CONVERTIR EN DIGITALIZACIÓN EFICIENTE LA INFORMATICA EN LA PYME

En los últimos años desde que se ha puesto de moda el palabro “digitalización”, hemos oído con demasiada repetición que los empresarios se quejan que esto es una moda que les ha hecho GASTAR dinero en algo que no es para ellos, que no les funciona.

 Muchos empresarios de Pymes, tanto para empresas de menos de 10 usuarios informáticos, como para empresas con más de 300 de ellos, independiente del número total de trabajadores puedan tener en nómina, se quejan que su proveedor de informática les ha hecho cambiar toda su informática para poder digitalizar la empresa.

A parte de que el cambio tecnológico no es digitalización y que hacerle hacer este cambio es más por mera ansias del proveedor de ganar un dinero que de otra forma no sabrá como hacerlo, lo cierto es que no es obligado el cambio ni la ampliación de esta tecnología, en la inmensa mayoría de los casos.

La Digitalización realmente es la forma de automatizar procedimientos y de tener una comunicación más fluida tanto con los clientes, como con los proveedores, sin olvidar que los usuarios son el nexo imprescindible para todo ello.

¿Por qué no funciona la digitalización de tu empresa?

Existen varios motivos por los que la digitalización implantada no funciona como debería o como se lo ha prometido el proveedor.

El primer motivo es que no ha sido diseñado para realizar la función correcta de la digitalización.

No utilizar papel para nada y gestionar todo mediante documentos digitales es en lo que realmente consiste la digitalización. Y en los últimos años, también interviene la comunicación, empezando por los mails y siguiendo por las otras comunicaciones, las de Redes Sociales.

Estas funciones, a falta de terminar de concretar con tu empresa, ya que no existen dos iguales nunca, suelen ser:

Automatización de los pedidos. Desde el momento en el que el comercial pasa el pedido a administración, hasta que se entrega el producto o servicio al cliente, estos procesos siempre son repetitivos, por lo que para una mejor productividad y ahorro de tiempo, se deben automatizar. Esto suele solucionarse mediante un ERP.

Comunicación con el cliente. Las comunicaciones deben estar acorde con la forma que actualmente se comunica el cliente. Lo primero que debemos tener muy en cuenta que el cliente no es una empresa de robots o androides automatizados, sino que son personas las que mueven su empresa. Hoy por hoy, el cliente ya no utiliza únicamente el teléfono y el mail esto ya está desfasado desde hace 20 años. Estas personas que compran suelen utilizar todos los recursos a su alcance, igual que hacen los trabajadores de tu empresa cuando quieren comprar algo: Teléfono, mail, whatsapp, e-Commerce, Redes Sociales (Twitter, Telegram, Instagrm, Facebook, LinkedIn,…),…

Comunicación interna. Otro punto importante de la digitalización es la comunicación digital interna, entre usuarios. No con esto se debe entender que todos los usuarios tendrán correo electrónico saliente a internet, pero si correo interno. Este es gratuito y todos pueden tenerlo. Deben tenerlo. Con esta comunicación debe desaparecer los papelitos y Post-It avisando de una llamada de un lead, de un cliente, de un problema en el pedido, o de cualquier otra cosa, que por lo general suele traspapelarse o terminar en la papelera antes de poder hacer un seguimiento de ello.

Conexión con la red de la empresa desde cualquier ubicación. Con la Digitalización cualquier usuario autorizado debe acceder a las aplicaciones y documentos de trabajo desde cualquier ubicación. Esto permite tener una movilidad importante que puede hacer incrementar la productividad de los usuarios y, por ende, el aumento de beneficios a la empresa. Y no sólo movilidad, sino que un comercial o directivo, por ejemplo, al ir a visitar a un cliente, puede conectarse con su smartphone, tablet o portátil a su red empresarial, y enseñarle un gráfico que no llevaba, la presentación de un producto diferente al que había solicitado o, mejor aun, gestionar un pedido de forma directa, on line.

Consecuencias del gasto de la digitalización que no funciona.

Al realizar una renovación tecnológica sin un asesoramiento previo con estudio y razonamiento de lo que tu empresa realmente necesita, con las correspondientes consultas a los implicados en el trabajo a realizar, se está usando el dinero como un gasto que la empresa no podrá amortizar ni tener un ROI.

Por ello el mal estar generalizado, desde el gerente hasta el usuario, será evidente.

Esta es la primera consecuencia.

La segunda consecuencia es que toda tu empresa, seguirá con los mismo defectos y vicios adquiridos en años de trabajo, con la no automatización de procesos y en especial por mantener la comunicación por medio de papeles notas y otros sistemas propios de finales del S. XX.

Y las oportunidades de nuevos negocios se esfumarán de la misma manera, o peor, con la nueva implantación descontrolada.

Vale, pero… ¿qué debo hacer para que funcione?

Si no has realizado un cambio tecnológico, lo mejor es no iniciarlo hasta que se pueda hablar con un consultor digital, que te asesorará sobre que tienes óptimo y que puede ser que te falte para estar con una producción eficiente.

Con ello la inversión será mínima.

También tendrían que hacer un estudio del ROI del material nuevo a adquirir.

Los siguientes puntos son los más importantes que se deben tener en cuenta.

Con estos puntos se deberán adecuar los equipos, sólo en el caso de no tenerlos preparados para este fin.

– Tener un ERP donde poder generar toda la administración de la empresa, sin necesidad de generar papel.

– Tener un CRM en el que todos los actores que tengan alguna relación con el cliente puedan introducir toda la información que se genera. Estos actores son el comercial responsable de la cuenta, el administrativo que genera los albaranes de entrega y su facturación, la persona que recoja por teléfono cualquier sugerencia o queja del cliente, cada uno del personal de producción (o técnicos) que tengan que indicar una incidencia, positiva o negativa, con el cliente,… TODOS.

– Todos los usuarios deben tener un mail interno (como poco) para poder comunicarse con el resto de compañeros.

– Los comerciales deben tener acceso a todas las formas de comunicación que use el cliente, en especial las Redes Sociales. Tener un Smartphone y un tablet o portátil, hoy en día es imprescindible.

– Desde el exterior, los usuarios móviles autorizados deben poder acceder sin problemas a la información de la empresa. Para ello se puede hacer de dos maneras, teniendo un servidor en clauster con conexión VPN y un DMZ, o el servidor en la nube, que actualmente te dan todo eso por el precio del Servidor Cloud por uso, más servicio de seguridad de 3er nivel.

Todo lo demás es secundario, que sólo será necesario si los equipos informáticos y de red no están adecuados para todo lo indicado.

Debemos partir que en la actualidad toda la informática que hay en el mercado en los últimos 20 años, ha estado sobredimensionado para las necesidades de la Pyme y muchas grandes cuentas.

Primero los Directivos y después los usuarios.

Una vez sabes que es lo que realmente necesitas para que la digitalización funcione, ahora falta lo más importante de todo.

Que se utilice correctamente.

Para que se utilice correctamente se debe hacer en dos pasos muy concretos:

1º- Concienciar a los directores de departamentos y gerencia que deben ser los primeros en utilizarlo. Si los directivos no lo hacen los trabajadores no lo harán, ya que “si él no lo utiliza, es porque debe ser muy malo para su trabajo”. Si el director del departamento lo hace, el resto de sus usuarios lo harán, para no ser menos que él y “si él lo utiliza, es porque debe ser muy bueno para la empresa”.

2º- Formar a todos los usuarios, directivos y trabajadores, en como se debe utilizar. No sirve con explicarlo durante 5 minutos, sino que se debe formar en serio a todo el mundo de tu empresa.

Si estos dos sencillos pasos se llevan a término, la digitalización funcionará perfectamente.

Pasar de haber gastado dinero en nuevos equipos, a invertir en digitalización.

Ya en pleno funcionamiento, se podrá observar que el ROI de la digitalización empieza a reducirse en tiempos, pasando de años o meses a semanas o, como mucho, un par de meses.

Claro está que esto se debe calcular por el consultor que realice el proyecto de implantación.

Resumen.

Para una digitalización efectiva, no es necesario hacer un cambio tecnológico de todos los equipos informáticos de tu empresa.

Sólo se debe realizar un estudio adecuado y veraz para empezar a ver los resultados de la productividad, de la no pérdida de oportunidades de negocio, y el retorno del ROI.

Aun así, si todos los usuarios, empezando por la dirección de tu empresa, no se conciencian en utilizarlo mínimamente de forma adecuada, esa inversión seguirá siendo un gasto inútil.

Inútil por no estar adecuado a lo que están pidiendo tus clientes, a la forma de contactar con él y a la rapidez de respuesta que la digitalización te ofrece.

No llevar la digitalización de forma correcta, te obligará a estar constantemente a “parchear” los errores con más gastos y a que los clientes desconfíen de tu empresa.

Y eso te llevará, más pronto que tarde, al cierre.

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