Siguientes Pasos hacia la Transformación Digital

Transformación Digital, es el proceso por el que la empresa reorganiza sus métodos de trabajo y estrategia, para obtener más beneficios mediante la eficiencia con las tecnologías.

En el anterior artículo sobre los Primeros Pasos hacia la Transformación Digital, indicaba que las empresas de nuestro futuro actual, son aquellas que hoy se están adaptando, de forma constante, al mercado cambiante.

Una vez iniciado los primeros pasos hacia la Transformación Digital, no debemos quedarnos sólo en el cambio tecnológico, que es justo donde termina el artículo anterior, sino que para terminar esta transformación, la Pyme debe concienciarse de realizar otro tipo de cambios, no sólo tecnológico, sino también de Metodología y de Cultura de Empresa.

La Pyme ha iniciado un viaje hacia el futuro.

Pero no hacia el futuro de 20 años vista, sino de 6 meses vista.

Actualmente ya no se puede prever que pasará a 20 años vista, ni a 5 años vista.

Podemos intuir que pasará o que tendencias predominarán a 2 año vista.

Lo que sí está claro es que podemos predecir casi sin ningún error que nos puede pasar a 1 año vista, por lo que debemos tener nuestra estructura empresarial prevista para las posible fluctuaciones que puede tener el mercado en todo momento.

Ser fluidos, cambiantes y, en definitiva, adaptables, es la meta hoy por hoy de la inmensa mayoría de las Pymes, para poder seguir en el mercado y poder conseguir beneficios.

Después de realizar los Primeros Pasos hacia la Transformación Digital, ya tienes la empresa digitalizada

¿Y ahora qué?

Ahora toca iniciar nuevos pasos para poner todo en marcha y que la productividad sea eficiente.

Procesos Digitales

Después de las fases del paso de la digitalización, el siguiente paso es el de crear los procesos digitales.

La frase “procesos digitales” suele estar en boca de demasiada gente, más con miedo que con ilusión, porque muchos de ellos no saben realmente lo que quiere decir, o no saben explicar que es.

En Strolabi solemos decir que los Procesos Digitales son aquellas acciones, tanto administrativas como técnicas, que dejan de ser repetitivas manuales y pasan a ser automatizadas.

Y aun así va mucho más allá de esta explicación, ya que también concierne a la forma de procesar la información que constantemente nos llega y que , desafortunadamente, no solemos registrar.

Implantar estos procesos digitales pasa por tres fases básicas.

Aunque dependiendo del sector y de la idiosincrasia de la empresa, puede ser ampliada en muchas más fases.

Cambios Iteractivos

Los cambios iteractivos hacen referencia a la optimización de los cambios culturales y de estrategia empresarial, para mejorar la participación tanto de los usuarios como de los clientes.

Según Mohrman y Cummins, los cambios Iteractivos proveen a las empresas de la habilidad para una continua transformación y mejora, tomando en cuenta que se debe:

– Cambiar los sistemas de organización, para integrarlos a la transformación

– Eliminar las situaciones de burocracia repetitiva, que generan incertidumbre.

– Ser flexible frente a las conductas del mercado actual

– Atender a los intereses de todos los usuarios de la organización.

– Implementar el autodiseño se en todos los niveles de la Pyme, desde los primeros pasos de la transformación, hasta su implementación operativa.

Para que el cambio iteractivo sea eficiente, se debe determinar y clarificar donde están los “Puntos de Apalancamiento” en la empresa.

Estos puntos de Apalancamiento pueden ser elementos tecnológicos mal diseñados o personal no cualificado que quieren convertirse, de una forma deshonesta y engañosa, en indispensables para la empresa.

Su implementación incrementa la conciencia cultural y permite desarrollar estrategias digitales específicas de intervención, eliminando cada uno de los puntos de apalancamiento de acceso Y multiplicando las posibilidades para con los clientes.

– Estrategia digital.

A partir de este paso y ya teniendo la fase de los cambios iteractivos en funcionamiento, llega el momento de iniciar las estrategias digitales.

Por estrategias digitales debemos entender el como usar y cuando todos los recursos digitales a nuestro alcance (ordenadores, servidores, programario de  gestión de empresa, Redes Sociales, internet,…)

Estas estrategias digitales a definir son básicamente dos:

– Estrategia digital de Marketing.

– Estrategia digital Comercial.

Evidentemente cada una esta interrelacionada, pero no son la misma estrategia.

Años atrás la estrategia de Marketing era la misma que la Comercial. Pero esto se ha visto a veces que no concuerdan, por lo que se deben hacer de forma paralela, pero coordinadas en esfuerzos y objetivos.

La estrategia de Marketing digital se encarga del mensaje y objetivo; la estrategia digital comercial se encarga de como, a quien y cuando.

– Gestión de la Información Empresarial.

La tercera fase, y posiblemente la más importante en el paso de los procesos digitales, es la de estructurar y centralizar toda la información empresarial en un único punto, una única base de datos.

Por Información Empresarial debemos entender todo aquello que es de interés para el día a día de la empresa, como la información de clientes (dirección, contacto,…), facturación, contabilidad, gestión de producción/almacén, productos/servicios, así como toda la información que podamos recibir en el entorno de cada uno de los clientes y sus quejas.

Actualmente ninguna empresa puede consentir, ni soportar, el tener múltiples bases de datos para cada una de las gestiones a realizar, en especial cuando se necesitan cruzar datos entre ellos para poder tomar decisiones empresariales.

Contabilidad, facturación, producción y ventas  deben estar enlazados de forma transparente.

Para ello lo mejor es implantar un ERP (“Enterprise Resource Planning“).

Hace muchos años, cuando empezaron a surgir los programas de contabilidad empresarial, la facturación era un programa independiente y cuando un prospecto pasaba a ser cliente, toda la información necesaria para darlo de alta (CIF, dirección, contacto,…) debía hacerse por triplicado (comercial, contabilidad y facturación), con los consiguientes posibles errores de que alguno de los datos se introdujesen erróneamente en alguno de ellos.

A día de hoy, lo más lógico es que se introduzca entorno a un ERP, ya que cuando se genera una factura y esta se paga, queda registrado en el asiento correspondiente del cliente.

Pero desafortunadamente hoy en día muchas pymes siguen trabajando con programas independientes y múltiples BBDD, como si cada departamento fuesen empresas diferentes y competencia entre sí.

A veces, por desconocimiento de la existencia de estas suites, pero muchas a veces por los burócratas profesionales, creadores de puntos de apalancamiento de acceso, que les preocupa más ser “indispensables” para la empresa, antes de que la empresa avance de forma ágil y certera.

Por ello, lo primero que debe hacer una empresa al digitalizarse es concretar la unificación de estos procesos digitales.

Con el ERP gerencia y los responsables de área pueden utilizar los parámetros que se pueden obtener, para realizar tablas cruzadas, con datos reales, y poder tomar decisiones casi de forma inmediata.

– Grupos Multidisciplinares Interdepartamentales.

Lo primero que debemos tener muy en cuenta es que los responsables de cada área no deben mirar que su departamento es mejor que el resto, sino que deben de tener mente empresa y estar mentalizados que unos si los otros la empresa no puede funcionar.

Una de las puntos importantes que se STROLABI enseña en la empresa digital en este paso, es que deben existir grupos multidisciplinares interdepartamentales.  Todos aportan información y todos se benefician de ello.

Esto quiere decir que para poder trabajar, ante cualquier reto, problema u oportunidad de negocio, se deben crear grupos de trabajos en los que se deben incluir miembros de ventas, administración y producción. No los jefes de estos departamentos, ya que esa no es su función, sino otros usuarios que estén más duchos en cada una de sus competencias.

El motivo de crear estos grupos de trabajo interdepartamentales es para que cuando se busque un nuevo producto o servicio, una solución al problema o una nueva oportunidad de negocio, cada miembro del grupo deberá aportar las posibles vías para que el reto sea positivo.

Por ejemplo, no se puede determinar ofrecer un nuevo servicio a un cliente, sin no se tiene personal cualificado para ello y si no conocemos los costes empresariales derivados de la gestión antes, durante y después de ofrecer el servicio.

Muchas veces las empresas tienen la genial idea de ofrecer un nuevo producto o servicio, novedoso y que lo reclama el mercado. Pero la realidad, en la mayoría de los casos, es que termina siendo un fracaso porque no se tiene al personal cualificado, o que los costes de realizarlo es tan alto, que se está perdiendo dinero.

¿Se puede realizar esto sin que sea un fracaso económico? Sí, pero si cada una de las áreas de la empresa se esfuerza en encontrar soluciones conjuntas, mediante estos equipos multidisciplinares interdepartamentales.

La reunión de estos grupos no es imprescindible el tener que estar físicamente en alguna sala de reuniones.  Strolabi recomienda realizarlas mediante reuniones telemáticas simultáneas entre todos, ya que no se debe esperar a que todos estén presentes y sin importar la ubicación actual de cada uno de ellos.

Gestión Comercial Digital

En los procesos digitales he obviado los procesos de Gestión Comercial, ya que en la empresa digital, la parte comercial es de suma importancia, ya que a partir de ahora el cliente debe ser el centro de interés de la empresa.

Pero esta importancia no tiene validez si las otras dos partes (administración y producción) no están perfectamente conjuntadas y coordinadas de cara a la empresa.

La gestión comercial digital ya no es exclusiva del departamento de ventas, sino que es toda la empresa la que participa en ello.

Para que la Gestión Comercia Digital esté plenamente funcionando, se deben realizar las 4 Fases siguientes

– Gestión de la Información Comercial.

De la misma forma que toda la empresa debe tener un ERP, o programa de gestión empresarial, el departamento de ventas de la Pyme debe tener un CRM (Customer Relationship Management).

Este software sirve para poder tener centralizada en una única base de datos, en un único punto, toda la información del cliente, susceptible de ser de interés para el vendedor y la empresa.

Ya no sirve que cada comercial tenga su propia base de datos o Excel en el que incluye toda la información que a él le sirve, y que suele desaparecer bien cuando el comercial cambia de forma de trabajar (porque la empresa se lo exige o porque ha leído un artículo en internet sobre nuevas metodologías de algún gurú de moda), o porque el vendedor deja de prestar los servicios en la Pyme, llevándose esta base de datos o/y no informando a nadie que existe.

Cualquier trabajador que interactúe con el cliente, debe informa de ello, introduciendola en este programa, e informar de la solución aplicada. También sirve para que el propio comercial indique de que ha hablado con el cliente o la información que este le ha proporcionado.

Toda esta información siempre sirve para que el comercial pueda prever que puede necesitar, que está buscando en el mercado o cuando podría necesitar una solución al reto que se le viene encima.

Los actores que interactúan con el cliente son:

– Departamento de administración: la generación de una factura y el aviso de que el cliente lo ha pagado o no, debe ser un proceso automático, pero también deben introducirán la información relativa a una queja, un nuevo servicio o producto que le ha comentado durante la llamada de teléfono o mail recibido,…

– Departamento de Producción/Servicios: Cuando se está realizando un producto/servicio para el cliente y surge cualquier incidencia o cambio por parte del cliente, esto debe quedar reflejado, para que el vendedor pueda tener conocimiento de ello y que pueda tomar decisiones respecto a modificar el precio final, ofrecer un nuevo producto/servicio,…

En una empresa digital ya no sirve el seguir utilizando “papelitos” para avisar de un aviso de llamada telefónica de un cliente o prospecto. Estas notas sueles traspapelarse, terminar debajo de más papeles o terminar en la papelera. Strolabi recomienda que todos los empleados dispongan de correo interno, que es gratuito y necesario.

– Social Media.

Desde el área de Marketing debe crear material necesario para genera el Social Media, como infografías, videos promocionales y, en definitiva, la línea general de actuación, así como material que debe ser suministrado al cliente y prospectos para que les pueda interesar lo que la empresa hace.

No debe confundirse con el Social Selling, ya que este debe nutrirse de lo que se genera en Marketing, para poder contactar de forma personalizada con el cliente.

Este traajo también puede subcontratarse a gente con experiencia, por lo que la Pyme no debe tener a alguien contratado para ello.

– Social Selling.

Aunque el Social Media y Social Selling suele confundirse, son dos fases separadas, aunque totalmente relacionadas entre sí.

El antiguo concepto de que el vendedor debe estar en la calle para conseguir pedido, desde hace más de 5 años ha pasado a la historia.

Actualmente el vendedor debe dominar las redes sociales, en especial las empresariales como el LinkedIn, para poder localizar clientes potenciales, contactar con ellos y concertar reuniones, presenciales o telemáticas.

Las buenas empresas, los mejores clientes, sólo quieren que el vendedor les visite físicamente para dos motivos esenciales:

– Cuando han tenido un problema serio y desean que el proveedor se disculpe.

– Para hablar de nuevas oportunidades de negocio, mientras almuerzan distendidamente.

Para el resto de ocasiones, en especial para los primeros contactos y los cierres de pedido, las reuniones telemáticas, bien de forma únicamente telefónica o por medio de video conferencia, es más que suficiente.

El motivo es bien simple. Por parte del cliente se está el tiempo preciso, para concretar el tema y no se alarga más de la cuenta. Por parte del vendedor no se pierde tiempo en los desplazamientos ni en las esperas para que le atiendan, que puede estar utilizándolo para contactar con otros clientes o prospectos.

Saber utilizar las redes sociales donde el cliente esté interactuando es fundamental hoy en día.

El comercial debe utilizar el material del Social Media generado desde Marketing para poder interesar, de forma personalizada, al prospecto para que se vuelva cliente; y al cliente para que genere nuevos negocios.

Por ello una parte importante del Social Selling, a parte de las comunicaciones por las redes sociales, es la generación de Artículos de contenido.

La empresa debe disponer de un área en su web para que los comerciales puedan generar artículos propios, con su nombre, sobre los temas determinados como de interés pos su empresa, como por ejemplo un blog, para ubicar estos artículos de contenido.

Muchas empresas suelen caer en el error muy generalizado de que sea una única persona la que genera estos artículos. Esta persona suele ser alguien del departamento de Marketing o el director del departamento de ventas. Alguien que suele no estar al día con las necesidades del mercado.

La realidad es que clientes y prospectos desean poder hablar o tener como comercial asignado, a la persona que sabe del tema y que escribe los artículos de contenido.

– Venta digital

Ya tenemos al departamento comercial a pleno rendimiento y productividad, generando pedidos de calidad y de mayor beneficio para la empresa.

Como última fase, si el tipo de producto que ofrece la empresa así lo permite, es generar una página de e-Commerce, para que clientes impulsivos, o que no desean hablar con un vendedor, puedan realizar una compra on line rápida y fiable.

Para ello puede crearse de varias maneras:

– Dentro de la propia web. Esto conlleva un mantenimiento interno tanto a nivel técnico como de introducción de información. También conlleva un trabajo adicional de SEO para que su tienda virtual esté bien posicionada entre el resto de la competencia.

– En una plataforma externa. Aunque visualmente aparezca integrada en su página web, se puede contratar una plataforma del pago por uso (PaaS) para su e-Commerce. La ventaja principal es su bajo coste, ya que además del alquiler por uso, suele incluir el servicio de SEO. La desventaja es que no se suele tener el control tan inmediato ni directo. Un PaaS suele ser beneficioso económicamente, ya que el coste es mucho más reducido y tendrán incluidos múltiples servicios necesarios. Y si ya no se desea trabajar con la tienda virtual, se anula ese mes el servicio y se deja de pagar.

Si los productos que ofrece la empresa no cambian constantemente en el tiempo, el PaaS es la mejor opción. Si el producto cambia constantemente (ropa, alimentación,…) tener la tienda en su servidor de web es ideal, bien esté el servidor dentro de las oficinas, en el cloud, o en un hosting externo.

Este nuevo sistema digital de ventas es la actual metodología, no es una moda, y ha llegado parta quedarse.

Mentoring Comercial

Un último paso, opcional (pero muy recomendado), es el contratar a un mentor comercial para tener una mayor amplitud de criterios ante la toma de decisiones y solucionar retos o problemas corporativos a medio y largo plazo, su herramienta es la experiencia y se implica en la visión, evolución y resultados de la empresa, a partir de una perspectiva más elevada, dibujando un nuevo road map y determina conjuntamente con la empresa qué quieren hacer, qué quieren ser, dónde quieren ir, ayudando a decidir la estrategia y acompañando en el viaje.

El mentor, con su experiencia de años, les beneficiará porque:

– Reduce el tiempo desde que se implanta la digitalización, hasta que se está plenamente productivo.

– Enseña a utilizar correctamente las tecnologías digitales.

– Aconseja como contactar digitalmente con los clientes y prospectos

– Acompaña a los vendedores a solucionar los retos que van surgiendo.

– Es un apoyo fundamental en el trabajo del Director Comercial, durante el proceso de implantación de la Transformación Digital.

– Ayuda a reconstruir la Metodología de ventas, de forma personalizada, para la empresa.

– Diseña listados cruzados necesarios para las tomas de decisiones.

Los Mentores de Strolabi están cualificados con años de experiencia en ventas, que les aconsejaran y acompañaran en su viaje.

Un estudio de McKinsey dice que los proyectos que han contado con un mentor con experiencia, tienen un 35% más de éxito que los que no lo han tenido.

Este mentor enseña y vigila para que la empresa no se desvíe del proyecto ni del objetivo

El trabajo bien hecho no tiene fronteras. El trabajo mal hecho no tiene futuro.

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Primeros Pasos hacia la Transformación Digital

Las empresa líder en un sector, es aquella que sabe reinventarse cada año.

Las empresas de nuestro futuro actual, son aquellas que hoy están sabiendo adaptarse, de forma constante, al mercado cambiante. El futuro actual ya ha llegado, ya está aquí desde hace años.

El mañana es hoy.

La Transformación Digital es el paso lógico para adecuar toda empresa, tanto multinacional como Pyme, a Industria 4.0.

Para iniciar esta transformación, la Pyme debe entender que debe dar un Primer Paso: concienciarse de iniciar este proceso.

Según Nacho Arrieta (DELL EMC), el camino que las empresas deben realizar hacia la Transformación Digital es:

Debemos tener en cuenta que cada vez más las empresas deben ser líquidas, fluir al ritmo del mercado, ya que ello nos permite poder cambiar nuestrorecorrido, sin perder nuestro destino, ser calmados o agresivos, cuando sea preciso.

La empresa del futuro debe ser:

– Ágil.

– Flexible.

-Modular.

– Eficiente.

– Horizontal.

– Especializada

– Versátil.

– Dinámica.

La velocidad de reacción cada vez más es de suma importancia y los equipos multidisciplinares interdepartamentales es la solución.

A partir de ahora ya no podemos hablar de Probabilidades, sino de Posibilidades.

Una vez se ha decidido incrementar nuestras posibilidades, debemos realizar la transición a empresa digital, por lo que es preciso iniciar el proceso por fases productiva no saturables.

Por ello es importante ir realizando los pasos secuencialmente.

Una casa nunca se empieza por el tejado, siempre se empieza por los cimientos, después las paredes y por último el tejado. Pues la Transformación Digital es exactamente lo mismo.

El trabajo bien hecho no tiene fronteras. El trabajo mal hecho no tiene futuro”.

Decisión Interna de ejecutar la Transformación digital en la empresa

Cuando el CEO de la Pyme ha decidido iniciar la Transformación Digital, debe empezar por realizar una serie de procesos para su consecución.

Lo primero es decidir que experto profesional les ayudará a dar este transcendente paso.

Para ello lo mejor es realizar las correspondientes preguntas sobre como se aplicará la transformación y, lo más importante, si se acometerá todo de una sola vez o por fases sucesivas, con timing preestablecidos.

Si se acomete de una sola vez, cabe la posibilidad de colapsar la empresa y tener muchas pérdidas, ya que suele ser un cambio traumático para todos los miembros del negocio.

Aunque acometer el proyecto sin fases parezca una cosa ilógica de hacer, es demasiado habitual encontrarnos que proveedores de las pymes se lo implanten de golpe, durante meses, con cambios constantes.

Cada fase debe ser realizada de forma que permita ser asimilada con tiempos preestablecidos. Y si una fase no se ha asentado mínimamente, la siguiente está abocada al fracaso.

La elección de la consultoría de la Transformación Digital, por el simple hecho de que sea la más económica, la más cara o el proveedor más conocido, seguro que no cubrirá todos los ámbitos necesarios de una Transformación Digital.

El proyecto más económico será incompleto, darán excusas ante cualquier contratiempo y usarán a consultores primerizos o becarios para su formación, sin haberlo mencionado antes. Una estructura simple y si demasiada experiencia.

El proyecto más caro ofrece timings excesivamente largos, y con varias opciones respecto al consultor: o desaparece grandes temporadas, ya que está en varios proyectos simultáneamente, o usará ayudantes que no tomarán decisión alguna, sin que el consultor Senior no dé el visto bueno. Una estructura extremadamente compleja e innecesaria y con experiencia en proyectos largos.

En Strolabi nos adaptamos al cliente, al ritmo que desea ir. No queremos que el cliente se adapte al proyecto presentado, ni que sea el proyecto el que defina el tipo de negocio que deberá ser a partir de ese momento.

Conocimiento Empresarial

Una vez que el CEO ha determinado quien implantará la Transformación Digital en su negocio, el siguiente paso es el conocimiento empresarial.

Estepaso es fundamental para aclarar conceptos e ideas del equipo directivo y, sobre todo, para que el consultor pueda entender a donde quiere llegar el cliente, para el diseño del proyecto.

El CEO debe reunirse con los asociados y directivos para definir:

– La misión real de la empresa.

– La visión actual de la empresa.

– Estado actual de la empresa.

– Objetivos a alcanzar a medio y largo plazo (entre 3 meses y 3 años).

Con esta Declaración de Intenciones, el consultor puede empezar a trabajar y dar una valoración certera del coste y timings de la implantación.

De esta paso debe haber salido:

– Conocimiento de los puntos fuertes y débiles del negocio.

– Diferenciación competitiva actual.

– Diferenciación competitiva futura.

– Enfoque de los servicios reales a ofrecer a los clientes.

– Conocer talentos reales de los usuarios actuales y que otros talentos hacen falta.

– Definición del nuevo modelo cultural para los usuarios.

– Creación de equipos multidisciplinares interdepartamentales (no con el equipo directivo, sólo con usuarios)

En Strolabi denominamos usuario a todo trabajador, desde el CEO hasta los becarios, que intervienen en los procesos digitales de la empresa. Por procesos digitales se entiende toda aquella gestión que ayude a que el cliente teng una experiencia excepcional con la empresa, lo que se denomina Experience Wow!

Digitalización

Una vez realizadas los dos pasos iniciales, que suelen ser las más difíciles, las que más retraso puede acarrear y la que los directivos suelen tenerle más miedo, se ha conseguido llegar al paso más conocido, pero que si no se acomete correctamente y con rigurosidad respecto a la información obtenida en los pasos anteriores, el proyecto se convierte en un gasto inútil en vez de una inversión rentable.

Para acometerla, el consultor debe tomar este paso como una prolongación de la anterior, del conocimiento empresarial y no de forma independiente, debiendo conocer:

– De que tecnología dispone la empresa para dar el servicio de experiencia al cliente, tanto de software como de hardware.

– Partiendo de los objetivos a medio y largo plazo, recogidos en el paso anterior, analizar la tecnología necesaria, existente o no, eb la empresa.

– Asesorar sobre la tecnología a implantar, tanto si el cliente la tiene, le falta o le sobra.

– Analizar las comunicaciones, adecuándolas a la transformación digital.

– Diseñar el organigrama de optimización de recursos, enfocándolo hacia el usuario.

– Analizar las métricas necesarias de los procesos.

– Reubicación e implementación de la Digitalización de la empresa.

En Strolabi denominamos “reubicación” de elementos de la Digitalización, porque sabemos que en muchos casos la tecnología en las empresas está diseñada y dimensionada para facilitar la consecución del único objetivo antiguo, el del exclusivo beneficio económico, por encima del cliente. Y porque también sabemos que el mercado informático está sobredimensionado, por lo que se adquieren elementos no necesarios para ciertas funciones.

En este punto debemos tener muy en cuenta que gran parte del enfoque de la empresa, es que debe acometer dentro de la Transformación Digital la movilidad para incrementar la productividad, por lo que se optimizan los puestos de trabajo y se pueden llegar a reconvertir de fijo en una mesa de trabajo a móvil, dependiendo de la función actualizada, por lo que los portátiles, tablets y smartphones deben estar muy integrados en la estructura, tanto de red interna, como de comunicaciones.

Aun nos quedan unos pasos y fases para terminar de implantar la Transformación Digital, pero mejor no hacer este artículo demasiado denso.

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