Trabajar desde casa, mediante el Teletrabajo

Aunque con la crisis sanitaria del Covid-19 se ha hecho patente la necesidad de teletrabajar o de realizar trabajos remotos, dependiendo del tipo de sector en el que se esté, desde el último año y medio el incremento de empleados de empresas que lo utilizan ha ido en crecimiento exponencial. Aunque ya se prevé que después del confinamiento mundial, los teletrabajadores serán muchos menos, pero casi un 200% respecto a lo que había al principio de 2019, o dicho de otra forma, a finales de este 2020, será algo más del 100% del teletrabajo existente en enero.

Las empresas, y los propios usuarios, están percatándose de las grandes ventajas que tiene realizar este tipo de trabajo, debido a su mejora en la conciliación laboral y personal.

Según una encuesta de Gallup realizada en 2015, los teletrabajadores son propensos a implicarse más en sus trabajos, y una mayor implicación llevar a una mayor productividad, rentabilidad, implicación de los clientes y otros resultados empresariales positivos.

Pero esta forma de trabajar puede conllevar otro problema a tener en cuenta: el trabajo remoto puede provocar de forma involuntaria de la “desconexión” con el resto del equipo, perdiendo relaciones más estrechas con sus compañeros.

Para evitar esta “desconexión” es importante convertir el Trabajo Remoto en Teletrabajo.

Microsoft aconseja realizar una serie de acciones para que esta experiencia sea la mejor posible.

Estas acciones a día de hoy son recomendables que sean en tiempo real:

– Programar una agenda: Aunque los teletrabajadores no estén en la oficina, junto con el resto de compañeros de equipo, deben programarse su agenda de forma coherente y acorde con el trabajo a realizar, exactamente igual que si estuviesen en las oficinas de la empresa, en el puesto de trabajo “fijo”; entre otros pueden ser tomarse dos horas para comer, que puedan recuperar más tarde, tomarse un descanso, bien sea para tomarse un café como para recoger a los niños de la escuela… Esto es importante, ya que de esta forma puedes estructurarse el tiempo real para cada trabajo que se este realizando o para el que se tiene previsto iniciar.

– Comunicación constante: Es importante que esta agenda sea pública e informar al resto del equipo que no vas a estar en tu puesto de “trabajo remoto” durante el tiempo programado. De esta forma, sabrán cuándo volverás ara reanudar una reunión, o concretar acciones en temas urgentes que hayan surgido. Los equipos trabajan mejor cuando los miembros saben lo que pueden esperar de cada uno. También es importante estar comunicados en tiempo real, por medio de mensajería inmediata o videoconferencias de trabajo, tanto para realizar documentos conjuntos como para resolver incidencias o poner puntos en común en proyectos determinados.

– Cumplimiento de las fechas límite: Es importante que el teletrabajador no se relaje en exceso. Según la encuesta de Gallup mencionada anteriormente, la productividad al trabajar desde casa es incluso mejor que desde la oficina, ya que no tiene las distracciones características de esta, como comentar el partido de fútbol del fin de semana, como va la vida personal o la problemática con los hijos, la receta de la paella (como en algunas propagandas nos enseñan que se hace)… El teletrabajador no debe dar motivos para que la empresa, el jefe o los compañeros de equipo pierdan la fe en este nuevo modelo de trabajo eficiente.

– Usar la tecnología disponible: Estar con una comunicación en tiempo real con el equipo es fundamental para poder tomar decisiones, tanto a nivel de jefe o líder de equipo, como para cada uno de los miembros del equipo. El correo electrónico es importante para el trabajo remoto (que es fundamental), pero para el teletrabajo es un medio secundario, ya que se debe tener en cuenta que para tener una comunicación en tiempo real es más importante y necesario otra tecnología como la mensajería instantánea (Whatsapp, Microsoft Teams), conferencias (Zoom), trabajos en equipo (Microsoft Teams), CRM, etc. Como no puedes conversar presencialmente con los miembros del equipo, es necesario crear conversaciones y colaboraciones en tiempo real de forma remota, siempre que sea pertinente.

Por último comentar que usar Microsoft Office 365, no es un lujo ni algo que sea un nuevo desembolso en tecnología, ya que suele estar muy implantada en empresas y organizaciones de todo el mundo, aunque no se suele usar ni el 20% de todo su potencial, ya que desde sus inicios cuenta con herramientas de trabajo colaborativo.

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Teletrabajo y Trabajo Remoto. Dos opciones para trabajar en casa

Desde el primer momento en el que hemos entrado en confinamiento a causa de la pandemia del Covid-19, los medios de comunicación, tanto visuales como escritos, nos están recordando que podemos/debemos hacer Teletrabajo, para no tener que desplazarnos ni hacer acto de presencia en las oficinas de nuestro trabajo habitual, y así no contagiar o ser contagiados con el virus.

Realizar el trabajo desde casa, mediante un Computador personal fijo o desde uno portátil nos permite una flexibilidad laboral, no sólo en la distribución de tareas, sino también en la gestión del tiempo.

Utilizar herramientas como el teléfono o usar videoconferencias  para contactar con nuestros compañeros o jefe, el mails para enviar o recibir los trabajos pendientes, es una peculiaridad del trabajo remoto, pero no del teletrabajo.

Pero estos mismos medios suelen confundir las dos modalidades que tenemos para poder realizar este trabajo desde casa, llamando a todo, erróneamente, teletrabajo.

¿Qué es Teletrabajo?

Explicar que es trabajo remoto no es difícil, ya que la inmensa mayoría de la gente lo tiene asumido: trabajar desde fuera de las dependencias de la empresa desde casa, realizando el trabajo escrito que solemos hacer en la oficina, y enviar este trabajo de forma periódica para su revisión o para su ejecución.

Lo complicado es explicar que es el Teletrabajo cuando te han convencido que es lo mismo.

La primera confusión es debido a que lleva el prefijo griego “tele”, que significa “distancia” o “lejanía” y que, en este caso no es eso, ya que realmente hace referencia al trabajo realizado bajo el entorno de las telecomunicaciones.

No es lo mismo trabajar desde casa que hacer teletrabajo.

La confusión viene a que es una traducción literal del inglés Teleworking, que se refiere al trabajo que se realiza en una ubicación alejada de una oficina central o instalaciones de producción, separando al trabajador del contacto personal con colegas de trabajo que estén en esa oficina usando las nuevas tecnologías y las Telecomuniciones, según la Organización Internacional del Trabajo (OIT).

Este trabajo puede ser desempeñado indistintamente desde prácticamente cualquier lugar donde haya una conexión a Internet: en una domicilio particular, en un centro de coworking, en un hotel, en un restaurante, en un ómnibus, en un automóvil, en un cibercafé o en cualquier otro lugar.

El teletrabajo también es una excelente opción para personas con algún tipo de limitación que no pueden transportarse físicamente a su área de trabajo​ y para las personas que viven en países diferentes al de su trabajo.

Para poder realizar correctamente un buen teletrabajo, el teletrabajador tiene que tener acceso a las bases de datos que usualmente tiene desde la oficina, a reuniones virtuales y transferencia de información, lo cual le permite tomar decisiones en tiempo real, sin esperar la supervisión de nadie, maximizando su eficiencia dentro de los procesos productivos.

La descripción más precisa nos la ofrece OIT es:

“El teletrabajo es la forma de trabajo que se realiza en una ubicación alejada de una oficina central o instalaciones de producción, separando al trabajador del contacto personal con colegas de trabajo que estén en esa oficina. Las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TICs) hacen posible esta separación facilitando la comunicación”.

Una de las cualidades del teletrabajo es poder trabajar en equipo, sobre un mismo documento, simultáneamente y en tiempo real, sin esperar tiempo, algo tan preciado y escaso en nuestros días, a que otro compañero o supervisor añada información o modifique el trabajo realizado.

También es la posibilidad de usar con las aplicaciones habituales de nuestro entorno laboral, como un ERP, un CRM, hojas de cálculo, procesadores de texto u otro software con el que trabajamos en la oficina, es el objetivo del teletrabajo.

Trabajar con la Telecomunicaciones

“El trabajo desde casa ha existido siempre. Para el teletrabajo, en cambio, son imprescindibles las tecnologías de la información y la comunicación”, asegura Mar Sabadell, Profesora de Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), en declaraciones a Reason Why.

Realmente “teletrabajo” está haciendo referencia a desplazar el trabajo habitual en lugar de ser los trabajadores quienes se desplacen, como ocurre con la concepción todavía arraigada desde la época industrial, que implica el movimiento de estos hacia los centros de fabricación.

Cambiando formas de trabajar

A parte de que el teletrabajo nos permite poder realizar el trabajo de forma segura, también ofrece la oportunidad de incorporar, una vez terminada la actual crisis del Covid-19, de forma rápida y ágil, mano de obra muy acostumbrada al uso de las TIC y que no se encuentra disponible fácilmente de forma local, cercano al centro de trabajo; o mejor dicho, cerca de la oficina central.

En los años 80 esto el teletrabajo era habitual para la contratación de programadores, ya que todavía eran escasos y solian residir en ciudades distantes, incluso en diferentes continentes.

En los 90, con el desarrollo tecnológico y de los sistemas de telecomunicaciones, el teletrabajo se empieza a reconocerse como una herramienta de flexibilidad en la distribución de tareas y en la gestión del tiempo. A partir de esta flexibilidad, surgen los horarios flexibles adaptados a la globalización.

En pleno siglo 21 los dispositivos como los teléfonos inteligentes, software multiusuario como Office 365, y herramientas digitales como Skype o Zoom han permitido que se pueda teletrabajar desde cualquier lugar y momento.

Es el modo más productivo de organizarnos el trabajo espacial y temporalmente de una forma más transversal, sin barreras.

Otro dato

En España estamos muy acostumbrados a que los jefes nos supervisen el trabajo de forma presencial.

Por ello, como nos lo recuerda el Gobierno de España constantemente por los medios informativos, según datos del ministerio de estadística, sólo el 7% de las empresas españolas (pymes y grandes cuentas), están preparadas para el Teletrabajo.

Aunque la gente piensa que esto es una moda nueva y que será pasajera y desaparecerá en cuanto termine el Estado de Emergencia que tenemos en España, la realidad es que el teletrabajo surgió precisamente para evitar desplazamientos, aglomeraciones y problemas de movilidad al tiempo que se reducía el consumo energético en plena crisis del petróleo en los años 70 en Estados Unidos; o sea, desde hace unos 50 años.

Y actualmente, con las nuevas tecnologías en comunicación, es más fácil y económico realizarlo.

Y si no ¿por qué surge las tecnologías 3G, 4G y la actual 5G? ¿Para ver mejor las películas desde el móvil?

En resumen

Trabajo Remoto es aquel que podemos hacer desde fuera de la oficina en diferido, recibiendo y enviando el trabajo realizado para su supervisión, teniendo un tiempo de espera de minutos u horas para saber si es correcto o no lo realizado.

Teletrabajo es aquel que podemos hacer desde fuera de la oficina instantáneamente, sin esperar nada para la supervisión, y poder tomar decisiones en tiempo real.

– En España las empresas no están preparadas para el teletrabajo, pero no por dificultad técnica, sino por confusión de conceptos.

Con la actual transformación digital que las grandes empresas tienen implantadas, y que las Pymes se están dando prisa en adoptar, el teletrabajo ya no depende de una conexión fija en un lugar único, sino que se aprovecha de la hiperconectividad y la hiperinformación.

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Subvención ICO para el Teletrabajo

Desde el pasado 17 de marzo, el Gobierno de España ha recomendado el teletrabajo para frenar los contagios de Covid-19.

Mientras que las Multinacionales implantadas en España, nacionales o extranjeras, grandes empresas y algunas mediana empresa, tienen de hace tiempo esta modalidad de trabajo como forma opcional o supletoria, el resto de empresas, realmente el tejido empresarial español, no lo tenían preparado, no lo ven productivo, lo consideran un gasto superfluo  o, tan siquiera, sabían que existía.

Pero ahora, muchas de estas empresas han tenido que implantar el sistema de trabajo remoto, como poco, dándose cuenta, la mayoría, de lo beneficioso que puede ser que esta modalidad la tengan como opción. Y si este trabajo remoto lo convertimos en teletrabajo, ya hay Pymes que les ha encantado, en especial para la contratación en plantilla de personal que viven fuera de la Comunidad Autónoma y no pueden desplazarse.

Sobre la diferencia entre trabajo remoto y teletrabajo, ya hablaré más adelante, en el siguiente artículo, por ahora indicar que no es lo mismo, aunque la gente últimamente utiliza las dos acepciones para definir el trabajo desde fuera de la oficina.

Sólo indicar que “Tele-Trabajo”, aunque utiliza la palabra griega Tele (lejos), no se refiere al trabajo desde lejos, que sería el trabajo remoto, sino que es una simbiosis entre las palabras Trabajo y Telecomunicaciones. Realmente estaríamos hablando de “Trabajando con Telecomunicaciones”.

Pero insisto, ya hablaré de ello en el siguiente artículo.

Subvención ICO

El Gobierno de España ha aprobado una línea de crédito ICO (Instituto de Crédito Oficial) pasa los dos próximos años, por valor de 200 millones de euros, para las Pymes, para agilizar su digitalización y consolidar sus plataformas y soluciones para el teletrabajo.

Esta subvención ha sido incluida en el Anexo del BOE del miércoles 18 de marzo de 2020.

Esta subvención del estado, por medio de una linea de crédico del ICO, es para la compra y leasing de los equipos y servicios para poner en marcha la digitalización en la Pyme, en especial las soluciones de teletrabajo, tal como se indica en el punto 3 del Anexo (ver imagen).

Entre estos servicios, se incluyen el asesoramiento para el diseño de la implementación del sistema de teletrabajo y la formación de su utilización para los usuarios.

Sólo hay un 7% de teletrabajadores

Según los datos facilitados por el INE (Instituto Nacional de Estadística), España no está preparada para el teletrabajo. Estos datos revelan que antes de la crisis del Covid-19, sólo el 7% de los trabajadores españoles (1,4 millones de personas), teletrabajan de forma ocasional.

Aunque las empresas piensen que con un simple trabajo remoto (teléfono, mail y un PC en casa del trabajador) es más que suficiente, la realidad es que el teletrabajo es un inmenso reto para la mayoría de Pymes.

La implantación del teletrabajo en una empresa, sea del tamaño que sea, siempre dependerá del tipo de actividad. No tienen las mismas necesidades una tienda de ropa del hogar, que puede ser inviable, que una comercial de productos industriales. En este último caso, en la Europa Comunitaria, empieza a ser impensable no tenrlo establecido.

Es más, en la mayoría de casos se ha demostrado ser un elemento para aumentar la productividad de algunos de los puestos de trabajo, en especial para la conciliación familiar, necesario en algunos casos, y que si lo analizamos bien, no reporta malestar a la empresa ni, mucho menos, pérdidas reales de tiempo.

Y sobre todo, es indispensable para la contratación de talentos que se encuentran fuera de las posibilidades de la Pyme, ya que algunos de estos están a cientos de kilómetros de distancia, en otras ciudades a horas de viaje e incluso en otras Comunidades Autónomas o países de la Comunidad Europea.

En definitiva, son más formas de que la Pyme sea más productiva, eficaz y eficiente con respecto a sus clientes.

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