que nada se ajuste a las actuales necesidades de tu negocio. Pero todo está intrínsecamente unido, cada campo a área con otro que aparentemente no tiene relación en si mismo.

Si la empresa de logística se retrasa en una entrega, la fábrica de producción tarda el doble en fabricar las piezas y el distribuidos debe bajar precios para que la competencia no se les coma el terreno.

Cómo Strolabi te puede ayudar

No queremos que nuestros clientes se sientan engañados usando predicciones de futuros tan variables ni tendencias que pueden variar en semanas, ambas dictaminadas por personajes que sólo buscan el reconocimiento de su ego personal.

Para que un proyecto de Transformación Digital pueda llegar a buen puerto, o de cualquiera de sus partes de forma independiente (digitalización, renovación tecnológica, teletrabajo…), debemos tener claro el objetivo de tu proyecto, de tu organización o negocio, conociendo a los agentes y actores de vuestro entorno más cercano que pueden influir encaminándolo en una dirección o en otra.

Por ello, no se pueden usar estándares de sectores ni de tipos de empresa, ya que tu negocio es absolutamente distinto a otra de la competencia, y tiene personalidad propia, que determinará como será el proyecto y que necesitarás para que en un corto plazo puedas ver resultados, tanto directos como indirectos.

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Compensación de las empresas al Teletrabajo

El Ministerio de Trabajo  quiere regular el teletrabajo para que, entre otras cosas, las empresas compensen al trabajador que están teletrabajando fuera de la oficina y usando recursos personales.

Según el ministerio “se trata de proporcionar regulación suficiente que dé respuestas a las diferentes necesidades (…) y un marco de derechos que satisfagan el principio de igualdad de trato en las condiciones profesionales, en especial la retribución incluida de la compensación de gastos, la promoción y la formación profesional, el ejercicio de derechos colectivos, los tiempos máximos de trabajo y los tiempos mínimos de descanso, la distribución flexible del tiempo de trabajo”

Y ya han saltado las protestas, en especial por los empresarios que no practican el teletrabajo con sus empleados, no saben realmente lo que es, o/y han estado mal asesorados.

Las protestas, las voces en alto y los golpes en la mesa, han venido de empresarios y asesores que aconsejan a sus clientes, que utilicen el trabajo remoto, aunque lo llaman Teletrabajo (porque actualmente el palabro vende), para que sus trabajadores puedan estar trabajando “en negro” desde casa, y cobrando un subsidio de algún tipo, o haciéndose pasar por autónomos.

O porque les es más cómodo para poder descontar sueldo en un futuro inminente, cosa que nadie queremos que esto no suceda.

Pero tengamos muy en cuenta que el Teletrabajador utiliza sus recursos personales para este tipo de trabajo en mucho de los casos: SU ordenador de casa, SU conexión a internet, SU impresora, y el resto de SUS recursos.

Esto tiene un desgaste y la empresa debe compensarlo, es lógico, como lo que se hace con el vehículo particular de un comercial, que la empresa paga un plus por desgaste, gasolina y mantenimiento (o debería), ya que esto es por convenio y por ley.

Pero tengamos en cuenta que el trabajo remoto es la parte más económica que le puede salir a un empresario, cuando tiene trabajadores desde casa. Pagar la conexión a internet para el envío y recepción de los mails con los trabajos a hacer, o la conexión esporádica semanal, quincenal o mensual a una video conferencia gratuita, no es un coste considerable para la empresa, más teniendo en cuenta que sólo deberían pagar la parte proporcional del uso de internet por parte del teletrabajor por el envío y recepción de esos mails.

Por una cantidad ínfima de incremento en el sueldo no es el motivo de la protesta, aunque así lo hacen.

Lo primero que se debe tener muy en cuenta saber que es realmente el Teletrabajo, ya que el envío de la faena por mail no lo es.

Si queremos que el trabajador no se queme y sea productivo, debemos regular el tiempo de trabajo que debe realizar, no excediendo en ningún caso de las horas estipuladas diaria y semanalmente por el gobierno y convenio.

Esta parte es sencilla de regular (bueno, si el empresario quiere o se lo imponen), y así evitamos jornadas reales de 10h diarias de los trabajadores en remoto.

Lo que debe asumir el empresario es el resto de recursos que este teletrabajador necesita para su día a día. Y no es el Trabajo Remoto de lo que hablamos, sino del Teletrabajo, que es realmente un gran avance para las pymes respecto a la productividad de los trabajadores que pueden hacer esta modalidad.

La empresa debe empezar a cuestionarse el que debe tener que suministrar una serie de recursos al teletrabajador, o debe compensar económicamente el uso de los recursos personales de este. Aunque esta segunda opción es la más factible, por norma general no está regulada ni compensada económicamente, por lo que los trabajadores con talento que teletrabajan, terminaran buscándose otra empresa de forma relativamente rápida.

¿Qué Recursos debe tener el Teletrabajador?

Esta parte es relativamente fácil de determinar, dependiendo de su función, trabajo a realizar y su movilidad.

A falta de poder ver las necesidades de cada caso (no, no son las mismas para todo el mundo, ya que difieren poco o mucho, dependiendo de su puesto de trabajo), podemos indicar los recursos genéricos para cada modalidad, “pueden” ser los siguientes.

Trabajo Remoto. En inglés  Remote working, es el tipo de trabajo en el que el teletrabajador es un usuario nómada, que no está en una oficina y suele estar en movimiento. Según el diccionario de Cambridge, dice “Una situación en la que un empleado trabaja principalmente desde su casa y se comunica con la empresa por correo electrónico y teléfono”. Y nada más.

Este tipo de trabajo es el mal denominado Teletrabajo y el más utilizado actualmente en España.

Según el gobierno de España, se calcula de que el 34% de los trabajadores (unas 730 mil personas, de los más de 22 millones de trabajadores), han seguido con sus quehaceres desde casa durante la las fase 0, estimándose que más del 80% han estado trabajando en estas condiciones (sobre los 580 mil trabajadores).

La empresa debe proveer al trabajador de un ordenador  (los podemos encontrar desde 200,- €), una conexión a Internet (por 35,- € mes, lo más básico de 30 Mb), un móvil o teléfono fijo (incluido el precio en la conexión a Internet) y acceso al correo de empresa.

Evidentemente el Trabajador Remoto suele tener en su domicilio todos estos elementos, por lo que la empresa debe compensar el uso de su material particular por el su uso, el desgaste y el mantenimiento.

Teletrabajo. En Inglés Teleworking, aunque también es llamado Telecommuting en Estados Unidos, es la modalidad por la que el usuario está en una ubicación física fuera de la oficina, aunque conectado a ella, como si no se hubiese desplazado. Según el diccionario de Cambridge, dice “La actividad de trabajar en casa, mientras se comunica con su oficina por teléfono, correo electrónico o internet”.

En esta modalidad, el usuario se conecta al servidor de la empresa, que lo ideal es que esté en cloud, para poder disponer de todos los recursos, como es información (conexión a ERP y/o  CRM, documentos…) que normalmente puede disponer si está físicamente en las oficinas.

Actualmente no hay ni el 20 % de teletrabajadores en España  que lo están utilizando (unos 140 mil trabajadores).

La empresa debe proveer de lo anterior indicado en el Trabajo Remoto, pero el trabajador debe tener una zona habilitada para este trabajo (no suele servir la mesa del comedor), lo más parecido a un despacho de trabajo. Si la empresa “obliga” a realizar este teletrabajo, lo ideal sería el mobiliario de este despacho corra a cargo de la empresa, o compensar económicamente el uso del material particular del trabajador.

Si el trabajador está muy alejado de la oficina, como en otra ciudad, comunidad autónoma o país, un coworking suele ser lo más económico para la empresa y, en muchas ocasiones, muy cómodo para el teletrabajador.

Con esta modalidad de trabajo, aparte de no perder tiempo en los desplazamientos a la oficina, el usuario no pierde tiempo de espera en recibir trabajo ni en que sea este supervisado.

Otra de las ventajas de este trabajo es la flexibilidad horaria, ya que se le suele pedir que haga las horas laborales preestablecidas, pero sin un condicionante de inicio ni finalización. Suele ser más un trabajo por objetivos o proyectos, que por horas trabajadas.

Está demostrado que la productividad del trabajador aumenta entre un 10% y un 25%.

Smart Working. Aunque lleva más de 10 años entre nosotros, es el nuevo descubrimiento de muchas empresas. Denominado “Trabajo Inteligente” hace referencia a aprovechar el potencial de las telecomunicaciones para los trabajadores lejanos.

Hasta hace poco sólo era utilizado por multinacionales o grandes empresas, para tener en nómina a trabajadores con un alto nivel de talento, sin importar su ubicación geográfica. Por lo que es habitual estar en contacto permanente entre estos trabajadores de otros continentes, codo a codo, en proyectos con compañeros de equipo de Barcelona, Madrid, Sevilla… por poner ejemplos.

Esta modalidad de trabajo es la más acertada en muchos de los casos, pero curiosamente no llega ni a 10 mil trabajadores en toda España que lo esté utilizando.

Por norma general los teletrabajadores que usan esta forma de trabajar, lo hacen por objetivos, por proyectos finalizados, y no por horario, ni fijo ni flexible.

No sólo deben tener todos los recursos que la empresa puede ofrecer como en el anterior caso, sino que deben estar, en la mayoría de los casos, conectados 100% con las oficinas, mediante teléfono ID de marcado rápido (como si estuviese en un despacho dentro de las oficinas), conexión constante de videoconferencia, conectado a la telefonía y con conexiones múltiples (Office 365 lo tiene incluido en su licencia) y mensajería interna, para mensajes de texto rápidos.

Todo esto, incluyendo lo indicado en el Teleworking, debe ser suministrado por la empresa, en espacial las licencias de los programas de comunicaciones.

Y en el caso de que sea el usuario el que lo ponga a modo personal, será por cuenta de la empresa que lo compense mensualmente.

Con esta modalidad se consigue una productividad del trabajador por encima del 20%, llegando en algunos casos hasta un 40% que el realizado si se hiciera en las oficinas. Hay que tener en cuenta que se evitan distracciones y los “yaque” (ya que estas aquí, puedes hacer…), que hace que duplique o triplique el tiempo de ejecución de los proyectos en curso.

Resumen

En este caso el resumen es bien sencillo: es la empresa la que debe proveer de todos los recursos necesarios a los tele trabajadores, o si los pone el teletrabajador, compensárselos mensualmente.

Lo único que se requiere es que la empresa se conciencie en que debe determinar que nivel de implicación desea ofrecerle al trabajador y el tipo de trabajo que quiere que realice, si por trabajo realizado, por horario o por objetivos.

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Era Post-digital, después del Gran Confinamiento

Nuestra querida Elisabet Roselló, Asesora en Postfuturear que nos ha ayudado en más de una ocasión, está sacando una serie de artículos para hacernos pensar sobre lo que nos viene desde ahora hasta finales del 2021, o mediados del 2023

Y las empresas, en especial las Pymes, si no se paran a pensar y preparan para el peor escenario, lo van a pasar muy mal.

Todas las previsiones de qué iba a pasar antes de aparecer la Covid-19, e incluso las que dibujaban un futuro “cierto” después del confinamiento, auguradas por los gurús, pseudogurús, snobs y vendehúmos,  de la economía y mercados tecnológicos, se han desmoronado en el transcurso de la pandemia,del obligado confinamiento mundial que estamos sufriendo.

La Transformación digital se ha desacelerado y, en estos momentos, no se sabe en que se transformará. Ni si se transforma en algo diferente.

Las empresas ahora quieren un sistema que funcione, bien o regular, pero con resultados a corto plazo (incluso a plazo inmediato).

Básicamente más que transformar la empresa digital y culturalmente, lo que el gerente de la Pyme quiere es no llegar ni a la digitalización, y mucho menos a la renovación tecnológica, buscando y solicitando sólo lo que necesitan para mañana o, como muy lejos, para dentro de 15 días (y ahora ese tiempo es demasiado largo para las pymes).

El Trabajo Remoto, mal llamado Teletrabajo (porque el nombre vende), no está dando el resultado esperado, ya que los plazos de entrega de trabajos no se cumplen.

Los  motivos son bien simple:

– Trabajadores con un ERTE, pero trabajando en negro para la empresa (con la amenaza del despido post-confinamiento), pero sin cobrar el trabajo “pirata” o debiendo esas horas a la empresa, aun sin cobrarlas.

– La mal llamada conciliación laboral/personal, no ha funcionado. Las empresas exigen que trabaje en casa, pero 10 horas al día (ya que no te desplazas, trabájame también ese tiempo), por el mismo precio, por lo que no tienen tiempo ni para el trabajo ni para lo personal.

– Las agendas no se ajustan a lo programado, por un mal cálculo de tiempos. Si esta la crea otra persona diferente al trabajador y no se sientan para poner puntos en común, es normal.

– Los trabajos realizados no son en tiempo real. El mal llamado Teletrabajo, se está realizando mediante envíos y recepciones de mails entre el trabajador y la empresa. Esto hace perder tiempos muy valiosos en los envíos y generan tiempos de espera innecesarios,para su aprobación y supervisión, y no contabilizados en las agendas.

– Muchos trabajadores, no acostumbrados a autocontrolarse, se relajan. Un buen ejemplo es el contante recordatorio que tenemos por las RRSS y Telebasura nacional, de que “todos” vamos en pantuflas y pijama, (o chándal en el mejor de los casos).

Este tema del post-digital suele ser muy polémico, en especial entre los pseudogurús y los vendedores de humo, que no quieren reconocer que se han equivocado, que nunca han tenido la previsión del mundo real, ni han sabido, ni saben ni quieren saber adaptarse al mundo cambiante, y cada vez más rápido, ni a las necesidades reales de las empresas, cada vez más personalizadas. Un mundo que en cuanto llega una hecatombe de dimensiones nacionales o internacionales, como la actual pandemia, deshace todo lo que se había previsto y a ciertas mentes “privilegiadas” no les entra en la cabeza.

Hace poco leí “Los pseudogurús y vende humos de la Transformación Digital, los que aun a día de hoy no saben en que consiste realmente esta transformación, […], los que nos intentan convencer que un Teletrabajo es enviar y recibir mails desde casa y, de vez en cuando, hacer una video conferencia con el jefe para que vean que trabajamos, los que han liado a los clientes y los han tenido confundidos o les han hecho comprar equipos y servicios innecesarios, los que han conseguido que las empresas no crean en los consultores, los que nos han hecho perder muchas oportunidades de negocio reales al liarla tanto, ahora dicen que el sector está muerto y que ellos se deben reinventar”.

O sea, que ni se molestan en buscar soluciones a esas empresas, además inmersas en la crisis que nos ha llegado. Solo saben poner la mano para cobrar por no hacer nada, por sacar humo por su boca,  y cuando todo se complica, esconden la cabeza bajo tierra.

Esta temática suele levantar pasiones o ampollas (o ambas a la vez), pero en estos momento buscar responsables de lo que ha pasado (que Trump se esfuerza exageradamente en culpar a los chinos, pero no hace nada por su país, es el ejemplo más claro), o hacer cábalas sobre lo que pasará en 6 meses, no es previsión ni visión de futuro, es una narrativa de ciencia ficción al más puro estilo de Cubric.

¿Cómo ha cambiado la relación de tu empresa con lo online?

Debido al confinamiento en España, y el mundial, pero ese nos pilla un poco lejos (por el confinamiento, se entiende), se han podido ver nuevos comportamientos laborales, acertados y no acertados.

La mayoría respondían sólo a la situación de confinamiento, de parón económico (aunque las empresas de material sanitario y las de distribución no han podido parar), en la que nos hemos tenido que ver sumidos obligatoriamente y no por qué nos los diga un gobierno, sino porque lo impone una enfermedad virulenta y mortal.

Estos comportamientos, aun sin aventurarnos sobre que dirección tomará el presente en el que estamos, está claro que pueden quedarse y evolucionar de maneras que ahora mismo no podemos pensar.

El Trabajo Remoto, el Teletrabajo y el Smartworking (diferentes fórmulas de trabajo sin pisar la oficina de la empresa), que alguno lleva más de 20 años entre nosotros, han llegado con fuerza y de forma obligada, para quedarse definitivamente, más le pese a más de un empresario.

Pero si estos empresarios reacios se parasen a pensar en que les beneficiaría, o que algún Consultor auténtico (y no los vendehúmos que nos solemos encontrar), se lo explicase con la paciencia que un profesor explica a un niño para que sirven las matemáticas, entonces, dejarían de ser reacios y encontrarían en él a un aliado para encontrar una nueva fórmula para ser más productivos que su competencia.

Durante el confinamiento se ha demostrado, con creces, que una empresa no necesariamente debe paralizarse si el trabajador debe quedarse en casa. Evidentemente si estamos hablando de una empresa de manufacturas, como por ejemplo SEAT, la producción se parará. Pero otras empresas en las que sólo con trabajo de oficina o de intermediario, está claro que han seguido produciendo. Un par de ejemplos claros han sido AliExpress y Ebay. Ni producen, ni almacenan, ni distribuyen, sólo hacen de intermediarios, aun haciendo Teletrabajo (del de verdad), no sólo no han parado de facturar, sino que debido a las necesidades y pedidos de sus clientes, han aumentado sus beneficios y han conseguido que mucha gente que no confiaba en ellos, ahora no quieran ir a las tiendas a comprar: lo piden y se lo traen a casa en un tiempo razonablemente corto.

¿Qué es Post-digital?

Antes del confinamiento, antes incluso de saber que teníamos una epidemia en casa, el llamado “Futuro Digital”, que tan ampliamente se ha hablado (y no sé porque aún hay quien sigue con este discurso), se definía como una nueva área tecnológica  emergente, apostando por que iba a ser el motor del cambio humano, con la inteligencia artificial, el 5G, la realidad aumentada, la realidad virtual, el blockchain, la robótica y las biotecnologías.

Con el Covid este relato de perspectivas halagüeñas de futuro se han desdibujado y se han cuestionado desde la primera semana, más aun si cabe.

Cuando se menciona “post-digital”, no debemos pensar en que lo digital se ha superado o que se está sustituyendo por otra cosa. No.

Es un concepto que aparece en estudios sociales que llega desde principios de la década del 2010, que se observó que lo digital ya no representaba todo lo que era futuro en el ideal colectivo, sino que se había convertido en “normalidad”.

En la “nueva normalidad” que tanto escuchamos y que muchos “iluminatis” quieren hacernos creer que es otra cosa o que es un invento de gobierno para controlarnos.

Con el post-digital empieza a desaparecer las distinciones evidentes entre lo on/off, lo físico/pantalla, y empieza a quedar relegado a “batallitas del abuelo”, a la nostalgia y a una cultura ya pasada.

Pero ya hay gente que empiezan a preocuparse por otros aspectos que conlleva esta nueva visión de lo digital: la preocupación por la privacidad, la economía de datos y la vigilancia y control en clave comercial.

Por ello la creencia de que la tecnología iba a ser el motor principal del cambio (lo mal llamado digitalización), está demostrando no ser cierto y cada vez más es cuestionable.

¿Qué está evolucionando a día de hoy?

Las redes sociales como Facebook, siguen desplegando nuevas funciones, herramientas y entornos de RA. Muy posiblemente, más adelante, volverán a recuperar la línea Blockchain que inicio poco antes del confinamiento mundial.

Las plataformas de streaming, videoconferencias y salas de reuniones virtuales, desde que se ha iniciado el confinamiento, no sólo tienen buenas expectativas, sino que ya se habla de que evolucionaran hacia el teletrabajador móvil.

Las IAs llevan años entre nosotros y siguen siendo muy atractivo para las inversiones, aunque también se invierte y mucho, en sistemas de control, no sólo los sistemas que últimamente hemos estado viendo del control de pandemia (temperatura, distancia  entre personas…), sino también en gestión empresarial, finanzas…

Pero la brecha digital también se ha convertido en una brecha social. La diferencia socioeconómica se nota (y notará cada vez más), en el trabajo o los estudios a distancia, ya que los grupos con menos ingresos, recursos o conocimientos, tendrán más dificultades para poder acceder y, por ende, subir de status social. Y ni hablar si quiera de las dificultadas de conciliar el trabajo desde casa y el cuidado de los más pequeños o con necesidades especiales.

Si las expectativas de nuevos brotes de la pandemia en meses venideros se confirman, la evolución del trabajo remoto está asegurada. Pero también generará más distanciamiento entre la brecha digital, antes explicada, y la conciliación.

Esto conllevará al replanteamiento por parte de las empresas del modelo de cultura laboral que deberán seguir. Diferente para cada tipo de sector y trabajo.

¿Qué podemos hacer?

Podemos cruzarnos de brazos y esperar que el tsunami nos engulla, a ver si tenemos la suerte de mantener la cabeza a flote, o:

– Preparar estrategias generales con varios microescenarios posibles, con planes A, B, C, D…

– Pivotar la Propuesta de Valor y la Visión en subalternantivas viables.

– Hacer planes económicos, en base al peor de los escenarios, y sus preparaciones necesarias.

– Empezar a remodelar la cultura de empresa, a medio plazo, de cara a lo que “podría ser” en uno o dos años.

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Usando las Agendas

Imagen: Agenda Navadesign

Durante estos días de confinamiento, mientras hemos estado trabajando en remoto o en teletrabajo, Se ha podido leer y escuchar con demasiado asiduidad en redes sociales de todo tipo, que las agendas trabajando desde fuera de la oficina, no funciona correctamente y todo se retrasa o no se cumple.

El problema, según dicen, es que al trabajar desde fuera de la oficina nos relajamos y no producimos de la forma deseada.

Y esta falacia es una forma “agradable” para no hacernos una autocrítica por ello.

Pero tendemos a olvidar que cuando estábamos en la oficina la agenda tampoco funcionaba o, lo más habitual, no la utilizábamos.

Cuando estamos en la oficina, las agendas que utilizamos, bien sean la de Outlook (que más o menos tenemos todo el mundo), algún software de manufactura exclusiva para la empresa en la que trabajamos, o una agenda física de papel, solemos apuntar solamente las reuniones previstas, en el mejor de los casos.

Y el motivo principal por el que no funcionan las agendas es que no nos han ensañado a como utilizarlas.

Cada año para finales de año de forma programada y automática, como la Navidad, los gurús de la gestión del tiempo nos inundan las redes sociales con discursos de los cincuenta mil sistemas “eficaces” de como llevar una agenda.

Nos dicen cuáles son los beneficios de utilizar la agenda, hablando de los pros y no de los contras, hablando, hablando, hablando, pero al final no nos funciona la agenda; la empezamos el 2 de enero y, más o menos, un poco antes de semana santa, la dejamos aparcada, aunque rellenamos con cosas sin importancia, o las tareas programadas de forma habitual que sabemos que tenemos, de una semana para la otra (reunión todos los martes con el director del departamento).

Estos gurús siempre nos “certifican” que su sistema es infalible y que si no funciona es porque somos nosotros los que no somos ni constantes ni exigentes con nuestro auto control, por lo que nos recomiendan que estemos constantemente vigilando el cumplimiento de la agenda.

Y cada año terminamos pensando que somos personas dispersas y sin autocontrol. O lerdos.

Por ello lo mejor, según nos dicen, es estar constantemente revisando y controlando nuestras agendas.

¿De verdad que queréis estar estresados llevando un control del trabajo a realizar, incluso antes de meteros en el barro?

Si estamos estresados intentando llevar el control de lo que debemos realizar, en el mismo orden y empezar a la hora prevista, estaremos tan agobiados que seguiremos sin rendir eficazmente.

Y lo peor, es que despotricaremos de nuestro puesto de trabajo, de la empresa, del compañero pesado, del que tiene mucho “morro” por no pegar ni el sello, y del miserable sueldo que nos dan por el excesivo trabajo que hacemos.

Del excesivo trabajo que realmente nos hemos autoimpuesto.

¿Cómo podemos hacer para que la agenda función?

Personalmente me gusta realizar un picking de diferentes sistemas que durante años he ido viendo, que desde hace tiempo, me van funcionando bien.

No es el mejor sistema, pero a mí me funciona. Y a todo el que se lo comento y lo pone en práctica, también.

Y realmente no es un sistema, sino una concepción para que la agenda funcione.

Lista de trabajos a realizar

Antes de entrar en materia, debo indicar que en la agenda debemos anotar lo que tenemos que realizar en un tiempo relativamente cercano, de forma coherente, lógica, real y realizable (entere una semana y 15 días, aunque lo más secuencial podemos programarlo a 3 meses vista, nunca más, ya que todo en la vida suele variar con demasiada facilidad); no podemos usar la agenda como la lista de los “quiero” de buenas intenciones de principio de año (quiero dejar de fumar, quiero adelgazar 5 kilos, quiero encontrar un trabajo mejor, quiero terminar las tareas de hoy antes de irme a casa…), ni usarla como una lista de “deseos” de fantasía (deseo conseguir un coche mejor, deseo poderme ir de vacaciones a Bali, deseo que me toque la lotería…).

Debemos utilizarla como un planning de trabajo real y lógico, como el que llevan los directores de los departamentos de producción.

Hace años, realmente muchos años, empecé con un sistema de “control” de tareas que aseguraban que era eficaz, el sistema A-B-C.

Ni es eficaz, ni es un control.

Actualmente realizo una lista de tareas a realizar (trabajos pendientes, tareas a finalizar, acciones a hacer a corto, medio y largo plazo… TODO), que la superviso una vez cada 15 días, como muy pronto.

Esta lista la ordenaremos según urgencia.

Y copiaremos la misma lista, para ordenarla también según la importancia.

La experiencia demuestra que en el 90% de los casos, lo urgente y lo importante, no suele ser lo mismo.

Suelo utilizar un Excel y creo dos columnas para estas listas, en la misma hoja. Visualmente me resulta más fácil para trabajar.

Ya tenemos el trabajo más pesado y más complejo realizado: saber que tareas tenemos pendientes, cuales son urgentes y cuales son importantes. Si revisamos la lista dentro de una semana, descubriremos que el listado de “urgentes” ha variado considerablemente. Lo que hoy es urgente, la semana que viene, aun sin haberse terminado, sólo es importante y urgente pasa a ser otra tarea de la lista, o una nueva que se ha añadido. Y lo mismo pasa con las importantes.

Con este listado, podemos pasar a trabajar la agenda. Pero aún falta algún que otro paso a realizar.

Anotando citas y reuniones

Lo primero que debemos anotar son las citas fuera de la oficina y las reuniones con compañeros, tanto presenciales como telemáticas.

Con esto sabremos que tiempo tenemos para las otras tareas pendientes.

Recordar que:

– Una cita fuera de la oficina, debemos incluir el tiempo del desplazamiento, tanto para ir como para volver. Indicar “visita a Empresa Esterna de 10h a 11h” implica que debemos poner en la agenda que esta reunión empieza a las 9h (unos 30 min para su preparación, y otros 30 min de desplazamiento hasta las oficinas del cliente) y termina a las 12h (30 min de desplazamiento de oficinas del cliente hasta nuestras dependencias, más 30 min para el informe). En el caso de una reunión telemática, se debe tratar igual que para la reunión con el equipo de trabajo de la oficina.

– Las reunión con el equipo de trabajo, presencial o telemáticamente, también debe tener un tiempo antes para preparar el material necesario: preparar informes y documentos; eliminar el sonido del Smartphone; parar 5 minutos antes de la reunión, para despejar nuestra mente e ir predispuestos sólo para el tema a hablar… Por ello debemos incluir el tiempo que consideremos necesario después de la reunión para guardar todo lo utilizado (entre 5 y 15 min) y escribir el informe de la reunión (unos 30 min más).

Si nos olvidamos de anotar estos tiempos, empezaremos a ver como otras tareas se van retrasando de forma considerable y empezaremos con la cancioncilla “las agendas no funciona correctamente”.

Matriz de Eisenhower

Con la lista hecha de Urgencias/importancia, nos podemos lanzar a hacer una Matriz de Eisenhower, que no es otra cosa que un grafico de ejes cartesianos.

En esta Matriz pongo en la parte de Urgente/ Importante, la tarea que ha coincidido o que han quedado más cercanas entre sí, por arriba; o la que consideremos más urgente. La más importante pero no tan urgente, irá en la posición Menos Urgente. El resto de tareas, debemos colocarlas según determinemos en importancia y urgencia.

Los colores utilizados en esta Matriz de Eisenhower no es al azar.

Los trabajos más “calientes”, los más urgentes, se marcan con rojo.

Los importantes, pero “no tan calientes” se marca con naranja.

Los trabajos menos importantes, pero que están en la franja de urgencia, se usa el verde, con la esperanza de poderlos terminar pronto, pero sin prisa.

Y las tareas “frías”, ni urgentes ni importantes, es con el azul.

Es un tema de colores cálidos y colores fríos. Temas calientes o temas fríos.

Utilizar el color rojo para las tareas a punto de morir, una tarea que se ha enfriado, lo que hacemos es engañar al cerebro y decirle que es caliente y que debemos mantenerlo “todavía ahí”.

Utilizar el color azul para una tarea importante, una “patata caliente”, también engañamos al cerebro y le decimos es un tema frio, sin importancia realmente, por lo que lo aplazaremos en más de una ocasión.

Planning de trabajo

En cuanto hemos realizado todo el pre-trabajo anterior a la planificación de nuestra agenda, es el momento en el que empezaremos a darnos cuenta del porque antes las agendas no nos funcionaban y es el momento de aprender a usarlo correctamente.

Empezamos a tener claro el orden de las cosas, las tareas urgentes, las menos urgentes, las importantes, las que tardaremos mucho en hacerlo (hasta que vuelva a ser urgente), y las que no se realizará nunca.

Ahora le toca plasmar todo en la agenda.

A este trabajo a mí me gusta llamarlo “Planning de trabajo”. Otros lo llaman “agendar”, que también es correcto.

Podemos usar infinidad de aplicaciones para realizar la agenda, incluso un simple Excel nos puede servir para ello.

Pero aconsejo utilizar agendas específicas que puedan saltar alarmas que lleguen realmente a incordiar mientras trabajamos, para recordarnos que debemos terminar el actual trabajo, posponerlo para iniciar (o continuar) otro programado más urgente, o posponer el aviso, ya que el actual es más urgente/importante que el nuevo del aviso.

Aunque he estado en empresas que tienen su propia agenda, integrada a veces en el ERP o sólo en el CRM, la agenda que sé que me funciona perfectamente, que además puedo tenerla integrada de forma inmediata en mi Smartphone, es el Outlook de Microsoft. Llevo trabajando con ella unos 20 años, es de las más completas que hay y es intuitiva en su utilización.

En el actual 2020 si no tenemos los diferentes dispositivos enlazados entre sí, no es teletrabajo lo que realizaremos, ya que no nos permitirá poder realizar un seguimiento como se tiene que realizar.

También llegará el momento en el que, después de unas semanas o el primer mes de haber programado por primera vez nuestra agenda, descubriremos que nos hemos equivocado en algo, ya que todo se retrasa, no solemos cumplir lo programado… y es cuando debemos hacer una reflexión seria de autocrítica sobre qué es lo que hacemos mal.

Ya aviso de antemano que en el 90% de las ocasiones, solemos olvidarnos los “entre tiempos”, los momentos entre terminar un trabajo e iniciar otro, los momentos de preparación de la tarea que vamos a iniciar y los “descansos del café”.

Rellenar la Agenda

Lo primero que haremos en la agenda es colocar las visitas a clientes y/o reuniones de trabajo que podamos tener. Es lo que realmente no es movible, sea urgente o no, y, excepto por temas “especiales”, no se suelen posponer.

Después seguiremos con lo que tenemos como más urgente y lo iremos repartiendo en los primeros días siguientes al trabajo realizar.

Observar que debemos programar el trabajo previo y posterior a una reunión, presencial o telemática,

Una vez lo tenemos repartido, y el tiempo de desplazamiento al mismo.

También debemos tener en cuenta que durante la primera meda hora del día, de cada día, debemos actualizar la Matriz de Eisehower y, por consiguiente, nuestra agenda, ya que puede haber aparecido temas urgentes para hoy, temas importantes que tenemos previsto hace, quedan pospuestos por una infinidad de motivos o, simplemente, hemos finalizado algún trabajo que habríamos previsto que estaríamos haciéndolo unas cuantas horas más.

Si para cada tipo de trabajo lo “coloreamos”, como por ejemplo reuniones, desplazamientos, momento de Relax…, con un golpe de vista sabremos, sin leerlo, que tenemos que hacer.

También se puede observar que hay “huecos” vacios de trabajos previstos. No es malo tenerlo, ya que pueden rellenarse con temas urgentes, o por temas que están a punto de morir, para ver si podemos “resucitarlo”, siempre que sea de interés hacerlo.

Recordad que inicialmente todo esto parece muy bonito, pero tal como vallamos avanzando en la “Cuadratura del círculo”, iremos dándonos cuenta que nos habremos dejado por apuntar tareas que solemos hacer, que no asignamos tiempo, y que suele comernos entre 20 minutos a más de media hora.

Seguimiento de la agenda

Como ya hemos observado, una vez tenemos los “deberes hechos” (anotar las tareas y hacer una matriz de Eisenhower), plasmarlo en la agenda es mucho más sencillo.

Ahora sólo toca hacer un seguimiento de lo realizado y, si no se ha podido hacer, anotar en la misma tares del planning, el porqué.

Y para que la agenda funcione correctamente, debemos realizar un mantenimiento diario y un seguimiento quincenal. Y tener la mente totalmente flexible a cambios estructurales de agenda.

El mantenimiento diario,  que debe estar también anotado, lo realizaremos en la primera media hora de cada día, ese momento que, si no hay algo realmente urgente para hacer, solemos perderlo hablando de lo que ha hecho nuestro niño ayer por la noche, de los políticos y la política, como nos ha ido en la fiesta/discoteca el finde, del partido de futbol del pasado fin de semana (o del Derby del que viene)…

Si nos acostumbramos a cortar este uso inútil de tiempo y lo reutilizamos en actualizar la agenda, veremos que el día nos cundirá más, sin agobios, y seguiremos teniendo el mismo tiempo para socializar con nuestros compañeros de trabajo, algo también muy necesario (aunque hablar de política, nunca es aconsejable).

El seguimiento quincenal, que empezaremos por revisar los listados indicados al principio de este artículo, También lo anotaremos y  lo realizaremos en esa primera media hora que hemos destinado cada día las actualizaciones de la agenda.

Algunos gurús del tiempo dicen que realicemos estas tareas de mantenimiento al finalizar el día.

Por experiencia os puedo asegurar que al hacerlo, no conseguimos desconectar del trabajo durante la noche, pensando en lo que deberemos hacer mañana, que a veces puede ser una tarea incómoda, y en que el innombrable de nuestro jefe nos ha puesto una urgencia a último momento que nos romperá el planning de mañana.

Por ello solemos agobiarnos, solemos opinar que no funciona la agenda, que nos volvemos esclavos de ella (y es cierto), y terminamos por no utilizarla.

Si hacemos el seguimiento al día siguiente y lo tomamos como algo normal y habitual, conseguiremos no agobiarnos.

Es más, no es la primera vez que al poco de llegar a la oficina por la mañana, el jefe nos anula ese trabajo urgente que nos dio a última hora de ayer, porque se lo ha dado a otro compañero o, simplemente, ya no es urgente.

Y si hemos estado agobiados toda la noche, aun nos enfadaremos más con nosotros mismos por habérnoslo tomado así (aunque se lo achacaremos al jefe) y esteremos todo el día de mal humor.

Y donde se dice jefe, podemos decir cliente o colaborador.

Lo importante es no ser el esclavo de la agenda, sino que esta debe ser una herramienta que nos debe facilitar nuestro bienestar en nuestro puesto de trabajo.

Por cierto, siempre que sea posible, no tomarse el café en 5 minutos ni sentados frente a nuestro ordenador, trabajando: suele sentar muy mal, no disfrutarlo y nos estresará mucho más, en especial si lo hacemos mientras trabajamos, ya que por norma general terminamos tomándonoslo frio. Lo ideal es tomárlo en 20 o 30 minutos, socializando con otros compañeros; desconectando durante ese tiempo.

Más tiempo de 30 minutos, dejaremos de ser productivos, perdiendo un tiempo precioso para hacer otras cosas.

Este momento de descanso se debe realizar al terminar una tarea y empezar otra, nunca en medio de una no terminada.  Y si no podemos hacerlo, como mínimo intentar cambiar de subtarea dentro de la tarea que estemos realizando. Por ejemplo, si estamos en medio de un proyecto para un cliente y tenemos 3 días con ello, lo interesante es hacer la pausa entre diseño de las fases.

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