ACTUALIZAR LA FORMA DE TRABAJAR EN LA PYME

Cuando quieres empezar a ser de nuevo competitivo en el mercado y que tu competencia no te elimine, tienes que empezar a moverte para encontrar nuevas fórmulas.

Por ello empiezas a investigar por internet  que es lo que está haciendo diferente tu competencia, que tan buenos resultados le está dando.

Y es en este momento en el que llegas hasta la Digitalización.

Te planteas si la solución al incremento de ventas es la digitalización, por lo que inicias el proceso de implantación en tu empresa.

Después de escuchar a proveedores de informática y terminar, acertadamente, en manos de un consultor digital, que te ha asesorado adecuadamente, indicándote que debes realmente implementar o cambiar para esta digitalización, decides por fin ponerla en marcha.

Pero aun así te encuentras con una serie de escollos dentro de tu organización, que impide que avance adecuadamente.

Y es en ese momento que debes plantearte el por qué, y tu asesor continua indicándote que debéis de cambiar la forma de trabajar.

Pero ¿qué quiere decir realmente?

BUROCRACIA REPETITIVA

El primer freno que solemos encontrarnos en las Pyme, siempre es la “burocracia tradicional”.

Los negocios suelen haber empezado su trayectoria empresarial, copiando o imitando los esquemas y metodologías que había años atrás. No es que fuesen erróneas, todo lo contrario, pero era la que había en ese momento.

Los mercados son vivos y cambiantes, por lo que ha demostrado que una forma de trabajar, una metodología tradicional, que se usaba desde tiempos de nuestros abuelos, con leves variaciones como la introducción de la informática, ahora ya no funciona de la misma forma y hace que otras empresas, más innovadoras y con más ganas de ser ágiles, sean las que están comiéndose tu “trozo de pastel”.

La Burocracia repetitiva es el centro neurálgico de las metodologías tradicionales de las PYME. Es aquella en la que prácticamente todos los trabajadores realizan una serie de procesos manuales repetitivamente al cabo del día, siempre el mismo proceso y con mínimas variaciones.

Este proceso repetitivo impide que el trabajador pueda realizar otra función.

Una forma de trabajar más ágil, dinámica y flexible, permite al trabajador realizar otras funciones más productivas, pero sin perder el control del trabajo burocrático.

A día de hoy, con las tecnologías tan avanzadas como las tenemos (y como irán llegando cada vez más), estos procesos repetitivos, la “burocracia repetitiva”, ya no tiene lugar en las empresas, ni tiene lógica seguir haciéndola, ya que hace enlentecer y cada vez menos se controla el resultado final, ya que todo lo que se aparte de esta “estandarización burocrática” es muy difícil de poder solucionarlo, haciendo que no podamos controlar procesos, y que sean estos los que realmente nos controlan a nosotros.

Esta burocracia repetitiva se debe sustituir por procesos automatizados.

Pero el escoyo más tortuoso con el que nos encontramos no es la de automatizar los procesos, si no que son los “burócratas profesionales” los que ponen todas las trabas y trampas, para que esta nueva forma de trabajar no prospere. Son gente que llevan muchos años haciendo lo mismo repetidamente y están convencidos de que con estos cambios peligra su puesto de trabajo.

ACTUALIZAR LA FORMA DE TRABAJAR

Realizar un cambio drástico no siempre es la fórmula correcta para terminar de implantar la digitalización en la empresa.

Lo mejor es actualizar los puestos de trabajo a medida para su usuario.

Es diseñar una forma de trabajar acorde con el trabajo que ha estado haciendo durante años el trabajador en su puesto de trabajo.

Y aun así, a este profesional de la burocracia le parecerá que se le está invitando a marchar de la empresa, por lo que encontrará o se inventará los problemas más absurdos a la nueva metodología de trabajo.

Los cambios no son bien recibido por aquellos que están muy asentados en su área de confort, por lo que no se debe realizar este cambio, sino realizar actualizaciones progresivas en su metodología del trabajo del día a día.

La solución es una y muy sencilla: hacerle partícipe de esta actualización en todo momento.

¿Cómo? Preguntándole a él que es lo que hace constantemente con la metodología vieja y, sobre todo, formándolo en las actualizaciones, haciéndole ver que es beneficioso para su trabajo y que le liberará de un trabajo tedioso y aburrido, así como darle nuevas responsabilidades acordes a la nueva metodología.

El “burócrata” rechazará totalmente los cambios, por muy leves que sean. En cambio las actualizaciones las aceptarán aunque estará inicialmente receloso para ver que le puede perjudicar. Y si estas actualizaciones han sido realizadas en base a sus comentarios y recomendaciones, entonces no habrá recelo alguno y el trabajador se sentirá orgulloso de haber sido escuchado, de sentirse importante e integrado en la empresa. Y no va mal encaminado, ya que es así.

También debemos tener en cuenta que las actualizaciones iniciales deben ser tecnológicas, ágiles y aumentar la productividad, no la cantidad de trabajo a hacer por el usuario. Cuando el burócrata se haya acostumbrado a esta nueva flexibilidad, es cuando se debe hacer, en una 2ª fase, una actualización de la metodología o forma de trabajar, no un cambio drástico.

CONVERTIR LA FORMA DE TRABAJA EN ÁGIL

La primera actualización que se deberá realizar en los puestos de trabajo, es la flexibilidad del trabajo, permitiendo que el usuario pueda adaptarla a su forma de trabajar, y creando muchas automatizaciones de los procesos repetitivos, dejando tiempo al trabajador para realizar otras funciones menos relevantes, pero más productivas.

El objetivo principal de toda PYME es la de eliminar esta burocracia repetitiva, que impide que se avance con la celeridad y agilidad adecuada para un mercado tan rápido y cambiante como el que tenemos en la actualidad.

No se puede consentir que un cliente tenga una queja y que, por culpa de la burocracia, se tarden días en dar una solución.

Debemos tener muy en cuenta que una mala actuación hace que el cliente la comente a conocidos de una forma demasiado rápida. Y aunque demos la solución pasado cuatro días, la mala fama ya nos precederá allí por donde vayamos.

BENEFICIOS DE LAS METODOLOGÍAS DIGITALES

Actualizar la forma de trabajar de los usuarios, conseguimos:

  • Tu empresa se convierte en ágil a la hora de dar soluciones o nuevos servicios.
  • Todos tienen el mismo conocimiento de la empresa.
  • Todos se sienten orgullosos de ser importantes e integrados en tu empresa.
  • No hay nadie exclusivo en tu empresa.
  • Los trabajadores se convierten en especialistas y no en burócratas.
  • Entre todos proponen soluciones a los problemas que van surgiendo.
  • Todos conocen los objetivos y hacia donde va el negocio.
  • Todos conocen la metodología de la empresa y pueden cambiar los pasos que hacen lento el proceso, mejorando el servicio al Cliente, haciendo que esté este contento con vosotros, que es el objetivo principal de todo negocio.

Notas:

Para entender más el problema que puede dar la burocracia repetitiva, recomiendo la lectura del libro “¿Quién se ha comido mi queso?”, de Spencer Johnson.

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